Definición de subsistemas de información de recursos humanos

Podemos definirlos como todos los componentes que necesita el departamento de

Recursos Humanos para su completo rendimiento, estos subsistemas, son especialistas en
cada una de las diferentes áreas de la empresa en cuanto al manejo de personal se trata.
Estos subsistemas van desde el reclutamiento del personal, la capacitación antes del
ingreso a la empresa, la capacitación luego del ingreso y por final la salida del personal de
la empresa.
Cuando hablamos de los subsistemas dentro del departamento de recursos humanos nos
referimos a una serie de áreas muy bien definidas en esta sección de la empresa,
imprescindibles tanto para una buena organización del personal como para el
funcionamiento de la propia empresa. No hay que confundir los subsistemas de recursos
humanos con los de la empresa, aunque para ser eficientes los de RRHH deben responder
a los de la compañía. Vamos a descubrir los principales subsistemas de recursos humanos
y sus funciones.
Importancia de subsistemas de información de recursos humanos

Objetivo de subsistemas de información de recursos humanos

Componentes de subsistemas de información de recursos humanos

 El reclutamiento
No debemos confundir el reclutamiento con la selección del personal, cuando nos
referimos a reclutamiento, hablamos de las diferentes técnicas que deben
ejecutarse para que los puestos postulantes sean visibles para todas las personas.
Estos candidatos deben encontrarse totalmente capacitados para el puesto que se
está necesitando, en la actualidad, se hace uso de una gran cantidad de redes de
internet para la difusión, anteriormente, se hacía uso con frecuencia de medios
impresos, como periódicos o folletos donde se tenía toda la información.
En este proceso de reclutamiento, se hace el primer contacto con el
postulante, donde se pide que lleve una hoja de vida o currículum vitae como
también es conocido, por medio de esta hoja, se puede notar cuáles son los
estudios, experiencias laborales y mucho más.
 La selección

Este proceso va después de la adquisición de los currículum vitae, básicamente en

este paso, se busca desechar los currículum que no cumplen con el perfil que se
esta buscando, asimismo, la empresa se queda con las personas que sí cumplen
con el perfil, para invitarlos a una entrevista.
Este proceso de la entrevista, se puede dar en el mismo momento en el que se lleva
el currículum, o son llamados en otro momento para poder realizarla.
Por medio de una entrevista, se pueden medir las capacidades personales, de
comunicación y mucho más de una persona, y es el paso final para poder ingresar
en la contratación del servicio.

 La contratación
En esta etapa, ya se ha tomado la decisión de que la persona pueda ingresar a la
empresa, esto por medio de un contrato el cual puede ser de distintas maneras, por
ejemplo un contrato determinado o indeterminado, no obstante existen una gran
cantidad de modalidades de contrato.
Dentro de los subsistemas de Recursos Humanos, se deja claro a la persona cuáles
serán sus funciones, su sueldo y todo sobre el desempeño que generará en la
empresa.
Este contrato, estará legalizado por los entes competentes, y debe tener un sueldo
acorde a lo estipulado por la ley.
 La inducción
A pesar que el contratado pueda cumplir con las características que necesita la
empresa, se debe realizar una inducción sobre sus labores dentro de la empresa,
estas labores van de la mano con las cualidades que el ya posee.
La inducción no solo sobre su puesto de trabajo, también tiene que ver con las
normativas de la empresa, la forma en cómo esta trabaje y la misión, visión y valores
de la empresa.
Por lo general, esta inducción se debe realizar dentro del horario del contratado,
haciendo conocer todo sobre la empresa y poder familiarizar al contratado con sus
funciones.
 El desarrollo
Es de vital importancia poder medir cómo se va desarrollando el empleado, estas
mediciones van a depender de la empresa, puesto que la medición de las labores
van a depender de las políticas de recursos humanos, ya que algunas empresas
realizan una medición mensual, cada seis meses o incluso mediciones anuales.
Este desarrollo debe ser constante, se tiene que buscar la motivación del empleado
a hacer crecer la empresa, que puede ser importante para el crecimiento de la
empresa.
 La capacitación
La capacitación de personal debe ser constante, puesto que esto es lo que hace
que se genere un desarrollo humano dentro de la empresa, y que ese crecimiento,
pueda servir como herramienta para la mejora de la empresa.
Esta capacitación, hace que los empleados puedan desempeñarse
tranquilamente en distintas áreas de la empresa, que estén relacionadas con sus
funciones principales.
 Los sueldos y salarios
Este es uno de los subsistemas de Recursos Humanos más importantes, puesto
que el mismo debe estar constantemente supervisado, tanto para que no falte
ningún pago como para que se pueda mantener un sueldo acorde para los
trabajadores.
Este subsistema puede generar aumentos de sueldos si lo ve necesario y posible,
puesto que esto sirve como un medio de motivación clave dentro de cualquier
empresa.

