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MANUAL DE
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
ADMNISTRATIVOS Fecha

MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

GERENCIA DE GESTION INTERNA

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NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
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IDENTIFICACIÓN:

FUNDACITE – MERIDA
NOMBRE DE LA DEPENDENCIA:

Procedimientos Administrativos
MANUAL DE:

Mérida, Mayo 2004

LUGAR Y FECHA DE ELABORACIÓN:

Br. Monzón Nava María Jolymar

RESPONSABLE DE LA ELABORACIÓN:

Msc. Berbesí Q. Francisco J.

REVISADO POR:
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INDICE

Pág.
- Introducción...................................................................................................... 8
- Objetivos ............................................................................................................. 9
- Marco Legal y Normativo .................................................................................... 11
- Descripción de los Procedimientos Administrativos realizados en las
Gerencias, Coordinaciones y Unidades de la Fundación:

1. GERENCIA DE PLANIFIC ACIÓN Y DESARROLLO EN CIENCIA,

TECNOLOGÍA E INNOVAC IÓN....................................................................... 12

1.1 Planificación, desarrollo y seguimiento a los mecanismos de control sobre

las actividades y funciones asignadas en las unidades adscritas a su área de
gestión. ................................................................................................................... 13
1.2 Consolidar el Plan Operativo Anual.................................................................. 16
1.3 Elaboración de informes sobre estudios técnicos solicitados por las
autoridades de la fundación. .................................................................................. 20
1.4 Asistencia al Presidente en sus actividades cuando él lo solicite..................... 22
1.5 Dar apoyo al presidente de Fundacite - Mérida................................................ 24

2. GERENCIA DE GESTIÓN INTERNA............................................................... 26

2.1 Planificación y control de las labores administrativas que se realizan en la

fundación................................................................................................................. 27
2.2 Planificación, desarrollo y seguimiento a los mecanismos de control sobre
las actividades y funciones asignadas en las unidades adscritas a su área de
gestión..................................................................................................................... 29
2.3 Consolidar el Plan Operativo Anual................................................................... 31
2.4 Controlar el cumplimiento del presupuesto anual de la fundación.................... 35
2.5 Elaboración de informes sobre estudios económicos solicitados por las
autoridades de la fundación..................................................................................... 37
2.6 Realización de estudios continuos sobre los sistemas y procedimientos
vigentes.................................................................................................................... 39
2.7 Planificación y gerencia de los cursos de formación que han de tomar el
personal de la fundación.......................................................................................... 41
2.8 Elaboración y actualización de los expedientes del personal............................ 43
2.9 Llevar el control del disfrute de las vacaciones del personal ............................ 45
2.10 Llevar el control de los permisos del personal. ............................................... 48
2.11 Solicitud para ingresar a la fundación los fines de semana (Ingresos
Especiales).............................................................................................................. 50
2.12 Solicitud para ingresar a la fundación los fines de semana (Ingresos
mensuales). ............................................................................................................ 52
2.13 Solicitud y canalización de pasantes para la fundación (Cuando se solicitan
pasantes)................................................................................................................. 54
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2.14 Solicitud y canalización de pasantes para la fundación (Cuando se solicitan

pasantías)................................................................................................................ 57
2.15 Elaboración de expedientes administrativos................................................... 60
2.16 Convocar a la comisión de Compras y Servicios Generales, Seguro y
Cóctel....................................................................................................................... 63

3. CONSULTORÍA JURÍDICA.............................................................................. 65

3.1 Asesoramiento y/o control de las actividades legales de la fundación.............. 66

3.2 Elaboración de contratos de personal............................................................... 68
3.3 Elaboración de contratos de servicios............................................................... 72
3.4 Preparación de informes técnicos y otros documentos de carácter legal
sobre aspectos requeridos por las autoridades de la institución............................. 76
3.5 Elaboración de convenios entre instituciones y dar seguimiento al mismo....... 78
3.6 Revisión de convenios ya elaborados y darle seguimiento al mismo................ 82
3.7 Representación en materia legal de la fundación.............................................. 85
3.8 Canalizar solicitudes de vacaciones.................................................................. 87
3.9 Elaboración de las indemnizaciones del personal............................................. 89

