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Dialnet SistemaDeInformacionParaElControlDeInventariosDelA 3707498 PDF
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SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS DEL ALMACÉN DEL ITS
aportar estudios de esta naturaleza clasifican do a sistemas de información integrales que les permitan
este proceso en dos sistemas: Sistema de inventarios llevar el control de sus actividades dentro de las áreas
permanente y Sistema de inventarios periódico. correspondientes.
El sistema de inventarios permanente, o también Es relevante mencionar que considerando que ya se
llamado perpetuo, permite un control constante de tienen los recursos tecnológicos, implica solo invertir
los inventarios, al llevar el registro de cada unidad el tiempo y el conocimiento del equipo de trabajo
que ingresa y sale del inventario. Este control se lleva conformado por profesores y alumnos del Departamento
mediante tarjetas denominadas Kardex, en donde se de Sistemas y Computación, lo cuál no se requiere
lleva el registro de cada unidad, su valor de compra, invertir recursos económicos para compra de equipo,
la fecha de adquisición, el valor de la salida de cada puesto que la Institución ya cuenta con dicho equipo.
unidad y la fecha en que se retira del inventario. De Según algunas versiones consultadas las Tecnologías
esta forma, en todo momento se puede conocer el saldo de la Información (TI): se entienden como “aquellas
exacto de los inventarios y el valor del costo de venta, herramientas y métodos empleados para recabar, retener,
el control permanente de los sistemas en base a los manipular o distribuir la información. Las tecnologías
inventarios existentes. de la información se encuentran generalmente asociadas
a) Valoración de los inventarios en el sistema con las computadoras y las tecnologías afines aplicadas
permanente. La valoración de los inventarios y a la toma de decisiones [5].
la determinación del costo de venta por el sistema Es conveniente hacer una reseña del significado
permanente, tiene el inconveniente con los valores de un sistema de información para conceptualizar la
de las mercancías, puesto que éstas se adquieren en ubicación del proyecto, se consideran las diferentes
fechas diferentes con precios diferentes, por lo que es fases del desarrollo de un sistema de información.
imposible tener una homogeneidad en los valores de Inicialmente un Sistema de Información debe
las mercancías compradas. Para sortear este problema, lograr que “la información la componen datos que se
la valuación de los inventarios se realiza mediante han colocado en un contexto significativo y útil, se ha
diferentes métodos que buscan determinar el costo de comunicado a un receptor, quien la utiliza para tomar
la forma más real, dependiendo del tipo de empresa. decisiones” y por tal motivo que se cumplan para los
Entre los métodos de valuación tenemos: Método del propósitos que se hayan fijado [3].
promedio ponderado, Método Peps, Método Ueps,
Método retail, etc. Etapa de análisis
b) Contabilización de los inventarios en el sistema
permanente. En el sistema permanente, las compras de Es importante resaltar que un sistema de información
mercancías o materia prima se contabilizan en un débito inicia con una investigación preliminar de la
a la cuenta de Inventarios (Activo). En la devolución información concerniente al proyecto que se pretende
de compras de mercancías, se afecta directamente la desarrollar. Para conocer, indagar los requerimientos de
cuenta de inventarios, es decir, se contabiliza como un los usuarios se utilizan las técnicas de recopilación
crédito a la respectiva subcuenta de inventarios. de información como son la observación, entrevistas
De acuerdo a las nuevas Tecnologías de Información y encuestas para saber a ciencia cierta todos los
que existen hoy en día, es conveniente señalar que requerimientos de los usuarios potenciales y conocer
para destacar como agentes de cambio es de gran específicamente las necesidades que se tienen para el
relevancia situarse en un mundo competitivo que manejo de la información [3].
nos permita optimizar los recursos tecnológicos que
se tienen en la institución y colaborar en ese sentido Etapa de Diseño
para aprovechar dichos recursos con la finalidad de
automatizar procesos administrativos que se requieren Existen diversos modelos o herramientas de modelado
en algunos departamentos del ITS ,como es el caso que permiten al analista de sistemas usar diagramas
del Departamento de Recursos Materiales y Servicios, para representar procesos que permitan destacar
específicamente en el área de Almacén con la finalidad características relevantes, entre ellas citamos 1)
de llevar el control de inventarios de los artículos, Diagramas de contexto, 2) Modelos conceptuales, 3)
equipos, productos que se manejan en el caso particular Diagramas de flujo de datos, 4)Diagramas de entidad-
del almacén del Instituto Tecnológico. relación La finalidad de utilizar las herramientas de
De acuerdo a la temática del proyecto se considera modelado es visualizar un panorama general, una
relevante conceptualizar la importancia que hoy forma de abstracción o representación de la realidad
en día tienen las nuevas tecnologías en el mundo de de todos aquellos procesos que ejecutan alguna tarea
las organizaciones, instituciones que requieren de o actividad involucrados en el desarrollo del sistema.
