Manual Procesos Procedimientos Sistemas

EMISIÓN PÁGINA
UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA 01/07/2010 1 / 23

CÓDIGO: P-06-04IS
REVISIÓN No. REV
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE
INFORMÁTICA Y SISTEMAS
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS DE
INFORMÁTICA
Y SISTEMAS
NOMBRE: NOMBRE: NOMBRE:

CARGO: CARGO: CARGO:
FECHA: FECHA: FECHA:
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
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ÍNDICE GENERAL
Pág.
1 GENERALIDADES 3
1.1 OBJETIVO DEL MANUAL 3
1.2 ALCANCE DEL MANUAL 3
2 PROCEDIMIENTOS DE INFORMÁTICA Y SISTEMAS 4
2.1 PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE SERVIDORES Y CENTRO DE DATOS 4
2.1.1 ADMINISTRACIÓN DE SERVIDORES Y CENTRO DE DATOS 4
2.1.2 ADMINISTRACIÓN DE FIREWALL Y SEGURIDAD 5
2.1.3 GESTIÓN DE BACKUPS CENTRO DE DATOS 5
2.1.4 GESTIÓN DE BACKUPS DE SERVIDORES 6
2.2 PROCEDIMIENTO DE ADMINISTRACION DEL PORTAL INSTITUCIONAL 7
2.2.1 ADMINISTRACIÓN DEL SERVIDOR Y PLATAFORMA DEL PORTAL INSTITUCIONAL 7
2.2.2 CONTROL DEL CORREO INSTITUCIONAL 9
2.2.3 CREACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE ESPACIOS VIRTUALES 11
2.3 PROCEDIMIENTOS DE SOPORTE TÉCNICO 12
2.3.1 INVENTARIO TECNOLÓGICO 12
2.3.2 MANTENIMIENTO PRENVENTIVO DE HARDWARE Y SOFTWARE 13
2.3.3 MANTENIMIENTO CORRECTIVO DE HARDWAREY SOFTWARE 13
2.3.4 GENERACIÓN DE BACK UP DE PC 14
2.4 PROCEDIMIENTO DEL CENTRO DE ATENCIÓN AL USUARIO MESA DE AYUDA 15
2.4.1 DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES 15
2.4.2 FLUJOGRAMA 15
2.4.3 SERVICIOS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN ACADÉMICA 15
2.4.4 ADAPTACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE FUNCIONALIDADES DEL SIA 16
2.4.5 BASES DE DATOS 16
2.4.6 DESARROLLO Y ACTUALIZACIÓN DE OBJETIS DE UNA BASE DE DATOS 17
2.4.7 GENERACIÓN DE REPORTES Y ESTADÍSTICOS 17
2.5 PROCEDIMIENTOS DE ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS 18
2.5.1 CONTROL DE INVENTARIOS DE REPUESTOS 18
2.6 PROCEDIMIENTOS DE REDES Y CONECTIVIDAD 18
2.6.1 DISTRIBUCIÓN DE PUNTOS DE CONEXIÓN FÍSICOS A LA RED 19
2.7 DEFINICIONES 19
3 DOCUMENTOS RELACIONADOS 22
4 REGISTROS 22
5 CONTROL DE CAMBIOS. 22
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GENERALIDADES
INTRODUCCIÓN
El documento que a continuación se presenta describe el origen, evolución y logros del Departamento de Informática y
Sistemas, así como sus objetivos, políticas, estructura organizacional, procesos, estrategias y orientaciones institucionales.
La información correspondiente al desarrollo normativo y fundamentación epistemológica, así como la bibliografía se
conservan en los documentos de base elaborados por la unidad y que sirvieron de sustento para el presente documento.
OBJETIVO DEL MANUAL:

Determinar los diferentes procesos y responsables que componen los servicios que presta La Universidad La Gran
Colombia con respecto a Informática y sistemas.
ALCANCE DEL MANUAL:

Es el soporte de informática y sistemas en la ciudad de Bogotá.
PROCEDIMIENTOS DE INFORMÁTICA Y SISTEMAS

PROCEDIMIENTO DE ADMINISTRACIÓN DE CENTRO DE DATOS Y SEGURIDAD INFORMATICA:
2.1.1 CENTRO DE DATOS Y SEGURIDAD INFORMATICA:
Se propone garantizar la disponibilidad y los niveles de servicio de los diferentes sistemas informáticos que presta el
Departamento de Sistemas.
2.1.1.1 DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES:

No RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
MONITOREO DE RECURSOS:
Se realiza un monitoreo del desempeño de las particiones y discos en cada uno de los servidores, verificando la
velocidad de lectura y escritura, tiempo de acceso y capacidad usada.
Se realiza un monitoreo del desempeño de la CPU, verificando el porcentaje de consumo del sistema y las
aplicaciones.
Se realiza un monitoreo de los tiempos de respuesta de la interfaces del servidor, también se verifica el ancho de
Coordinador del banda consumido por el mismo.
1 Centro de datos y Se realiza una revisión de los diferentes archivos de logs del servidor para determinar si en el hardware o software se
seguridad informática presentan anomalías.
Se realiza una revisión de los enlaces de datos (Internet e Intranet) y los equipos de red (suiches y enrutadores) para
detectar posibles fallas o la no disponibilidad operativa de los mismos.
Se hace la revisión de la planta telefónica, puertos troncales, enlaces primarios y extensiones, con el fin de detectar
una posible no disponibilidad o falla.
Si los problemas en los discos, la CPU, interfaces de red, equipos de red, enlaces, telefonía y los logs persisten se pasa
a la siguiente actividad para su identificación.
IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA:
Para los discos:
Se verifica que la aplicación no esté generando problema sobre la lectura o escritura del disco. Se verifica que el disco
o partición no esté presentado fallos físicos. Se verifica que el disco no este ocupado al 100% de su capacidad
Para la CPU:
Se identifica el proceso o procesos que estén generando los mayores consumos de CPU y se verifica si es correcto o
no el valor presentado. Nota: el valor de uso de CPU varia de acuerdo con el tipo de aplicación
Para interfaces de red:
Se verifica el consumo de ancho de banda, teniendo en cuenta el tipo de trafico (HTTP, SMTP, FTP, STREAMING,
recursos compartidos, entre otros) que se genere. Dependiendo de este tipo de trafico se verifica si hay algún problema
en los dispositivos de red o si algún equipo o aplicativo esta haciendo uso indebido del ancho de banda.
Coordinador Centro de Para equipos de red:
2 datos y seguridad Se localiza el equipo de red afectado acudiendo al mapa de distribución de equipos y a la herramienta de monitoreo.
informática Se detecta la falla en el equipo o puerto.
Para enlaces de red:
Se establece el alcance del corte en el servicio ya sea en la red de campus o en la red de Internet, para lo cual se acude
al estado de los enlaces (herramienta de monitoreo).
Para enlaces telefonía:
Se identifica la red con falla a través de la verificación física del par o pares en el centro de cableado principal - planta
telefónica- o en el centro del edificio afectado o acometida de las empresas públicas.
Para extensiones telefónicas:
Se identifica el puerto en la planta telefónica y se hace un seguimiento hasta el equipo del usuario.
Para logs:
Se identifica el tipo de mensaje reportado, el cual permite establecer sobre qué dispositivo o aplicación se está
presentando la anomalía.
3 Coordinador Centro de SOLUCIÓN DEL PROBLEMA:
datos y seguridad Se realizan las correcciones necesarias para el correcto funcionamiento de los dispositivos: discos, CPU, equipos de
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red, enlaces, extensiones telefónicas, interfaces de red, cables y logs.

