ACTA 230

CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

LUNES, 09 DE JULIO DEL 2018

Revisaron las actas N. 228 y N. 229, ambas actas aprobadas.

INVITADOS

ORDEN DEL DÍA

El Sr. Carlos Henry Cárdenas habla sobre lo que se cambió en la operación de

Mabe, en la parte administrativa se cambió prácticamente el 100% los todos
auxiliares de sistemas, en la bodega se hicieron cambios en el personal y la
cuadrilla y la idea es cambiar los auxiliares de despacho.
Plantea una propuesta clara para el 24 Julio finalizando el mes presentarles el
informe con datos claros; apoyado de un informe gerencial balance del primer
semestre y cómo será el segundo semestre, si hubo cambios de presupuesto y
con relación a los contenedores cuantos faltan por ingresar por Cartagena
como por Buenaventura, para que conozcan el panorama de lo que se viene a
futuro.

Se presenta la gerente financiera Sandra Milena Chica Duque quien va a

mostrar el informe por centro de costos a Mayo del 2018.
El informe presentado se anexa al acta.

Se presentan las inquietudes del personal asistido a la reunión del consejo de

administración.
1. Ingresos a Mayo del 2018
Materiales (10 empleados),
Exportaciones, CDR, Bif (68 empleados rotación)
Min 34
El Sr … pregunto si en los ingresos de la operación de materiales se tiene
incluido el carro de la cooperativa, la Dra. Sandra Milena Chicha Duque le
responde que no solo es la operación de la agencia; discriminando los valores
así: 92% gastos personal, 2% Gastos de elementos de aseo y cafetería, 3%
Montacargas el cual incluye los gastos de combustible, el mantenimiento y la
depreciación haciendo énfasis por el centro de materiales; también teniendo en
cuenta el seguro por inventarios.
**(CDR, exportaciones y bif: se presenta en conjunto de acuerdo a la
negociación de mabe rotan los empleados) 68 empleados
Min 37
75% gastos de personal, 37% gastos de arrendamiento, 7% Seguro y
Montacargas , 6% vigilancia, 3% Aseo y cafetería.
Sr … hace una apreciación de acuerdo a los tres centros de costos en
conjuntos desea discriminar los valores debido a que cada uno es un negocio,
sería bueno tenerlos ingresos por individual, Dra Sandra Milena Chica Duque
responde que por la negociación de Mabe rota el personal y debido a eso se
obtendrían pérdidas o utilidad pero si desean miramos los centros
discriminados.
Min 40
El Sr. Carlos Henry Cárdenas Valencia hace el comentario de la rotación del
personal dando un detalle exacto; estás tres operaciones es lo más logístico
que hay; haciendo énfasis en Materiales se enfoca detalladamente del
requerimiento del producto y de transporte; Ángel y Felipe están pendientes de
donde hay mayor operación para reforzar, cuando Mabe cancelo el segundo
turno, hace un mes el personal que sobraba no lo socaron lo dejaron para la
operación y el 17 de este mes nuevamente empieza la operación y los tenemos
concentrados en CDR.

(Discrimina cargues y descargues que empezó en Abril)

El Sr …. realizó una pregunta con relación al control que se tendrá con los
gastos de la cuadrilla, la cual la Dra. Sandra Milena Chica Duque le responde
que se lleva a cabo por operacionales la cuenta de cargues y descargues, la
cual es una cuenta de ingresos.
También se hablaron de los ingresos, los gastos y la utilidad de las camionetas
propias de la empresa, teniendo en cuenta la cantidad que se tiene en cada
agencia: Manizales tres (3), Bucaramanga una (1), Yumbo cuatro (4),
Cartagena tres (3) y en Sabaneta (1) obteniendo un total camionetas propias
de la cooperativa doce (12) camionetas.