4. COORDINACION DE LA UNIDAD DE GESTIÓN DE CIENCIA Y

TECNOLOGÍA................................................................................................... 93

4.1 Planificación de las labores realizadas en la Coordinación de la Unidad de

Gestión de Ciencia y Tecnología............................................................................. 94
4.2 Actividades de formación y actualización de conocimientos en el área de
gestión de conocimientos........................................................................................ 97
4.3 Organización y seguimiento a la realización de acciones para promover y
orientar el desarrollo del sistema científico y tecnológico del Estado Mérida.......... 100
4.4 Análisis y apoyo en la formulación de proyectos............................................... 104
4.5 Control del seguimiento de proyectos en el área de Ciencia y tecnología........ 107
4.6 Realización de asesorías y seguimiento de servicios....................................... 110
4.7 Planificación de la evaluación de los resultados obtenidos al final de la
realización del servicio prestado.............................................................................. 112

5. ANALISTAS DE PROYECTO........................................................................... 116

5.1Procedimiento para canalizar las subvenciones (Procesar las

solicitudes)............................................................................................................... 115
5.1.1 Procedimiento para canalizar las subvenciones (Fase de decisión final)...... 120
5.1.2 Procedimiento para canalizar las subvenciones (Seguimiento y control)....... 123
5.2 Proceso de otorgamiento de los Premios Regionales de Ciencia, y
Tecnología (Selección de las áreas para la convocatoria anual de premios)......... 125
5.2.1 Proceso de otorgamiento de los Premios Regionales de Ciencia, y
Tecnología (Proceso para la convocatoria de premios regionales)......................... 127
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5.2.2 Proceso de otorgamiento de los Premios Regionales de Ciencia, y

Tecnología (Recepción de las postulaciones de las convocatorias de los premios
regionales)............................................................................................................... 129
5.2.3 Proceso de otorgamiento de los Premios Regionales de Ciencia, y
Tecnología (Evaluación de las postulaciones)........................................................ 133
5.2.4 Proceso de otorgamiento de los Premios Regionales de Ciencia, y
Tecnología (Selección de las postulaciones ganadoras de loa premios)................ 136
5.3 Realización de planes y acciones para promover y orientar el desarrollo del
sistema científico y tecnológico del Estado Mérida................................................. 138
5.4 Ejecución de planes y acciones para promover y orientar el desarrollo del
sistema científico y tecnológico del Estado Mérida................................................. 141
5.5 Ejecutar el análisis y apoyo en al formulación de proyectos............................. 142
5.6 Ejecución del seguimiento de proyectos en el área de Ciencia y Tecnología... 145
5.7 Ejecución de asesorías y seguimiento de servicios.......................................... 148
5.8 Ejecución de las solicitudes de oferentes y demandantes de servicios........... 150
5.9 Evaluación de los resultados obtenidos al final del servicio prestado.............. 153

6. COORDINACION DE BECAS.......................................................................... 155

6.1 Planificación de las actividades a desarrollar por la Coordinación de Becas.... 156

6.2 Control de las actividades planificadas que se llevan a cabo............................ 158
6.3 Organización, control y coordinación del proceso de selección para la
distinción a Preescolares....................................................................................... 160
6.4 Organización, control y coordinación del proceso de selección para la
distinción a docentes............................................................................................... 163
6.5 Organización, control y coordinación del proceso de selección para la los
premios de Reconocimiento a la Excelencia y Becas Estimulo... .......................... 166
6.6 Coordinación para elaborar la prueba a aplicar en cada edición del proceso... 169
6.7 Selección de los becas ayudantía..................................................................... 171
6.8 Elaboración de la nómina de los beca ayudantía.............................................. 175
6.9 Elaboración de la nómina de los becarios externos........................................ 178

