CODIGO: PR-OP-DI-001

VERSIÓN: 4
DISTRIBUCIÓN DE ENVÍOS
ACTUALIZACIÓN:
POSTALES 19/Jul/2012
EMISIÓN: 01/Sep/2008

1. OBJETIVO
Realizar la entrega de los envíos postales al destinatario con el fin de cumplir con las
características de entrega establecidas para cada servicio.

2. ALCANCE
Aplica para los envíos de tipo documentos (hasta 2.000 gramos); Inicia con la llegada de la ruta
de transporte y finaliza con el archivo de planillas de entrega o entrega de las guías cumplidas a
CTP para la entrega a remitente (de acuerdo al servicio).

Aplica para los servicios:

Envíos sin seguimiento:

Normal nacional
Prioritario
Normal internacional
Correo masivo básico

Envíos con Seguimiento sin guía SIPOST:

Certificado internacional
EMS
Cecogramas internacional
Certificado nacional sin guía
Telegrafía sin guía
Aerogramas sin guía
Cecogramas sin guía

Envíos con Seguimiento con guía:

Certificado nacional admitido en el sistema SIPOST
Postexpress
Notiexpress personal
Notiexpress por aviso
Al Día
Dirigido
Telegrafía admitido en el sistema SIPOST
Aerogramas admitidos en el sistema SIPOST
Cecogramas admitido en el sistema SIPOST
Correo masivo estándar
Correo masivo dirigido
Masivo dirigido expreso

3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
3.1 DEFINICIONES

Al Día: Para clientes que requieran que su correspondencia de carácter urgente sea entregada el
mismo día en determinados destinos del país.
 Cambio de custodia: Momento en el que el correo pasa de ser responsabilidad de una persona,
proceso o sección a otra.

Correo Certificado: Servicio que a través de una certificación válida judicialmente, prueba la
entrega bajo firma de sus envíos en el territorio nacional y en el mundo.

Correo Normal: Servicio que permite comunicarse a través del correo, con el país y el mundo a
una tarifa económica.

EMS : Servicio de Correo Expreso que conecta de forma rápida con el mundo, brindando
permanente seguimiento y control. El servicio es únicamente a nivel internacional.

Envío Postal: Sobre, paquete o caja que es admitido con el fin de entregárselo a un destinatario
en el caso de ser masivo el peso del envío no debe superar los 250 Gramos.(Si le dejamos el
peso del Masivo nos pueden colocan una No Conformidad en una auditoria, porque ya estamos
admitiendo masivos con mayor peso)

Guía: Es el documento que incluye los datos del remitente, destinatario y del envío como tal.
Dado que la guía incluye el número de identificación del envío, no es adecuado que un envío
tenga sticker y guía al mismo tiempo. El código oficial de la guía según la UPU es E2, CP72 y
CP71, entre otros.

Notiexpress: Servicio de correo para notificaciones judiciales personales o por aviso, que
permite obtener prueba de entrega y copia cotejada de la notificación.

Pieza Postal: Es un recipiente (saca, canasta, caja, etc.) en el cual se agrupan los envíos con el
fin de transportarlos entre los diferentes puntos del procesos postal. Su identificación es un
marbete, si es saca consolidada se identifica con el manifiesto. Es la agrupación de envíos
postales con un mismo origen y un mismo servicio

Planilla de Relación de Envíos: Es el documento que permite registrar (capturar) la numeración

asignada a los envíos que van dentro de la pieza postal.

Manifiesto de Despacho: Es el documento donde se registran los datos de las piezas postales
y/o paquetes fuera de saca, el cual permite documentar el cambio de custodia en las diferentes
etapas del proceso.

Post Express: Servicio de mensajería entre las principales poblaciones del país, con prueba de
entrega

Rastreo: Es la capacidad de poder informar en cualquier momento la ubicación de un envío

postal.

3.2 ABREVIATURAS

A: Actuar

AG: Agencia

AP: Autorización de pago

CC: Control de Calidad

CD: Centro de Distribución

CM: Correista Movil

CO: Correista

CTP: Central de Tratamiento Postal.

CU: Cambio de Custodia

DA: Devolución Admisión

DE: Distribución Expreso

dh: Día hábil

DU: Distribución Urbana

EP: Expendio Particular

H: Hacer

LC: Lista de Correo

NS: Oficina No Sistematizada

P: Planear

PL: Paquetería con Liquidación

PO: Punto Operativo

PV: Propuesta de valor.

SE: Sector Especial

SIG: Sistema Integrado de Gestión

SIPOST: Sistema de Información Postal

SPN: Servicios Postales Nacionales S.A.

UAC: Unidad de Admisión Corporativa

UCC: Unidad de Call center

UEF: Unidad de especies y franqueadoras

UPA: Unidad de Procesamiento Aduanero

UPT: Unidad de procesamiento de transporte

UPX: Centro operativo de exportación

USC: Unidad de servicio al cliente

V: Verificar
4. CONDICIONES GENERALES
4.1 PIEZA POSTAL

4.1.1 Cada pieza postal debe estar acompañada con un marbete, Manifiesto de Despacho y
Planilla de Relación de Envíos, los cuales deben coincidir en la siguiente información:

• Origen
• Destino
• Fecha de ingreso
• Peso (Kg)
• Numero de la pieza
• Número de precinto
• Tipo de pieza postal
• Número del envío (En caso de existir Planilla de Relación de Envíos)

4.2 MANIFIESTO DE DESPACHO

4.2.1 El Manifiesto de Despacho al momento de ser recibido, debe contener la siguiente

información por parte de Centro Operativo de origen y transportista:

• Nombre de la persona que originó el Manifiesto de Despacho y nombre del transportista.

• Número de cédula legible
• Fecha y hora.

4.3 PLANILLA DE RELACIÓN DE ENVÍOS

4.3.1 La Planilla de Relación de Envíos aplica para los servicios con seguimiento

4.4 VERIFICACIÓN DE NÚMERO DE ENVÍOS

4.4.1 La verificación de número de envíos postales con seguimiento se debe realizar por medio
de la Planilla de Relación de Envíos, para los envíos sin seguimiento se debe verificar la cantidad
por medio del marbete.