Camionetas de Manizales, Min 46

El Sr Carlos Henry Cárdenas Valencia, hace una apreciación del promedio de
la tarifa que cobramos es de $25.000 unidades, el recorrido diario es atender
pueblos Armenia, Salento pueblos cercanos a Armenia entregas a Pereira,
Dosquebradas, lo que sale aquí de Manizales y norte del valle, Tuluá y Duple
hacen el plan de entregas, cargan en la tarde. El margen que da es bajito pero
sirve mucho en el tema de servicio que apoyan estas dos camionetas en la
zona cafetera y el norte del valle es importante en las ayudas en el compromiso
en los saldos que quedan en los camiones. En la operación de la zona cafetera
de Manizales tenemos de apoyo tres (3) camionetas más, un foráneo entrega
martes y jueves en Ibagué y Girardot con domicilios y entregas sin fin,
camioneta que apoya Zona cafetera y Risaralda; un camión pequeño en las
entregas del norte del valle despachado con los domicilios son para Cartago
Zarzal Tuluá y Buga y lo completamos con abastecimientos a Cali, estamos
bregando para volver la operación más eficiente.

El Sr. Carlos Henry Cárdenas Valencia aporta que en la operación de

Materiales hasta Abril teníamos una figura donde nos pagaban por día hasta
Marzo 30, hubo un cambio en la operación agilizando los procesos en
recepción en la planta para sacar un camión, es decir, dejar solo un vehículo;
que hicimos nosotros en la contratación después de Abril ya quedo fue muy
alta le calculamos al vehículo para trabajar dos turnos de 6 a 2 y de 2 a 10 con
la opción d que hicieran viajes nacionales aprovechando el abastecimiento y
sacamos el camión llegando aún acuerdo con el asociado, dejando la
operación así; el camión trabajo en Mayo solo, lo que nos afectó debido a que
trabajaba un turno y salió a vacaciones después van a mejorar en gran medida
y como mínimo tenemos cuatro (4) viajes diarios.
El Sr. German comenta que empieza afectar en el mes de Julio y no en el mes
de Mayo, tendría el comportamiento normal le contesta el Sr Carlos Henry que
no, si cambia el resultado del ejercicio el Sr. German al mes de Mayo viene la
operación normal, cambio la operación que no venga a decir que en Junio y en
Julio va hacer una cosa distinta es que el promedio esta dado.
Sr Juan Carlos yo entiendo a Don Carlos Henry porque yo conozco esa
operación, el bajonazo del camión fue porque cerraron los turnos y no hace
más urbanos.
Sr Geman cerramos el camión del asociado, el comportamiento de nosotros va
hacer los ingresos son para nosotros solos.
Sr. Juan Carlos agrega que al momento de trabajar los dos turnos va a generar
mayores ingresos.
Sr Carlos Henry Cárdenas Valencia aporta que mejora la operación debido a
que empieza a trabajar ambos turnos. La tarifa por viaje está a $86.000
tenemos cuatro (4) viajes diarios.
Camioneta de Bucaramanga
Sr Carlos Henry Cárdenas Valencia la operación de Bucaramanga es
Floridablanca no tiene que hacer recorridos largos la distribución es cerca, en
la operación tenemos condiciones normales apoya un foráneo y cuando hay
promociones y utilizamos tres (3) la zona de influencia es Bucaramanga.
Sr Carlos Henry Cárdenas Valencia ponemos unas condiciones y le explico
operación por operación, hemos ofrecido para que pongan a trabajar
camionetas allá.
Sr Geman quiero que vayamos tomando decisiones y lo saquemos a luz
pública con buena situación, la gente se queja por la exigencias de la
cooperativa seamos equivalentes e iguales en el tratamiento, se le debe
permitir más al asociado que al foráneo.
1:04 hora con 4 min
El Sr Carlos Henry Cárdenas Valencia le dijo a German que no tenía ningún
problema, le quiero explicar el panorama debido a que es una influencia que
tiene y con parte del informe que les presento el 24 tomemos decisiones
precisas y claras.
1:08 hora con 8 min
El Sr Carlos Henry Cárdenas Valencia les explico cómo se maneja la
operación en Yumbo, comparado con Girón y Bucaramanga es muy similar es
muy urbano no atiende zona largas, de pronto se atienden domicilios a puerto
tejada y entregas en el sur, para la operación tiene cuatros (4) camionetas, nos
apoyamos con una (1) de un foráneo y dos camionetas look que atienden las
zonas de difícil acceso como barrios peligrosos.
1:10 hora con 10 min
Sr … ¿la tarifa que se paga en el eje cafetero contra la Tarifa que se paga en
Yumbo y Bucaramanga? Contesta el Sr Carlos Henry Cárdenas Valencia por
decir algo la tarifa en Cali es de $22.000 y nosotros tenemos igual la tarifa en el
valle con el anterior gerente de logística nos tocó pagar esa tarifa porque había
una empresa nueva en Bogotá que estaba muy interesado y aún así la
cotización era de $19.000 la unidad. La tarifas exactas: todo lo que es zona
cafetera, norte del valle y Manizales $25.800, en yumbo $22.028 (lo que es
Cali, Palmira, la candelaria), en sabaneta tenemos tarifas diferenciales $25.000
zona metropolitana y tenemos una tarifa muy buena al oriente y todas es
parcelaciones y fincas pero al tarifa es muy similar, en Cartagena está a
$24.000 y en barranquilla santa marta $37.000 y en Bucaramanga a $25.000.
1:14 hora con 14 min
Sabaneta
El Sr Carlos Henry Cárdenas Valencia en Sabaneta tenemos una (1)
camioneta no más, allá hemos logrado consolidar la operación normal se
requiere seis (6) camionetas más y hay una que cuando hay picos o hay
promociones apoya en esos momentos, entonces son acerca de siete (7)
camionetas. En Sabaneta pasa algo especial hacia Rio negro a los lados de
Antioquia va los Martes, los jueves y los Sábados teniendo unas tarifas
interesantes en esa zona, adicionalmente cuando hay entregas en
parcelaciones y conjuntos cerrados, por decir algo para ir de Sabaneta a Rio
Negro tenemos una tarifa de $41.000 eso lo pudimos hacer, es parte de una
negociación. Pero los Lunes, martes y viernes entregamos en zona
metropolitana en Barbosa y Girardota son también a $41.000 unidad.
Cartagena 1:20
El Sr Carlos Henry Cárdenas Valencia en Cartagena nosotros hemos tratado
de sacarle más rendimiento a la operación en despachos en coordinación, la
zona de influencia es Barranquilla y Santa marta con una tarifa de $37.000 por
unidad, nos afecta mucho el tema de horas extras esperamos controlarlo por
parte de la nueva administración, contamos con rutas a Montería y Sincelejo,
adicional hasta Valledupar y los pueblitos. En Cartagena en este momento
tenemos tres (3) camionetas de la empresa pero reforzamos con cuatros (4)
dos 2 camionetas enfocadas en Cartagena y Montería, también transporte a
Barranquilla y uno o dos foráneos que nos sirven de apoyo.