informática Nota: En algunas ocasiones los problemas presentados en las interfaces de red se deben a clientes de la intranet; para
Mesa de ayuda su solución se notifica a la unidad de soporte técnico para que programen el servicio, revisen y corrijan el problema
presentado por el cliente.
CAMBIO, SOLICITUD Y RECIBO DE DISPOSITIVOS:
En caso de falla de algún dispositivo se verifica si puede ser sustituido por algún otro que se encuentre en el stock del
Departamento de Sistemas - Coordinador Centro de datos y seguridad informática, o si este tiene garantía. Si el
dispositivo tiene garantía se verifica que el servidor tenga contrato de garantía vigente.
Si la garantía esta vigente se contacta telefónicamente al proveedor del servidor para que diagnostique y sustituya el
dispositivo. Cuando el dispositivo (servidor, planta, extensión, equipo de red) o componente no posee contrato se
Coordinador Centro de
contacta al proveedor para que diagnostique y envié una cotización que incluya el costo de mantenimiento y del
4 datos y seguridad
dispositivo. Estas cotizaciones se envían a la Oficina de Compras con el concepto técnico, la solicitud de orden de
informática
compra y el Certificado de disponibilidad Presupuestal.
Se recibe el dispositivo y la salida de almacén, por parte de la Oficina de Almacén
En el momento en que se realiza la instalación por parte del proveedor, se hace un seguimiento a la instalación y
posteriormente se verifica el correcto funcionamiento del mismo. Con aprobación del jefe del Departamento de
Sistemas - Coordinador Centro de datos y seguridad informática, se envía un oficio a la Oficina de Compras
indicando la entrega a satisfacción por parte del proveedor.
REALIZAR MANTENIMIENTO A LOS DISPOSITIVOS:
Se hace limpieza y se corren diagnósticos a los dispositivos. (equipos de red, planta y extensiones telefónicas)
Se realiza la afinación del servidor, configurando los parámetros óptimos para tener el mejor desempeño del servidor.
5 datos y seguridad
Se realiza la eliminación de los archivos de logs o respaldos temporales que ya no son necesarios.
informática
Se realiza la limpieza de los dispositivos en coordinación con la unidad de soporte técnico para realizar el
mantenimiento de hardware del servidor.
CONFIGURACIÓN FINAL DEL DISPOSITIVO:
Se hacen pruebas de funcionamientos a cada dispositivo, red, telefonía o servidor; y se deja en estado funcional.
Coordinador Centro de Se realiza configuraciones a nivel de firewall local, permisos de lectura, ejecución y escritura sobre el servidor para
6 datos y seguridad aumentar la seguridad del servidor.
informática Se verifica que los parches de seguridad del servidor estén actualizados
Se verifica periódicamente que la información de los respaldos del servidor sea consistente y este disponible en caso
de que necesite ser recuperado.
2.1.1.2 FLUJOGRAMA:
ADMINISTRACIÓN DE SERVIDORES Y CENTRO DE DATOS
IDENTIFICAR CONFIGURACIÓN,
PROBLEMA PRUEBAS FINAL DEL
DISPOSITIVO
CAMBIAR , SOLICITAR
Y RECIBIR FIN
MONITOREO DE
INICIO DISPOSITIVO
RECURSOS
REALIZAR
SOLUCIONAR
MANTENIMIENTO A
PROBLEMA
LOS DISPOSITIVOS
2.1.2 ADMINISTRACIÓN DE FIREWALL Y SEGURIDAD:

Configurar las listas de control de acceso del firewall perimetral, asegurando de esta forma el funcionamiento de los
servidores y servicios, protegiéndolos de los peligros de Internet y cumpliendo con las necesidades de los servicios que
acceden o son accedidos desde la red.

Coordinador Centro de ESPECIFICAR LA REGLA:
1 datos y seguridad Se ingresa al firewall para crear una regla en sentido inside-outside u outside-inside.
informática
Coordinador Centro de VERIFICAR LA REGLA:
2 datos y seguridad Se verifica el funcionamiento de la regla, realizando pruebas de acceso al servicio.
informática Si las pruebas son exitosas, continuar con la actividad 4, de lo contrario, continuar con la actividad 3.
Coordinador Centro de REALIZAR AJUSTES A LA REGLA:
3 datos y seguridad Revisar nuevamente la configuración de la regla o a realizar ajustes sobre ella. Si es del caso, eliminar la regla y
informática continuar con la actividad 1, de lo contrario, continuar con la siguiente actividad.
Coordinador Centro de GUARDAR CAMBIOS:
4 datos y seguridad Se guardan los cambios en el firewall.
informática
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2.1.2.2FLUJOGRAMA:
ADMINISTRACIÓN DE FIREWALL Y SEGURIDAD
ESPECIFICAR LA REALIZAR AJUSTES A

INICIO VERIFICAR LA REGLA GUARDAR CAMBIOS FIN
REGLA LA REGLA
2.1.3 GESTIÓN DE BACKUPS CENTRO DE DATOS:

Este procedimiento busca respaldar la información almacenada en las bases de datos que están bajo la responsabilidad del
Centro de Datos, conforme a las políticas de seguridad establecidas por éste, garantizando la disponibilidad de los datos en
el momento en que se requieran.
DEFINIR Y CONFIGURAR TAREAS DE RESPALDO:
Los respaldos de datos pueden ser respaldos lógicos o respaldos en frío.
Respaldo en frío :
- Previo acuerdo con el usuario funcional, se define día y hora de ejecución de este respaldo.
Coordinador Centro de Nota para base de datos:
1 datos y seguridad Se le debe recordar al usuario funcional que éste respaldo implica suspender el servicio de la base de datos.
informática - Configurar base de datos en modo archivelog.
- Identificar los archivos que componen la base de datos.
Respaldo Lógico:
- Se construye un script que especifica los datos a respaldar, nombre del archivo a generar, el nombre del archivo
log, el tipo de respaldo y las fechas del respaldo.
EJECUTAR EL RESPALDO:
Si el respaldo es lógico:
- Se emplea la utilidad para programar tareas del sistema operativo (cron), se programa la ejecución del script de
respaldo automáticamente.
Si el respaldo es en frío para base de datos:
Coordinador Centro de - En las fechas previamente pactadas, se baja en modo normal la base de datos y se copian con comandos del
2 datos y seguridad sistema operativo los archivos que componen la base de datos.
informática
- Se copian diariamente los archivos tipo archivelog.
Si el respaldo es en frío:
- En las fechas previamente pactadas, se copian los respaldos del sistema operativo, los archivos que componen
las diferentes aplicaciones o servicios a respaldar.
ETIQUETAR Y ALMACENAR:
- Se verifica como fueron ejecutados cada uno de los scripts de respaldo consultando los archivos tipo log.
Si fue exitoso:
Se procede a copiar los archivos en disco, medios magnéticos y guardarlos debidamente marcados en la caja de
seguridad, Centro de datos y copia externa.
3 datos y seguridad
Si no fue exitoso:
informática
Se notifica vía correo electrónico, al profesional responsable del servicio respaldado. Se concerta con él una posible
solución o si es del caso se regresa nuevamente a la actividad 2.
• Se hace el respectivo registro en el formato backups para respaldos.
• Se almacena en caja de seguridad.
2.1.3.2FLUJOGRAMA:
GESTIÓN DE BACKUPS CENTRO DE DATOS
DEFINIR Y
ETIQUETAR Y
CONFIGURAR TAREAS
INICIO EJECUTAR RESPALDO ALMACENAR EN FIN
DE RESPALDO DE
CINTA
DASE DE DATOS
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2.1.4 GESTIÓN DE BACKUPS DE SERVIDORES:

Este procedimiento respalda la información de los aplicativos institucionales que están bajo la responsabilidad del Centro de
Cómputo, conforme a las políticas de seguridad establecidas por éste y garantiza la disponibilidad de los datos en el
momento en que se requieran.