4.5 CRITERIOS PARA ENTREGA O DEVOLUCIÓN DE ENVÍOS

 *Aplica solo para mensajería expresa

4.5.1 En el evento en que no pueda ser entregado el envío por causal Cerrado 1era vez o No
contactado 1era vez, se deja bajo puerta o en el buzón, el aviso de llegada (completamente
diligenciado) indicando que el envío tiene un nuevo intento de entrega al siguiente día hábil.

4.5.2 En el evento en que no pueda ser entregado el envío por causal Cerrado 2da vez o No
contactado 2da vez, se deja bajo puerta o en el buzón, el aviso de llegada (completamente
diligenciado) indicando que el envío es devuelto a remitente o rezagos según si la gestión se
hace a destinatario o remitente respectivamente.

4.5.3 El sticker de devolución debe ser adherido en un lugar visible y que no afecte la
información contenida en el envío para su identificación.

4.5.4 Para los envíos urbanos se retornan las devoluciones y/o guías cumplidas volviendo a
pasar por una organización, clasificación, registro y entrega al remitente.

4.6 PÉRDIDA DE PRUEBA DE ENTREGA

Se debe reimprimir prueba de entrega por parte del funcionario encargado de la liquidación.

El Distribuidor motorizado / Distribuidor a pie debe realizar el trámite de diligenciamiento de la

prueba de entrega con la persona que recibió el envío.
 La prueba de entrega diligenciada, debe ser entregada al funcionario encargado de la
liquidación, antes de 3 días hábiles posterior a la perdida y a su vez debe ser entregada a
Control de Calidad para verificar la veracidad de la información.

En caso de no ubicar a la persona que recibió el envío, el Distribuidor motorizado (Rol

Distribución)/ Distribuidor a pie (Rol Distribución y Entrega) debe realizar declaración
juramentada ante la autoridad respectiva por la perdida de la prueba de entrega y presentar al
Profesional Junior (Rol Distribución y Entrega) o a quien deleguen para estas funciones.

4.7 PÉRDIDA DE ENVÍO

El Distribuidor motorizado (Rol Distribución)/ Distribuidor a pie (Rol Distribución y Entrega) debe
realizar declaración juramentada ante la autoridad respectiva por la pérdida del envío de manera
inmediata y presentarla al Profesional Junior Rol Distribución y Entrega) o a quien deleguen para
estas funciones.

Diligenciar formato de descargos (documento de la Empresa de Servicios Temporales),

indicando lo sucedido al Profesional Junior (Rol Distribución y Entrega) o a quien deleguen para
estas funciones.

El Profesional Junior (Rol Distribución y Entrega) o quien deleguen para estas funciones, debe
generar oficio y/o correo electrónico adjuntando imágenes de la declaración juramentada y
solicitando se tomen las medidas disciplinarias a que haya lugar. Adicionalmente indicar a PQR
lo sucedido.

El Profesional Junior (Rol Distribución y Entrega) o quien deleguen para estas funciones, debe
solicitar se tomen las medidas disciplinarias a que haya lugar a la Empresa de Servicios
Temporales.

4.8 REACONDICIONAMIENTO

El reacondicionamiento de un envío postal, está a cargo del Profesional Junior (Rol Distribución y
Entrega), Supervisor senior (Rol Distribución y Entrega) o Coordinador (Rol Distribución y
Entrega), en el puesto asignado, frente a la cámara de seguridad (si se cuenta con esta) y en
presencia o conocimiento de Seguridad Postal (si se cuenta con el acompañamiento).

4.9 CODIFICACIÓN

4.9.1 Codificación del Centro Operativo:

Para la codificación de los centros operativos se dividen en dos grupos (regional y ciudad) y el
centro operativo
4.9.2 Código Operativo

La estructura del código operativo tiene en cuenta variables como: regional, tipo de despacho y
sector de distribución.
4.10 OTRAS CONDICIONES

4.10.1 Para los casos en que se requiera cambio de custodia a otro proceso/subproceso interno
o entidad externa, como consecuencia de alguna actividad fuera del flujo normal, se debe
realizar el cargue al sector CU999

4.10.2 En caso de contingencia por fallas en la herramienta SIPOST, se debe utilizar las
herramientas con las que se cuenta como Excel, Access, entre otros o realizar la operación
manualmente.

4.11 ENVÍOS FUERA DE ZONA O MAL ENCAMINADOS

4.11.1 Si el envío es mal clasificado, se debe reclasificar y encaminar al sector correspondiente,

continuar con procedimiento Apertura, clasificación y despacho de envíos.

4.11.2 Si el envío tiene una incorrecta asignación de código, se debe encaminar al sector que
corresponda de acuerdo a los límites, retroalimentar al proceso encargado de Geocodificación
con la información de los límites de sector asociados a la dirección y el mapa físico.

4.11.3 Si el envío está mal encaminado, realizar el encaminamiento del envío a la CTP más
 cercana, para ser reclasificado y nuevamente encaminado Centro Operativo y/o sector de
distribución correcto.

4.12 ENVÍOS PUBLICADOS EN LISTA DE CORREO

4.12.1 En el caso en que una Agencia no tenga el cubrimiento para la entrega del envío, ésta
debe publicar en lista de correo el número de envío y nombre de destinatario en un lugar de alta
concurrencia de público.

4.12.2 En el caso en que un Punto Operativo no tenga el cubrimiento para la entrega del envío,
este debe publicar en lista de correo el número de envío y nombre de destinatario en un lugar
visible en las instalaciones del Punto Operativo.

4.12.3 Se debe almacenar el envío en un casillero de forma organizada, que permita su fácil
identificación.

4.12.4 Si el envío publicado en Lista de Correo es reclamado antes de los 30 dh estipulados, el

reclamante del envío debe firmar guía y/o Planilla de Entrega con letra legible y con toda la
información solicitada.

4.12.5 Para el caso de Agencia, si el envío publicado en Lista de Correo no es reclamado en los
30 dh estipulados, el día 31 se debe diligenciar sticker de devolución con la causal No
Reclamado y retornar al Centro Operativo respectivo.

4.12.6 Para el caso de Centro Operativo, si el envío publicado en Lista de no es reclamado en

los 30 dh estipulados, el día 31, se debe realizar liquidación parcial de uno a uno los envíos con
la causal No Reclamado en el sistema y diligenciar sticker de devolución.