Bucaramanga –Cúcuta 1:23

El Sr Carlos Henry Cárdenas Valencia en Bucaramanga – Cúcuta nosotros
cobramos por administración de bodegas e inventario, básicamente la
distribución de ese dinero es ocasional de domicilios se atiende
abastecimientos y apoya mucho en la entrega final de clientes con los
asociados.

Yumbo 1:27
El Sr ….. ¿El seguro que nosotros tenemos es individual para cada agencia?
La Sr Sandra Milena Chica Duque le responde que a nivel contable
empezamos hacerle la distribución para que cada uno asuma una parte de ese
gasto.
El Sr Carlos Henry Cárdenas Valencia en Yumbo tenemos la operación de
Mabe aunque el primer semestre la situación de los contenedores fue bajito, lo
que se tenía pensado era trasladarnos de bodega como la situación no se dio
por temas de contratos de arrendamientos vamos hasta el año entrante volvió y
se cambió a traer mucho contenedor a Cali, adicional en Cali tenemos
operaciones con Electrolux, electrojapones vamos creciendo, como le les dicho
es una operación que a la medida de ingresen buenos contenedores por
Buenaventura mejoraríamos el resultado siendo una de las operaciones más
estables que tenemos; a pesar de la perdida de Friomix no fue mucho la
afectación que se dio pero es una operación que es de ponerle cuidado.

