Manual Custodia Bienes

República Bolivariana de Venezuela
https: Contraloría del Estado Barinas
NORMAS PARA LA ADMINISTRACIÓN,

GUARDA Y CUSTODIA DE LOS BIENES
PÚBLICOS ADSCRITOS A LA CONTRALORÍA
DEL ESTADO BARINAS
JUNIO 2013
NORMAS PARA LA ADMINISTRACIÓN, GUARDA Y CUSTODIA DE LOS BIENES PÚBLICOS
ADSCRITOS A LA CONTRALORÍA DEL ESTADO BARINAS
ÍNDICE
I.- INTRODUCCIÓN...................................................................................................... 3
II.- BASE LEGAL .......................................................................................................... 4
III.- ESTRUCTURA ORGANIZATIVA. ........................................................................... 5
IV.- NORMAS GENERALES ......................................................................................... 7
Funciones de la Dirección de Administración y Presupuesto ........................................ 7
VI.- NORMAS ESPECÍFICAS DE USO GUARDA Y CUSTODIA DE BIENES
PÙBLICOS ................................................................................................................... 9
Funciones del Área de Bienes y Almacén ..................................................................... 9
Funciones del Área de Contabilidad, Tesorería y Presupuesto .................................. 12
Funciones del Área de Compra y Servicios. ............................................................... 13
Responsabilidad del usuario final: .............................................................................. 14
VII.- FORMULARIOS DESTINADOS A LA FORMACIÓN DE INVENTARIOS ............ 15
VII.- GLOSARIO ......................................................................................................... 16
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Sustituye

Ana Torrealba María A. Gutiérrez Lymar Betancourt Cap. Sec. Pág.
Firma: Fecha: Firma: Fecha: Firma: Fecha:
2
I.- INTRODUCCIÓN
El presente Manual, es para uso interno de la Contraloría del estado Barinas, el cual
tiene como propósito establecer de una forma clara y concisa, las normas y los
procedimientos administrativos aplicables a las actividades del Área de Bienes y
Almacén, al momento de ejecutar las operaciones relacionados con el registro y
control de los bienes.
El mismo está estructurado de la siguiente manera: base legal, estructuras

organizativas, funciones generales y específicas de los responsables de la Dirección
de Administración y Presupuesto y del área adscrita, así como las demás
direcciones y funcionarios que tienen responsabilidad sobre los bienes.
A fin de mantener una efectiva y eficiente administración de los bienes y de aplicar

de manera uniforme las normas que permitan la administración, guarda y custodia
de los bienes asignados a este órgano de control fiscal de acuerdo a la normativa
legal vigente, será objeto de revisiones periódicas, las cuales deberán someterse a
la revisión por parte de la Dirección de Administración y Presupuesto y aprobación
del Despacho de la Contralora.

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II.- BASE LEGAL
Instrumento Gaceta Fecha

Oficial Nº
Constitución de la República Bolivariana de Ext. 5.908 19-02-2009
Venezuela
Ley Orgánica de Bienes Públicos 39.945 15-06-2012
Resolución Contraloría General 05 de fecha 16-05- Ext. 2.624 30-06-1980
1980. (Publicación Nº 20. Instrucciones y Modelos
para la Contabilidad Fiscal de los Estados de la
República).
Resolución Organizativa Nº 2, de la Organización y 013-10 16-11-2010
Funcionamiento de las Dependencias adscritas a la
Dirección General, contenidas en la Resolución Nº
106, de fecha 11-11-2010.
Resolución Nº 104, Reglamento Interno de la 013-10 16-11-2010
Contraloría del estado Barinas, de fecha 11-11-2010

4
III.- ESTRUCTURA ORGANIZATIVA.

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La Dirección de Administración y Presupuesto está adscrita a la Dirección General y

está conformada por las áreas siguientes:
 Área de Contabilidad, Tesorería y Presupuesto