4.12.7 El Centro Operativo o Agencia debe retornar el envío a la CTP para su devolución a
remitente.

4.13 MOTIVOS DE NO ENTREGA

4.13.1 Cada causal de NO ENTREGA tiene una ACCIÓN, la cual debe quedar registrada en el
Sipost.

Se selecciona la acción a seguir de acuerdo a la programación de los controles de calidad y el

criterio del responsable del centro operativo.

4.13.2 Desconocido (DE):

Acción:
Devolución a Remitente: se usa cuando un envío no se puede entregar debido a que el
destinatario es desconocido en ese punto de entrega. Si el envío tiene datos de remitente se
plantea como acción devolver a remitente.
Acción:
Control de Calidad: se usa cuando un envío no se puede entregar debido a que el destinatario es
desconocido en ese punto de entrega. Se plantea como acción realizar control de calidad y se
debe asignar en el siguiente turno al sector control de calidad.
Acción:
Enviar a Rezagos: se usa cuando un envío no se puede entregar debido a que el destinatario es
desconocido en ese punto de entrega. Si el envío no tiene datos de remitente, se plantea como
acción enviar a rezagos. Esta causal también aplica para los casos en los que no se puede
entregar a remitente debido a que es desconocido en el punto de entrega y el envío se debe
enviar a rezagos.
4.13.3 Rehusado (RE):

Acción:
Devolución a remitente: Se usa cuando un envío es rehusado por el destinatario. Si el envío tiene
datos de remitente, se plantea como opción devolverlo a remitente.
Acción:
Control De Calidad: se usa cuando un envío es rehusado por el destinatario. En caso que la
acción sea control de calidad, este envío debe ser asignado en el siguiente turno al sector control
de calidad.
Acción:
Enviar a Rezagos: Se usa cuando un envío es rehusado por el destinatario. Si el envío no tiene
datos de remitente, se plantea como acción enviar a rezagos. Esta causal también aplica para
los casos en los que no se puede entregar a remitente debido a que rehúsa el envío por tal
motivo este ser enviado a rezagos.

4.13.4 No reside (NS):

Acción:
Devolución a Remitente: Se usa cuando un envío no se puede entregar debido a que el
destinatario ya no reside en ese punto de entrega. Si el envío tiene datos de remitente, se
plantea como acción devolver a remitente.
Acción:
Control de calidad: Se usa cuando un envío no se puede entregar debido a que el destinatario ya
no reside en ese punto de entrega. Se plantea como acción realizar control de calidad. En caso
que la acción sea control de calidad, este envío debe ser asignado en el siguiente turno al sector
Control de Calidad.
Acción:
Enviar a rezagos: Se usa cuando un envío no se puede entregar debido a que el destinatario ya
no reside en ese punto de entrega. Si el envío no tiene datos de remitente, se plantea como
acción enviar a rezagos. Esta causal también aplica para los casos en los que no se puede
entregar a remitente debido a que es desconocido en el punto de entrega y el envío se debe
enviar a rezagos.

4.13.5 No Reclamado (NR):

Acción:
Devolución a Remitente: se usa cuando un envío que se encuentra en lista de correo y no es
reclamado por el destinatario. Si el envío tiene datos de remitente se plantea como acción
devolver a remitente.
Acción:
Enviar a Rezagos: se usa cuando un envío que se encuentra publicado en lista de correo y no es
reclamado por el destinatario. Si el envío no tiene datos de remitente, se plantea como acción
enviar a rezagos. Esta causal también aplica para los casos en los que no se puede entregar a
remitente debido a que no reclama el envío publicado en lista de correo y por tal motivo se debe
enviar a rezagos.

4.13.6 Dirección errada (DR):

Acción:
Enviar a Rezagos: Se usa cuando un envío no se puede entregar debido a que la dirección no
tiene datos completos para realizar la gestión de distribución. Si el envío no tiene datos de
remitente, se plantea como acción enviar a rezagos. Esta causal también aplica para los casos
en los que no se puede entregar a remitente por no tener datos completos para entrega y el
envío se debe enviar a rezagos.
Acción:
Devolución a Remitente: Se usa cuando un envío no se puede entregar debido a que la dirección
no tiene datos completos para realizar la gestión de distribución. Si el envío tiene datos de
remitente, se plantea como acción devolver a remitente.
Acción:
Control de Calidad: Se usa cuando un envío no se puede entregar debido a que la dirección no
tiene datos completos para realizar la gestión de distribución. Se plantea como acción realizar
control de calidad. En caso que la acción sea control de calidad, este envío debe ser asignado en
el siguiente turno al sector Control de Calidad.

4.13.7 Otros:

Corresponde aquellas situaciones que impiden que el objeto postal sea entregado al destinatario
registrado en la guía por fuerza mayor, caso fortuito u otros eventos que considere necesario el
operador, siempre especificando la respectiva descripción.
4.13.7.1 Otros - Apartado Clausurado (AP):

Acción:
Devolución a Remitente: Se usa cuando un envío no se le puede realizar gestión de entrega
debido a que el apartado postal al cual va dirigido se encuentra clausurado. Si el envío tiene
datos de remitente, se plantea como acción devolver a remitente.
Acción:
Enviar a Rezagos: Se usa cuando a un envío no se le puede realizar gestión de entrega debido a
que el apartado postal al cual va dirigido se encuentra clausurado y no tiene datos remitente por
lo que se plantea como acción enviar a rezagos. Esta causal también aplica para los casos en
los que no se puede entregar a remitente debido a que rehúsa el envío y por tal motivo este debe
ser enviado a rezagos.

4.13.7.2 Otros - Cerrado 1era Vez (C1):

Acción:
Cargar a Siguiente Turno: Se usa cuando un envío no se puede entregar debido a que el punto
de entrega se encuentra cerrado por primera vez. Esta causa siempre tiene como acción
entregar en el siguiente turno de distribución.

4.13.7.3 Otros - Cerrado 2da Vez (C2):

Acción:
Control Calidad: Se usa cuando un envío no se puede entregar debido a que el punto de entrega
se encuentra cerrado por segunda vez. Se plantea como acción realizar control de calidad. En
caso que la acción sea control de calidad, este envío debe ser asignado en el siguiente turno al
sector Control de Calidad.

Acción:
Devolución a Remitente: Se usa cuando un envío no se puede entregar debido a que el punto de
entrega se encuentra cerrado por segunda vez. Si el motivo tiene datos de remitente, se plantea
como acción devolver a remitente.

