República Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular para la Educación Superior

Universidad Nacional Experimental Simón Rodríguez
Núcleo Valencia – Estado Carabobo
Licenciatura: Administración
Mención: Recursos Materiales Y Financieros

EL CONTROL COMO PROCESO ADMINISTRATIVO

(Informe presentado ante la Ilustre Universidad Nacional
Experimental Simón Rodríguez para la exposición en
introducción a la administración, Mención, Recursos
Materiales y Financieros)

Participantes:

- Arminda Suarez

- Luis López

Facilitador:

- Gilberto Heredía

Valencia, 28 de Noviembre de 2019.-

 ÍNDICE DE CONTENIDO
Pág.

INTRODUCCIÓN……………………………………………………………....3

CONCEPTO DE EL CONTROL.................................................................................4

PASOS DEL PROCESO DE CONTROL..............................................................4

PRINCIPIOS DEL CONTROL..............................................................................5

TIPOS DE CONTROL...........................................................................................6

ÁREAS DE CONTROL.........................................................................................6

TÉCNICAS PARA EL CONTROL.......................................................................7

OPOSICIONES EN EL PROCESO DE CONTROL.............................................8

¿CÓMO SE PUEDE LOGRAR UNA REACCIÓN POSTIVA ANTE EL

PROCESO DE EL CONTROL?.............................................................................9

AUTOCONTROL………………………………………………………………9

CONCLUSIÓN…………………………………………………………………11

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS………………………………………….12

ANEXOS………………………………………………………………………..13

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 INTRODUCCIÓN

Este informe trata sobre “El control como proceso administrativo, tomando en
cuenta sus aspectos formales de gestión al igual que sus aspectos humanos”

Es conveniente dar un poco de contexto sobre el proceso administrativo que

consta de cuatro funciones básicas, las que están interrelacionadas entre sí, la
última etapa está asociada con el control, el cual se debe realizar para determinar
qué tan lejos o cerca se está de cumplir con los objetivos organizacionales.

Si bien el control, en cuanto a funciones administrativas propiamente tales,

abarca menos que las otras etapas, ofrece una visión como contraparte de estas.

El control facilita la medición y la evaluación de los resultados, permitiendo,

luego, realizar ajustes y mejoras como un círculo virtuoso que no termina nunca.

Por ejemplo, si un secretario realiza las funciones de organización de

documentos y archivos según ciertos criterios, debido a los cambios constantes
que realiza una empresa esta organización puede que no funcione, ya que no
posee los elementos correctos para realizar satisfactoriamente el trabajo haciendo
mal uso de su función. Lo correcto será tener un jefe o supervisor que regule sus
actividades.

Como quedó demostrado es gracias a esta función que se logrará precisar si lo

que se realizó se ajusta a lo planeado y en caso de presentarse desviaciones,
identificar los responsables y corregir dichas fallas.

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 CONCEPTO DE CONTROL
El control se define como el mecanismo que permite medir y corregir las
desviaciones que se presenten a los planes estratégicos de la empresa , para esto se
utilizarán indicadores cualitativos como cuantitativos, evaluándose no solo
factores técnicos, sino también factores culturales y humanos, (Chiavenato, 2001).

Es vigilar que los resultados prácticos se conformen lo más exactamente con

los planes. Implicad el conocer los objetivos, identificar las desviaciones,
averiguar sus causas y poner en práctica las acciones correctas necesarias
tendientes a lograr los objetivos (Avendaño, 1999).

En pocas palabras es la función por la cual todo directivo adquiere la seguridad

de que realmente se hace lo que se pensó hacer

Siempre se debe tener presente que hasta el plan mejor diseñado se puede
desviar, tanto los factores internos como externos influyen de manera directa en
una empresa, una crisis financiera, por ejemplo, afectará de manera significativa a
una empresa, la cual deberá, quizás, ajustar sus ingresos por venta presupuestados
y disminuirlos para adecuarlos al escenario más real.
El control se puede utilizar para:

1- Enfrentar de mejor forma el cambio.

2- Trabajar siempre apostando a la mejora continua y la calidad.
3- Potenciar la delegación y el trabajo de equipo.

