HERRAMIENTAS PARA CONTROLAR LOS COSTOS

Plan de referencia de costes o línea de base de costes del proyecto. Que es la referencia utilizada
para el control de proyecto y contra la que se miden las desviaciones de coste producidas durante la
ejecución del proyecto.
El éxito de un proyecto está condicionado por los tres parámetros que lo definen, como son el
alcance, el tiempo y los costes. El liderazgo en costes no es la única estrategia que una empresa
debe contemplar para la satisfactoria consecución de sus proyectos, pero es una variable clave para
lograr el equilibrio entre estos tres factores, puesto que una defectuosa delimitación del alcance o un
incumplimiento del programa del proyecto tienen directas repercusiones en el coste del mismo.
Según el Project Management Institute (PMI), gestionar los costes de un proyecto incluye todos los
procesos involucrados en la planificación, estimación, preparación del presupuesto y control de
costes de forma que el proyecto se pueda completar dentro del presupuesto aprobado. Se deduce,
por tanto, que el objetivo prioritario consiste en evitar desviaciones al alza del presupuesto aprobado
del proyecto.
El control de costes se basa primordialmente en comparar dónde está económicamente el proyecto
frente a dónde debería estar, según un plan preconcebido y su grado real de avance, y analizar las
desviaciones detectadas de forma que permita emprender las acciones correctoras necesarias.
Para ello nos basaremos en esta línea base de costes o plan de referencia de costes, puesto que
nos permitirá conocer las desviaciones y poder actuar sobre ellas, en base a la agregación de costes
a la estructura desagregada de tareas por periodo temporal de cada uno de los elementos. El plan
de referencia de costes suele representarse en forma de costes acumulados en función del tiempo.
Como puede verse gráficamente, en el eje horizontal se representa el tiempo, y en el eje vertical el
coste, y se pueden ver varias líneas que representan a la línea base y a su evolución en el tiempo,
dado que el plan de referencia de costes no es algo estático, sino que evoluciona de manera
progresiva a partir de la estimación inicial a medida que la desagregación de las diferentes ramas del
EDT/WBS aumenta según el proyecto avanza.

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Para ver esa evolución, es necesario establecer un sistema de control de los cambios de los costes,
de manera mediante procedimientos, formularios y cadenas de decisiones, se tenga claro en qué
momento, quién decide y cómo se realizan las modificaciones de los costes estimados. Sobre esta
línea base de costes, se analiza el rendimiento entre el valor ganado y el coste real del trabajo
realizado.

Planeación y presupuesto. Esta es una herramienta

indispensable de visibilidad y control que permite a
las organizaciones tomar decisiones en el momento
adecuado, ya que, si se le da el seguimiento
correspondiente, permite prevenir desviaciones en
las que pudiera incurrir la organización producto de
su operación diaria.
La planeación presupuestal resulta de utilidad si se
tienen claramente identificados los factores de
costos operacionales, así como los rangos máximos y mínimos de desviación permitidos para cada
proceso. La comparación entre lo ejecutado respecto a lo planeado es tarea constante en una entidad
que considera el control de los costos dentro de sus programas de mejoría y competitividad.

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 Modelo de asignación de costos y gastos a productos y
procesos. Esta es una herramienta muy importante si
estamos hablando de optimizar costos, ya que permite
tener un esquema claro de los costos y gastos directos e
indirectos que son consumidos por los productos y
procesos de una organización.
Un adecuado método para la distribución de los costos y
gastos indirectos permite, entre otras cosas, identificar la
rentabilidad real de los productos, y evitar subsidios entre
los mismos. Entre uno de los métodos más utilizados
comúnmente por las organizaciones está el Costeo Basado en Actividades (ABC) que permite la
distribución de los gastos indirectos hacia procesos y productos, entre otros objetos de costo
(clientes, canales de distribución, etc.)

Indicadores de desempeño de procesos. Son métricas que permiten monitorear el desempeño de

los procesos con el objetivo de maximizar la eficiencia operativa. Entre otras cosas, también nos
permiten realizar comparativos con
respecto a métricas de referencia en el
mercado, o bien, respecto a metas
previamente establecidas.
Dar seguimiento a los Indicadores de
desempeño permite identificar áreas de
oportunidad en los procesos, e
implementar acciones para su correcto
funcionamiento; tal es su importancia, que los resultados de las mediciones periódicas realizadas
pudieran ser incorporados a los programas de incentivos para el personal de una organización.
Es recomendable no solamente contar con herramientas de gestión adecuadas, sino que también es
necesario integrarlas y correlacionarlas entre sí a fin de contar con una plataforma sólida sobre la
cual se basen las decisiones de negocio de una organización.