Acción:
Enviar a Rezagos: Se usa cuando un envío no se puede entregar debido a que el punto de
entrega se encuentra cerrado por segunda vez. Si el envío no tiene datos de remitente, se
plantea como acción enviar a rezagos. Esta causal también aplica para los casos en los que no
se puede entregar a remitente por segunda vez y el envío se debe enviar a rezagos.

4.13.7.4 Otros - No existe Numero (NE):

Acción:
Devolución a Remitente: Se usa cuando un envío no se puede entregar debido a que la dirección
no se encontró en terreno. Si el envío tiene datos de remitente, se plantea como acción devolver
a remitente.

Acción:
Control de Calidad: Se usa cuando un envío no se puede entregar debido a que la dirección no
se encontró en terreno. Se plantea como acción realizar control de calidad. En caso de que la
acción sea control de calidad, este envío debe ser asignado en el siguiente turno al sector
Control de Calidad.

Acción:
Enviar a Rezagos: Se usa cuando un envío no se puede entregar debido a que la dirección no se
encontró en terreno. Si el envío no tiene datos de remitente, se plantea como acción enviar a
rezagos. Esta causal también aplica para los casos en los que no se puede entregar al remitente
debido a que la dirección no se encuentra en terreno y el envío se debe enviar a rezagos.

4.13.7.5 Otros - Fallecido (FA):

Acción:
Dev. A Remitente: Se usa cuando un envío no se puede entregar debido a que la persona a la
cual va dirigida el envío falleció. Si el envío tiene datos de remitente, se plantea como acción
devolver a remitente.

Acción:
Control de Calidad: Se usa cuando un envío no se puede entregar porque a la persona a la cual
se envió falleció. Se plantea como acción realizar control de calidad. En caso que la acción sea
control de calidad, este envío debe ser asignado en el siguiente turno al sector Control de
Calidad.

Acción:
Enviar a Rezagos: Se usa cuando un envío no se puede entregar debido a que, la persona a la
cual va dirigido el envío falleció. Si el envío no tiene datos de remitente, se plantea como acción
enviar a rezagos. Esta causal también aplica para los casos en los que no se puede entregar el
envío al remitente debido a que este falleció y debe ser enviado a rezagos.

4.13.7.6 Otros - Fuerza mayor (FM):

Acción:
En Espera: se usa cuando un envío no se puede entregar debido a que la entidad a la cual va
dirigido se encuentra cerrada temporalmente por vacaciones, traslados, remodelaciones, etc. o
hay casos de desastres naturales que no permitan realizar la gestión de entrega. El envío debe
permanecer por lo menos 15 días en custodia y en caso de no poderse entregar debe ser
devuelto al remitente.

Acción:
Devolución a Remitente: se usa cuando un envío no se puede entregar debido a que la entidad a
la cual va dirigido se encuentra cerrada temporalmente por vacaciones, traslados,
remodelaciones, etc. o hay casos de desastres naturales que no permitan realizar la gestión de
entrega. Si el envío tiene datos de remitente, se plantea como acción devolver a remitente.

4.13.7.7 Otros - No Contactado (NC):

Acción:
Cargar Siguiente Turno: Se usa cuando un envío tiene entrega personalizada y no se puede
entregar debido a que el destinatario no se encuentra en el momento de la entrega por primera
vez. Esta causa siempre tiene como acción entregar en el siguiente turno de distribución.

Acción:
No Contactado 2da Vez-Devolución a Remitente: Se usa cuando un envío tiene entrega
personalizada y no se puede cargar debido a que el destinatario no se encuentra en el momento
de la entrega por segunda vez. Si el envío tiene datos de remitente, se plantea como acción
devolver a remitente.

Acción:
No Contactado 2da Vez-Control de Calidad: Se usa cuando un envío tiene entrega personalizada
y no se puede entregar debido a que el destinatario no se encuentra en el momento de la
entrega por segunda vez. En caso que la acción sea control de calidad, este envío debe ser
asignado en el siguiente turno al sector Control de Calidad.

Acción:
No Contactado-Enviar a Rezagos: Se usa cuando un envío tiene entrega personalizada y no se
puede entregar debido a que el destinatario no se encuentra en el momento de la entrega por
segunda vez. Si el envío no tiene datos de remitente, se plantea como acción enviar a rezagos.
Esta causal también aplica para los casos en los que no se puede entregar a remitente no
contactado por segunda vez y el envío se debe enviar a rezagos.

4.13.7.8 Otros - Lista de Correo (LC):

Acción:
Se usa en aquellos casos en que una agencia informa que el envío es publicado en lista de
correo. El envío se debe liquidar con este estado y pasado el tiempo estipulado (30 días) debe
ser liquidado con este estado Entregado o No Reclamado. Se debe hacer seguimiento para que
no quede pendiente de asignarle estado final.

4.13.7.9 Otros - Saldo a Cargar a siguiente Turno:

Acción:
Se usa cuando un envío no tuvo gestión de entrega porque no salió a terreno porque al
distribuidor le faltó tiempo para la entrega. Esta causa siempre tiene como acción entregar en el
siguiente turno de distribución.

4.13.7.10 Otros - Pérdida de Envío:

Acción:
Realizar Denuncio: Se usa cuando el envío fue entregado al distribuidor y al regresar de su
recorrido reporta que el envío se le perdió. La acción siempre es realizar el denuncio. El
distribuidor debe presentar el denuncio por la pérdida del envío máximo al día siguiente hábil.

4.13.7.11 Otros - Pérdida de Prueba de Entrega:

Acción:
Realizar Denuncio: Se usa cuando el envío fue entregado al distribuidor y al regresar de su
recorrido reporta que se le perdió la prueba de entrega. La acción siempre es realizar denuncio.
En caso de presentarse este caso, se debe reimprimir la prueba de entrega para que el
distribuidor en el siguiente turno, consiga el recibido del envío por parte del destinatario. En caso
 de conseguir el recibido de la prueba de entrega, el envío debe cargarse de nuevo al sector y
liquidarse como entregado. En caso de no conseguir el recibido de la prueba de entrega, el envío
se debe cargar de nuevo al sector de distribución y reportarlo con la causal “Perdida de Envío –
Realizar Denuncio”, el distribuidor debe presentar el denuncio por la pérdida del envío máximo al
siguiente día hábil y se debe hacer un control de calidad en terreno a esta causal con el fin de
verificar la entrega.

