MINISTERIO DE DEFENSA

POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : Grupo Policía de Carabineros y Guías Caninos

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
UNIDAD: DEPARTAMENTO DE POLICÍA ANTIOQUIA
FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 24 DE ABRIL DEL 2015
(GUCAR)
RESOLUCIÓN Y FECHA: RESOLUCIÓN 02952 de 05/08/2013
CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 3.8.6.3.9.3.15.1
RESOLUCIÓN 03020 de 08/08/2013

RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO
CT D M S E
GESTIÓN CENTRAL
1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
1.10 c Derechos de Petición seleccionar y microfilmar una muestra representativa hasta el 1 %
2 años 10 años X X X X de aquellos documentos que sean trascendentales para la Policía
a Quejas, reclamos y sugerencias Nacional. Los demás documentos serán eliminados mediante
a Antecedentes picado.
2 g ACTAS
Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores
2.21 c Actas de Entrega 2 años 5 años X X secundarios. Los documentos son eliminados mediante el proceso
de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central,
seleccionar y microfilmar una muestra representativa hasta el 3 %
2.25 c Acta de Reuniones de Trabajo 2 años 20 años X X X X de aquellos documentos que sean trascendentales para la Policía
Nacional. Los demás documentos serán eliminados mediante
picado.
Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores
2.40 c Actas de Revista 2 años 10 años X X secundarios. Los documentos son eliminados mediante el proceso
de picado.
Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores
2.78 c Actas Compromiso 2 años 5 años X X secundarios. Los documentos son eliminados mediante el proceso
de picado.
Conservación total por ser la única evidencia del soporte
2.81 c Actas de Eliminación Documental 20 años 50 años X X
documental eliminado.
Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestión por
ser un documento de constante actualización, no obstante cuando
la dependencia se suprima o fusione de la estructura orgánica de
2.85 c Actas de Entrega de unidad 20 años 50 años X X
la unidad, se realizara la trasferencia al archivo central. una ves
cumpla los tiempos de retención se microfilmara la totalidad de las
subserie.
25 g EXPEDIENTES
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar
25.22 c Expediente de Semovientes
2 años 5 años X X por carecer de valores secundarios, los documentos serán
a Antecedentes eliminados mediante picado.
29 g INFORMES
Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores
29.1 c Informe a Entes de Control 2 años 5 años X X secundarios. Los documentos son eliminados mediante el proceso
de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar
29.19 c Informe de Back-Up 2 años 5 años X X por carecer de valores secundarios, los documentos serán
eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar
29.25 c Informe de Actividades 2 años 5 años X X por carecer de valores secundarios, los documentos serán
eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar
29.57 c Informe de Novedades 2 años 5 años X X por carecer de valores secundarios, los documentos serán
eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar
29.58 c Informe de Operatividad 2 años 5 años X X por carecer de valores secundarios, los documentos serán
eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar
29.86 c Informe para Judicialización 2 años 5 años X X por carecer de valores secundarios, los documentos serán
eliminados mediante picado.
30 g INVENTARIOS
Conservar totalmente en el Archivo de Gestión y Archivo Central
30.10 c Formato Único de Inventario Documental 0 años 0 años X X
por ser un documento de constante actualización y consulta.
31 g LIBROS
 Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central,
seleccionar una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos
31.6 c Libros de Registro y/o Minutas 2 años 18 años X X X documentos que sean trascendentales para la Policía Nacional y
que ameriten la conservación total. Los demás documentos serán
eliminados mediante picado.
38 g ORDENES
38.10 c Orden de Cumplimiento
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar
a Memorando
2 años 18 años X X por carecer de valores secundarios, los documentos serán
a poligramas eliminados mediante picado.
a Otro
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar
38.12 c Orden de Trabajo 2 años 10 años X X por carecer de valores secundarios, los documentos serán
eliminados mediante picado.
40 g PLANES
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar
40.2 c Plan de Acción
2 años 3 años X X por carecer de valores secundarios, los documentos serán
a Antecedentes eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar
40.7 c Planes de mejoramiento
2 años 3 años X X por carecer de valores secundarios, los documentos serán
a Antecedentes eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar
40.13 c Plan de Seguridad
2 años 3 años X X por carecer de valores secundarios, los documentos serán
a antecedentes eliminados mediante picado.
Conservar permanentemente en el Archivo de Gestión por ser un
48 g TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 0 años 20 años X X
documento de constante consulta.
50 g TRANSFERENCIA
Conservar totalmente en el Archivo de Gestión y Archivo Central
50.1 c Transferencias Primarias 0 años 0 años X X
por ser un documento de constante actualización y consulta.
53 g PLANILLAS
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión
53.3 c Planilla de Correspondencia 2 años 5 años X X
eliminar por carecer de valores primarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión
53.7 c Planilla de Control 2 años 15 años X X
eliminar por carecer de valores primarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar
56 g ESTADÍSTICAS
2 años 5 años X X por carecer de valores secundarios, los documentos serán
a Antecedentes eliminados mediante picado.
86 g PROGRAMAS
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar
86.21 c Programa de Guías Caninos 2 años 8 años X X por carecer de valores secundarios, los documentos serán
eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar
86.22 c Programa de Policía Comunitaria Rural 2 años 8 años X X por carecer de valores secundarios, los documentos serán
eliminados mediante picado.
95 g SISTEMAS DE GESTIÓN
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar
95.1 c Sistema de Gestión de Calidad
2 años 5 años X X por carecer de valores secundarios, los documentos serán
a Antecedentes eliminados mediante picado.
95.2 c Sistema de Control Interno
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central eliminar
a Acta comité de control interno
2 años 5 años X X por carecer de valor secundario, los documentos serán eliminados
a Mapa de Riesgos mediante picado.
a Antecedentes
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central eliminar
95.4 c Sistema de Gestión Ambiental
2 años 5 años X X por carecer de valor secundario, los documentos serán eliminados
a Antecedentes mediante picado.

g SERIE DOCUMENTAL
c SUBSERIE DOCUMENTAL
a TIPO DOCUMENTAL
CT CONSERVACIÓN TOTAL
D DIGITALIZAR
E ELIMINACIÓN
M MICROFILMACIÓN U OTRO SOPORTE
S SELECCIÓN Firma Presidente Comité de Gestion Documental Unidad