 Área de Compras y Servicios
 Área de Bienes y Almacén
CONTRALOR (A)
DIRECCIÓN DE
ADMINISTRACION Y
PRESUPUESTO
AREA DE CONTABILIDAD, AREADE

AREA DECOMPRAS
BIENES Y Y AREA DE BIENES Y
TESORERÍA Y SERVICIOS
ALMACEN ALMACEN
PRESUPUESTO

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IV.- NORMAS GENERALES
Funciones de la Dirección de Administración y Presupuesto
1. Tendrá bajo su responsabilidad las gestiones permanentes de conservación y

mantenimientos de los bienes, equipos y demás instalaciones, que se ajustaran a
las políticas que dicte la Superintendencia de Bienes Públicos.
2. El jefe de bienes adscrito a la Dirección de Administración y Presupuesto es el

encargado de llevar el control, registro y custodia de los bienes.
3. Todos los bienes de la Contraloría del estado, deben utilizarse exclusivamente

para los fines previstos en la programación de sus operaciones.
4. Los bienes deberán ser preservados en condiciones apropiadas de uso y

conservación, incluyendo normas de seguridad industrial, normas oficiales de
calidad y cumplimiento de las especificaciones formuladas por el Cuerpo de
Bombero cuando se trate de la seguridad del bien inmueble, a través de la Oficina
de Seguridad, Transporte y Servicios Generales.
5. Los bienes muebles que requieran reparación sólo podrán salir de las direcciones
u oficina a las que estén asignadas, mediante un control de salida del bien
autorizado por el administrador o el funcionario responsable de los bienes delegado
para tal fin, quien será el encargado de verificar que dichos bienes sean devueltos
en un plazo no mayor de 30 días continuos.
6. Las diferentes direcciones y oficinas de este órgano de control fiscal, serán

responsables de llevar un registro mensual de los Movimiento de Bienes, por lo que
deberán elaborar y entregar los primeros cinco días de cada mes, a la Dirección de
Administración y Presupuesto los Formato BM-2, BM-3 y BM-4.

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7. Los bienes no podrán mantenerse injustificadamente, inactivos y privados de

su destino útil.
8. Los funcionarios que intervendrán en la elaboración del inventario deberán

estar designado mediante memorando interno.
9. Cuando se realice una construcción, reconstrucción o adaptación de bienes

inmuebles, se deberá remitir a la Gobernación del estado Barinas, un informe
acompañado de las copias certificadas de los títulos de propiedad de los mismos, o
Acta de recepción final de la obra según corresponda, a los fines de que ésta
participe a la Superintendencia de Bienes Públicos, de conformidad con el artículo
50 de la Ley Orgánica de Bienes Públicos.

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VI.- DISPOSICIONES PARTICULARES DE USO GUARDA Y CUSTODIA

DE BIENES PÙBLICOS
Funciones del Área de Bienes y Almacén
1.- El jefe de bienes debe informar oportunamente a la dependencia la llegada de

los equipos solicitados. Una vez chequeados los bienes, constatándose que todo
esté correctamente, se debe proceder a registrar inmediatamente (conforme a la
nomenclatura establecidas en la Publicación 20) e incorporación del respectivo bien
al correspondiente inventario y hacer entrega del mismo.
2.- Se encargará de tramitar de forma inmediata la desincorporación de un bien,

según Formato BM-2; debiendo realizar el registro del caso en el inventario general
de la Contraloría, según Formulario BM-1, para mantenerlo actualizado.
3.- Los bienes obsoletos, deteriorados o faltantes deben ser desincorporados

oportunamente de los registros contables e inventarios, previo el cumplimiento de
los trámites legales vigente y a la debida autorización, mediante Acta.
4.- Podrá desincorporarse un bien que se encuentre deteriorado o inservible que