4.13.7.12 Otros - Devolución de correo sin seguimiento:

Acción:
Se usa para reportar las devoluciones sin seguimiento. (Correo Normal, Prioritario, Sacas M,
Masivo, etc.).

4.13.7.13 Otros - Pendiente Pago de impuestos aduanero:

Se usa solo para los envíos internacionales sujetos a pago de impuestos, esta causal solo se
utiliza en las Centrales de Tratamiento.

4.13.7.14 Otros - Entrega a devolución a remitente:

Se usa cuando se realiza entrega de la devolución de un envío al remitente.

4.13.7.15 Otros - Entrega de PE a remitente:

Se usa cuando se realiza la entrega de la prueba de entrega al remitente

4.14 SERVICIO AL DÍA

4.14.1 Los envíos se deben recibir en los puntos de venta hasta las 10:00 de la mañana.

4.14.2 El punto de venta debe comunicar vía telefónica o correo electrónico al subproceso de
Distribución, si se cuenta con envíos para su distribución.

4.14.3 Los envíos deben ser recibidos y punteados con el formato Liquidación sectores de
distribución SIPOST en el punto de venta por parte del Distribuidor Motorizado (Rol Distribución).

4.14.4 Para clientes corporativos, la recepción de los envíos se debe hacer con la copia de la
orden de servicio y comunicada a la UAC a la cual se encuentra adscrito.

4.14.5 Si el envío tiene destino nacional, se debe trasladar y entregar en el punto establecido en
el aeropuerto para tal fin.

5. REFERENCIA NORMATIVA
• NTC GP 1000 Norma técnica colombiana de calidad en la gestión pública.

• NTC ISO 9001 Norma técnica colombiana de los requisitos para un sistema de gestión de la
calidad.

6. DOCUMENTOS Y REGISTROS REFERENCIADOS

 CÓDIGO TITULO
CP-OP-001-FR-
Manifiesto de despacho
006
CP-OP-001-FR-
Planilla de relación de envios
007
CP-OP-001-FR-
Manifiesto de Despacho SIPOST
016
CP-OP-001-FR-
Planilla de Relación de Envíos SIPOST
017
CP-OP-001-FR-
Salida de Transporte SIPOST
018
CP-OP-DI-001-
Lista de Correos
FR-001
PR-OP-004 Control de Servicio No Conforme
PR-OP-004-FR-
Reporte no conformidades del servicio
001
PR-OP-DI-001-
Planilla Cambio de Custodia al Distribuidor
FR-001
PR-OP-DI-001-
Cambio de Custodia Sector Distribución SIPOST
FR-002
PR-OP-DI-001-
Liquidación de Sectores de Distribución SIPOST
FR-003
PR-OP-DI-001-
Planilla de Entrega SIPOST
FR-004
PR-OP-DI-001-
Control de Despacho SIPOST
FR-005
PR-OP-DI-006 Control de Calidad
PR-OP-TT-011-
Planilla para la Imposición de Envios
FR-001
PR-OP-TT-011-
Orden de Servicio SIPOST
FR-007
PR-GC-VT-002-
Guía SIPOST
FR-003
N/A Orden de Servicio

7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

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ue) M
Vs an
el ifi
Man es
ifiest to
o de de
Des de
pac sp
ho. ac
ho
Real
izar
la
rece
pció
n de
des
pac
ho
en
siste
ma,
teni
end
o en
cue
nta
el
códi
go
de
Man
ifiest
o de
Des
pac
ho,
las
piez
as
post
ales
y el
códi
go
de
valid
ació
n.

En
caso
de
no
cont
ar
con
el
siste
ma,
reali
zar
la
valid
ació
n de
la
infor
maci
ón
de
form
a
man
ual
(pun
tear)
.

En
caso
de
enc
ontr
ar la
nov
eda
d,
conti
nuar
con
el
proc
edi
mie
nto
Cont
rol
de
Serv
icio
No
Conf
orm
e.

TIP
 O: V
Regi
Firmar el Manifiesto de strar
Despacho en
el
cam
po
de
cent
ro
oper
ativo
de
desti
no
del
Man
ifiest
o de
Des
pac Aux M
ho iliar an
los Log ifi
dato ísti es
s de co to
nom Tip de
bre oB D
4 legib (Ro es
. le, l pa
fech Dist ch
ay ribu o
hora ció SI
. ny P
Ent O
Entr reg S
egar a) T
el
Man
ifiest
o de
Des
pac
ho a
tran
spor
tado
r.

Verif
icar
si
exist
e la
pre
alert
a en
el
siste
ma,
sele
ccio
nan
do
en
fech
a de
inici
o de
la
bús
que
da
(por
lo
men
os
dos
días
atrá
s),
Tipo
de
la
pre
alert
a
(Env
ío,
Des
pac
hos
o
Enví
oy
des
pac
hos)
.

Esta
activ
idad
se
reali
za
cua
ndo
el
enví
o
vien
e de
un
Cent
ro
Ope
rativ
o
con
siste
ma
SIP
OST
, de
no
cont
ar
con
ella
reali
zar
la
aper
tura
de
form
a
man
ual.

En
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de
enc
ontr
ar
nov
eda
d,
conti
nuar
con
el
proc
edi
mie
nto
Cont
rol
de
Serv
icio
No
Conf
orm
 e.

Regi
strar
la
nov
eda
d en
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Man
ifiest
o de
Des
pac
ho.

Tipo
:H
Abrir
Aperturar pieza postal en la
el sistema SIPOST y DE Piez Pl
INFORMACIÓN a an
Post ill
al. a
de
Retir R
ar el
form ac
ato ió
Aux
Plan n
iliar
illa de
Log
de E
ísti
Rela nv
co
ción ío
Tip
de s
oB
Enví SI
5 (Ro
os P
. l
que O
Dist
vien S
ribu
e T
ció
dent Pl
ny
ro an
Ent
de ill
reg
la a
a)
mis de
ma rel
y ac
reali ió
zar n
la de
aper en
tura vi
de os
la
piez
a en
el
siste
ma.

Para
el
servi
cio
EM
S, el
regi
stro
se
reali
za
en
el
siste
ma
de
infor
maci
ón.