Cartagena 1:32
El Sr German hace una comentario de acuerdo al jefe de operaciones de la
agencia de Cartagena, me voy a meter en la restructuración no tiene tiempo en
todo el día para programar las actividades de entrega de mercancía, porque se
tiene que quedar hasta las 6 o 8 de la noche planillando, me parece a mí que
es improductividad ¿Cuánto vale una hora extra del jefe de operaciones de
allá? La Sra Sandra Milena Chica Duque le responde que gana $2´100.000,
valor de hora extra $22.000.
El Sr German le dice a Don Carlos Henry que cuando vaya a la agencia
plantear la situación del jefe de operaciones al nuevo administrador.
El Sr Carlos Henry Cárdenas Valencia en Cartagena además de los problemas
que se han tenido administrativo y los cambios que se están haciendo para
mejorar la operación, ha habido un problema grave del ingreso de
contenedores estamos por debajo del año cerca de 15.000 unidades menos
este año por debajo, verificaremos que si en el volumen que ingresa de
importado esta bajito y ahí es donde tenemos la oportunidad de generar mayor
ingreso porque el lavo nos ayuda a mejorar los ingresos de la cooperativa, la
distribución se maneja por unidades a toda la costa atlántica, lo único que no
se maneja por unidad son los viajes al interior del país. Este primer semestre
les voy a mostrar el comportamiento y como pudo a ver afectado el hecho de
no haber ingresado esas 15.000 unidades, por contenedor aproximadamente
210 unidades, es decir, 71 contenedores.
El Sr German plantea para solucionar las horas extras tener el control
directamente de la administración porque desde el momento que llega la orden
de Mabe debemos reaccionar para cargar lo más pronto posible, un ejemplo si
llega la orden a las 11am y está cargando a las 4pm como no van a generar
horas extras, esto es lo que debemos mejorar con la nueva administración.
2:07 dos horas y 7 min
Sr German yo considero que en Cartagena aprendiendo de estas debilidades
que tenemos hacerle recomendaciones al nuevo administrador que se siente
con el jefe de operaciones la preocupación es muy grande, recomendar que el
tema esta con continua vigilancia, el reporte semanal deben de estar aquí,
¿Evaluadas? Ya la administración determina quién debe hacer el control, no es
solo el reporte es evaluar las tareas y adquirir unos compromisos.
2:08 dos horas y 8 min
El Sr Jorge Alberto Ceballos aportó no sé si recuerdan el consejo que se
realizó en el hotel Escorial, el ejemplo de la niña despachos Damis ella a las 7
de la noche despachando, ¿Por qué vehículos a esta hora? Y ella decía que no
se consiguen, no hay carros, todo es como para después de la seis de la tarde
pero uno si la veía llamando, toda la gente que se queda esperando entonces
el tema del tablero es ahí donde se presenta en el informe de don Carlos Henry
implementar el tablero, aquí hay un tema que es de manejo.
El Sr Carlos Henry Cárdenas Valencia la única es que si alguien me va
acompañar se da cuenta de detalles.
El Sr Geman este tema hay que mirarlo, trabajarlo y evaluarlo, hay que bajar el
tema de las horas extras
El Sr Jorge Alberto Ceballos es mirar si las horas extras son o no son
justificadas.
Sabaneta 2:13 dos horas con 13 min
El Sr Carlos Henry Cárdenas Valencia en la operación de Sabaneta
aproximadamente 3 años o 4 años había una probabilidad muy alta de abrir la
agencia se planteó los despachos domiciliarios, entrega directa desde aquí
desde Manizales, se le propuso a Mabe que nosotros le ponemos la bodega en
Medellin y por concepto de arrendamiento casi todo lolo asumimos nosotros,
que aseguramos nosotros aseguramos la operación y agilizar el desgaste de
no cargar un carro las 4 am o 11 de la noche hacer el trasbordo y a la vez
logramos que el abastecimiento y la distribución a clientes a Medellin no lo
entreguen a nosotros. Lo que afecta esa facturación todo entra por Manizales,
hay un margen de utilidad no solamente se benefician los asociados, tratamos
de incrementar los despachos con HACEB, SODIMAC, es de evaluar si
podemos seguir así para seguir creciendo, anunciando los viajes para los
asociados estábamos en 7 u 8 viajes, hemos aumentado a 19 o 20 viajes. Para
final de este mes en la próxima reunión, les muestro el margen para que
ustedes lo conozcan, los viajes que se despachan de aquí de Manizales a esa
zona de influencia y ya evaluamos si es interesante o no. Si ustedes lo
consideran lo continuamos, darle la oportunidad al consejo de Administración
de evaluarlo mirar y si ustedes lo consideran vamos donde el cliente y
organizamos las condiciones.
El Sr German ¿Cuánto nos vale esa bodega y cuántos metros cuadrados? El
Sr Carlos Henry Responde 1.100mt2 y la Sr Sandra Milena Chica Duque se
paga de arriendo mensual $15.648.000
Sr Juan Carlos Gómez aporta que la bodega está muy bien ubicada tienes sus
muelles, es muy cerquita.
El Sr Jorge Alberto Ceballos en caso del asociado el parqueadero debe primar
en Cootransnorcaldas el despacho, el recibo y toda la manipulación, si es
complejo como solucionarlo responde el Sr Carlos Henry y German de que se
deben adicionar parqueaderos, solo se maneja mercancía de Mabe.
El Sr Carlos Henry Cárdenas Valencia abría un riesgo del transporte de aquí
Manizales, se benefician 8 carros.