PASOS DEL PROCESO DE CONTROL

También conocidas como etapas, basándose en Chiavenato (2001) los pasos en
el proceso de control son las siguientes:

1-Medición del desempeño:

Lo primero que se debe hacer es definir la capacidad, calidad o la cantidad de una

determinada tarea o actividad; aquí se fijan los estándares, las reglas, las normas y
los criterios para validar si una tarea o actividad está siendo eficiente y eficaz.
Existen dos tipos de mediciones: las tangibles que están relacionadas con cosas
materiales como número de trabajadores lesionados, cantidad de productos
defectuosos y las intangibles como la relación que existe entre una jefatura y su
equipo, o el compromiso de los colaboradores.

2- Comparación del desempeño con el estándar esperado:

Se mide la brecha entre el desempeño planificado (estándar definido) y lo

sucedido realmente, lo ideal es medir los tiempos reales de ejecución para ir
determinando la eficiencia de cada función.

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3- Correcciones a las desviaciones:

Una vez detectadas las desviaciones, la idea es irlas corrigiendo para evitar
inconvenientes como no cumplir con los plazos, entregar productos de calidad
deficiente, etc. Es en esta etapa donde se reformulan los planes, ajustándose a los
nuevos escenarios, por ejemplo: replantear objetivos ante una fusión, cambiar
procedimientos, porque los que se están usando no están actualizados o no sirven
para lo que se quiere medir.

4- Retroalimentar a quien corresponda y dejar registro para experiencias

posteriores:

Dar feedback una vez cerrado un proceso es indispensable para una empresa que
apuesta a la mejora continua como objetivo estratégico. El entregar
retroalimentación a todos los que participaron del proyecto permite por un lado
valorar el trabajo realizado y, por otro, generar datos para proyectos de similares
características.

PRINCIPIOS DEL CONTROL

Según Hitt, Black Y Porter (2005), se pueden inferir algunos principios para la
función de control:

1- El control siempre debe existir en función de los objetivos que tenga la

organización.

2- A cada grupo que se le ha delegado una función de peritaje, se le debe entregar

el grado de control correspondiente.

3- El control debe ser oportuno en el tiempo, es decir debe aplicarse antes de que
pueda ocurrir un error, de manera de poder tomar las medidas correctivas a
tiempo. Para esto se deben fijar controles de manera periódica en cada uno de los
proyectos que asuma la empresa.

4- Si se presentan desviaciones a lo planificado, estas deben ser analizadas

detalladamente para determinar sus causas, responsables y posibles medidas
preventivas para próximas oportunidades (como lecciones aprendidas).

5- Establecer mecanismos de control puede ser costoso, de existir, deben ser

considerados como una ventaja real y no solo un gasto que afecta la rentabilidad
de la empresa.

6- No se puede pretender evaluar todas las actividades de la empresa, se deben

escoger las que por importancia o costos son críticas y controlar solamente esas.

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 TIPOS DE CONTROL
Según George R. Terry (1998), puede haber tres clases de control:

1- Control preliminar:

Es el control que viene previo al inicio de las operaciones, es aquí donde se

definen políticas, metodologías y procedimientos para asegurar que lo planificado
llegue a buen puerto. Lo positivo de este control es que se asume una labor
proactiva, pues se ejerce una función de control desde el inicio, permitiendo tomar
medidas en caso de vislumbrar algún problema que desvíe el plan.

2- Control concurrente:

Este es el control que se realiza durante el desarrollo de las operaciones de una

empresa y conlleva todo lo que es la supervisión y sincronización de las
actividades que estaban programadas, su función es ir validando que los plazos y
entregas acordadas se vayan cumpliendo en los tiempos que se acordaron.

3- Control de retroalimentación:

Este control se nutre de la información pasada de la organización, para corregir,

de acuerdo a los datos con los que se cuentan, futuras posibles desviaciones. Con
cada proyecto hay lecciones aprendidas sobre lo que se debió o no hacer, este
control toma esta información y la convierte en útil para prevenir nuevas
problemáticas orientadas a las mismas temáticas.

ÁREAS DE CONTROL

El control se puede ejercer en variadas áreas de la empresa, las más comunes

son:

1- Área de producción:

En las empresas manufactureras generalmente hay controles estrictos en cuanto a

la producción; si dicha empresa es del rubro de los servicios, la producción se
considera la prestación del servicio.
Los controles más comunes en esta área son:
 Asociados a la calidad, tanto de los procesos como de los productos (o
servicios) a entregar.
 Asociados a los costos.
 Asociados a los tiempos efectivos de producción.
 Asociados al control de inventarios, materias primas y horas-hombre en
caso de empresas de servicios.
 Asociados al mantenimiento de las maquinarias que se usan.
 Asociados al reciclaje y control de residuos.

