INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN Y CONTROL DE

DOCUMENTOS
CÓDIGO GD-IT-01

Elaborado por: Dependencia / Cargo

Revisado por: Aprobado por:

Dependencia / Cargo Dependencia / Cargo
Firma: Firma:
Fecha: Fecha:

Febrero de 2018
 Código: GD-IT-01

Versión: 1.1

Fecha: 15/02/2018

Página 2 de 12
ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS

INDICE
1 OBJETO ................................................................................................................................. 4
2 CAMPO DE APLICACIÓN ..................................................................................................... 4
3 DEFINICIONES...................................................................................................................... 4
4 RESPONSABILIDADES ........................................................................................................ 5
4.1 Todo el personal ............................................................................................................. 5
4.2 responsables de proceso. ............................................................................................... 5
5 DESARROLLO....................................................................................................................... 5
5.1 tipos de documentos. ...................................................................................................... 5
5.1.1 Documentos de uso interno: .................................................................................... 5
5.1.2 Documentos de uso externo: ................................................................................... 5
5.2 estructura Y CONTENIDOS de los documentos ............................................................ 6
5.3 identificación, codificación Y ESTADO de los documentos ............................................ 6
5.3.1 Identificación. ........................................................................................................... 6
5.3.2 Codificación. ............................................................................................................ 6
5.3.3 Estado...................................................................................................................... 8
5.3.4 Codificación de los manuales del sistema de gestión. ............................................ 8
5.3.5 Codificación de los procesos. .................................................................................. 9
5.3.6 Codificación de los subprocesos. ............................................................................ 9
5.3.7 Codificación de los procedimientos. ........................................................................ 9
5.3.8 Codificación de los instrucciones, guías y protocolos. ............................................ 9
5.3.9 Codificación de formatos. ........................................................................................ 9
6 IMAGEN E IDENTIDAD CORPORATIVA .............................................................................. 9
7 CONSIDERACIONES ADICIONALES. ................................................................................ 10
7.1 TIPOS DE SOLCITUDES PARA DOCUMENTOS. ...................................................... 10
7.2 SIMBOLOGÍA EMPLEADA ........................................................................................... 10
7.3 DIAGRAMA DE FLUJO ................................................................................................ 11
8 DOCUMENTOS DE REFERENCIA ..................................................................................... 12
 Código: GD-IT-01

Versión: 1.1

Fecha: 15/02/2018

Página 3 de 12
ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS

9 REGISTROS. ....................................................................................................................... 12
10 TABLA DE REVISIONES ................................................................................................. 12
Listado de tablas.
Tabla 1. Códigos de Proceso ........................................................................................................ 7
Tabla 2. Código por tipo de documentos ...................................................................................... 7
 Código: GD-IT-01

Versión: 1.1

Fecha: 15/02/2018

Página 4 de 12
ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS

1 OBJETO

Establecer los criterios y características para los documentos del sistema de gestión que se
elaboren y codifiquen de acuerdo a lo especificado.

2 CAMPO DE APLICACIÓN

Aplica a todos los documentos que hacen parte de los sistemas de gestión de las Empresas
Públicas Municipales de Quinchía ESP.

3 DEFINICIONES

Gestión documental. Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la

planificación, manejo y organización de la documentación recibida y producida por la entidad
desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
Administración de documentos. Conjunto de actividades orientadas a elaborar, codificar, revisar,
aprobar, distribuir, divulgar, modificar y consultar los documentos de los sistemas de gestión.
Documento. Información y su medio de transporte. Puede ser físico o electrónico.
Enfoque basado en procesos. Gestión sistemática de la interacción e interrelación entre los
procesos por las entidades para lograr un resultado deseado.
Especificación. Documentos que establece requisitos. Puede estar relacionada con actividades
(por ejemplo, procedimientos, especificaciones de procesos y de ensayo y prueba), o con
productos y/ servicios.
Manual de calidad. Documentos que describe y especifica el Sistema de Gestión de Calidad de
una entidad.
Procedimiento. Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.
Proceso. Conjunto de actividades mutuamente relacionada o que interactúan para generar valor
y las cuales trasforman elementos de entrada en resultados.
Registro. Documentos que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades
ejecutadas.
Satisfacción del cliente. Percepción del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus
requisitos.
Sistema. Conjunto de elementos mutuamente relacionado o que interactúan con el fin de lograr
un propósito.
 Código: GD-IT-01

Versión: 1.1

Fecha: 15/02/2018

Página 5 de 12
ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS

Sistema de gestión de la Calidad para entidades. Herramienta de gestión sistemática y

trasparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y
satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades. Está enmarcado en
los planes estratégicos y de desarrollo de tales entidades.
Trazabilidad. Capacidad para asegurar la historia, la aplicación o la localización de todo aquello
que está bajo consideración.

4 RESPONSABILIDADES

4.1 TODO EL PERSONAL

Dar cumplimiento a la metodología contenida en esta instrucción técnica en la elaboración de
todos y cada uno de los documentos que conforman y hacen parte del sistema de gestión.
4.2 RESPONSABLES DE PROCESO.
Garantizar que todos los documentos del proceso cumplan con los lineamientos establecidos,
sea que tengan origen o den soporte al respectivo proceso.

5 DESARROLLO.

Este instructivo tiene la finalidad de facilitar al personal de Empresas Públicas de Quinchía E.S.P.
la elaboración de documentos, concediendo libertad y margen de elaboración de documentos de
acuerdo a las necesidades de cada responsable de proceso, pero estableciendo límites que
garanticen homogeneidad en los documentos elaborados.
5.1 TIPOS DE DOCUMENTOS.
5.1.1 Documentos de uso interno:
Todos aquellos documentos que se usan de manera interna, tales como el manual de procesos,
procedimientos documentados e instrucciones técnicas.
5.1.2 Documentos de uso externo:
Documentos que se elaboran para ser entregados a personal externo, como clientes,
proveedores, entidades de control etc. Algunos ejemplos son correspondencia externa,
resoluciones que adopten marco tarifario, formularios y material de comunicación o publicidad.
En cuanto a medios de soporte, los más habituales son:
 Documentos en formato de Microsoft Word, MS Excel y MS PowerPoint.
 Documentos en formato PDF.
 Código: GD-IT-01

Versión: 1.1

Fecha: 15/02/2018

Página 6 de 12
ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS

5.2 ESTRUCTURA Y CONTENIDOS DE LOS DOCUMENTOS 1

La estructura de la documentación de los sistemas de gestión, está definida de la siguiente
manera:

Manual del
Sistema de Gestión

Manual de Procesos /
Fichas de Proceso

Procedimientos, instrucciones técnicas,

manuales, planes, protocolos, formato y
registros

La Empresa ha puesto a disposición de los empleados diferentes plantillas que pueden ser
usadas como modelo en la elaboración de los documentos más habituales, en formatos de MS
Word y MS Excel (extensiones .DOC y .DOCX)
Estas plantillas y demás documentos que se elaboren deberán conservar la estructura propuesta
en sus encabezados y píes de página.
5.3 IDENTIFICACIÓN, CODIFICACIÓN Y ESTADO DE LOS DOCUMENTOS
5.3.1 Identificación.
Todos los documentos, sin diferenciación de su uso o medio de soporte, deberán ser identificados
con título, fecha de emisión y nivel de revisión.
Los documentos de uso interno deberán contener de manera explícita la codificación siguiente.
5.3.2 Codificación.
La codificación de los documentos que hacen parte del Sistema de Gestión se debe realizar
teniendo en cuenta las siguientes convenciones, esta codificación se empelará únicamente en

1
Adaptado de LÓPEZ LEMUS, PALOMA. Cómo documentar un sistema de gestión de calidad según ISO
9001:2015. FC Editorial. 2016.
 Código: GD-IT-01

Versión: 1.1

Fecha: 15/02/2018

Página 7 de 12
ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS

los documentos de uso interno, y siempre y cuando estén asociados a los procesos identificados
en el mapa de procesos de la entidad.
La codificación establecida para los documentos de uso interno es la siguiente:

PS-ID-##
Donde:
PR es el código corresponde a las dos (2) letras que identifican el proceso al cual está
asociado el documento.
Tabla 1. Códigos de Proceso
MACROPROCESO PROCESO CÓDIGO
Direccionamiento Estratégico DE
ESTRATÉGICOS
Seguimiento y Control SC
Servicio de acueducto SA
Servicio de alcantarillado SS
MISIONALES
Servicio de aseo SL
Gestión Comercial y de servicio al cliente GC
Gestión Humana GH
Gestión de Tecnologías de la Información GI
Gestión Jurídica GJ
Gestión Contractual CT
SOPORTE
Gestión Financiera GF
Gestión Logística GL
Gestión Documental GD
Gestión Técnica y Ambiental GT

ID es el código de dos letras que identifican el tipo de documento.

Tabla 2. Código por tipo de documentos
DOCUMENTO CÓDIGO
Manuales ML
 Código: GD-IT-01

Versión: 1.1

Fecha: 15/02/2018

Página 8 de 12
ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS

DOCUMENTO CÓDIGO
Caracterización de
PS
Proceso
Normograma NG
Procedimiento PR
Formato FT
Guía IT
Instrucción Técnica IT
Indicador IG
Protocolo IT
Plan PL
Programa PG
Matriz de riesgo MR

XX es el código de dos (2) números correlativo, comenzando en 01 y que distinguen

documentos del mismo tipo dentro del mismo proceso.
Por ejemplo: GD-IT-01 Elaboración y control de documentos.
5.3.3 Estado
En el proceso de implementación del sistema integrado de gestión, los documentos pueden
encontrarse en algunos de los siguientes estados:
 Publicado: documento en su última versión y aprobado para su uso, el documento está
disponible para su uso en el sitio web de la entidad o en su intranet.
 En revisión: el documento está pendiente de su aprobación y posterior publicación.
 Obsoleto: documento que han sido sometidos a revisión, actualización o eliminación y de
los cuales sus versiones se consideran obsoletas.
 Pendiente: documento en proceso de elaboración pendiente de su posterior revisión.
5.3.4 Codificación de los manuales del sistema de gestión.

MANUAL PROCESOS CODIFICACIÓN

ML MP ML-MP-01
 Código: GD-IT-01

Versión: 1.1

Fecha: 15/02/2018

Página 9 de 12
ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS

5.3.5 Codificación de los procesos.

ID PROCESO ID DOCUMENTO CODIFICACIÓN

GD PS GD-PS-01

5.3.6 Codificación de los subprocesos.

ID SUBPROCESO ID DOCUMENTO CODIFICACIÓN

GR PS GR-PS-01

5.3.7 Codificación de los procedimientos.

ID PROCESO ID DOCUMENTO CODIFICACIÓN

GD PR GD-PR-01

5.3.8 Codificación de los instrucciones, guías y protocolos.

ID PROCESO ID DOCUMENTO CODIFICACIÓN

GD IT GD-IT-01

5.3.9 Codificación de formatos.

ID PROCESO ID DOCUMENTO CODIFICACIÓN

GD FT GD-FT-01

6 IMAGEN E IDENTIDAD CORPORATIVA

Empresas Públicas de Quinchía presta especial atención a toda su documentación, sea interna
o externa, para garantizar que conserve y potencie su imagen corporativa.
 Código: GD-IT-01

Versión: 1.1

Fecha: 15/02/2018

Página 10 de 12
ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS

Por esta razón todos los documentos deben ser previamente revisados y aprobados.
Los criterios de imagen corporativa se revisarán con una periodicidad anual y se evaluará que
contengan entre otros aspectos los siguientes:
Colores corporativos.
Logotipo de la entidad.
Slogan o lema corporativo.
Fuente y tamaño de fuente apropiados.