Si
se
requ
iere
hac
er el
reac
ondi
cion
ami
ento
del
enví
o,
se
reali
za
de
acu
erdo
a la
con
dició
n
gen
eral
4.8

Los
enví
os
rela
cion
ado
s en
form
atos
SIP
OST
son
reci
bido
s en
SIP
OST
, de
lo
cont
rario
se
reali
za la
rece
pció
n
man
ual
men
te.

Para
las
pre
alert
as
en
siste
ma
tene
r en
cue
nta
el
códi
go
del
enví
oy
el
códi
go
de
valid
ació
n.
 Apli
ca
para
Cent
ro
Ope
rativ
o
orig
en
con
siste
ma
SIP
OST
.

Tipo
:H
Regi
Firmar planilla relación de strar Pl
envíos en an
el ill
form a
ato de
Plan R
illa el
de ac
Rela ió
Aux
ción n
iliar
de de
Log
Enví E
ísti
os nv
co
cam ío
Tip
po s
oB
de SI
6 (Ro
Cent P
. l
ro O
Dist
Ope S
ribu
rativ T
ció
o de Pl
ny
desti an
Ent
no ill
reg
los a
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dato de
s de rel
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bre ió
legib n
le, de
fech en
ay vi
hora os
.
Entr
egar
enví
os al
Distr
ibuid
or
mot
oriz
ado
/
Distr
ibuid
or a
pie
de
cad
a
códi
go
post
al
en
la
zon
a de
distri
buci
ón.

En
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de
enc
ontr
ar
nov
eda
d,
conti
nuar
con
el
proc
edi
mie
nto
Cont
rol
de
Serv
icio
No
Conf
 orm
e.

TIP
O: H
Org
Organizar los envíos de aniz
acuerdo al sector ar
secu
enci
alm
ente
los
enví
os
post
ales
Dist
con
ribu
bas
idor
e al
mot
sect
oriz
or
ado
asig
(Ro
nad
l
o
Dist
(clas
ribu
ificar
ció
enví
n)
os
7 mal
Dist
. enru
ribu
tado
idor
s,
a
en
pie
caso
(Ro
de
l
requ
Dist
erirl
ribu
o),
ció
en
ny
dos
Ent
paq
reg
uete
a)
s:

Los
enví
os
con
seg
uimi
ento
Los
enví
os
sin
seg
uimi
ento
Los
enví
os
de
seg
und
o
inte
nto
se
entr
ega
n en
el
paq
uete
de
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os
con
seg
uimi
ento
.

Entr
egar
enví
os
para
capt
ura
al
Auxi
liar
Logí
stico
Tipo
B
(Rol
Distr
ibuci
ón y
Entr
ega)
.

El
Prof
esio
nal
 Juni
or
(Rol
Distr
ibuci
ón y
Entr
ega)
oa
quie
n
dele
gue
n
para
esta
s
funci
one
s,
verifi
ca la
canti
dad
de
los
enví
os
que
que
dan
para
entr
ega
al
sigui
ente
día
en
casil
lero
por
servi
cio.

TIP
O: H
Rec Aux
Recepcionar los envíos epci iliar
clasificados por sector onar Log
8 los ísti
. enví co
os Tip
con oB
guía (Ro
 s (si l
aplic Dist
a) ribu
prev ció
iam ny
ente Ent
clasi reg
ficad a)
os
por
sect
or
de
distri
buci
ón y
orga
niza
dos

Tipo
:H
Sele C
Registrar el cargue de los ccio a
envíos con o sin nar m
seguimiento el bi
sect o
or de
de C
distri us
buci to
Aux
ón di
iliar
al a
Log
cual S
ísti
se ec
co
reali tor
Tip
za el Di
oB
carg str
9 (Ro
ue, ib
. l
esco uc
Dist
gien ió
ribu
do n
ció
No. SI
ny
y P
Ent
nom O
reg
bre S
a)
del T
sect Pl
or. an
ill
Real a
izar C
el a
regi m
stro bi
de o
los de
enví C
os us
sin to
seg di
uimi a
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, Di
indic str
and ib
o la ui
canti do
dad r
de Pl
enví an
os o ill
el a
pes de
o E
total ntr
de eg
los a
mis SI
mos P
. O
S
Real T
izar
el
regi
stro
de
los
enví
os
con
seg
uimi
ento
en
SIP
OST
,
reali
zan
do
la
lectu
ra
del
códi
go
med
iant
e el
lecto
r de
códi
go
de
barr
as.

Verif
icar
que
todo
s los
enví
os
esté
n
regi
stra
dos
ante
s de
reali
zar
la
impr
esió
n
del
carg
ue.

Real
izar
la
impr
esió
n
del
form
ato
Plan
illa
de
Entr
ega
s de
y
Plan
illa
Cam
bio
de
Cust
odia
al
Distr
ibuid
or
Mot
oriz
ado
/
Distr
ibuid
or a
pie
del
carg
ue a
sect
or
de
distri
buci
ón
una
vez
regi
stra
dos
los
enví
os
con
seg
uimi
ento
y sin
seg
uimi
ento
.

El
siste
ma
asu
me
auto
máti
cam
ente
que
los
enví
os
con
seg
 uimi
ento
y sin
guía
que
dan
regi
stra
dos
en
una
Plan
illa
de
Entr
ega.

Tipo
:H
Firm Aux C
Firmar cambio de custodia ar el iliar a
form Log m
ato ísti bi
Plan co o
illa Tip de
Cam oB C
bio (Ro us
de l to
Cust Dist di
odia ribu a
al ció S
Distr ny ec
ibuid Ent tor
or reg Di
Mot a) str
oriz Dist ib
1
ado ribu uc
0
/ idor ió
.
Distr mot n
ibuid oriz SI
or a ado P
pie (Ro O
de l S
los Dist T
enví ribu Pl
os ció an
carg n) ill
ado Dist a
s al ribu C
sect idor a
or, a m
Doc pie bi
ume (Ro o
nto l de
de Dist C
 iden ribu us
tifica ció to
ción, ny di
Nom Ent a
bre, reg al
Car a) Di
go, str
Fec ib
ha y ui
hora do
. r

El
Distr
ibuid
or
Mot
oriz
ado
/
Distr
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or a
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verifi
ca
que
todo
s los
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os
físic
os
esté
n
rela
cion
ado
s en
el
cam
bio
de
cust
odia
.