imposibilite de manera permanente su utilidad (cuando el bien es un equipo
informático, se realiza previo diagnóstico a través de la Dirección de Técnica,
Planificación y Control de Gestión), llenando un formato B.M-2 (Relación del
Movimiento del Bien Mueble) y deberá ser desincorporado del inventario de Bienes
de éste órgano de control, previa autorización de la Comisión de Enajenación de
Bienes del Estado, adscrito a la Gobernación del estado Barinas. Igual
procedimiento habrá de seguirse en los casos de bienes que no sean susceptibles
de reparación, a los cuales se les dará la condición de obsolescencia y los que
resultaren inservibles por haber sido modificados o alterados para recuperar oponer
en funcionamiento otros bienes.
5.- Se deben implementar los procedimientos relativos a la custodia física y

seguridad, en cada una de las instalaciones con que cuenta, con el objeto de
salvaguardar los bienes del Estado.

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6.- Planificar, ejecutar, coordinar y supervisar los procedimientos para la adquisición

de bienes y servicios, de conformidad con la normativa aplicable.
7.- El personal adscrito al Área de Bienes y Almacén deben ser los únicos
autorizados para entrar y permanecer dentro de las instalaciones del almacén, salvo
autorización del Director de Administración como responsable de la misma.
8.- Velar por el buen funcionamiento y el debido suministro de los bienes y servicios
requeridos por cada una de las dependencias de la Contraloría.
9.-Llevar el registro y control de los bienes adquiridos, permitiendo establecer una

actualización y sinceración del inventario.
10.- Ejercer la guarda y custodia de los bienes adscritos a la Contraloría, así como
mantener actualizado el respectivo Inventario de Bienes del Organismo.
12.- El manejo y control de inventarios se realizará mediante formato que contendrá

la BM-1 (Registro de Bienes Públicos).
13.-Certificar a través de la suscripción del Acta del Control Perceptivo, la recepción

del bien mueble y/o prestación del servicio, que el precio, calidad y cantidad
correspondan con las especificaciones aprobadas en la Orden de Compra o de
Servicio.
14.- Mantener permanentemente actualizado el control de resguardo para los bienes

al servicio de esta contraloría, efectuando los cambios solicitados por las
direcciones y oficinas o por movimientos administrativos, aprobados por la dirección
de Administración y autorizado por el Despacho, según los formatos BM-2 (Relación
de Movimientos de Bienes Muebles) y BM-3 (Relación de Bienes Faltantes).
15.- Elaborar un resumen trimestral de los movimientos de bienes, a fin de conocer

el estado que guarda el patrimonio del órgano y actualización del inventario,
Formulario BM-1.

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16.- Regirse por el catálogo-guía de Inventarios, contenido en la Publicación 20

“Instrucciones y modelos para la contabilidad fiscal de los Estados de la República”,
(dictada por la Contraloría General de la República en Gaceta Oficial de la
República de Venezuela Nº 2.624, de fecha 30 de Junio de 1980), para la
clasificación, nomenclatura y especificaciones, que servirá como instrumento de
consulta para los funcionarios que van a levantar los inventarios físicos.
17.- Mantener actualizada la existencia, ubicación, necesidades y excedentes de los

bienes y su estado de conservación y funcionamiento.
18.- El inventario físico exige que se verifique por percepción directa de los
funcionarios que van a tomar los datos, esto es, viendo, contando y midiendo los
elementos.
19.- Llevar un registro que evidencie la cronología de los trabajos de conservación,

mantenimiento y/o reparaciones y protección de todos los bienes del órgano de
control, especificando el detalle de los materiales utilizados y costos de los mismos.
En tal sentido, el Jefe de Bienes podrá apoyarse con la Coordinación de Dirección
Técnica, Planificación y Control de Gestión, en cuanto a los equipos informáticos y
con la Oficina de Seguridad, Transporte y Servicios Generales, en cuanto al parque
vehicular y demás mantenimiento de los bienes adscrito a éste órgano de control; a
los fines de que cada uno de éstos, suministre los datos para conformar dicho
registro. (DT- 82 (Formulario del Estado de Conservación)
20.-Las demás que le asigne el Contralor o Contralora, el Director o Directora

General y el respectivo manual.