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2- Área comercial:

Es el área donde se comercializan los productos o servicios producidos.

Los controles más importantes en esta área son:
 Controles asociados al diseño de promociones y difusión de productos.
 Controles asociados al nivel de ventas.
 Controles asociados al nivel de costos en que se incurre.

3- Área financiera:

Es el área de controles por antonomasia, ya que es la encargada de los

presupuestos, balances, flujos de caja, asociada a la gestión de pagos, del proceso
de facturación, etc.
Los controles que se realizan en esta área son:
 Controles presupuestarios.
 Controles de costos, pero a un nivel macro.
 Controles de flujos de capital, liquidez, apalancamiento (ratios
financieros).

4- Área recursos humanos:

Es el área encargada de administrar al personal y ver su desarrollo dentro de la

organización.
Los controles más utilizados en esta área son:
 Controles asociados a la asistencia, horario, licencias médicas, vacaciones.
 Controles asociados a la rotación de personal.
 Control asociado al pago de sueldos, pago de comisiones, bonos.

TÉCNICAS PARA EL CONTROL

Existen varias técnicas para facilitar el control dentro de la organización,
basándose en Chiavenato (2001) se pueden encontrar:

1- Informes:

Los informes deben manifestar la buena utilización de los recursos, en relación

con el logro de objetivos estratégicos propuestos. Al redactarlos se debe tener
presente incorporar conclusiones y sugerencias.

Estructura de los informes:

 Preliminares: incluye la portada, la tabla de los contenidos, una breve
introducción al tema para dar contexto.
 Cuerpo del informe: se comienza con la justificación, los objetivos
planteados, lo que se desea informar, los resultados y avances que se han

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 logrado, las problemáticas que se han presentado, la conclusión y algunas
proposiciones de mejora.
 Sección técnica: contiene la información “dura”, tablas, gráficos, cartas
Gantt, que justifiquen lo expuesto y que permitan ver de una forma general
cómo se está con respecto a lo planificado.
 Sección de referencias y apéndices: lleva la bibliografía y los anexos
correspondientes.

2- Auditorías:

Pueden ser tanto internas como externas y se utilizan para validar la veracidad
de los estados financieros de una empresa:
 Internas: se define un comité y se realizan auditorías periódicas con la
finalidad de ir descubriendo las desviaciones. Se utiliza para validar que
los registros son llevados con precisión y que los estados financieros están
siendo controlados como corresponde.
 Externas: se contrata una empresa externa (generalmente una consultora
con especialidad contable), que efectúa la auditoría. La idea es tener una
visión objetiva de la realidad de la empresa, se revisan tanto los activos
como los pasivos, aparte de los balances y estados de resultados.

3- Carta Gantt:

Permiten ordenar un proyecto en tareas, atribuir fechas y responsables.

Facilita controlar los tiempos destinados a cada tarea, así como determinar qué
tareas dependen de otras, tanto para su comienzo o finalización. El trabajar con
una carta Gantt permite tener una visión de todo el proyecto y así como ir
revisando periódicamente si se va de acuerdo a los plazos, facilitando realizar los
ajustes que sean necesarios.

OPOSICIONES EN EL PROCESO DE CONTROL

Según Avendaño (1999), existen varias oposiciones por la que la gente
rechaza el control, entre ellas:

1-Rendimientos con base en estándares desconocidos o mal establecidos:

Hay que resaltar que no puede existir control sin planificación que establezca con
claridad los objetivos. Cuando se omite este proceso se empieza a trabajar sin
bases de comparación previamente establecidas, lo cual conduce necesariamente a
una interpretación subjetiva del rendimiento de los subordinados, y lo que es peor,
a pedirles resultados sin que ellos mismos sepan cual es el patrón contra el que
serán medidos.

2-Objetivos impuestos con estándares que no son razonables:

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Un aspecto especialmente grave en la formulación de objetivos es que no se
busque la participación de las personas para conocer los pros y los contras de su
verdadera realización práctica, y de buscar al mismo tiempo el compromiso de
alcanzar las metas.

3- Legitimidad del control:

Este aspecto se refiere a que una persona puede considerar como legitimo el
control ejercido por su jefe pero muestra desagrado por la intromisión de otras
personas en lo que considera su “vida privada” dentro de la empresa.