IDENTIFICAR INFORMACIÓN PARA RESPALDAR:
El tipo de información se identifica por:
Servidor. En este caso, se identifican los archivos o particiones que se van a respaldar.
Se continúa con la actividad 3.
Aplicación. En este caso se identifica si es la aplicación o los datos de la aplicación son los que se van a respaldar.
1 datos y seguridad
Si el respaldo es de aplicación, se continúa con la actividad 3.
informática
Si el respaldo es de bases MySQL, se continúa con la actividad 2.
Si se trata de otro tipo de base de datos, es preciso consultar la Guía de administración Centro de Datos Y Seguridad
Informática
Fin de procedimiento.
RESPALDAR BASES MYSQL:
Bases MySQL. Se respaldan diariamente mediante la herramienta de backup de MySQL Administrador.
2 datos y seguridad
Nota: Este respaldo se realiza en disco duro o medios magnéticos.
informática
Fin de procedimiento.
EJECUTAR EL PROCEDIMIENTO DE RESPALDO:
Coordinador Centro de Se ejecuta el respaldo de la información a través de los siguientes comandos:
3 datos y seguridad Para respaldar servidores se utiliza una conexión en forma remota protocolo ssh y los archivos son extraídos mediante
informática el uso de protocolo ssh. Los servidores a respaldar son LOS DESCRITOS EN EL DOCUMENTO “LISTADO DE
SERVIDORES”.
Coordinador del VERIFICAR LA FINALIZACIÓN DEL PROCESO:
4 Centro de datos y Si el proceso finaliza exitosamente, continuar con la siguiente actividad, de lo contrario y basado en el error reportado:
seguridad informática Reiniciar el proceso punto 1.
Coordinador del ETIQUETAR Y ALMACENAR:
5 Centro de datos y Se especifica a que servidor o aplicación se le realizó el backup con la fecha en que se realizó. Almacenar en gavetas y
seguridad informática caja fuerte.
PROCEDIMIENTO DE ADMINISTRACIÓN DEL PORTAL INSTITUCIONAL:

2.1.5 ADMINISTRACIÓN DEL SERVIDOR Y DE LA PLATAFORMA DEL PORTAL INSTITUCIONAL:
2.1.5.1 POLÍTICAS, NORMAS Y MEDIDAS DE SEGURIDAD:
TIPO DE INFORMACIÓN
- Lenguajes de programación para subir páginas web al servidor, esto es: HTML, XHTML, CSS, HTM, PHP.
- Información sobre cualquier unidad organizacional (división, departamento, dirección de carrera, centro o
proyecto o evento organizado por una unidad organizacional) de la Universidad La Gran Colombia
- Información sobre una materia impartida en la Universidad
- Información sobre grupos estudiantiles, asociaciones regionales, sociedades de alumnos y eventos estudiantiles
del área o de la Universidad, en particular
- Información sobre eventos, publicaciones, boletines, etc. que hagan referencia a la Unidad o área que publica el
contenido.
- Cualquier contenido, vínculo, imagen u otro que afecte la imagen y los intereses de la Universidad .(éstos serán
retirados del servidor web sin aviso a la dependencia).
- Los documentos que se suban al servidor (deberán ser en alguno de los siguientes formatos: .doc., .pdf, .xls, .zip.)
- (No se permitirán archivos ejecutables .EXE)

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PLANTILLA DE PUBLICACIÓN DE CONTENIDOS

- Todas las publicaciones de información general que se realicen en el sitio web deberán tener la plantilla
institucional entregada a cada unidad o departamento. Sin embargo, es posible utilizar una diferente siempre y
cuando sea para la promoción de un evento, presentaciones en flash, o consulta de base de datos.
- El Departamento de Informática y Sistemas podrá dar asesoría a las unidades académicas y administrativas con
respecto a la publicación de contenido o a la creación de nuevo material para publicar en el sitio web.
LOGOTIPOS, MARCAS, IMÁGENES Y ANIMACIONES

- Los logotipos y marcas serán los aprobados por la Secretaría General y en particular los aprobados por el
Departamento de Informática y Sistemas quien regula la imagen corporativa en internet
- Las imágenes que se publiquen deben ser de autoría de la Universidad, de las unidades académicas o de la
dependencia que publica. Cuando se publique una imagen que no pertenezca a la Universidad se deben escribir los
respectivos derechos de autor o del sitio web de donde se obtuvo la imagen.
- Cualquier reclamación con respecto a derechos de autor será responsabilidad de la persona que publica el
contenido y de su respectivo Jefe de Departamento, Área, Unidad o Facultad.
- El formato para imágenes podrá ser: JPG, GIF o PNG
- El formato para animaciones será: SWF
- El formato para video podrá ser: FLV o se pueden utilizar videos embebidos (YouTube, Google Video, etc.)
TAMAÑO DE LOS ARCHIVOS

- Los archivos que se publiquen en el servidor web no podrán superar los 10 MB; en caso de que se requiera subir
un archivo de mayor tamaño se debe consultar con el Departamento de Informática y Sistemas.
LINKS O VÍNCULOS A OTRAS PÁGINAS

- Se permite realizar vínculos a otros sitios web de la Universidad o ajenos a ella. Sin embargo, estos vínculos
deben ser de páginas que contengan información importante para la Universidad y que no desvíen los intereses
académicos y administrativos de la misma (MISION y VISION)
REDES SOCIALES (Facebook, YouTube, Flicker, Twitter, etc)

- Las redes sociales oficiales de la Universidad serán administradas por el Departamento de Informática y Sistemas
- Se permite la creación de redes sociales solamente para las unidades académicas (facultades, centro de ética,
pastoral, etc.) y serán administradas bajo su propia directriz. Por ningún motivo las unidades administrativas
podrán crear redes sociales, sin embargo, si pueden realizar vínculos a las redes creadas por las unidades
académicas.
SEGURIDAD Y PERMISOS SOBRE EL SERVIDOR WEB

- El responsable de la administración de los usuarios y claves para publicar un contenido será el jefe de
departamento, área, unidad administrativa, facultad u otra.
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- El Departamento de Informática y Sistemas es el único ente autorizado para cambiar contraseñas, nombres de
usuario, dar de alta o de baja a un usuario.
- Cada unidad solo podrá publicar contenidos en el directorio asignado por el Departamento de Informática y
Sistemas. En caso de requerir otro directorio, la unidad deberá solicitarlo enviando un memorando que indique el
uso que se le dará a dicho directorio.
- Cuando un usuario o editor del sitio web con acceso al servidor cambie de dependencia, se retire o deje de
laborar para la Universidad, el responsable del departamento deberá informar al Departamento de Informática y
Sistemas para asignar una nueva contraseña de acceso al servidor web.
RESPALDO Y BACKUPS DE INFORMACIÓN

- El Departamento de Informática y Sistemas tiene una política de backups propia para el servidor web de la
Universidad, no obstante cada unidad, área o departamento es responsable de hacer copias de su información.
PROGRAMACIÓN Y BASES DE DATOS

- Todos los sitios de desarrollo web deberán ser realizados en PHP o JAVA; no se permiten páginas con
desarrollos en .NET, ASP u otros que necesiten de servidores en Windows.
- Las bases de datos son administradas exclusivamente por el Departamento de Informática y Sistemas.
- Para las unidades que realicen desarrollos con bases de datos deberán crearlas localmente en un equipo y
enviarlas al departamento de sistemas a través de un memorando, indicando para qué va a ser utilizada la base de
datos.
- Las bases de datos permitidas en el servidor web serán en MySQL.
- El desarrollo deberá estar orientado a garantizar la optimización de las bases de datos de tal manera que éstas no
afecten el rendimiento del servidor web. En caso de que una base de datos sea muy robusta o demasiado grande y
consuma recursos del servidor, será retirada la publicación y se informará a la Unidad que realizó el desarrollo.
SANCIONES
- Las sanciones pueden resultar en la suspensión temporal de la sección o la cancelación definitiva de su espacio.
PUBLICACIONES EN LA PÁGINA PRINCIPAL DEL SITIO WEB DE LA UNIVERSIDAD

- El Departamento de informática y Sistemas es el único ente que podrá publicar información en este espacio del
sitio web de la Universidad.
- Si alguna unidad necesita publicar información en este espacio deberá enviar memorando con le respectivo
medio magnético o escribir al correo webmaster@ugc.edu.co adjuntando el respectivo archivo o información a
publicar.