2:22 Chinchiná-Buenaventura-Funza (No almacena, solo transporte)

El Sr Carlos Henry Cárdenas Valencia en Chinchiná sólo tenemos un cliente
Fabrica de Café Liofilizado, el beneficio para el asociado es muy poquito la
mayor parte la realiza el Foráneo, los contendores hay que traerlos vacíos de
Cogota y se llevan a Buenaventura.
El Sr Carlos Henry Cárdenas Valencia en Buenaventura es una operación
buena, además de Mabe tenemos otros clientes que despachamos para acá
para Manizales, afecto mucho 2 meses la disminución del despacho de
contenedores, en Junio casi 108 contenedores va a mejorar la situación de
Buenaventura y de Cali en tema de ingresos; Orlando ya se pensiono, en su
momento se consultó al asesor laboral por solicitud estará hasta 15 de
Diciembre y ya presento la carta de renuncia.
El Sr Carlos Henry Cárdenas Valencia en Funza el empleado está ubicado en
la bodega de Mabe no sabemos hasta cuando no lo van a permitir, no pagamos
arriendo nos ahorramos un dinero, estamos despachando viajes de Materia
prima y de Electro japonesa, los viajes están incrementando esperamos seguir
creciendo y respecto a lo que Mabe nos diga en Funza estamos reduciendo
espacios.
Manizales 2:37 - 2:40
El Sr Carlos Henry Cárdenas Valencia
Sr Jorge Alberto Ceballos si los ingresos están por debajo y excedente está en
$113´000.000, el análisis del consejo pasado era que los gastos de alguna
forma de un año al otro habían disminuido pero el problema era la generación
de los ingresos.
2:52
El Sr Geman recordemos que los costos y gastos habían bajado, y los gastos
del personal se habían incrementado, bajamos en ingresos, bajamos los costos
pero los gastos operativos fijos se incrementaron en más de la proporción con
respectos al año 2017; los gastos del personal es donde estamos estancados
hay que analizarlos.
El Sr Carlos Henry Cárdenas Valencia en los gastos del personal no sé si
afectará lo de la cuadrilla que se contrató en Manizales, responde el Sr Juan
Carlos Gómez, si lo que afecta porque se contrató en el mes de Marzo.
Sr …. Quedo preocupado con Cartagena espero que mejore con la nueva
administración, también preocupado con Sabaneta que con esta nueva
negociación mejoré, se benefician ellos asociados directamente los afectas.
El Sr …. ¿Qué medidas se pueden tomar donde con esas partes donde nos
dejan tanta perdida? El Sr Carlos Henry Cárdenas Valencia hay dos cosas que
hay que enfocar aprovechando la visita a Cartagena con Misael y con Don
Carlos mostrarles el informe de cómo está la situación de distribución y en el
tema de importados como afectan como deberían estar las tarifas por unidad,
es un tema de negociación se los comparto en la próxima reunión y tomamos
decisiones.
3:04
El Sr Carlos Henry Cárdenas Valencia No es lo más fácil, les hablo desde dos
esquemas estamos haciendo mejoras en procesos internos desde Cartagena,
lo estamos haciendo también en Medellin, en Cali y aquí en Manizales
adicional es mirar el negocio, venimos en una recuperación para lo que
tenemos junio estuvo bajito y por los datos que traigo son exactos, presionar el
cliente para negociar tarifas no ahorita pero si para fin de año.
El Sr Carlos Mario Medidas se puede tomar, por parte de la administración las
medidas son pocas porque prácticamente los que nos tocó las riendas de
Cartagena fue al consejo, porque si nosotros no hubiéramos entrando ante eso
las cosas estarían igual o peor, entonces yo pienso que desde la
administración deben haber soluciones mejores y no esperar que nosotros
hagamos el trabajo y como vamos a solucionar, traer propuestas, no se toman
decisiones de fondo para arreglar la empresa, hay oficinas que dan buenas
ganancias
