Dirección de Reuniones

CONCEPTO:

Es un método que permite tratar problemas o situaciones con un grupo determinado de personas
de acuerdo a un objetivo y conforme a un plan preparado por un director.

Reunión

Se entiende por reunión a la agrupación de varias personas en un momento y espacio específico,

con la finalidad de tratar un tema, informar, solventar conflictos, y tomar decisiones. Puede
llevarse a cabo de manera planificada, con un objetivo delimitado y con un tiempo de duración
planeado.

IMPORTANCIA:

Desde tiempos inmemoriales las personas han tenido que reunirse con distintos fines. A medida
que ha avanzado tanto social como económicamente, ha habido mayor necesidad de reunirse e
intercambiar experiencias. En la empresa moderna las reuniones constituyen un instrumento de
vital importancia para el cumplimiento eficiente de sus actividades. Sin embargo, muchas de esas
reuniones fracasan por no ajustarse a principios técnicos que permitan en forma racional el logro
de los objetivos propuestos. Este hecho ha traído como consecuencia la necesidad de elaborar un
método que proporcione a las personas encargadas de la conducción de reuniones, aquellas
herramientas necesarias para obtener un resultado satisfactorio. El administrador de empresas
debe dominar la técnica de conducción de grupos, ya que al dictar instrucciones, debe aplicar una
serie de recursos para lograr los objetivos que persigue.

Objetivos

ºDebatir y decidir sobre aquellos asuntos de mayor trascendencia en los que convenga conocer la
opinión de todo el equipo.

ºPuesta en común; con el fin de que todos los componentes tengan un conocimiento exacto de la
situación del proyecto, de las líneas en las que se va avanzando, de las dificultades que van
surgiendo y de las decisiones que se van tomando.

ºTambién sirven para fijar criterios, homogeneizar ideas, compartir opiniones, intercambiar puntos
de vista, ayudar a crear una cultura común (modo de actuar, nivel de exigencia, escala de valores,
etc.).

ºAdemás, favorece el contacto personal: facilita la comunicación y ayuda a cohesionar al equipo.

Tipos o clasificación de reuniones

• Reuniones informativas : consiste en aquellos tipos de reuniones en las que se hace del
conocimiento de los participantes una decisión tomada; se les informa de un plan, de un nuevo
proyecto, etc. Su tiempo de duración es corto ya que por lo general sólo se brinda la información,
aunque en algunos casos se solicitan opiniones y comentarios sobre lo informado. Entre los
objetivos específicos que persigue se encuentran los siguientes:
• Difundir una decisión.

• Rebatir un chisme o rumor.

• Notificar un cambio o una serie de cambios.

• Mostrar el funcionamiento de un equipo.

• Coordinación e información entre ejecutivos.

• Reuniones de negociación: ocurre en aquellas reuniones en las que se toman decisiones, se

establecen propósitos, se negocian necesidades o deseos. Este tipo de reuniones son bastante
dinámicas y su manejo requiere de suma experiencia del moderador o conductor, además exige
una planificación en todos los aspectos, estudio minucioso del tiempo requerido, etc. Entre
algunos de los objetivos que persigue este tipo de reuniones tenemos los siguientes:

• Diagnosticar, estudiar y/o resolver un problema.

• Fijación o modificación de normas y políticas.

• Toma de decisiones.

• Revisión de sueldos o salarios y también las prestaciones.

• Revisión o modificación de los estándares.

• Revisión o ajuste del presupuesto.

• Evaluación de resultados.

• Reuniones consultivas : en este tipo de reuniones se persigue escuchar y recabar distintos

puntos de vista, necesidades, elección de un camino a seguir, etc. La alta gerencia casi no participa
más que para realizar interrogantes, mantener las respuestas dentro del objetivo de la reunión,
hacer partícipes a todos los asistentes, etc. Este tipo de reuniones requiere de mucho cuidado por
parte de quién ausculta y escucha. Entre algunos de los objetivos que persigue este tipo de
reuniones se encuentran:

• Diagnóstico de un problema o de una situación problemática.

• Conocer reacciones ante un cambio.

• Proponer alternativas de solución.

• Generar una innovación.

• Identificar posiciones ante un conflicto.

• Analizar y estudiar las diversas opciones.

• Realizar consultas entre los directivos.

• Reuniones mixtas: Como su nombre lo indica, resulta de un “mix” o una “mezcla” en la

combinación de las anteriores. Es bastante probable que este tipo de reuniones sea la más común
y generalizada en la actualidad, en la mayoría de compañías o instituciones, y en todos los niveles
de la empresa. Algunos de los propósitos que persigue este tipo de reunión son:

• Dar a conocer un proyecto e identificar situaciones problemáticas potenciales.

• Desmentir un chisme y conocer las distintas reacciones.

• Anunciar un cambio y acordar responsabilidades.

• Dar instrucciones a un equipo de trabajo y establecer la manera y el plazo para evaluar los
resultados.

• Tomar una decisión y generar candidatos o encargados que brinden el seguimiento a la misma.

Faces o etapas de las reuniones

Preparación de la reunión (antes): Para organizar adecuadamente una reunión es preciso tener en
cuenta algunos aspectos:

Personas que asistirán a la reunión.

Materiales que pudiesen ser de utilidad o presentaciones para mostrar.

Determinar la fecha, lugar y hora.

Enviar la comunicación de la reunión (convocatoria).

Planificar la estrategia y objetivo/s de la reunión.

Contenido a tratar.

El desarrollo de la reunión (durante):

Será el moderador el encargado de conducir la reunión. Entre las labores que deberá realizar
están:

Centrar la reunión: Explicar el propósito de la reunión y la información a tratar.

Fomentar un buen clima: Crear un clima abierto y de confianza donde fluya la conversación y
evitando posibles enfrentamientos.
Moderar las intervenciones: Organizar los turnos de palabra, controlar los tiempos de intervención
y buscar el consenso.

Dinamizar la reunión: si la situación lo requiere, debe motivar a los participantes e incluso utilizar
técnicas de dinámicas de grupo

Evaluación de la reunión (después)

Toda reunión se hace para conseguir resultados y unos objetivos. Por ello, se requiere de una
evaluación posterior:

 Evaluación de lo acontecido

 Del grado de cumplimiento de los acuerdos obtenidos

Además de la evaluación, es necesario llevar a cabo un seguimiento del cumplimiento de las

decisiones adoptadas. Se puede afirmar que una reunión no ha finalizado en tanto no se haya
desarrollado (o se esté desarrollando) lo acordado en ella.