 Las relaciones laborales

Cuando nos referimos a las relaciones laborales, hablamos directamente de dar a
conocer al contratado, que debe seguir los canales de gestión en su área y en las
demás áreas de a la empresa.
Estas relaciones son las que permiten que se pueda realizar todo de forma
ordenada y según este estipulado en las políticas de Recursos Humanos.
 Los servicios
Estos servicios son los que ayudan a fomentar las relaciones laborales, un ejemplo
claro son los comedores, los cuales se convierten en el espacio perfecto para
compartir entre empleados.
Para esto, la empresa, debe poder analizar cuáles son los servicios más idóneos
para sus empleados, así como zonas de compartir, como mesas de ping-pong o
algún espacio para juegos de mesa.
 La jubilación
La jubilación es un tema que va a depender directamente de las normativas de ley
y de los convenios colectivos que en la empresa se apliquen.
 La renuncia
La renuncia, es el acto por el cual, el trabajador deja de ofrecer sus servicios a la
empresa, esto es una acción unilateral, que en muchas ocasiones tiene que ser
expresada con antelación, al menos unos 15 días.

Bases de datos
Una base de datos o banco de datos es un conjunto de datos que pertenecen al mismo
contexto almacenados sistemáticamente para su posterior uso. En este sentido, una
biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su mayoría por documentos
y textos impresos en papel e indexados para su consulta. En la actualidad, y debido al
desarrollo tecnológico de campos como la informática y la electrónica, la mayoría de las
bases de datos tienen formato electrónico, que ofrece un amplio rango de soluciones al
problema de almacenar datos.
Ejemplo: bibliotecas, de texto completo, directorios, Guías telefónicas. Archivos personales.
Bibliotecas públicas Registros de transacciones, Historial médico.
Fases o eras de la organización
a) Era de la industrialización neoclásica (1900-1950)
Es un periodo de industrialización que se inicia con la Revolución Industrial. La estructura
organizacional se caracterizó por ser piramidal y centralizada, por la departamentalización
funcional, modelo burocrático, centralización de decisiones en la dirección y
establecimiento de normas internas para disciplinar el comportamiento de sus miembros.
La cultura organizacional estaba orientada al pasado (teoría x y conservadurismo). Las
personas eran consideradas recursos de producción junto con las máquinas, y por ello la
administración de personas se denominaba relaciones industriales.
b) Era de la industrialización neoclásica (1950-1990)
Comenzó a fines de la Segunda Guerra Mundial. Los cambios eran acelerados y la
competencia entre empresas se intensificó; el viejo modelo de industrialización se volvió
inflexible y lento para seguir el ritmo de los cambios. Las organizaciones intentaron
establecer una estructura matricial para arreglar la estructura funcional, pero no fue
suficiente. El conservadurismo dio lugar a la innovación. La concepción de relaciones
industriales fue reemplazada por la de administración de recursos humanos: las personas
vistas como recursos vivos. La tecnología se desarrolló e influyo en la vida de las
organizaciones y sus miembros.
b) Era de la información (1990)
La actualidad. Sus características son los cambios rápidos, imprevisibles e inesperados.
Drucker fue el visionario que lo anticipó. La tecnología de la información provocó enormes
adelantos y con ello trajo la globalización de la economía: la economía internacional se
volvió mundial y global. Se intensificó la competencia entre organizaciones. La estructura
matricial no fue suficiente para dar a las organizaciones agilidad, movilidad y capacidad de
innovación y cambio necesarios para enfrentar las nuevas amenazas y aprovechar
oportunidades del entorno turbulento. Los procesos organizacionales se volvieron
importantes. Debido al cambio constante, los cargos y funciones se redefinen
constantemente; los productos y servicios se adaptan a las necesidades de los clientes. La
organización del futuro funcionará sin límite de tiempo, espacio ni distancia. Existirá la
organización virtual conectada electrónicamente. El recurso más importante es el
conocimiento. El empleo comenzó a desplazarse del sector industrial al de servicios, el
trabajo manual fue sustituido por el intelectual. Las personas con sus conocimientos y
habilidades se convirtieron en la base de la organización. La administración de recursos
humanos dio paso a la administración de personas, ya que ahora estas pasaron a ser vistas
como seres dotados de inteligencia, conocimiento y habilidades. La cultura organizacional
empezó a dar importancia al cambio y la innovación orientados al futuro (teoría y).
Que es comunicación

Es un modo de intercambio de información entre un emisor y un receptor, en el

cual el primero transmite el mensaje y el segundo interpreta y produce una
respuesta, de ser necesario. En lo que se refiere a los seres humanos, la
comunicación es una actividad psíquica propia, derivada del pensamiento,
el lenguaje y del desenvolvimiento de las capacidades psicosociales de las
relaciones.
La comunicación (es la acción consciente de intercambiar información entre dos o
más participantes con el fin de transmitir o recibir información u opiniones distintas. Los
pasos básicos de la comunicación son la formación de una intención de comunicar, la
composición del mensaje, la codificación del mensaje, la transmisión de la señal, la recepción
de la señal, la decodificación del mensaje y finalmente, la interpretación del mensaje por
parte de un receptor

Que es información
La información está constituida por un grupo de datos ya supervisados y ordenados, que
sirven para construir un mensaje basado en un cierto fenómeno o ente. La información
permite resolver problemas y tomar decisiones, ya que su aprovechamiento racional es la
base del conocimiento
Componentes que se utilizan en los sistemas de comunicación
Emisor: Es el sujeto que envía el mensaje. Es el que prepara la información para que pueda ser
enviada por el canal, tanto en calidad como en cantidad., ejemplo es un orador, una persona
que habla, un profesor en un salón de clases, un locutor en un programa de radio, etc.
Receptor: Es la entidad a la cual el mensaje está destinado, puede ser una persona, grupo de
personas, un dispositivo artificial, etc.