No RESPONSABLE DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES
DISPONIBILIDAD: Se verifica la disponibilidad a diario del servidor donde se encuentra hospedado el portal web
1 Webmaster
de la Universidad
FALLOS EN EL SERVICIO: Si los fallos corresponden a conectividad, redes, cableado, electricidad, error en
sistema operativo, actos de piratería (hackeo) u otros que apliquen, se informa al Coordinador de Datacenter y de
2 Webmaster Seguridad Informática para que realice los respectivos ajustes.
Si los fallos corresponden a base de datos, error en la aplicación, error en actualización, error en programación el
Coordinador de Proyectos Web realizará los ajustes
3 Coordinador de AJUSTES DEL SISTEMA
Datacenter En los casos que aplique, el Coordinador de Datacenter realizará los ajustes necesarios e informará al Webmaster
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para el restablecimiento del servicio.

Webmaster
En los casos que aplique, el Webmaster realizará los ajustes necesarios para el restablecimiento el servicio
Webmaster – BACKUPS: Se realizarán backups de acuerdo con las políticas establecidas para backups y respaldo de información
4 Coordinador de por el Departamento de Informática y Sistemas.
Datacenter
ACTUALIZACIONES AL SISTEMA ADMINISTRADOR DE CONTENIDOS (CMS): Se realizarán
5 Webmaster actualizaciones al CMS teniendo en cuenta las recomendaciones y parches de seguridad que publique el proveedor
de CMS en su sitio web o a través de correo informativo.
Coordinador de ACTUALIZACIONES AL SISTEMA OPERATIVO O CAMBIOS DE HARDWARE DEL SERVIDOR: Se
Datacenter realizarán las actualizaciones correspondientes al sistema operativo del servidor donde está hospedado el portal web
de la Universidad de acuerdo con las recomendaciones del fabricante del S.O.
6 De igual manera, las actualizaciones de hardware, cambios de memoria ram, procesador, discos duros, etc.
Estas actualizaciones no deben afectar la disponibilidad del servicio, para lo cual el Coordinador de Datacenter
establecerá la forma adecuada de hacer las actualizaciones.
2.1.6 CONTROL DEL CORREO INSTITUCIONAL:

2.1.6.1NORMAS Y DEBERES:
- La identificación de los servicios informáticos es única y exclusivamente para uso personal, para actividades
netamente institucionales y deberá ser empleada únicamente por la persona a quien le fue asignada. El correo es de
uso personal e intransferible.
- Es deber de cada usuario asegurarse de cerrar la sesión de trabajo una vez finalice la utilización de todos los
servicios a fin de que nadie más pueda utilizar su identificación. El olvidar esta tarea puede acarrear graves conNos
para el usuario, que van desde la posibilidad de pérdida de información y el envío de correos a su nombre, hasta el
uso inadecuado, por parte de otras personas, de los recursos que le fueron asignados.
- Si un usuario encuentra abierta la identificación de otra persona es su deber cerrarla y por ningún motivo deberá
hacer uso de ella.
- Toda comunicación oficial entre estudiantes y docentes de la Universidad se deberá realizar a través del correo
institucional con dominio www.ugc.edu.co o www.ulagrancolombia.edu.co. Según corresponda
- Los usuarios que publican información en listas de distribución de correo, o salas de discusión públicos con
carácter académico, deben incluir como parte del mensaje una aclaración de que no representa una posición oficial de
la Universidad La Gran Colombia.
- El usuario será el único responsable del perjuicio que pueda llegar a ocasionarle el no poder enviar ni recibir
mensajes y archivos de correos electrónicos en caso de que el espacio que se le haya asignado este agotado.
- La Universidad, en caso de uso no permitido del correo electrónico, suministrará la información del usuario a la
entidad que lo requiera para algún tipo de investigación por uso no apropiado del servicio, esto sin que ella sea parte
de la investigación, ya que simplemente es la entidad que ofrece el servicio.
- El usuario de correo de la Universidad debe revisar con frecuencia el buzón de su cuenta de correo.
- No se debe realizar envío de correos tipo cadena o forwards con información que no pertenezca a la comunidad
académica o institucional.
2.1.6.2 POLÍTICAS DE USO:

- El correo electrónico se creará exclusivamente para el personal administrativo, los docentes y los estudiantes
activos de la Universidad, Sede Principal Bogotá, que cumplan con el reglamento estudiantil, el estatuto docente y
otras normas internas de la Institución..
- Cada buzón de correo tendrá una capacidad de 7 GB o, en su defecto, lo que designe el proveedor del servicio de
correo electrónico.
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- La Universidad no se hace responsable por el contenido de texto, sonido, video o cualquier otro que el usuario
envíe o reciba usando el correo electrónico.
- En el momento en que el usuario deje de ser o estudiante o docente de la Universidad, se cancelará en forma
inmediata el servicio de Correo Electrónico; la Universidad no se hace responsable de pérdidas de información por
este proceso. En caso de reingreso, la Universidad no puede asegurar la disponibilidad del mismo nombre de usuario
ni mucho menos del backup de los archivos del periodo anterior.
- Mantener y ejecutar funciones de administración para eliminar aquellos mensajes que no requieran estar
almacenados con el fin de mantener espacio disponible tanto para enviar como para recibir nuevos mensajes.
- Utilizar destinatarios precisos para evitar los mensajes en cadenas o series.
- Solicitar en el Departamento de Sistemas de la Universidad ayuda para el envío de correo masivo con el fin de
evitar el SPAM.
- Solicitar o enviar correo de acuerdo con la cuota de almacenamiento asignada por la Universidad con el fin de
evitar devoluciones de correos.
- Los estudiantes y docentes, dentro de su Catálogo de contactos, sólo deben registrar direcciones de correo
Institucional.
- Es deber de los usuarios, cada vez que se identifiquen con una cuenta de correo Institucional, velar porque no se
comprometa la buena imagen de la Universidad.
- El usuario se compromete a indemnizar y a exonerar a la Universidad La Gran Colombia y a sus empleados de

cualquier reclamo o demanda, incluyendo honorarios razonables de los abogados, hecho por una tercera parte y
derivados del contenido que el usuario presente, anuncie o transmita por medio del Servicio, su uso y conexión al
mismo, su violación de los certificados de seguridad, o su violación de los derechos de terceros.
- El usuario debe respetar y acatar las políticas de uso que entregue el proveedor de servicios de correo electrónico
a la Universidad
- A quienes incumplan con alguna de las políticas y normas establecidas, le podrán ser suspendidos los servicios
de forma parcial o total dependiendo de la gravedad de la falta, y se le podrán aplicar las debidas sanciones

Comunidad RECEPCIÓN DE INFORMACIÓN: Se recibe la solicitud de creación de correo, cambio de contraseña o soporte, a
1. través del correo electrónico u otro medio escrito (memorando)
Universitaria
REVISIÓN DE LA INFORMACIÓN: Se revisa que los datos enviados correspondan a la persona que solicita el
2. Webmaster
soporte, de acuerdo con los datos que se indican cuando un usuario solicita crear correo o solicita algún soporte.
ERROR EN INFORMACION: Si la información no corresponde o no está completa se envía un correo a quien la
3. Webmaster
envió para que realice los respectivos ajustes.
REALIZAR SOPORTE: Se accede al servidor de correos de la Universidad y se realiza la creación del correo, el
4. Webmaster cambio de contraseña o el soporte que solicitó el usuario. Si aplica, se incluye al usuario en las diferentes listas de
correo que existen en la Universidad.
5. Webmaster VERIFICACIÓN: Se verifica que los datos creados o modificados funcionen adecuadamente
FINALIZACIÓN: Se da respuesta al usuario a través del correo electrónico sobre la creación de la cuenta o los
6. Webmaster cambios realizados de acuerdo con la solicitud recibida. Se le envían las instrucciones necesarias para acceder y las
consideraciones que debe tener en cuenta en el uso del correo.
2.1.6.4 FLUJOGRAMA:
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COMUNIDAD UNIVERSITARIA WEBMASTER
INICIO
RECEPCION DE REVICION DE
INFORMACION INFORMACION:
NO APROBACION
SI
REALIZAR SOPORTE
CREACION DE CORREO
FINALIZACION VERIFICACION DE
RESPUESTA AL
FUNCIONANMIENTO
USUARIO
FIN
2.1.7 CREACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE ESPACIOS VIRTUALES