4- Evaluaciones que no consultan los factores que se escapan de lo que la persona

ejecuta y que no están muchas veces dentro del área de sus propias
responsabilidades.

¿CÓMO SE PUEDE LOGRAR UNA REACCIÓN POSITIVA

HACIA LOS CONTROLES?

Según Avendaño (1999), analizadas las causas por las cuales las personas
rechazan los sistemas de control establecidos, se puede plantear así mismo
algunas normas que ayudaran a cambiar este concepto:

1- Establecer un estándar de rendimiento que tenga acogida favorable para todos

viendo la factibilidad de realizarlo con los recursos disponibles y dejando plantear
con libertad los criterios de quienes tienen en sus manos la ejecución del plan con
lo cual se logra un interés mutuo por alcanzar los objetivos y el compromiso de
lograrlos.

2- Es necesario hacer ver cómo se ha dispuesto la organización para logras metas.

Cómo se ha divido el trabajo, quienes están frente de cada unidad operativa, qué
personas tiene a su cargo y que autoridad les ha sido delegada

3-Crear una conciencia positiva respecto a la necesidad e importancia del control.

4- Mostrar ante todo una actitud de justicia en el control, dándole un enfoque

objetivo y desprovisto de apasionamientos, bajo el criterio de tratar siempre de
mejorar las cosas antes que tratar de perjudicar a alguien.

AUTOCONTROL

Según Avendaño (1999), Los llamados teóricos de la conducta en la

administración han abogado porque a las personas se les de libertad, autoridad y
poder en su trabajo ya que son autorresponsables de sus actos. En este orden de
ideas pregonan una supervisión menos estrecha por parte de los jefes para que así

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puedan desplegar toda su iniciativa y criterio en beneficio personal y de la
empresa.

Sin embargo estos ensayos en Latinoamérica no han tenido buenos resultados

debido a la idiosincrasia de nuestros trabajadores que hace que se requiera un
control y supervisión estrecha por lo menos en los niveles operativos sin que se
pierda naturalmente el respeto que toda persona como ser humano se merece. El
autocontrol requiere una gran responsabilidad, preparación y conciencia social de
tal manera que no se sacrifiquen los objetivos empresariales en aras de la libertad
individual, sin perjuicio de que pueda ser utilizado cuando se cuente con esos
elementos.

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 CONCLUSIÓN
El control es el 4to proceso administrativo por buenas razones: la planificación
fija los objetivos, la organización divide las actividades en áreas gobernables, la
dirección canaliza, fija y guía el trabajo de las personas, una vez realizado estos
procesos llega el control que vigila o verifica que estos objetivos se cumplan.

Se puede concluir que un buen sistema de control debe: Estar basado en hechos
reales, identificar desviaciones con respecto a los planes en forma oportuna para
poder tomar acciones correctivas a tiempo, ser económico, se debe proyectar, y
no debe ser realizado por la misma persona que ejecuta con excepción del
autocontrol.

Es obvio que un cierto grado de control formal resulta necesario en muchas

situaciones para regular conductas arbitrarias, caprichosas y erráticas de
individuos y grupos; pero, la meta en todo caso debe estar orientada al logro de un
equilibrio adecuado entre el grado de discreción y de formalización, pues salta a la
vista que ni el extremo de un control riguroso ni el de una libertad completa,
poseen condiciones óptimas para la consecución de la eficacia organizativa.

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 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

Avendaño, Luis. (1999).El control a su alcance, 4ta edición. Bogotá: Editorial

Norma.

Chiavenato, I. (2001). Administración, teoría, proceso y práctica. 3ª edición.

Bogotá: Editorial McGraw-Hill.

Koontz, H. y Weihrich, H. (2008). Administración, una perspectiva global y

empresarial. 11ª edición. México: Editorial Pearson.

Rodríguez, V. (2003). Introducción a la administración. 4ª edición. México:

Editorial ECASA.

Terry, G. R. (1988). Principios de la administración. 4ª edición. México: Editorial

CECSA.

Hitt M., Black S. y Porter W. (2005).Administración. 1ª edición. México: Pearson

Educación de México S.A. de C.V.

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 ANEXOS

(El control requiere una supervisión y revisión constantemente virtuosa)

(El control debe ser eficiente y positivo)

(El control permite reorientar la balanza de la pérdida a la ganancia)

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