7. COORDINACION DE CASAS DE CIENCIA, TECNOLOGIA E

INNOVACION................................................................................................... 181

7.1 Planificación de las labores realizadas en la Coordinación General de las

Casas de Ciencia, Tecnología e Innovación........................................................... 182
7.2 Planificación de actividades mensuales a seguir en las Casas de Ciencia,
Tecnología e Innovación.......................................................................................... 185
7.3 Elaboración de Informes Mensuales. ............................................................... 187
7.4 Generar la información sobre los alcances de la gestión de las Casas de
Ciencia..................................................................................................................... 189
7.5 Diseño de programas para integrar las Casas de Ciencia a la comunidad....... 191

7.6 Planificación de la incorporación de instituciones educativas al programa

Atención Escuelas................................................................................................... 193
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7.7 Identificación de actores en Ciencia, Tecnología que se pueden vincular a

las actividades de las Casas de Ciencia................................................................. 195
7.8 Solicitud de materiales y equipos...................................................................... 197
7.9 Trámite de la solicitud de materiales y equipos................................................. 199
7.10 Traslado de equipos........................................................................................ 201
7.11 Seguimiento y control de las actividades financieras...................................... 203
7.12 Control de ingresos y depósitos...................................................................... 205
7.13 Control del uso del teléfono............................................................................. 207

8. COORDINACION DE TECNOLOGIA Y SISTEMAS........................................ 209

8.1 Mantenimiento de la infraestructura necesaria en telecomunicaciones............ 210

8.2 Planificación de las actividades a desarrollar por la Coordinación de
Tecnología y Sistemas............................................................................................. 212
8.3 Planificación del crecimiento de la Red Externa................................................ 214
8.4 Mantenimiento y gestión de la red externa de la fundación.............................. 216
8.5 Préstamo del servicio a usuarios externos de la fundación.............................. 218
8.6 Actualización de la fundación con los avances relacionados en tecnología de
sistemas (Tecnología de punta).............................................................................. 220
8.7 Dar soporte técnico a los usuarios internos de la fundación. ........................... 222
8.8 Asesoramiento en el área de Telecomunicaciones........................................... 224

9. COORDINACION DE INFORMATICA.............................................................. 226

9.1 Préstamo del servicio a usuarios internos de la fundación................................ 227

9.2 Planificación de las actividades a desarrollar por la Coordinación de
Informática............................................................................................................... 229
9.3 Diseño de políticas de respaldo de información............................................... 231
9.4 Actualización de los programas en la fundación, con los avances
relacionados en informática..................................................................................... 233
9.5 Desarrollo de las páginas Web de la fundación................................................ 235
9.5.1 Desarrollo y mantenimiento actualizado de las páginas Web de la
fundación................................................................................................................. 237
9.6 Desarrollo de los programas que facilitan el intercambio de información vía
Internet.................................................................................................................... 239
9.7 Funcionamiento y Coordinación de los Infocentros........................................... 241
9.8 Seguimiento y evaluación en el desarrollo de 243
software...................................................................................................................
9.9 Apertura y cierre de las cuentas de correo electrónico del personal de la
fundación................................................................................................................. 248

10. COORDINACION DE PROMOCION Y DIVULGACION................................... 250

10.1 Planificación de las actividades a desarrollar por la Coordinación de

Promoción y Divulgación......................................................................................... 251
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10.2 Apoyo al resto de las Gerencias, Coordinaciones o Unidades en lo

referente a promoción y divulgación........................................................................ 253
10.3 Diseño de los mecanismos para divulgar y/o promocionar la información de
las actividades que se desarrollan en la fundación................................................. 255
10.4 Actualización de la Coordinación en los avances referidos a promoción y
divulgación............................................................................................................... 257
10.5 Seguimiento de las actividades de promoción y/o divulgación desarrolladas
por la fundación....................................................................................................... 259
10.6 Diseño de estrategias de promoción y divulgación para el estado................. 261
10.7 Mantenimiento de las páginas Web de la fundación....................................... 263
10.8 Información Interna como mecanismo de Cohesión Institucional................... 265
10.9 Consolidación de la información Impresa de Ciencia y Tecnología................ 267