Unidades RECEPCIÓN DE INFORMACIÓN: Recibir la información para publicar en los sitios virtuales de la Universidad
1 administrativas, a través de solicitud escrita (memorando) o virtual (correo electrónico).
Unidades Académicas.
REVISIÓN: Revisar que la información haya llegado en su totalidad y que corresponda a lo que se solicita publicar.
ERROR EN INFORMACIÓN: Si la información no corresponde o no está completa se envía un correo a quien la
2 Webmaster
envió para que realice los respectivos ajustes.
BACKUP: La información enviada se guarda en un medio físico.
CONVERSIÓN: Se realiza la conversión del documento enviado al sistema de archivos del espacio virtual en donde
3 Webmaster vaya a ser publicada la información. De igual manera se realiza la edición de imágenes o se realiza diseño gráfico si
la publicación lo amerita.
VERIFICACIÓN: Se verifica en varios ambientes virtuales y navegadores (según corresponda) que la publicación
4 Webmaster
sea correcta y funcione adecuadamente en el espacio virtual en donde se ha publicado la información enviada.
5 Webmaster PUBLICACIÓN: Se realiza la publicación de la información en el espacio virtual que corresponda
DIVULGACIÓN: Se informa a través del correo electrónico institucional o memorando u otro medio, si fuese
6 Webmaster
necesario, que sea realizada la publicación de la información solicitada.
ARCHIVO DE COPIA
7 Webmaster Archivo de una copia de los memorandos o correos que indican el momento en el que el trabajo fue publicado en el
portal web de la Universidad.
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REVISIÓN No. REV
COMUNIDAD UNIVERSITARIA WEBMASTER
INICIO
RECEPCION DE REVISION DE
INFORMACION INFORMACION
ERROR EN
NO
INFORMACION
SI
CONVERSION DE LA
INFORMACION
VERIFICACION EN
AMBIENTE VIRTUAL
DIVULGACION AL
PUBLICACION
USUARIO
ARCHIVO DE COPIA
FIN
PROCEDIMIENTO DE SOPORTE TECNICO:

2.1.8 INVENTARIO TECNOLOGICO:
El inventario de tecnología es responsabilidad su mantenimiento del coordinador de Soporte Técnico:
2.1.8.1DESARROLLO DE ACTIVIDADES:
No RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
RECEPCION DE EQUIPOS: Recibe los equipos solicitados y verifica que correspondan a la solicitud de pedido
Director de
1 aprobada por el comité de compras.
Informática y sistemas
Realiza y entrega memorando de equipos recibidos a contabilidad, para su pólizas de seguros.
CREACIÓN DE HOJA DE VIDA DEL EQUIPO: se crea la hoja de vida respectiva para el control de inventario
2 Técnicos tecnológico. (Manual creación hoja de vida de equipos de cómputo ubicado en http://www.ugc.edu.co/index.php?
option=com_wrapper&view=wrapper&Itemid=197)
INSTALACIÓN Y CONFIGURACIÓN: Configuración de equipos y entrega a usuarios, (Manuales de instalación
3 Técnicos
ubicados en http://www.ugc.edu.co/index.php?option=com_wrapper&view=wrapper&Itemid=197)
El técnico solicita mediante correo electrónico la elaboración del memorando de entrega a la secretaria del
4 Técnicos - Secretaria
departamento.
RECEPCION Y VERIFICACION:
5 Usuarios
Recibe y firma la remisión de entrega.
Coordinador de ARCHIVO DE DOCUMENTOS:
6
Soporte Entrega de copias firmadas a Control Interno, Contabilidad, Seguridad y Vigilancia y archivo de Soporte Técnico.
2.1.8.2FLUJOGRAMA
EMISIÓN PÁGINA
CÓDIGO: P-06-04IS
REVISIÓN No. REV
SOPORTE TECNICO
CREACIÓN DE
RECEPCION DE INSTALACIÓN Y ENTREGA AL ARCHIVO DE
INICIO HOJA DE VIDA FIN
EQUIPOS: CONFIGURACIÓN USUARIO DOCUMENTOS
DEL EQUIPO
2.1.9 MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE HARDWARE Y SOFTWARE:
Se realiza por medio del cronograma de mantenimiento preventivo de soporte. Las evidencias quedan registradas en la hoja
de vida de cada equipo. (Los manuales del mantenimiento preventivo están ubicados en http://www.ugc.edu.co/index.php?
option=com_wrapper&view=wrapper&Itemid=197)
2.1.10 MANTENIMIENTO CORRECTIVO DE HARDWARE Y SOFTWARE:

2.1.10.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES:
1 Usuario REPORTE DE SOLICITUD: Reporta solicitud (Mesa de ayuda, memorandos, vía telefónica)
Coordinador área de ASIGNA RESPONSABLE PARA LA ATENCIÓN DEL INCIDENTE: De acuerdo a la solicitud se asigna el
2
soporte técnico responsable de atender el incidente, Registra en la mesa de ayuda el responsable asignado.
ASISTENCIA TECNICA: Realiza el diagnostico para la atención de la solicitud
3 Técnico Realiza lo necesario para atender y solucionar el incidente. ( manual de mantenimiento correctivo ubicado
http://www.ugc.edu.co/index.php?option=com_wrapper&view=wrapper&Itemid=197)
SE INFORMA AL USUARIO QUE EL INCIDENTE HA SIDO SOLUCIONADO:
4 Técnico Da a conocer al usuario lo que se hizo y realiza las pruebas pertinentes
Realiza cierre del servicio de soporte realizado.
VALIDACION DEL SERVICIO EJECUTADO
5 Usuario
Valida y califica el servicio de soporte prestado. La calificación se realiza en http://soporte.ugc.edu.co
2.1.10.2 FLUJOGRAMA:
EMISIÓN PÁGINA
CÓDIGO: P-06-04IS
REVISIÓN No. REV
SOPORTE EN SITIO
COORDINADOR
USUARIO FINAL TECNICO DE SO
SOPORTE
Evalua incidente y
se desplaza al lugar
de reporte de este
incio
Realiza lo necesario
Asigna responsable para solucionar el
para la atención del incidente:
incidente Revisar,
mantenimiento,
arreglar
Reporta incidente Recepciona solicitud Soluciono

incidente
no
Informa al usuario
que el equipo se
trasladara al depto.
Traslada equipo al
depto. De sistemas
Cambio de
Hardware SI Insta
hardware
Reinstalació
Si n de Prueba
si Software
software OK
SI
Traslado al
puesto
original de
trabajo
Instalacion del
equipo en
puesto de
EMISIÓN PÁGINA
CÓDIGO: P-06-04IS
REVISIÓN No. REV
2.1.11 GENERACION DE BACK UP DE PC:

Cada proceso y/o dependencia de la Universidad es responsable de su propia información. El Departamento de Informática
y sistemas realiza Back up de la información a los computadores del personal administrativo y de facultades de acuerdo al
cronograma de mantenimiento preventivo.
PROCEDIMIENTO DE CENTRO DE ATENCION AL USUARIO MESA DE AYUDA.

