La mejora de los procesos

La 6w es una metodología de análisis empresarial que consiste en contestar seis preguntas básicas:
qué (WHAT), por qué (WHY), cuándo (WHEN), dónde (WHERE), quién (WHO) y cómo (HOW). Esta
regla puede considerarse como una lista de verificación mediante la cual es posible generar
estrategias para implementar una mejora.
Hoy en día las empresas deben ser cada vez más eficientes y efectivas, de manera de optimizar la
calidad y el precio de los servicios o productos que brinda a sus clientes para ser competitivas y así
mantener o aumentar su llegada al mercado. Una forma de mejorar estos parámetros es mediante
la aplicación de la mejora en sus procesos. La mejora puede aplicarse como “cambios radicales” o
“pequeños cambios”. La primera opción puede aplicarse en pocas ocasiones, mientras que la
segunda opción es aplicable en forma reiterada en un mismo proceso. Es la denominada “mejora
continua”.
Es posible visualizar en forma cíclica la mejora continua de un proceso: cada mejora genera otra
posibilidad de mejora. Este ciclo ha sido denominado ciclo de mejora, y es también conocido como
ciclo PDCA, ciclo de Deming o ciclo de calidad (ver figura).
El ciclo PDCA (PLAN, DO, CHECK, ACT) es una herramienta de mejora de larga trayectoria, muy
utilizada, dado que la mejora continua no es solo un método para la resolución de problemas, sino
también una forma de pensar orientada a los procesos.
La regla de las 6w facilita la planificación de las acciones a desarrollar para la aplicación de las
acciones generadas por la utilización del ciclo de mejora PDCA.
Las empresas cuentan con muchas prácticas para identificar acciones de mejora. Una de las
herramientas más usadas es la auditoría interna. Que es un ejemplo de plan de mejora. Actualmente
las auditorías tienen un enfoque sistémico y de mejora. Son concebidas para agregar valor en una
empresa, contribuyendo al logro de sus objetivos y metas, y mejorando la eficiencia y eficacia de los
procesos de gestión. Las auditorías son consideradas un proceso con objetivos, indicadores y metas
propias que se alimentan de las estrategias de la empresa y de las necesidades de los grupos de
interés.
El de auditorías internas facilita la disponibilidad de información de primera mano para la toma de
decisiones de una empresa. La información fidedigna y actualizada es un elemento clave para nutrir
estas decisiones y lograr la mejora empresarial.

Ventajas de las 6w

 Su aplicación es simple.
 El trabajo final que resulta de su aplicación es de fácil comunicación.
 Los ámbitos de aplicación son múltiples: empresas, proyectos, personas, etc.
 Permite realizar la planificación de manera estructurada y sistemática, facilitando el
enfoque del grupo o planeador.
 Se integra a otras herramientas (de hecho puede que la usemos sin darnos cuenta) bien sea
para planificar o para caracterizar un problema, por ejemplo con un diagrama de espina de
pescado o la técnica del interrogatorio.
Metodología 6w: Cómo se hace

Si bien la aplicación del 6w es fácil, conviene disipar dudas (si las hay) explicando cómo se hace un
plan con esta herramienta, esto lo hare detallando cada cuestionamiento.

WHAT – QUÉ?: Lo que se quiere hacer.

WHY – POR QUÉ?: La razón por la cual se quiere hacer lo enunciado. ¿Qué justificación o motivo nos
hace definir este plan de acción?

WHEN – CUÁNDO? En qué momento se va hacer lo enunciado. No basta con tener el punto de
partida, también es necesario cuándo estimamos se verá culminado el plan de acción, esto, teniendo
en cuenta los riesgos que se afrontan.
WHERE – DÓNDE? En qué sitio o lugar se va a realizar.
WHO – QUIÉN? El elemento (persona, entidad, grupo, etc) que se va a encargar de realizarlo. Es el
responsable de la ejecución. Todo plan de acción sin un doliente, está destinado a fracasar. Cuando
la responsabilidad de una actividad cae sobre una sola persona y no sobre un grupo, existen más
posibilidades de que esa actividad se logre, a fin de cuentas, ante un mal resultado la
responsabilidad compartida duele menos que la individual.
HOW – CÓMO? De qué forma se va hacer, qué procedimientos vas a aplicar, cómo pretendes
conseguir el objetivo. Un «cómo» puede ser por ejemplo el desglose de actividades del «qué».
HOW MUCH – CUÁNTO?: Cuánto va a costar. ¿Esfuerzo, sudor, lagrimas? ¿Tiempo y dinero más
bien? Por lo general se desarrolla después del cómo, pues este paso es más claro si se especifica
«cuánto» por cada una de las etapas o actividades del plan de acción.

Ejemplo 6w: Planificación estratégica

La planificación estratégica hace referencia a todos los planes que se desarrollan para alcanzar los
objetivos en la organización.

DigiERT es una empresa que desarrolla productos digitales para otras empresas. La empresa está
elaborando su planificación estratégica en lo referente a Innovación y mejoramiento continuo.

WHAT – QUÉ: Implementar un modelo de innovación que logre la participación activa del personal
hacia la proposición de ideas desde su rol.

WHY – POR QUÉ: La organización no obtiene información de todos los colaboradores por igual. El
colaborador puede tener buenas ideas para mejorar la operación de su proceso o el de otros, así
como estrategias que la dirección no ha considerado. El propósito es que todos puedan aportar a la
innovación tanto a nivel de procesos como competitivo.

WHERE – DÓNDE: La ejecución del plan de acción se iniciará primero en la sede sur. Según los
resultados que se obtengan, se ejecutará el plan en las demás sedes de la empresa.

WHEN – CUÁNDO: Desde el 06 de junio de 2018 hasta 20 de octubre de 2018.

HOW – CÓMO: El modelo de innovación se va a implementar así:

1. Diseño y desarrollo de medios para obtención de ideas (buzón, intranet, página web)
2. Diseño de modelo de compensación para los colaboradores que entreguen ideas
3. Definición de metodología de valoración de ideas.
 4. Establecimiento de alianzas con universidades y centros de negocios.
5. Lanzamiento de modelo de innovación.

Transversal a todas las actividades, se tendrá control de:

 Ideas mensuales enviadas por colaboradores

 Ahorros e ingresos obtenidos por las ideas implementadas
 Tiempo promedio de valoración de ideas