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Funciones del Área de Contabilidad, Tesorería y Presupuesto
1.- Debe considerar la disponibilidad presupuestaria para contratar las pólizas de

seguros necesarias para proteger los bienes que tengan adscritos, para cubrir los
distintos riesgos o siniestros que puedan ocurrir y adoptar las medidas necesarias
de custodia y de seguridad que sean pertinentes de acuerdo a la naturaleza de cada
bien.
2.- Adoptar las medidas pertinentes en cuanto a la inclusión en el presupuesto de

los recursos necesarios para el mantenimiento y conservación de los bienes.

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Funciones del Área de Compra y Servicios.
1.- Las compras solicitadas por las distintas direcciones y oficinas, deben contar con
la requisición de la respectiva oficina, acompañada de un presupuesto base con las
características del bien o servicio solicitado, a los fines de que sea autorizada previa
disponibilidad presupuestaria por el Contralor (a).
2.- Una vez efectuada la compra, el funcionario responsable de Bienes y Almacén y

la Dirección u Oficina solicitante del bien, deberán elaborar el “Acta de Control
Perceptivo de Bienes Muebles y Prestación de Servicios”, sobre la recepción
conforme de los mismos.
3.- El jefe de bienes será responsable del ingreso y custodia de los bienes en el
almacén, hasta su posterior entrega a las Direcciones u Oficina que realizó la
respectiva requisición del bien.
4.- La Dirección de Administración y Presupuesto podrá solicitar asistencia técnica,

cuando la naturaleza de los equipos así lo requieran. Aquellas dependencias
capacitadas para prestar la asistencia técnica antes mencionadas, deben brindar al
Área de Bienes y Almacén la asesoría solicitada.
5.- Cuando se trate de equipos especializados, cuya custodia exija medidas

especiales de seguridad, o cualquier material que por su naturaleza y/o uso no
deben ser almacenados, podrán ser recibidos directamente por la dependencia
solicitante. A tal efecto, el funcionario encargado de bienes y almacén debe
presenciar la entrega conjuntamente con los funcionarios del Área de Compras y
Servicios y recibir los documentos firmados por el Director, coordinador o jefe de la
dependencia solicitante receptora.

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Responsabilidad del usuario final:
1.- Los funcionarios o funcionarias, tendrán el deber de conservar en buen estado

los bienes muebles y que se les proporcionen para el desempeño de sus funciones,
de tal manera que solo puedan sufrir el desgaste propio de su uso normal.
2.- Los funcionarios o funcionarias, deberán informar por escrito a sus superiores
inmediato los desperfectos que sufran los bienes que presente su equipo de trabajo
y que se encuentran bajo su resguardo; así como cualquier irregularidad que
observen en el servicio del mismo.
3.- Los funcionarios o funcionarias, deberán vigilar, conservar los bienes confiados a
su guarda, uso o administración; en tal sentido todo funcionario asumirá el
resguardo directo de los bienes que se encuentren a su disposición.
4.- El responsable de los bienes de las direcciones y oficinas vigilarán y procurarán

que el personal adscrito se abstenga de realizar cambios temporales o definitivos,
préstamos o cualquier movimiento de los bienes que se encuentren a su cargo;
cuando esto se suscite, deberá realizar la Notificación de Movimiento de Bienes
(Formato DT-81), para efectos de actualizar los registros correspondientes, caso
contrario, se responsabilizará de su destino a quien tenga firmado el resguardo
respectivo del bien de que se trate.
5.- Todo funcionario o funcionaria que salga de vacaciones o se separe de su cargo

por renuncia, retiro, jubilación, entre otros, deberán de entregar físicamente el bien
que tiene bajo su resguardo, a su superior inmediato, conjuntamente con el Formato
DT-83 (Formulario de Estado de los Bienes Asignados).
6.- En caso de pérdida parcial o total, de un bien atribuirle por negligencia,

imprudencia o impericia; será objeto de las responsabilidades que dicho acto
conlleve.