2.1.12 DESARROLLO DE ACTIVIDADES:
No. RESPONSABLE DESRIPCION DE ACTIVIDADES
Solicitud de atención:
1 Usuario
Reporta incidente o problema a través de la mesa de ayuda en la dirección electrónica soporte.ugc.edu.co
Registrar solicitud:
2 Usuario Realizar el registro del incidente
Recibe ticket de confirmación del registro de la incidencia
Coordinador mesa de Asignación de técnico para solucionar la incidencia:
3
ayuda A través del software de mesa de ayuda se asigna el técnico
Coordinador mesa de Es notificada el área de soporte técnico para que inicien su proceso
4
ayuda / Soporte técnico
Seguimiento y control incidencias:
Coordinador mesa de
5 Se realiza seguimiento de la solución del incidente
ayuda
Se realiza evaluación y verificación la atención al usuario y la eficacia del servicio
Coordinador mesa de Estadísticas e informes:
6
ayuda Se elaboran las estadísticas y el informe mensualmente
PROCEDIMIENTO CONTROL DE LICENCIAMIENTO ESPECIALIZADO:

Las licencias se encuentran en la oficina del Director del Departamento de Informática y Sistemas, y se lleva el control en la
mesa de ayuda.
PROCEDIMIENTO ADMINISTRACION DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION:

2.1.13 SERVICIOS SISTEMA DE INFORMACION ACADEMICO:
2.1.13.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES: Aplica para la corrección de notas.
NO RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

1 RECEPCION DE SOLICITUD: Recibir la solicitud de los usuarios administrativos y académico
2 ADMINISTRACION VERIFICACION DE SOLICITUD: Se verifica la solicitud (firmas de autorización) en el sistema académico.
DE SISTEMAS DE MODIFICACION: Se realiza la modificación en la base de datos, si es el caso se informa de la causa de la
3 INFORMACION inconsistencia.
4 COMUNICACIÓN AL USUARIO: Se envía respuesta al usuario solicitante.
ADMINISTRACION DE SISTEMAS DE INFORMACION
RECEPCION DE VERIFICACION DE COMUNICACIÓN AL

INICIO MODIFICACION FIN
SOLICITUD SOLICITUD USUARIO
2.1.14 ADAPTACIONES E IMPLEMENTACION DE FUNCIONALIDADES DEL SIA:

NO RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

1 USUARIO RECEPCION DE SOLICITUD: Recibir la solicitud de los usuarios administrativos y académico
2 ADMINISTRACION VIABILIDAD DE ADAPTACION: Se verifica la viabilidad en el sistema académico.
3 DE SISTEMAS DE ANALISIS DE SOLUCIONES: Se realiza el análisis
INFORMACION
4 ADAPTACION: Se realiza la adaptación
EMISIÓN PÁGINA
CÓDIGO: P-06-04IS
REVISIÓN No. REV
5 IMPLEMENTACION: Se hace la implementación

6 PRUEBAS Y ENSAYOS: Se realizan pruebas y ajustes
7 SEGUIMIENTO: Se realiza seguimiento
8 DOCUMENTACION: Se documenta
9 USUARIO COMUNICACION AL USUARIO: Se envía respuesta a la dependencia.
COMUNIDAD UNIVERSITARIA ADMINISTRACION DE SISTEMAS DE INFORMACION
INICIO
RECEPCION DE VIABILIDAD DE ANALISIS DE

SOLICITUD ADAPTACION SOLUCIONES
ADAPTACION NO
PRUEBAS Y
IMPLEMENTACION
ENSAYOS
SI
SEGUIMIENTO
COMUNICACION AL
DOCUMENTACION
USUARIO
FIN
2.1.15 BASE DE DATOS:

2.1.15.1 AFINAMIENTO Y MONITOREO:

1 Monitorear las bases de datos
2 Verificar el espacio libre de almacenamiento
Revisar los archivos de registro (log’s) de errores generados por el Sistema Operativo y el Sistema de Gestión de
3
ADMINISTRACION Bases de Datos
4 DE SISTEMAS DE Aplicar los ajustes necesarios para garantizar el funcionamiento de las bases de datos
5 INFORMACION Monitorear las sentencias que se están ejecutando en base de datos
6 Optimizar el desempeño de respuesta de las consultas bases de datos
7 Mejorar la parametrización de la base de datos
8 Depuración de archivos de log’s y mantenimiento a la estructura del Sistema de Gestión de Bases de Datos
2.1.15.2 COPIAS DE SEGURIDAD SISTEMA DE INFORMACION ACADEMICO:

1 ADMINISTRACION Ingresar al Servidor de Base de Datos por medio de conexión remota
2 DE SISTEMAS DE Realizar diariamente la sentencia de exportación del esquema REGIS de la base de datos
INFORMACION
3 Realizar semanalmente la sentencia de exportación de la base de datos completa
4 Almacenar copias de seguridad en el servidor de base de datos, en el computador asignado al DBA y un disco
externo del Departamento de Informática y Sistemas
EMISIÓN PÁGINA
CÓDIGO: P-06-04IS
REVISIÓN No. REV
Verificar periodo de compresión de copias de seguridad en los diferentes dispositivos de almacenamiento

5
disponibles
Confirmar la veracidad y buen funcionamiento de las copias de seguridad realizando una importación a un equipo
6
de pruebas del área de Administración de Sistemas de Información
2.1.15.3 VERIFICAR COMPRESION DE COPIAS DE SEGURIDAD DE BASE DE DATOS:

1 Acceder al dispositivo de almacenamiento
2 Sí es el servidor de base de datos: verificar copias con fecha de creación mayor a 30 días y eliminar archivos.
ADMINISTRACION
DE SISTEMAS DE Sí es el computador asignado al DBA: verifica copias con fecha de creación mayor o igual a 30 días y comprimir
3
INFORMACION bajo la siguiente denominación nombrebasedatos_numerodenumerototal_mesaño.zip
Sí es el disco externo del Departamento de Informática y Sistemas, copiar archivo con extensión zip anteriormente
4
creados en el punto 3.
2.1.16 ACTUALIZACION DE OBJETOS EN BASE DE DATOS Y CODIGO FUENTE EN APLICACIONES.


1 ANALISIS DE NECESIDAD: Análisis de la necesidad de los usuarios o del sistema
2 CREACION DE OBJETO: Crear el objeto que soluciona el inconveniente.
3 PRUEBAS Y ENSAYOS: Realizar las respectivas pruebas (que cumpla el objetivo)
4 DOCUMENTACION: Documentar el código del objeto.
5 ADMINISTRACION Recepción de los archivos enviados por los programadores.
DE SISTEMAS DE BACKUP DE ARCHIVOS A ACTUALIZAR: Acceder al servidor remotamente y realizar la copia anterior al
6
INFORMACION cambio actual, esta es almacenada en el equipo del departamento de Informática y Sistemas.
ACTUALIZACION: Actualizar los archivos correspondientes.
7
En caso de ser archivos nuevos se agregan al proyecto. Compilar el proyecto. Verificar errores de compilación.
VERFICACION DEL FUNCIONAMIENTO: Verificar el buen funcionamiento y servicio de los cambios
8
realizados en el sistema de información.
9 SOCIALIZACION: Se comunica a las partes interesadas y afectadas.
2.1.17 GENERACION DE REPORTES Y ESTADISTICOS:


1 Recibir la solicitud de los usuarios administrativos y académico
2 Analizar el reporte solicitado.
ÁREA
3 ADMINISTRACION Generar la respectiva consulta o bloques de código u objetos de base de datos (PL/SQL)
4 DE SISTEMAS DE Verificar la veracidad de los datos generados.
5 INFORMACION Generar archivo en Excel
6 Enviar reporte al usuario POR EMAIL
EMISIÓN PÁGINA
CÓDIGO: P-06-04IS
REVISIÓN No. REV
COMUNIDAD UNIVERSITARIA ADMINISTRACION DE SISTEMAS DE INFORMACION
INICIO
RECEPCION DE GENERACION DE
SOLICITUD DE ANALISIS DE REPORTE
CONSULTA
REPORTE
SOLICITUD DE
REPORTES
RECEPCION DE
INFORMACION
GENERACION DE VERIFICACION DE
ENVIO DE ARCHIVO
ARCHIVO INFORMACION
FIN
PROCEDIMIENTO DE ADMINISTRACION DE INVENTARIOS:

