VALORACION DOCUMENTAL Y DISPOSICION FINAL DE LOS DOCUMENTOS
TIPOS DOCUMENTALES VALORACION DOCUMENTAL
Son unidades documentales
HISTORIAS LABORALES complejas, en su interior hay
afiliaciones a seguridad social,
memorandos, contratos,
ascensos, entre otros. Por ello
tienen valores administrativos,
fiscales, técnicos, legales y/o
contables.
Estas se conservan porque allí
ACTAS DE JUNTAS DIRECTIVAS se plasman las principales
decisiones que cambian el
rumbo de la compañía. Por eso
tienen valor administrativo,
fiscal, legal y contable.
Tienen valor contable,
LIBROS CONTABLES administrativo, técnico, legal y
fiscal, se conservan por que son
un requerimiento de las
entidades de control.
Es un documento original de
CONTRATOS carácter administrativo, legal,
fiscal y contable, ya que sirve
como testimonio ante la ley por
que justifica el gasto público,
además de comprobar que se
recibió o proporciono un bien o
servicio.
Contiene información de valor
INFORMES administrativo, jurídico, legal,
fiscal y contable, por cuanto
informan los estados de la
empresa.
La información laboral
NOMINAS relacionada con la nómina, son
todos los documentos que se
generan durante la relación
laboral e identifican pagos
realizados al trabajador o
entidades a las cuales se
encuentra afiliado.
DISPOSICION FINAL
Luego de su ultima consulta se puede
conservar hasta 90 años
Una vez cumplido el tiempo de
retención en el archivo de gestión se
transfiere al archivo central, se digitaliza
con fines de consulta, cumplido su
tiempo en el archivo central se
transfiere al archivo histórico
El Código de Comercio dispone que
los empresarios deben conservar
sus libros de contabilidad,
correspondencia, documentación y
justificantes concernientes a su negocio,
debidamente ordenados, durante seis
años, a partir del último asiento realio
en los libros.
La Ley Orgánica 7/2012, de 27 de
diciembre, recomienda guardarla
durante 10 años.
Una vez cumplido el tiempo de
retención en el archivo de gestión y
central se transfiere al archivo histórico
en su soporte original, la conservación
obedece al cumplimiento de la Circular
003 de 2015 de AGN.
Tiempo de retención documental
recomendado: 80 años. Los primeros
dos años en el archivo de gestión y 78
años en el archivo central de la empresa.