En lo concerniente al desarrollo del sistema se hará una responsables del departamento de Recursos y
selección de los lenguajes de programación en este caso Materiales, exclusivamente en el área de almacén
Access 2000 y Visual Basic, versión 6.0 [4]. en forma permanente, con las medidas de seguridad
requeridas para ser accesible a los responsables del
Etapa de Desarrollo área de almacén, con la finalidad de tener acceso a la
información relacionada con los artículos del almacén.
Existen algunos modelos de proceso: modelo en cascada,
modelo incremental, modelo de prototipos, modelo en Entre las principales características y funciones de
espiral, entre otros. Se hace referencia exclusivamente la aplicación se citan las siguientes:
a aquellos que se utilizaron en este proyecto.
• Se asegura la confidencialidad de la información
Modelo Incremental a través del número o la clave del artículo y un
password asignado al responsable autorizado
El modelo incremental combina elementos del modelo para acceder al sistema
en cascada aplicado en forma iterativa, aplica secuencias • La mayor parte de la interacción entre los
lineales de manera escalonada conforme avanza el responsables del manejo del inventario, se
tiempo en el calendario. Cada secuencia lineal produce centra en el registro de los artículos que
“incrementos de software”, en su primer incremento entran y se dan de alta en el almacén, la nota
podría realizar funciones básicas de administración de de requisición de artículos, los formatos que
archivos, edición y producción de documentos. En el se siguen en el llenado de los artículos, según
segundo incremento ediciones más sofisticadas y que las disposiciones de los usuarios, generación
tendría funciones más complejas. de listados, la entrada y salida de artículos que
En el tercer incremento, nuevas correcciones hasta controla el sistema, previamente aprobados por
lograr el producto terminado [6]. el Jefe del departamento correspondiente, como
responsable del proceso.
Construcción de prototipos. Sin importar la forma • La funcionalidad central del Sistema de
en que este se aplique, el paradigma del prototipo Información es la generación de consultas,
ayuda al Ingeniero de sistemas y al cliente (usuarios) así como la actualización de los datos de la
a entender de mejor manera cuál será el resultado de descripción de artículos, el control de las
la construcción cuando los requisitos se satisfagan, el existencias de los artículos, y el control del
paradigma de construcción de prototipos se inicia con inventario.
la comunicación. El Ingeniero de software y el cliente
encuentran y definen los objetivos globales para el
• Para el uso de la información almacenada por
la aplicación, se cuenta con un módulo de
software, identifican los requisitos conocidos y las áreas
generación de reportes acorde a las tareas que
del esquema donde es necesario hacer una definición
más exacta. ejecuta el sistema.
El diseño rápido se centra en una representación • Además permite diseñar informes a la medida
de aquellos aspectos del software que serán visibles de las necesidades específicas de los usuarios,
para el cliente o usuario final, por ejemplo diseño de como informes estadísticos semestrales o
la interfaz, formularios, consultas e informes, formatos anuales.
deseados por el usuario. El prototipo lo evalúa el cliente
y con la retroalimentación se refinan los requisitos en Para el desarrollo de este proyecto se realizaron las
cada una de las iteraciones, hasta que se ajuste a las siguientes actividades:
necesidades del cliente [5].
Inicialmente se realizó un análisis de requerimientos
Programación extrema (PE) y se usaron herramientas de modelado tales como el
diagrama de flujo de datos para representar los datos
La PE abarca un conjunto de reglas y prácticas que relevantes del diseño del sistema, el modelo incremental
ocurren en el contexto de cuatro actividades del marco para plantear las etapas del desarrollo del proyecto.
de trabajo; Planeación, diseño, codificación y pruebas. Se usó el modelo de desarrollo de prototipos para el
desarrollo del software, el cual inicia con la recolección
Metodología de requisitos y en donde el desarrollador y el usuario
definen los objetivos globales para el software y el
Se desarrolló una aplicación con la intencionalidad de diseño se centra en una representación rápida de las
mantenerla instalada en una o más computadoras, la tareas del sistema, el cual se va refinando en base a las
cual estará disponible para los usuarios potenciales necesidades de los usuarios.
Conciencia Tecnológica No. 41, Enero-Junio 2011
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Referencias
Conclusiones