2.1.18 CONTROL DE INVENTARIO DE REPUESTOS
INVENTARIOS DE PARTES
INICIO
RECEPCION DE
DEL PEDIDO
VERIFICACION Y
CONTEO DE
PARTES
ALMACENAMIENTO
DE PARTES
REGISTRO EN
LA MINUTA
GESTION DEL
INVENTARIO
ENTRADAS Y
SALIDAS
FIN
PROCEDIMIENTO CONECTIVIDAD Y REDES:

El área de redes y conectividad tiene como propósito ofrecer a la comunidad de La Universidad La Gran Colombia sede
Bogotá, el servicio de conexión a la red LAN (Red de área local), a través de este servicio se brinda a los usuarios poder
contar con una o varias conexiones que pueden ser físicas o inalámbricas mediante la cual pueden conectarse a la red de
datos de la Institución.
El principal objetivo del área de redes y conectividad es hacer llegar a todos los puestos de trabajo y a la comunidad
universitaria en general una conexión de calidad a la red de datos de la Universidad; Igualmente de responder de manera
oportuna y adecuada ante cualquier fallo en la red de datos de la Universidad, para lograr que los usuarios tengan un
servicio de alta disponibilidad de excelente desempeño y calidad con la tecnología de punta en la que invierte la
Universidad.
EMISIÓN PÁGINA
CÓDIGO: P-06-04IS
REVISIÓN No. REV
2.1.19 DISTRIBUCION DE PUNTOS DE CONEXIÓN FISICOS A LA RED (CABLEADO ESTRUCTURADO):


1 USUARIO SOLICITUD DE CONEXIÓN: Se recibe la solicitud a través de la mesa de ayuda o por memorando
CLASIFICAR QUE TIPO DE SOLICITUD INGRESA:
-Conectar un edifico a la red de la Institucional de la Universidad.
COORDINADOR DE
-Adicionar un punto de red.
2 REDES Y
-Habilitar punto de red existente.
CONECTIVIDAD
-Habilitar conexión inalámbrica.
-Falla de un punto de red Existente.
COORDINADOR DE PLANEAR LA EJECUCIÓN DEL CABLEADO: Se realiza la planificación de la ejecución del cableado y se
3 REDES Y informa al usuario a través de la mesa de ayuda. De ser necesario se pide apoyo de personal a soporte técnico.
CONECTIVIDAD
COORDINADOR DE ALISTAMIENTO DE MATERIALES LOS INSUMOS Y EQUIPOS NECESARIOS: Se alista las herramientas, el
4 REDES Y material, los insumos y los equipos necesarios para el cableado, en caso de hacer falta algo, se debe realizar el
CONECTIVIDAD pedido
COORDINADOR DE EJECUCIÓN DEL CABLEADO: Se desplaza al sitio donde se debe ejecutar la solución bajo los estándares de
5 REDES Y calidad (ISO/IEC 11801, ANSI/TIA/EIA 568-B, ANSI/EIA/TIA 569-A, ANSI/TIA/EIA 606-A). Que obedece a las
CONECTIVIDAD normas de cableado estructurado.
ENTREGA DEL CABLEADO: Se diligencia el formato de entrega a satisfacción con el visto bueno del jefe del
6 USUARIO
departamento.
2.1.19.2 FLUJOGRAMA
USUARIO REDES Y CON ECTIVIDAD
INICIO CLASIFICAR QUE TIPO PLANEAR LA

DE SOLICITUD EJECUCIÓN DEL
INGRESA CABLEADO
SOLICITUD DE
CONEXIÓN
ALISTAMIENTO DE
MATERIALES LOS
INSUMOS Y EQUIPOS
NECESARIOS
ENTREGA DEL
CABLEADO
EJECUCIÓN DEL
CABLEADO
FIN
2.7.2 ASIGNACIÓN DE DIRECCIONAMIENTO IP SOBRE LA LAN:


1 USUARIO SOLICITUD DE CONEXIÓN: Se recibe la solicitud a través de la mesa de ayuda o por memorando
COORDINADOR DE Solicitud de registro: Se recibe a través de la mesa de ayuda la solicitud para agregar una dirección física (MAC) de
2 REDES Y un equipo o dispositivo.
CONECTIVIDAD
COORDINADOR DE Clasificación de la solicitud: Se debe especificar en la solicitud nombre del equipo, nombre del usuario y
3 REDES Y dependencia, para determinar el segmento de red al cual pertenece el equipo.
CONECTIVIDAD
COORDINADOR DE Ingreso a el servidor: Se conecta al servidor DHCP por medio de un explorador web a través de una conexión
4 REDES Y segura (HTTPS) y se valida el usuario para permitir el ingreso al servidor.
CONECTIVIDAD
COORDINADOR DE Consultar dirección física: Se debe verificar por medio de una búsqueda que la dirección física (MAC) y el nombre
5 REDES Y del host (equipo), no se encuentren registradas anteriormente para evitar duplicidad impidiendo errores en el
CONECTIVIDAD registro.
EMISIÓN PÁGINA
CÓDIGO: P-06-04IS
REVISIÓN No. REV
COORDINADOR DE Registrar dirección física: Se ubica el segmento al que pertenece la IP dentro del archivo de configuración del
6 REDES Y servidor y se agrega la dirección física en una dirección IP libre, se aplican y guardan cambios.
CONECTIVIDAD
COORDINADOR DE Se deben realizar copias del archivo de configuración del módulo DHCP conforme al formato de copias de
7 REDES Y seguridad.
CONECTIVIDAD


COORDINADOR DE Seleccionar equipo: De acuerdo a las necesidades se realiza la selección del equipo que cumpla con las necesidades
1 REDES Y de puertos, interfaces, seguridad y modularidad.
CONECTIVIDAD
COORDINADOR DE Solicitud de compra: Se realiza el pedido al departamento de compras y si es aprobado por el comité de compras se
2 REDES Y espera a la llegada del equipo.
CONECTIVIDAD
Configurar equipo: Realizar la configuración básica del equipo de red a través de la interfaz (serial, ethernet) en el
COORDINADOR DE
departamento de sistemas y hacer las pruebas de buen funcionamiento del equipo, ingresar los datos básicos al
3 REDES Y
documento de control de equipos de red identificando el lugar donde debe ser instalado y agregarlo o modificar el
CONECTIVIDAD
mapa de red si es un reemplazo de equipo.
COORDINADOR DE Instalación del equipo: Transportar el equipo hacia la ubicación física e instalarlo dentro del rack, es necesario un
4 REDES Y punto eléctrico y un punto de datos que alimente el equipo de red.
CONECTIVIDAD
COORDINADOR DE Pruebas de verificación: Se ejecutan las pruebas de rigor de conectividad y se comprueba la configuración previa
5 REDES Y realizada en el departamento y se asegura del buen y correcto funcionamiento del equipo.
CONECTIVIDAD
COORDINADOR DE Seguridad y acceso remoto: Se configuran los niveles de seguridad requeridos, se habilita el acceso remoto seguro y
6 REDES Y se habilitan los puertos de monitorización.
CONECTIVIDAD
COORDINADOR DE Respaldo de la configuración: Se realiza una copia de la configuración del equipo para usarlo en caso de un reinicio
7 REDES Y o reemplazo de equipo de la misma referencia.
CONECTIVIDAD