Tipo
:V
Regi Dist G
strar ribu uí
1 Entregar los envíos en la
dirección de destino la idor a
1
infor mot SI
.
maci oriz P
ón ado O
falta (Ro S
nte l T
en Dist Li
el ribu st
form ció a
ato n) de
Plan C
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de ribu re
Entr idor os
ega a Pl
de pie an
enví (Ro ill
os l a
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seg ribu E
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ento ny eg
y Ent a
radi reg SI
car. a) P
O
Real S
izar T
la
gesti
ón
de
entr
ega
en
la
dire
cció
n de
desti
no
rela
cion
ada
en
el
enví
o,
en
las
con
dicio
nes
míni
mas
de
la
dire
cció
n
(pla
cas
en
ejes
viale
sy
el
pred
io),
de
acu
erdo
a la
con
dició
n
gen
eral
No
4.5.

Soli
citar
al
desti
nata
rio
nom
bre
legib
le,
núm
ero
de
iden
tifica
ción
y/o
teléf
ono,
fech
ay
hora
en
form
ato
Plan
illa
de
Entr
ega
so
Guí
a
 SIP
OST
.

Dilig
enci
ar el
form
ato
Lista
de
Corr
eos
con
los
enví
os
que
deb
en
ser
publi
cad
os,
de
acu
erdo
a la
con
dició
n
4.12

Reto
rnar
al
Cent
ro
de
Distr
ibuci
ón,
Punt
o
Ope
rativ
oo
Age
ncia.

Tipo
:H
1 Clas Dist G
2 Clasificar los envíos por ificar ribu uí
. motivos de devolución enví idor a
 os mot SI
por oriz P
entr ado O
ega (Ro S
do y l T
no Dist Pl
entr ribu an
ega ció ill
do. n) a
de
Agru Dist E
par, ribu ntr
Guí idor eg
a a a
SIP pie SI
OST (Ro P
cum l O
plida Dist S
sy ribu T
Plan ció G
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de Ent a
Entr reg SI
ega a) P
s. O
S
Agru T
par
enví
os
por
moti
vos
de
dev
oluci
ón.

TIP
O: H
Rec Aux G
Recepcionar envíos y epci iliar uí
pruebas de entrega onar Log a
el ísti SI
form co P
ato Tip O
1 Plan oB S
3 illa (Ro T
. de l Pl
Entr Dist an
ega ribu ill
so ció a
Guí ny de
a Ent R
SIP reg el
OST a) ac
y los ió
enví n
os de
no E
entr nv
ega ío
dos s
con SI
su P
resp O
ectiv S
a T
caus
al
de
dev
oluci
ón.

Verif
icar
los
dato
s de
rece
pció
n de
desti
nata
rio
(no
mbr
e
legib
le,
núm
ero
de
iden
tifica
ción
y/o
teléf
ono,
fech
ay
hora
).

Verif
icar
que
el
enví
 o
cue
nte
con
el
stick
er
de
dev
oluci
ón
com
plet
ame
nte
dilig
enci
ado.

Tipo
:V
Real
Registrar la liquidación de izar
envíos con o sin el
seguimiento regi
stro
de
Li
los
qu
enví
id
os
ac
sin Aux
ió
seg iliar
n
uimi Log
de
ento ísti
S
teni co
ec
end Tip
tor
o en oB
1 es
cue (Ro
4 de
nta l
. Di
la Dist
str
canti ribu
ib
dad ció
uc
de ny
ió
enví Ent
n
os reg
SI
sin a)
P
seg
O
uimi
S
ento
T
o el
pes
o
total
de
los
mis
mos
no
entr
ega
dos
y
asig
narl
e la
caus
al
de
no
entr
ega
corr
esp
ondi
ente
a el
servi
cio
sin
seg
uimi
ento
.

Real
izar
el
regi
stro
de
los
enví
os
con
seg
uimi
ento
teni
end
o en
cue
nta
el
códi
go
del
enví
o, el
esta
do
de
no
entr
ega
seg
ún
la
caus
al y
el
esta
do
de
la
entr
ega.

Regi
strar
los
enví
os
del
servi
cio
EM
S en
siste
ma
de
infor
maci
ón.

Real
izar
la
impr
esió
n
del
form
ato
Liqui
daci
ón
Sect
ores
de
Distr
ibuci
ón
SIP
OST
.
Verif
icar
que
todo
s los
enví
os
(con
y sin
seg
uimi
ento
)
entr
ega
dos
y no
entr
ega
dos,
esté
n
rela
cion
ado
s
con
sus
resp
ectiv
os
esta
dos.

El
siste
ma
asu
me
auto
máti
cam
ente
la
impr
esió
n
del
el
doc
ume
nto.

Esta
 activ
idad
aplic
a
solo
para
los
Cent
ros
Ope
rativ
os
con
siste
ma
SIP
OST
.

TIP
O: H
Firm
Firmar el formato ar el
Liquidación sectores de form
distribución SIPOST ato
Liqui
daci
Li
ón
qu
de
id
Sect
ac
or Aux
ió
de iliar
n
Distr Log
de
ibuci ísti
S
ón co
ec
indic Tip
tor
and oB
1 es
o el (Ro
5 de
No l
. Di
de Dist
str
doc ribu
ib
ume ció
uc
nto ny
ió
de Ent
n
iden reg
SI
tifica a)
P
ción,
O
nom
S
bre,
T
carg
o,
fech
ay
hora
.
 Tipo
:V
Entr
Trasladar pruebas de egar
entrega de los envíos a diari
digitalización. ame
nte
la
Plan
illa
de
Entr
ega
so
guía
SIP
OST
para
digit
aliza
ción. Aux
iliar
Una Log
vez ísti
reci co
bida Tip
s las o B
1
Plan (Ro
6
illa l
.
de Dist
Entr ribu
ega ció
so ny
guía Ent
s reg
SIP a)
OST
digit
aliza
das,
entr
egar
las
copi
as a
Cont
rol
de
Cali
dad,
esco
gien
do
alea
toria
men
te
una
mue
stra
repr
ese
ntati
va,
defi
nida
por
el
Prof
esio
nal
Juni
or
(Rol
Distr
ibuci
ón y
Entr
ega)
oa
quie
n
dele
gue
n
para
esta
s
funci
one
s.

Cont
inua
r
con
el
proc
edi
mie
nto
Cont
rol
de
Cali
dad.

