SISTEMA CRONOLÓGICOS.

¿QUÉ ES CRONOLOGÍA?
Cronología, ciencia que trata de la división del tiempo en periodo regulares, la clasificación de los
acontecimientos por el orden en que ocurrieron, la asignación de fechas correctas a sucesos conocidos
y la eliminación de discrepancias en las fechas .
Cronológico, saber el criterio empleado es la fecha en que es redactado, enviado o recibido el
documento.

CRONOLÓGICO.
Control cronológico o auxiliar de vencimientos, es un sistema que consiste en ordenar los documentos
de acuerdo de su sucesión lógica de sus fechas.
La finalidad de este control es la de emplear las fechas como guías en el manejo de cierta clase de
asuntos, a través de la combinación de nombres (meses) y números (fechas).
Pueden aplicarse independientemente del sistema de archivo que se tenga en la empresa.
Para aquellos documentos que se controlan por fechas como las letras, pagarés, cuentas de cobro,
para el caso de departamentos de crédito o cartera, la base de ordenamiento de este archivo es la
fecha teniendo en cuenta año, mes y día.
En casos especiales se pueden programar con base en quinquenios (5 años), cuatrienios (4 años), y
bienio (2 años).
En estos casos la guía será de mayor de tiempo; las seguías secundarias los meses, las carpetas los
días por fechas.

¿COMO SE EMPLEA ESTE SISTEMA?

Mediante este sistema podemos clasificar los documentos en función dela fecha (emisión,
expedición), ubicando éstos en orden cronológico. Este puede ser el caso de las facturas a clientes o
proveedores, que suelen archivarse en carpetas por años y de forma cronológica. Como
inconveniente, este sistema obliga a conocer la fecha del documento para su localización.
En este ordenamiento lo más importante es la fecha de los documentos que se envían o reciben, fechas
importantes, fechas de vencimiento de documentos. Por pagar o cobrar, recordatorios de asuntos
pendientes del ejecutivo, actas de los acuerdos tomados en una junta, entre otras.
Cualquiera de los documentos anteriores se ordena de acuerdo con el año, el mes y el día.
Los documentos más recientes, deben aparecer al frente.
Se hace una copia de todos los documentos generados, y el archivo tiene una vigencia de un año, este
archivo se aguarda por separado de los demás archivos y es temporal.

¿EN QUÉ SE BASA EL SISTEMA CRONOLÓGICO EN LA EMPRESA?

El sistema de archivo cronológico es aquel sistema que se usa como criterio la fecha de los
documentos, que se agrupan dentro del archivo por años o meses. Primero se ordena por el año,
después por el mes finalmente por el día.

CRITERIOS DE CLASIFICACIÓN.
Los criterios de clasificación dependerán del volumen de documentos pudiendo hacerse por:
 Meses.
 Quincenas.
 Semanas.
 Días.

VENTAJAS DEL SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN CRONOLÓGICA.

 Sistema de ordenación rápido y poco costoso.
 Facilidad de localización.
 Dentro de una misma fecha, no se realizan intercalaciones, solamente se superpone el nuevo
documento.
 Criterio también generalizado y conocido.
 No es práctico cuando el material a ordenar es muy voluminoso.
 Si no se conoce la fecha del documento, no se puede ordenar.
 Su uso se limita a documentación muy poco voluminosa.
 Tiene un fin concreto. Ejemplo: saber cuándo vence un número determinado de letras, el mes
mayor de facturación.
 Seguir un criterio de poner primero el documento más reciente y el documento más antiguo al
último.

¿EN DÓNDE SE UTILIZAN MÁS?

En general es un sistema que se utiliza para ordenar presupuesto, actas, memorias, etc. También es
muy utilizado cuando se trata de confirmar vencimientos de pagos o cobros y control de pazos.
Este sistema lo tenemos presente en nuestras computadoras al archivar de manera cronológica el
historial de nuestras búsquedas en la web.

ARCHIVADOR Y TARJETERO.
Según las necesidades de la empresa el archivador cronológico puede estar compuesto de:
Un archivador y su tarjetero.
Un clasificador de fuelle y su tarjetero.

GAVETA ORGANIZADA PARA CONTROL CRONOLÓGICO.