El Sr … yo comparto algunos temas con usted se han tomado medidas desde
el consejo; es un negocio que se tiene que ver desde todos los puntos de vista,
la parte administrativa si ha tomado medidas pero que bueno que uno
encontrará el camino, hay una cantidad de variables en el mercado, me parece
interesante el tema administrativo lo de Cartagena es preocupante.
3:10 tres horas y 10 min
El Sr ….. me parece interesante que alguien lo acompañe en el tiempo que va
estar en Cartagena, para observar y analizar para poner metas al nuevo
administrador.
El Sr German mientras nosotros estemos anclados a Mabe debamos responder
a nuestro generador de carga la empresa no es nuestra la empresa es de otro
debemos replantear la negociación nosotros no podemos tener ese dinamismo
porque debemos mirar la oferta y la demanda de la empresa bajo la
contratación, nosotros tenemos contratación bajo mercancía movilizada no
tenemos una contratación por periodo fiscal trabajado que son situaciones
distintas, si tenemos un corta pizas que independientemente de la facturación
tenemos que tener un costo fijo en la operación ese es un tema fundamental
que Cootransnorcaldas debe de ser autónomo en la nómina, somos nosotros
no es Mabe.
3:17
El Sr Jorge Alberto Ceballos yo pienso que hay dos cosas metiéndome en
parte del representante la estructura del servicio con Mabe ha venido siendo la
misma durante mucho tiempo, seamos sinceros a nivel de administración
debemos reevaluar la contracción con Mabe claro esta si Mabe lo permite; si
Mabe sigue bajo ese esquema nosotros seguimos lo mismo y otra aspecto es
la distribución de lo que es oficina mirar cómo repartirla bajo un esquema que
se técnico hacer un análisis distinto mirándolo por centro de costo o en general
con ayuda si es necesario atribuyéndolo los gastos de administración.
3:19
El Sr ….. el efecto final es el mismo lo que debemos replantear es el tipo de
negocio que tenemos sin decir que es malo, replantear la dinámica.
3:
E Sr Carlos Henry Cárdenas Valencia en lo que usted dice German en parte es
cierto, en Cartagena si hay mucho volumen de 5.000 unidades en un mes
porque podemos sacar personal de la cuadrilla para esa operación, es
identificar que problemas tenemos allá, no es que no hagamos nada porque si
lo hacemos tenemos un tema de servicio por todo lado revientan cosas no es
por falta de personal se les da las capacitaciones, en esa parte de la nómina
porque razón el agente que desplazar o sacar en un periodo determinado;
ejemplo Cali tenemos la cuadrilla tercerizada lo vamos a tener por otra
empresa y bajamos casi 30 empleados ahí en lo que nos da la parte nuestra
porque para que este negocio tenemos un componente adicional que es muy
grave de la parte del cliente.

3:55 tres horas y 55 min

1. Informe por centro de costos a Mayo del 2018

INGRESOS OPERACIONALES:
- Transporte de carga
- Administración de Bodegas e inventarios
- Transporte de Pasajeros

Se analizó el gasto de la cuadrilla dando fin al convenio con Servigener,

teniendo en cuenta que se inició esta operación en el mes de Abril del año en
curso, discriminando Abril y Mayo (12 personas en la cuadrilla) este valor
incluye horas extras. Interviene el Sr. XXXXXXX ¿Qué control tienen para
llevar estos gastos? Se llevan a Cargues y descargues, la cual es cuenta de
ingresos. También se hablaron de los ingresos, los gastos y la utilidad de las
camionetas propias de la empresa, teniendo en cuenta la cantidad que se tiene
en cada agencia:
Manizales tres (3), en Bucaramanga una (1), Yumbo cuatro (4), Cartagena tres
(3) y en Sabaneta (1) obteniendo un total camionetas propias de la cooperativa
doce (12) camionetas.