COORDINADOR DE Monitoreo de red: Mediante el uso de software especializado en monitoreo de red se asegura el correcto y buen
1 REDES Y funcionamiento de la red, en caso de existir algún fallo, el software emite una alarma con la identificación de la
CONECTIVIDAD incidencia.
COORDINADOR DE Mantenimiento preventivo de equipo: Es una prevención a posibles fallos corresponde a limpieza física del equipo,
2 REDES Y búsqueda de actualizaciones y verificación de funcionamiento.
CONECTIVIDAD
COORDINADOR DE Modificación en configuración durante mantenimiento preventivo: De ser necesaria una modificación en la
3 REDES Y configuración del equipo de red se debe hacer un backup de la configuración actual y ejecutar la actualización del
CONECTIVIDAD equipo y registrar los cambios en la bitácora.
COORDINADOR DE Alertas: Al momento de recibir una alerta del software, se intenta dar solución por acceso remoto, si no es posible
4 REDES Y solucionarlo es necesario desplazarse hacia el sitio donde se encuentra el equipo y realizar un mantenimiento
CONECTIVIDAD correctivo.
COORDINADOR DE Presencia de fallas mantenimiento correctivo: Se debe realizar un mantenimiento correctivo cuando se presentan
5 REDES Y fallas inesperadas de un equipo de red, se intenta dar solución por remoto si no es posible se desplaza al sitio y al ser
CONECTIVIDAD detectada la falla se soluciona.
COORDINADOR DE Reemplazo de equipo: Solicitar al encargado del inventario de equipos del departamento un equipo de red de
6 REDES Y contingencia con las características necesarias para restaurar el servicio, el equipo dañado entra a proceso de
CONECTIVIDAD garantía mediante el departamento de compras.
PROCEDIMIENTO SERVICIOS COMPLEMENTARIOS

2.8.1 PRESTAMO SALAS DE COMPUTO
2.8.1.1DESARROLLO DE ACTIVIDAD:
EMISIÓN PÁGINA
CÓDIGO: P-06-04IS
REVISIÓN No. REV

El coordinador recibe semestralmente de las facultades las salas requeridas con especificaciones del software para
1 COORDINADOR clase.
Se relaciona en horarios semestrales teniendo en cuenta facultad, docente, materia, número de estudiantes y
horario. Formato en archivo magnético ubicado en: http://www.ugc.edu.co/index.php?
2 COORDINADOR
option=com_wrapper&view=wrapper&Itemid=197
Se envía a las facultades la relación de salas asignadas y horarios.

3 COORDINADOR
ÁREA DE En cada sala se publica la programación asignada.
SERVICIOS
4
COMPLEMENTARI
OS
ÁREA DE Estos horarios se ubican en cada recepción de ingreso a las salas para su consulta.
SERVICIOS
5
COMPLEMENTARI
OS
2.8.2 SERVICIOS ADICIONALES PARA LA COMUNIDAD UNIVERSITARIA

2.8.2.1 DESARROLLO DE ACTIVIDAD:

Solicitud de servicios:
El usuario solicita el servicio de: impresiones, plotter, internet, fotocopias o quemado de archivos según la
1 USUARIO
necesidad
Atención a la solicitud:
Área de servicios Se recibe la solicitud verbal y se procede a efectuarla de acuerdo al manual y al reglamento ubicados en
2
complementarios http://www.ugc.edu.co/index.php?option=com_wrapper&view=wrapper&Itemid=197
Registro de servicios:
Área de servicios
3 Se procede a registrar los servicios realizados en los respectivos en controles
complementarios
2.9 PROCEDIMIENTO CONMUTADOR

Usuario solicita atención
1 Contacto Solicita comunicación con alguna unidad académica o administrativa e información.
Conecta las llamadas con las diferentes extensiones.

2 Recepcionistas
Dirige la llamada a la extensión correspondiente.
Ofrece orientación e información al usuario.
2.9.2 FLUJOGRAMA:
EMISIÓN PÁGINA
CÓDIGO: P-06-04IS
REVISIÓN No. REV
conmutador
Solicita atención al Recibir solicitud

conmutador
Transfiere
llamada a
extensión
Fin del
proceso
EMISIÓN PÁGINA
CÓDIGO: P-06-04IS
REVISIÓN No. REV
DOCUMENTOS RELACIONADOS:
Manual de funciones del comité de compras
 Manuales internos de los procesos del departamento.
REGISTROS:
3. CONTROL DE CAMBIOS:
No
FECHA DESCRIPCION
REV
Emisión inicial
1 01/03/2010

Manual Procesos Procedimientos Sistemas

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EMISIÓN PÁGINA

UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA 01/07/2010 1 / 23

NOMBRE: NOMBRE: NOMBRE:

OBJETIVO DEL MANUAL:

ALCANCE DEL MANUAL:

PROCEDIMIENTOS DE INFORMÁTICA Y SISTEMAS

2.1.1.1 DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES:

red, enlaces, extensiones telefónicas, interfaces de red, cables y logs.

2.1.2 ADMINISTRACIÓN DE FIREWALL Y SEGURIDAD:

2.1.2.1 DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES:

ESPECIFICAR LA REALIZAR AJUSTES A

2.1.3 GESTIÓN DE BACKUPS CENTRO DE DATOS:

2.1.4 GESTIÓN DE BACKUPS DE SERVIDORES:

2.1.4.1 DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES:

PROCEDIMIENTO DE ADMINISTRACIÓN DEL PORTAL INSTITUCIONAL:

- Información sobre una materia impartida en la Universidad

- (No se permitirán archivos ejecutables .EXE)

PLANTILLA DE PUBLICACIÓN DE CONTENIDOS

LOGOTIPOS, MARCAS, IMÁGENES Y ANIMACIONES

- El formato para imágenes podrá ser: JPG, GIF o PNG

- El formato para animaciones será: SWF

TAMAÑO DE LOS ARCHIVOS

LINKS O VÍNCULOS A OTRAS PÁGINAS

REDES SOCIALES (Facebook, YouTube, Flicker, Twitter, etc)

SEGURIDAD Y PERMISOS SOBRE EL SERVIDOR WEB

RESPALDO Y BACKUPS DE INFORMACIÓN

PROGRAMACIÓN Y BASES DE DATOS

- Las bases de datos permitidas en el servidor web serán en MySQL.

PUBLICACIONES EN LA PÁGINA PRINCIPAL DEL SITIO WEB DE LA UNIVERSIDAD

2.1.5.2 DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES:

para el restablecimiento del servicio.

2.1.6 CONTROL DEL CORREO INSTITUCIONAL:

2.1.6.2 POLÍTICAS DE USO:

- Utilizar destinatarios precisos para evitar los mensajes en cadenas o series.

- El usuario se compromete a indemnizar y a exonerar a la Universidad La Gran Colombia y a sus empleados de

2.1.6.3 DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES:

COMUNIDAD UNIVERSITARIA WEBMASTER

2.1.7 CREACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE ESPACIOS VIRTUALES

COMUNIDAD UNIVERSITARIA WEBMASTER

PROCEDIMIENTO DE SOPORTE TECNICO:

2.1.9 MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE HARDWARE Y SOFTWARE:

2.1.10 MANTENIMIENTO CORRECTIVO DE HARDWARE Y SOFTWARE:

Reporta incidente Recepciona solicitud Soluciono

2.1.11 GENERACION DE BACK UP DE PC:

PROCEDIMIENTO DE CENTRO DE ATENCION AL USUARIO MESA DE AYUDA.

PROCEDIMIENTO CONTROL DE LICENCIAMIENTO ESPECIALIZADO:

PROCEDIMIENTO ADMINISTRACION DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION:

NO RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

RECEPCION DE VERIFICACION DE COMUNICACIÓN AL

2.1.14 ADAPTACIONES E IMPLEMENTACION DE FUNCIONALIDADES DEL SIA:

NO RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

5 IMPLEMENTACION: Se hace la implementación

RECEPCION DE VIABILIDAD DE ANALISIS DE

2.1.15 BASE DE DATOS:

No RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

2.1.15.2 COPIAS DE SEGURIDAD SISTEMA DE INFORMACION ACADEMICO:

No RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

Verificar periodo de compresión de copias de seguridad en los diferentes dispositivos de almacenamiento

2.1.15.3 VERIFICAR COMPRESION DE COPIAS DE SEGURIDAD DE BASE DE DATOS:

No RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

2.1.16 ACTUALIZACION DE OBJETOS EN BASE DE DATOS Y CODIGO FUENTE EN APLICACIONES.

No RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

2.1.17 GENERACION DE REPORTES Y ESTADISTICOS:

No RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES