INFORME: SISTEMA PARA LA ORGANIZACIÓN DE

DOCUMENTOS

Aprendiz:
Liliana Astrid Camacho Alfonso

Instructor:
Mauricio Zapata Correa

Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA

Organización Documental en el Entorno Laboral
Tunja
2019
 Introducción

El Instituto Financiero de Boyacá, es una entidad de orden departamental creada

mediante Ordenanza 014 DE 1968, adscrita a la Secretaria de Hacienda del
Departamento.
En el año 2011 con La certificación del ICONTEC bajo la norma NTCGP 1000:2009, se
creó el mapa de procesos estableciendo la gestión documental como un proceso de
apoyo definido como “Administración Documental”, elaborando procedimientos,
instructivos y manuales que estandarizan la gestión documental de la entidad.
 MISIÒN

Ofrecer servicios financieros y de administración de recursos a Entes Territoriales,

Entidades Públicas y de Iniciativa Privada, para el desarrollo de proyectos sociales, de
infraestructura y de servicios, con el fin de contribuir al progreso de los Municipios y
del Departamento.
 VISIÒN

En el mediano plazo, ser el instituto líder, como fuente de fondeo y

Administración de Recursos de las Entidades Territoriales para contribuir
con el desarrollo social y económico de las comunidades del Departamento.
 ALCANCE
El Programa de Gestión Documental enmarca los lineamientos de la administración
documental en el INFIBOY para todos los trámites generados de acuerdo a las
funciones de las dependencias, recopilando lineamientos para la clasificación,
descripción y conservación documental. Además se aplica a la información como
planos, documentos de archivo central e histórico y los sistemas de información tales
como: sistema de correspondencia, sistema administrativo y financiero y sistema de
calidad.
El Instituto Financiero de Boyacá, cuenta con un recurso humano capacitado para el
desarrollo del Programa de Gestión Documental: en el área de Archivo se cuenta con
un profesional y dos auxiliares administrativos, con capacidades de orientar a los
funcionarios.
El Programa de Gestión Documental está dirigido a los funcionarios de la entidad en el
desarrollo de sus funciones y obligaciones, a otras entidades territoriales de orden
departamental y municipal y a los entes de control internos y externos, mejorando en la
calidad de servicios para atención de requerimientos, PQRS y consulta de documentos.

LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÒN

DOCUMENTAL
El Instituto Financiero de Boyacá, cuenta con directrices y lineamientos encaminados a
la adecuada gestión institucional:
PRODUCCIÒN
La producción de documentos en los diferentes medios y soportes (papel y digital)
corresponde al desarrollo de las actividades institucionales acorde con el Sistema de
Gestión de calidad y a lo establecido en el Proceso de Administración Documental;
para ello cuenta con un instructivo I-AD-01 para la creación y normalización de la
documentación que incluye:

GESTIÒN Y TRÀMITE
El Instituto Financiero de Boyacá cuenta con el aplicativo ControlDoc para el registro y
control de comunicaciones oficiales, centralizado en una ventanilla única, donde se
radican todos los documentos internos y externos, el aplicativo genera un consecutivo
junto con la fecha y hora de radicación, los cuales no son manipulables, se deben
introducir datos como: el remitente, la dependencia y funcionario al que va dirigido.
ORGANIZACIÒN
La organización de archivos se fundamenta en las Tablas de Retención Documental, las
cuales están engranadas al Sistema de Gestión de Calidad, se cuenta con el
procedimiento P-AD-03 “Archivo de Gestión” que incluye directrices sobre:
TRANSFERENCIAS
Una vez en el Archivo Central, se ubican las cajas y estantes de acuerdo a la estructura
orgánica y procede a actualizar el inventario total del Archivo Central.
El cronograma de transferencias se elabora teniendo en cuenta el volumen de
documentos que se manejan en cada dependencia, dejando uno dos días entre una y otra
dependencia; se programa para que se realice en dos meses.

DISPOSICIÒN DE LOS DOCUMENTOS

En el Archivo Central se tienen las siguientes directrices para la disposición final de los
documentos:

 La conservación total se aplica a aquellos documentos que tiene valor

permanente, es decir, los que por disposición legal deben ser conservados
siempre o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo,
estructura, procedimientos y políticas de la entidad convirtiéndose en testimonio
de su actividad y trascendencia.

 La eliminación de documentos aplica para aquellos documentos que han perdido

sus valores primarios y secundarios, donde el profesional encargado del área,
revisa los documentos a eliminar para luego levantar acta y presentarla al
Comité Interno de Archivo para su aprobación; una vez aprobada procede a
destruir los documentos levantando registro fotográfico de la actividad.

 El proceso de selección documental para escoger una muestra de documentos de

carácter representativo, para su conservación permanente, se realiza de acuerdo a
lo definido en las TRD de cada dependencia, con criterios como:

 Impacto en la destinación de crédito

  Aporte profesional a la entidad

 Estudio o proyecto que impacte a la entidad

 El INFIBOY tiene como medio de digitación, la reproducción mediante escaneo

de los documentos como a contratación, hojas de vida y carpetas de los clientes
en áreas misionales, se conservan tres copias, una en el área responsable y otra
en el área de sistemas y una más en el sitio virtual del backup. Para realizar esta
actividad se deben tener en cuenta como requisitos mínimos los siguientes:
VALORACIÒN
En el proceso de Administración Documental, se tienen establecidas las siguientes
directrices generales para la determinación de los valores de los documentos de acuerdo
a los criterios establecidos por el Archivo General de la Nación:
VALORES PRIMARIOS: se derivan del contexto funcional, administrativo, legal,
técnico, de la entidad y están sujetos al análisis permanente del cambio normativo que le
aplica al Instituto y a los cambios de la estructura orgánico-funcional, así como los
procesos y los procedimientos desarrollados para el cumplimiento de su misión.
VALORES SECUNDARIOS: se tienen clasificados en:

 Criterios de las características internas de los documentos

 Criterios de las circunstancias externas

 Criterios diplomáticos

 Criterios de procedencia y evidencia

 Criterios de contenido

DOCUMENTOS ELECTRÒNICOS
El INFIBOY a través delos procesos de Admiración Documental y Apoyo Tecnológico,
establece las siguientes directrices generales para la gestión de documentos electrónicos
de archivo, teniendo en cuenta que en el Instituto los únicos documentos electrónicos
que se manejan son los del Sistema Integrado de Gestión de Calidad manejados a través
del aplicativo Kawak.
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS
El INFIBOY, realizo el plan Institucional de Archivos, con base en la Ley 594 de 2000,
Ley General de Archivos, especialmente en cumplimiento al decreto 2609 de 2012,
Articulo 8 referente a los Instrumentos Archivísticos para la Gestión Documental.
De acuerdo a las disposiciones legales vigentes en el país, y dado que el INFIBOY es
una entidad pública, realizo el PINAR como instrumento archivístico que le permite
planear, hacer seguimiento y articulas los planes estratégicos de la función archivística
de acuerdo a un análisis estratégico DOFA.
Para la adopción de este instrumento archivístico, el INFIBOY tiene presente el trabajo
interdisciplinario con las otras áreas tanto al nivel administrativo, como de gestión.
Dando cumplimiento al Decreto 103 de 2015; el cual se encuentra publicado en la
página web de la entidad: www.infiboy.gov.co
 CONCLUSIÒN Y DIAGNOSTICO

 El Instituto Financiero de Boyacá, ha implementado un Programa de Gestión

Documental teniendo en cuenta la normatividad:

 Ordenanza 014 de 1968, creación de INFIBOY

 Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos

 Acuerdo 001 de 2010, Aprobación TDR

 Resolución 126 de 2010, creación del Comité de Archivo

 EL INFIBOY destino recursos definidos en el presupuesto de la entidad, para la

implementación y sostenimiento del PGD.

 Para la implementación del PGD en el INFIBOY, se cuenta con el apoyo del

Comité interno de Archivo, el cual está conformado por: Gerente General,
Subgerente General, Jefe de Oficina Jurídica, Profesional de Planeación,
Profesional de Sistemas, Asesor de Control Interno y Profesional responsable del
área de Archivo

 El Archivo Central funciona en la calle 19 Nº 19-35 en la cuidad de Tunja,

Boyacá piso 8ª en un área de 59 metros cuadrados, cuenta con estantería
metálica, ventilación e iluminación adecuados, dotados con un área
administrativa y de consulta. Se encuentra a cargo de un Profesional líder del
proceso y se cuenta con dos auxiliares administrativos de apoyo.

 Los Archivos de Gestión se encuentran ubicados en cada dependencia, se tiene

archivadores metálicos con llave en las áreas Jurídica, Talento Humano,
Tesorería y las áreas misionales Crédito, Cartera y Desarrollo Empresarial, las
demás dependencias cuentan con archivadores de madera y gavetas sencillas.

 Con el fin de mitigar el impacto de los cambios que genera la implementación

del PGD, se realizan acciones para sensibilizar, informar, divulgar, cacitar e
involucrar a los directivos, funcionarios administrativos y contratistas.

 La capacitación requerida por los funcionarios en materia de gestión documental

está incluida en el plan de Capacitación Documental.

 El proceso de Administración documental lidera campañas periódicas en temas

ambientales y jornadas de sensibilización en reciclar, reusar, recuperar, y reducir
el uso del papel.

 El préstamo de documentos se controla con el registro R-AD-06 donde se tiene

establecido un plazo máximo de 10 días.
 El inventario único Documental se controla por la oficina de archivo y es
diligenciado por cada dependencia de manera semestral en el registro R-AD-04.