7 CONSIDERACIONES ADICIONALES.

Los documentos de origen externo son aquellos que la entidad necesita como consulta para la
validación de sus procesos, como por ejemplo normatividad vigente, manuales técnicos de
equipos etc.
7.1 TIPOS DE SOLCITUDES PARA DOCUMENTOS.
Existen tres (3) tipos de solicitudes para los diferentes documentos del sistema de gestión, a
saber:
a. Elaboración: se revisa que el documento se requiera y ajuste a los lineamientos del
presente instructivo, en cuyo caso se procede a su codificación, publicación y divulgación.
b. Modificación: se revisa que las modificaciones cumplan con los requisitos del presente
instructivo.
c. Eliminación: se retira el documento del sistema de gestión documental y se actualiza el
listado maestro de documentos internos, las versiones se consideran obsoletas.
7.2 SIMBOLOGÍA EMPLEADA 2
SÍMBOLO DESCRIPCIÓN SÍMBOLO DESCRIPCIÓN
Inicio / fin de un proceso Documento o registro
o conjunto de actividades
Conector / conector de
Actividad a realizar página siguiente
Decisión (implica dos Flecha de conexión que
caminos a seguir, en refleja la dirección a
función de los resultados seguir en las actividades
de la decisión. de la información

2
Tomado de LÓPEZ LEMUS P. Cómo documentar un sistema de gestión de calidad según ISO 9001:2015.
Página 35. FC Editorial. 2016.
 Código: GD-IT-01

Versión: 1.2

Fecha: 15/02/2018

Página 11 de 12
ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS

7.3 DIAGRAMA DE FLUJO

SIMBOLO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO
La necesidad de elaborar, modificar o eliminar
Todos los
documentos de origen interno nace de las
funcionarios y
áreas o procesos.
contratistas NA
Se pone en consideración del equipo de
involucrados en el
trabajo y/o responsable del proceso el
proceso.
documento a elaborar, modificar o eliminar
Formato GD-FT-02,
Se diligencia el formato de solicitud para solicitud de elaboración,
Responsable del
elaborar, modificar o eliminar documentos. La modificación y/o
proceso
solicitud se firma por el líder o jefe del proceso. eliminación de
documentos
La dependencia encargada, revisa la solicitud
y el documento en cuanto a su contenido,
Funcionario
estructura, pertinencia y adecuación a los
encargado o líder del Solicitud diligenciada
1 lineamientos del presente procedimiento. Si no
SGC
cumple, se devuelve la solicitud mediante
correo electrónico.
Responsable del
El documento aprobado se publica y divulga
proceso y
en los medios apropiados y dispuestos para tal
administrador de los
fin., se debe garantizar la accesibilidad a las NA
sistemas de
versiones vigentes y retirar las obsoletas.
información de la
Empresa
 Código: GD-IT-01

Versión: 1.2

Fecha: 15/02/2018

Página 12 de 12
ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS

8 DOCUMENTOS DE REFERENCIA

 Formato de Ficha de Proceso.

 Formato de Procedimiento documentado.
 Formato de Instrucción Técnica.
 Ley 594 de 2000, por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y acuerdo
reglamentarios.
 Ley 872 de 2003, por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad de la Rama
Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios.
 Decreto 4110 de 2004, por el cual se reglamenta la ley 872 de 2003 y se adopta la Norma
Técnica de Calidad en la Gestión Pública.
 NTCGP 1000:2009 Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública.
 Ley 87 de 1993, por la cual se dictan normas sobre el ejercicio de Control Interno.
 Decreto 943 de 2014, por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno MECI.

9 REGISTROS.

Formato GD-FT-01, Listado maestro de documentos internos.

Formato GD-FT-02, Solicitud de elaboración, modificación o eliminación de documentos.

10 TABLA DE REVISIONES

Fecha Nivel de revisión Observaciones

13/06/2010 Inicial NA
14/12/2016 Revisión 1 Actualización
Ajuste según requerimientos del mapa de
15/02/2018 Revisión 2
procesos.