HERRAMIENTAS PARA EL CONTROL DE CALIDAD

LAS SIETE HERRAMIENTAS BÁSICAS DE LA CALIDAD

Estas herramientas, que posteriormente se denominaron “las siete herramientas básicas de la
calidad”. Pueden ser descritas genéricamente como métodos para la mejora continua y la solución
de problemas.

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Las siete herramientas básicas de la calidad son:
Diagrama Causa – Efecto. Ayuda a identificar, clasificar y poner de manifiesto posibles causas, tanto
de problemas específicos como de efectos deseados.

Hoja de Comprobación. Registro de datos relativos a la ocurrencia de determinados sucesos,

mediante un método sencillo.

Gráficos de Control. Herramienta estadística utilizada para controlar y mejorar un proceso mediante
el análisis de su variación a través del tiempo.

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Histograma. Gráfico de barras verticales que representa la distribución de frecuencias de un conjunto
de datos.

Diagrama de Pareto. Método de análisis que permite discriminar entre las causas más importantes
de un problema (los pocos y vitales) y las que lo son menos (los muchos y triviales).

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Diagrama de Dispersión. Herramienta que ayuda a identificar la posible relación entre dos variables.

Estratificación. Procedimiento consistente en clasificar los datos disponibles por grupos con similares
características. Muestra gráficamente la distribución de los datos que proceden de fuentes o
condiciones diferentes.

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Su éxito radica en la capacidad que han demostrado para su aplicación en un amplio rango de
problemas. Desde el control de calidad hasta las áreas de producción, marketing y administración.
Las organizaciones de servicios también son susceptibles de aplicarlas, aunque su uso comenzara
en el ámbito industrial.

Estas técnicas pueden ser manejadas por personas con una formación media, lo que ha hecho que
sean la base de las estrategias de resolución de problemas en los círculos de calidad y, en general,
en los equipos de trabajo conformados para acometer mejoras en actividades y procesos. Diseñado
de manera óptima para asegurar el máximo ahorro. Seguridad de abastecimiento en sistemas
críticos.

HERRAMIENTAS PARA ELEVAR LA PRODUCTIVIDAD

Six Sigma. Metodología de mejora de procesos centrada en la reducción de la variabilidad de estos,
consiguiendo reducir o eliminar los defectos o fallos en la entrega de un producto o servicio. El
objetivo es conseguir 3,4 defectos por millón de oportunidades. Es la evolución de métodos de
calidad de finales de la segunda guerra mundial, e introducido con fuerza por Motorola el año 1982

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Lean Manufacturing. Filosofía de gestión basada en la reducción de los 7 tipos de “despilfarros”:
sobreproducción, tiempo de espera, transporte, exceso de procesado, inventario, movimiento y
defectos, en productos manufacturados.

8D. Método usado para hacer frente y resolver problemas de manera metódica y disciplinada. Ideado
y desarrollado por la compañía Ford Motor a partir del año 1986.

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5S. Iniciado por Toyota los años 60, es una metodología que tiene como objetivo conseguir un lugar
de trabajo bien organizado, más ordenado y más limpio de forma permanente para conseguir mayor
productividad y un mejor entorno de trabajo.

TOC (Theory of Constraints). Ideada por el Dr. Eliyahu Goldratt el año 1984, es una metodología, la
esencia de la cual se basa en cinco puntos secuenciales: 1. Identificar las restricciones del sistema;
2. Decidir como explotarlas; 3. Subordinarlo todo a la decisión anterior; 4. Superar la restricción del
sistema; 5. Si con los pasos anteriores no se ha conseguido, volver al punto 1.

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Diagrama Ishikawa. Creado por Kaoru Ishikawa el año 1943, es un diagrama que muestra las causas
de diferentes actos. Muy útil en la definición del diseño de un producto o en la prevención de defectos
de calidad.

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Poka Yoke. Introducido per-Toyota los años 60, es un sistema a prueba de errores para garantizar
la calidad y la seguridad de cualquier usuario de maquinaria, proceso o procedimiento.

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KM (Gestión del Conocimiento). Conjunto de herramientas y metodologías que permiten captar y
extraer todo el conocimiento implícito (no escrito) de valor de dentro de las organizaciones para
transformarlo en activos de la compañía.

BIBLIOGRAFÍA
 Aiteco Consultores - Desarrollo y Gestión. (2019). Control de Calidad y las 7
herramientas básicas - Aiteco Consultores - Desarrollo y Gestión. [online] Disponible en:
https://www.aiteco.com/el-control-de-calidad/
 Feedbackground.com. (2019). 8 Herramientas para mejorar la productividad
empresarial | Feed Back Ground · Operations and Business Processes. [online] Disponible
en: https://feedbackground.com/es/8-herramientas-para-mejorar-la-productividad-
empresarial/

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 Expansión. (2019). Tres herramientas para reducir costos. [online] Disponible en:
https://expansion.mx/opinion/2013/10/11/tres-herramientas-para-reducir-costos

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