Los meses ya constituyen las guías principales y las fechas subguías. Una vez vencida la fecha
deben cambiar la posición, así: terminando junio esta guía pasa la final de la gaveta de tras de
mayo. Vencido el primeo, esta subguía pasa de tras del 31. En esta forma, las guías y subguías
quedan ordenados para el año siguiente.
De tras de cada subguías se coloca la carpeta con los documentos que vencen en dicha fecha, sin
tener en cuenta el nombre del cliente.
Lo que interesa es la fecha en que se debe recordar el incumplimiento de una obligación: pagos,
cobros, etc.

CARPETA Y LEGADO.
La carpeta va marcada en la pestaña con la fecha de vencimiento: día, mes y año.
La forma acostumbrada para escribir las fechas es el número arábigos indicando primero el día,
luego el mes y por último el año.
Ejemplo:
Si el vencimiento es en enero 20 de 1985, se escribe: 20. 01. 85
Siempre deben escribirse los dígitos para cada división de la fecha.
El legado se marca con el nombre o nombres de los clientes cuyos documentos contenga, y la
fecha de vencimiento.

ORGANIZACIÓN.
El proceso para organizar un archivo cronológico es el siguiente:
 Colocar guía principal (mes) en tercera posición.
 Colocar subguías en diferentes posiciones. Si la subguías corresponde a las fechas (del 1º al
31), habrá una carpeta para cada fecha y se pueden colocar escalonadas.
 Cada mes vencido va al final de la gaveta.
 Cada día vencido pasa al mes siguiente, siempre de tras del anterior.

CLASIFICADOR DE FUELLE Y SU TARJETERO.

El archivador de fuelle o Acordeón por su fácil manejo es utilizado para el control de vencimientos.
Consta de dos tapas de cartón resistentes, divisiones de cartulina unidas por la base con tela pegable
que abre una forma de Acordeón.
Puesto que en cada archivador o fuelle solo se puede controlar los documentos de un mes deberá
marcarse en la tapa con el nombre del mes.
Para su utilización realiza los siguientes pasos:
Con una etiqueta marque el clasificador con el nombre del mes.
Coloque en los compartimientos del clasificador, marcados con la fecha del mes, los documentos en
las respectiva fechas de vencimiento.
Elabore el fichero para cada cliente, en la misma forma que se hacen para el archivo Auxiliar de
Vencimientos.

PROCEDIMEINTO Y CONSULTA.
ES UN CONTROL DE VENCIMIENTOS: Para llevar un control de vencimientos proceda en el
siguiente orden:
MARCAR: Subrayar o escribir a la derecha en la parte superior del documento la fecha de
vencimiento.
DISTRIBUIR: Separar los documentos en grupos y por fechas de vencimiento.
ARCHIVAR: Colocar los documentos en las carpetas con las fechas respectivas.
INSPECCIONAR: Con la debida anticipación, tomar del archivo los documentos para gestionar su
cobro, su pago, préstamo o cualquier otro complimiento.
CONSULTA DE UN CONTROL DE VENCIMIENTOS.
A· Localizar el nombre en el tarjetero detrás de la guía alfabética si se pregunta por fecha de
determinado cliente.
B· En el archivador o clasificador de fuelle.
1· De tras de la guía principal en el primer plano, localizar la subguía correspondiente a la fecha.
2· Localizar la carpeta detrás de la subguía.
3· Localizar el documento dentro de la carpeta.
4· Sacar el documento.
PROCEDIMIENTO PARA MENEJAR UN CONTROL DE VENCIMIENTO.
 Teniendo en cuenta el sistema de administración que tenga establecido la empresa para el control
de esta clase de compromisos se toman del archivo los datos o documentos requeridos con la
debida anticipación para ejecutar las acciones pertinentes.
 En esta forma, los vencimientos a favor de la empresa pueden recordarse a los clientes con
algunos días de anticipación.
 Algunas empresas envían a sus clientes nota de cobro por correo que lo requiere hacer este trámite
con varios días de anticipación al vencimiento de sus obligaciones.
 Igualmente las obligaciones al cargo de la empresa pueden gestionarse con uno o dos días de
anticipación para su pago en la fecha oportuna.