11. UNIDAD DE SERVICIOS GENERALES........................................................... 269

11.1 Elaboración y canalización de las ordenes de compra.................................... 270

11.2 Control de llamadas telefónicas....................................................................... 272
11.3 Control de las empresas contratadas.............................................................. 274
11.4 Control del inventario (Adquisición de bienes)............................................... 276
11.5 Control del inventario (Ubicación de los bienes que componen el
inventario)................................................................................................................ 278
11.6 Reposición de los fondos de trabajo................................................................ 280
11.7 Préstamo de equipo......................................................................................... 282
11.8 Traslado de bienes.......................................................................................... 284
11.9 Traslado de bienes (Aparatos Electrónicos).................................................... 286

12. ASISTENTE DE PRESIDENCIA....................................................................... 288

12.1 Supervisión de las actividades asignadas a las coordinaciones o unidades

de la fundación........................................................................................................ 289
12.2 Préstamo del vehículo..................................................................................... 291
12.3 Concertación de entrevistas o reuniones importantes para el Presidente...... 293
12.4 Organización y Coordinación del proceso para la ejecución del Consejo
General.................................................................................................................... 295
12.5 Organización y Coordinación del proceso para la ejecución de la Junta
Directiva................................................................................................................... 299
12.6 Organización y Coordinación del proceso para la ejecución del Consejo
Consultivo................................................................................................................ 304

13. SECRETARIA EJECUTIVA.............................................................................. 308

13.1 Redacción y elaboración de memorandums y/o comunicaciones................... 309

13.2 Planificación y control de la ejecución de la agenda del presidente................ 311
13.3 Organización y distribución de los documentos recibidos............................... 313
13.4 Recepción de documentos del personal a seleccionar................................... 315
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13.5 Préstamo de Llaves......................................................................................... 317

13.6 Control de audiencias y visitas para el presidente.......................................... 319

14. PROCEDIMIENTOS GENERALES.................................................................. 321

14.1 Envío de correspondencia externa.................................................................. 322

14.2 Solicitud y adquisición de boletos aéreos........................................................ 324
14.3 Solicitud de viáticos......................................................................................... 326
14.4 Pedidos de material al almacén...................................................................... 328
14.5 Solicitud de permiso hasta dos (2) horas........................................................ 330
14.5.1 Solicitud de permiso de mas de dos (2) horas hasta un (1) día.................. 332
14.5.2 Solicitud de permiso de más de un (1) día................................................. 334
14.5.3 Solicitud de permiso por periodos de más de una semana.......................... 336
14.6 Solicitud de recursos al Fondo de Trabajo...................................................... 338
14.7 Manejo del fondo de trabajo............................................................................ 340
14.8 Organización, evaluación y selección del personal a contratar en la
fundación................................................................................................................. 342
14.9 Ejecución de llamadas telefónicas (En el momento de realizar la llamada).... 347
14.10 Organización de las reuniones en la fundación............................................. 349
14.11 Adquisición de bienes o servicios menores a 100 UT inclusive.................... 352
14.12 Adquisición de bienes o servicios de más de 100 UT a 700 UT inclusive.... 354
14.13 Servir de conexión entre los entes de adscripción y la fundación con
respecto a los lineamientos y directrices que dicten los entes para la elaboración
del Plan Operativo Anual......................................................................................... 356

- Anexos ................................................................................................................. 359

Metodología de Informes ................................................................................. 360
Comunicación ................................................................................................. 362
Traslado de Muebles y Equipos...................................................................... 363
Solicitud de Permiso ...................................................................................... 364
Abreviaturas empleadas ................................................................................ 365
Formato de Orden de Compra ....................................................................... 367
Formato de Solicitud de Pasajes ................................................................... 368
Formato de Solicitud de Traslado .................................................................. 369
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INTRODUCCIÓN :

La realización del quehacer institucional cotidiano en los procesos administrativos y

tecnológicos vienen a transformarse en rutinas que al paso del tiempo se van modificando
en el desempeño de las tareas; como consecuencia de la división del trabajo, hace
necesario el uso de una herramienta que establezca los lineamientos en el desarrollo de
cada actividad dentro de una organización pública.