TIP
O: H
 Tie
mpo
de
las
activ
idad
es 2
a 16
:1
dh
¿El
remi
tent
¿El remitente es urbano? e es
urba
no?

SI:
Op
Cont
era
inua
dor
r
logí
1 con
stic
7 la
o
. activ
(rol
idad
cap
18
tura
NO:
)
Cont
inua
r
con
la
activ
idad
19
Reto
Retornar guías rnar
cumplidas y/o envíos guía Aux
devueltos al remitente SIP iliar
OST Log
cum ísti
plida co
s Tip
(ser oB
1
vicio (Ro
8
s l
.
expr Dist
esos ribu
y ció
masi ny
vos) Ent
y los reg
enví a)
os
dev
 uelt
os al
el
remi
tent
e (si
son
enví
os
urba
nos)

Tipo
:H
Si
Retornar guías son
cumplidas y/o envíos enví
devueltos CTP os
local
es
des
pac
har
las
guía
s
cum
Aux
plida
iliar
s y/o
Log
dev
ísti
oluci
co
one
Tip
sa
oB
1 CTP
(Ro
9 Entr
l
. egar
Dist
a la
ribu
zon
ció
a
ny
resp
Ent
ectiv
reg
a.
a)
Tipo
:H
Tie
mpo
de
las
activ
idad
es
18 a
19 :
1 dh
2
0 FIN FIN
.

8. DIAGRAMA DE FLUJO BAJO LA METODOLOGÍA SIPOC

Flujograma Distribución de Envíos Postales

9 SOFTWARE Y HARDWARE

SIPOST-DE INFORMACIÓN-Equipo de cómputo-Lector de código de barras

10 RESUMEN DE ACTIVIDADES

11 CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL PROCEDIMIENTO

8. IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS:
FECHA
VERSIÓN CRITERIO(S) CAMBIO
APROBACIÓN
Debido al nuevo mapa de procesos, cambia la
1 21/Oct/2009 Código
codificación de este documento.
2 30/Sep/2011 Actividad 2 Se agrega el control de seguridad Postal.
Se modifica la condición con el animo de agrupar
2 30/Sep/2011 Actividad 4
varias novedades en una sola.
Actividad 5, 7, 8, Se eliminan debido a la agrupación de las
2 30/Sep/2011
9, 10, 11, 12 y 13 novedades en la actividad .
Se especifica que el formato debe firmarse con
2 30/Sep/2011 Actividad 6
nombre completo y legible.
Se modifica la condición con el animo de agrupar
2 30/Sep/2011 Actividad 9
varias novedades en una sola.
Se eliminan del procedimiento anterior estas
2 30/Sep/2011 Actividad 19 y 20
actividades debido a la agrupación de novedades.
Se estipula el área de reacondicionamiento de
2 30/Sep/2011 Actividad 13 envíos de acuerdo a los lineamientos de seguridad
postal.
Se cambia de sitió la actividad ya que los
2 30/Sep/2011 Actividad 16 distribuidores deben primero organizar los envíos
antes de pasar a capturar.
Se agrega el retorno de las devoluciones al
2 30/Sep/2011 Actividad 31
subproceso de tratamiento.
2 19/Oct/2011 CAPITULO 4.2 Se corrige proceso por subproceso.
2 19/Oct/2011 NORMATIVAS Se corrige a NTC GP 1000: 2009
Se ajustan los nombres de los cargos de acuerdo a
2 19/Oct/2011 RESPONSABLES los manuales de funciones de los aliados
estrategicos y colaboradores
Se actualizó de acuerdo a los propósitos del
3 06/Abr/2012 Objetivo
subproceso.
Se alineo de acuerdo a las especificaciones
3 06/Abr/2012 Alcance
requeridas por el subproceso.
Se incluyeron las siguientes definiciones:
Manifiesto de Despacho
Definiciones y Se incluyeron las abreviaturas:
3 06/Abr/2012
abreviaturas P, H, V, A, AG, AP, CC, CD, CM, CO, CU, DA, dh,
DU, EP, LC, NS, PL, PO, PQR, PV, SE, SIPOST,
UCC, UEF, UPA, UPT, UPX, USC
Se agruparon de acuerdo a los requerimientos y
especificaciones del subproceso, con el objetivo de
dar cumplimiento a la normatividad que administra
dentro de la operación, se incluye información de
los instructivos:
Condiciones
3 06/Abr/2012
Generales Envíos mal encaminados o con dirección
insuficiente
Gestión de devoluciones y pruebas de entrega.
Gestión de entrega de envíos documentos
Envíos publicados en lista de correo
 Se incluyeron las siguientes condiciones:

4.5 Criterios para entrega o devolución de envíos

4.6 Perdida de prueba de entrega
4.7 Perdida de envío
4.8 Reacondicionamiento
4.9 Codificación
4.10 Otras condiciones
Se incluyeron los siguientes registros:
Guía SIPOST
Salida de Transporte SIPOST
Control de Despacho SIPOST
Planilla de Entrega de Envíos
Planilla de Entrega SIPOST
Reporte No Conformidades del Servicio
Documentos,
Planilla de Relación de Envíos SIPOST
3 06/Abr/2012 registros
Manifiesto de Despacho SIPOST
referenciados
Orden de servicio SIPOST
Cambio de Custodia Sector Distribución SIPOST
Liquidación Sectores de Distribución SIPOST
Lista de Correos

Se incluyó el siguiente documento:

Control de Calidad
Se elimina el instructivo Entrega de Documentos
dado que incluyó como condición general en
3 06/Abr/2012 Documentación
procedimiento Distribución de Envíos Postales y
Control de Calidad.
Se elimina el instructivo Devoluciones de Envíos
dado que el contenido se incluyó como condición
3 06/Abr/2012 Documentación
general en procedimiento Distribución de Envíos
Postales y Control de Calidad.
Se elimina el instructivo Retorno de Guías
Cumplidas dado que el contenido se incluyó como
3 06/Abr/2012 Documentación
actividades en procedimiento Distribución de
Envíos Postales.
Se incluyeron los componentes Flujograma SIPOC,
Software y Hardware utilizado, Resumen de
3 10/May/2012 Estructura actividades, Control y seguimiento de
procedimientos de acuerdo a procedimiento
Elaboración y Estructura de documentos.