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VII.- FORMULARIOS DESTINADOS A LA FORMACIÓN DE INVENTARIOS
1.- Formulario BM-1- Inventario de Bienes Muebles: se utilizará por las Unidades
de Trabajo, para transcribir el inventario inicial y los inventarios posteriores de
los bienes muebles estadales.
2.- Formulario BM-2- Relación del Movimiento de Bienes Muebles: Será utilizado
por las Unidades de Trabajo, de los Estados para rendir cuenta del
movimiento mensual de incorporaciones y desincorporaciones de bienes
muebles, a la Oficina de Bienes de dichas Entidades.
3.- Formulario BM-3- Relación de Bienes Muebles Faltantes: Se preparará en las

Unidades de Trabajo de cada Estado, para informar las diferencias
establecidas entre las existencias físicas y los registros contables. La
desincorporación de estos bienes faltantes se incluirá en el formulario Nº BM-
2, bajo el concepto Nº 60 “Faltantes de Bienes por Investigar”.
4.- Formulario BM-4- Resumen de la cuenta de Bienes Muebles: Se hará un

resumen mensual por valores de las existencias anteriores, de las
incorporaciones y desincorporaciones registradas en el formulario BM-2 y de
las existencias que quedan al final de cada mes.
5.- Notificación de Movimiento de Bienes (Formato DT- 81): Cuando se realice un

movimiento diario del bien de una oficina y/o dirección, o entre funcionarios. El
cual servirá de soporte para el llenado de la BM-2.
6.- Formulario del Estado de Conservación (Formato DT- 82): Se realizará un

Sistema de Registro de Conservación, Mantenimiento y Protección, con la
finalidad de llevar una cronología de los bienes en mantenimiento y
reparación.
6.- Formulario de Estado de los Bienes Asignados (Formato DT- 83): Se realizará
un registro de los bienes asignados, con la finalidad de dejar por escrito el
estado del bien cuando el funcionario o funcionaria salga de vacaciones o se
separe de su cargo.

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VII.- GLOSARIO
Almacén: Lugar especialmente estructurado y planificado para proteger y controlar

bienes materiales de la institución, antes de ser requeridos por otros departamentos.
Almacenamiento de materiales: Consiste en guardar los equipos, materiales y

artículos de oficina que hayan sido solicitados por la institución a sus proveedores.
Control Perceptivo: Modalidad de control que permite captar la veracidad,

exactitud y calidad de los bienes y servicios, para comprobar la sinceridad y correcta
realización de las operaciones y se aplica a través de la comprobación in situ.
Daño: acción de detrimento o destrucción de activos, bienes o partes que requieren

reparación, reconstrucción, restituir elementos, piezas o parte de ella
Despacho de Materiales: Consiste en dar salida del Almacén a los equipos,

materiales y artículos de oficina que le hayan sido solicitados por alguna dirección o
área de la institución.
Gestión de Mantenimiento: Planificación, programación, ejecución, supervisión y

control de las actividades de conservación y mantenimiento de los bienes.
Mantenimiento Correctivo: Conjunto de acciones destinadas a corregir una falla

para restablecer las condiciones originales del servicio de un bien.
Mantenimiento Preventivo: Conjunto de acciones destinadas a disminuir el índice

de fallas que obstaculicen el buen funcionamiento de los bienes.
Mantenimiento Rutinario: Trabajo continuo de reparaciones locales, sellado de

grietas, limpieza y mantenimiento de edificaciones y oficinas.
Normas: Indican los lineamientos generales para llevar a cabo una determinada
actividad, con la finalidad de que todos los entes involucrados se rijan por ella,
logrando de esa manera uniformidad en la ejecución de las actividades.