Entonces los manuales administrativos representan una alternativa y son de gran utilidad
en la reducción de errores, en la efectividad de las políticas del organismo en cuanto a
eficiencia y eficacia, garantizan un control administrativo, proporcionan una mejor y más
rápida inducción a empleados en nuevos puestos de trabajo y, podrían considerarse como
una herramienta de consulta y comunicación para los empleados de una organización, ya
que facilitan la interacción de las distintas unidades o coordinaciones a través del flujo de
información ( instrucciones o acuerdos) que tienen como objetivo el logro de determinadas
actividades.

La efectividad del manual administrativo radica en la metodología diseñada para su

elaboración, logrando con ello, que el usuario sin necesidad de consultar a los niveles
superiores disponga de la información que requiera para realizar determinada tarea.

A continuación se presentaran los siguientes Manuales de Procedimientos

Administrativos:

ü Gerencia de Planificación y Desarrollo de Ciencia, Tecnología e Innovación,

ü Gerencia de Gestión Interna,
ü Consultoría Jurídica,
ü Coordinación de la Unidad de Gestión de Ciencia y Tecnología,
ü Analistas de Proyecto,
ü Coordinación de Becas,
ü Coordinación de las Casas de Ciencia, Tecnología e Innovación,
ü Coordinación de Tecnología y Sistemas,
ü Coordinación de Informática,
ü Coordinación de Promoción y Divulgación,
ü Unidad de Servicios Generales,
ü Asistente de Presidencia,
ü Secretaria Ejecutiva, y
ü Procedimientos Generales de la Fundación.
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OBJETIVOS:

OBJETIVO GENERAL:

Establecer una definición, elaboración, registro y diagramación de los Procedimientos

Administrativos de FUNDACITE- MERIDA.

OBJETIVOS ESPECIFICOS:

Ø Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo.

Ø Determinar en forma sencilla las responsabilidades

Ø Facilitar las labores de control, auditoria, evaluación y seguimiento

Ø Aumentar la eficiencia de los empleados

Ø Facilitar la coordinación de trabajo en la Institución

Ø Orientar la manera de realizar el trabajo

Ø Construir una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los
sistemas, procedimientos y métodos.
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MARCO LEGAL Y NORMATIVO:

- Constitución de la Republica Bolivariana de Venezuela

Artículos 49 numeral 9, 137, 141.

- Ley Orgánica de Contraloría General de la Republica y el Sistema Nacional de

Control Fiscal. G. O. 37347 del 17/12/2001
Artículos 7, 24 Parágrafo único, 33 numeral 5,35, 36, 37, 38, 39, 85, 91
numerales 8,22,23,29, 91numerales 8,23,29,92.

- Ley de Reforma Parcial de la Ley Orgánica de Administración Financiera del

Sector Publico. G. O. 37606 del 09/01/03.
Artículos 2,5,9,21 numeral 7, 22,23,55,131,132,134,187

- Ley Orgánica de la Administración Publica G. O. 37305 del 17/10/2001

Artículos 6 numeral 3,7 numeral 5,13

- Ley del Estatuto de la Función Publica G. O. 37522 del 06/09/2002

Artículos 33 numeral11,46,57

- Normas Generales de Control Interno (NGCI) G. O. 36229 del 17/06//1997 CGR.

Artículos 3,5,6,12,15,20,21,22

- Ley de Licitaciones.

- Reglamento COCTEL.
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