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Recepción: Consiste en darle ingreso en las instalaciones del almacén a los

equipos, materiales y artículos de oficina que hayan sido comprados por la
institución.
Unidad de trabajo: La dependencia o conjunto de dependencias, bajo el mando o

cuidado inmediato de un jefe o director, que cumple una actividad determinada
dentro de cada servicio, y cada una de las cuales debe formar inventario de los
bienes, para luego seguir rindiendo cuentas de su movimiento, bajo la
responsabilidad de un funcionario determinado.

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El mismo está estructurado de la siguiente manera: base legal, estructuras

A fin de mantener una efectiva y eficiente administración de los bienes y de aplicar

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II.- BASE LEGAL

Instrumento Gaceta Fecha

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III.- ESTRUCTURA ORGANIZATIVA.

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La Dirección de Administración y Presupuesto está adscrita a la Dirección General y

 Área de Contabilidad, Tesorería y Presupuesto

AREA DE CONTABILIDAD, AREADE

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IV.- NORMAS GENERALES

Funciones de la Dirección de Administración y Presupuesto

1. Tendrá bajo su responsabilidad las gestiones permanentes de conservación y

2. El jefe de bienes adscrito a la Dirección de Administración y Presupuesto es el

3. Todos los bienes de la Contraloría del estado, deben utilizarse exclusivamente

4. Los bienes deberán ser preservados en condiciones apropiadas de uso y

6. Las diferentes direcciones y oficinas de este órgano de control fiscal, serán

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Sustituye

7. Los bienes no podrán mantenerse injustificadamente, inactivos y privados de

8. Los funcionarios que intervendrán en la elaboración del inventario deberán

9. Cuando se realice una construcción, reconstrucción o adaptación de bienes

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Sustituye

VI.- DISPOSICIONES PARTICULARES DE USO GUARDA Y CUSTODIA

Funciones del Área de Bienes y Almacén

1.- El jefe de bienes debe informar oportunamente a la dependencia la llegada de

2.- Se encargará de tramitar de forma inmediata la desincorporación de un bien,

3.- Los bienes obsoletos, deteriorados o faltantes deben ser desincorporados

4.- Podrá desincorporarse un bien que se encuentre deteriorado o inservible que

5.- Se deben implementar los procedimientos relativos a la custodia física y

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Sustituye

6.- Planificar, ejecutar, coordinar y supervisar los procedimientos para la adquisición

9.-Llevar el registro y control de los bienes adquiridos, permitiendo establecer una

12.- El manejo y control de inventarios se realizará mediante formato que contendrá

13.-Certificar a través de la suscripción del Acta del Control Perceptivo, la recepción

14.- Mantener permanentemente actualizado el control de resguardo para los bienes

15.- Elaborar un resumen trimestral de los movimientos de bienes, a fin de conocer

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16.- Regirse por el catálogo-guía de Inventarios, contenido en la Publicación 20

17.- Mantener actualizada la existencia, ubicación, necesidades y excedentes de los

19.- Llevar un registro que evidencie la cronología de los trabajos de conservación,

20.-Las demás que le asigne el Contralor o Contralora, el Director o Directora

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Sustituye

Funciones del Área de Contabilidad, Tesorería y Presupuesto

1.- Debe considerar la disponibilidad presupuestaria para contratar las pólizas de

2.- Adoptar las medidas pertinentes en cuanto a la inclusión en el presupuesto de

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Sustituye

Funciones del Área de Compra y Servicios.

2.- Una vez efectuada la compra, el funcionario responsable de Bienes y Almacén y

4.- La Dirección de Administración y Presupuesto podrá solicitar asistencia técnica,

5.- Cuando se trate de equipos especializados, cuya custodia exija medidas

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Sustituye

Responsabilidad del usuario final:

1.- Los funcionarios o funcionarias, tendrán el deber de conservar en buen estado

4.- El responsable de los bienes de las direcciones y oficinas vigilarán y procurarán

5.- Todo funcionario o funcionaria que salga de vacaciones o se separe de su cargo

6.- En caso de pérdida parcial o total, de un bien atribuirle por negligencia,

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Sustituye