Código: es el sistema de signos usado para que el receptor y el emisor se entiendan. Por
ejemplo, es el idioma que ambos comparten (sus letras, signos ortográficos, frases,
gramática, etc); o el sistema binario que suelen usar los computadores.
Mensaje: es la información transferida, por ejemplo, indicar la hora, la edad de una persona,
etc.
Contexto: es el ambiente donde se desarrolla la comunicación. Por ejemplo, una aula de
clases, una casa, o en el entorno cibernético de un chat.
Emisor
El emisor es el punto de partida de un proceso de comunicación. Es aquél que
emite el mensaje.

Receptor
El receptor es a quien es enviado el mensaje, o sea, es aquél que recibe el
mensaje.

Código o lenguaje
El código o lenguaje es el conjunto de signos con el que se cuenta para transmitir
un mensaje. El código puede ser transmitido verbal o no verbalmente.

Mensaje
El mensaje es el contenido que se quiere transmitir desde el emisor hacia el
receptor. El mensaje está compuesto por una combinación de sistema de signos o
símbolos que transmiten un concepto, idea o información que son familiares tanto
para el emisor como para el receptor.

Canal de comunicación
El canal de comunicación es el medio físico por donde se transmite el mensaje del
emisor hacia el receptor. El aire es el medio físico más común de comunicación.
Otros canales usados son, por ejemplo, el teléfono, el celular, el correo
electrónico, la voz, entre otros.

Ruido
El ruido es toda señal que distorsiona el mensaje original que el emisor quiere
transmitir. El ruido puede ser ambiental, del canal, del emisor, del mensaje o del
receptor.

Es importante saber reconocer de dónde viene el ruido en la comunicación para

poder disminuirlo o eliminarlo para crear un proceso de comunicación claro y
efectivo.

Que es sistema
Un sistema es un conjunto de partes o elementos organizados y relacionados que
interactúan entre sí para lograr un objetivo. Los sistemas reciben datos, energía o materia
del ambiente (entrada) y proveen información, energía o materia (salida).

Teoría de los sistemas ludwy van bertalaff

La Teoría General de Sistemas fue concebida por Ludwig von Bertalanffy en la década de
1940 con el fin de proporcionar un marco teórico y práctico a las ciencias naturales y
sociales. La teoría de Bertalanffy supuso un salto de nivel lógico en el pensamiento y la
forma de mirar la realidad que influyó en la psicología y en la construcción de la nueva teoría
sobre la comunicación humana. Mientras el mecanicismo veía el mundo seccionado en
partes cada vez más pequeñas, el modelo de los sistemas descubrió una forma holística de
observación que desveló fenómenos nuevos (que siempre estuvieron ahí pero se
desconocían) y estructuras de inimaginable complejidad.
Para este autor el concepto de “sistema” se puede definir como un conjunto de elementos
que interactúan entre ellos. Estos no necesariamente son humanos, ni siquiera animales,
sino que también pueden ser ordenadores, neuronas o células, entre muchas otras
posibilidades.
Los sistemas se definen por sus características estructurales, como la relación entre los
componentes, y funcionales; por ejemplo, en los sistemas humanos los elementos del
sistema persiguen un fin común. El aspecto clave de diferenciación entre los sistemas es si
estos están abiertos o cerrados a la influencia del entorno en que se sitúan.

Tipos de sistemas Cerrados y abiertos

Para Bertalanffy el criterio básico que define a un sistema es el grado de
interacción con el suprasistema y otros sistemas. Los sistemas abiertos
intercambian materia, energía y/o información con el entorno que los rodea,
adaptándose a éste e influyendo en él.

En cambio, los sistemas cerrados se encuentran teóricamente aislados de las

influencias ambientales; en la práctica se habla de sistemas cerrados cuando están
altamente estructurados y la retroalimentación es mínima, puesto que ningún
sistema es completamente independiente de su suprasistema.

Qué es la gestión del talento

humano?
La gestión del talento humano se define como un conjunto de procesos de recursos
humanos integrados y diseñados para atraer, desarrollar, motivar y retener a los
empleados de una organización.

Es un proceso que surgió en los años 20 y se ha ido desarrollando y creciendo su

importancia a medida que las empresas se han dado cuenta de que lo que impulsa el
éxito de su negocio son el talento y las habilidades de sus empleados.

La gestión de talento como concepto ha ido evolucionando mucho en los últimos 25

años. El objetivo de las organizaciones que han puesto la gestión del talento en práctica
lo hacen para dar solución al problema de retención de empleado.

Procesos de la Gestión del Talento Humano

Sobre la gestión del talento humano, Chiavenato (2009:13), la resumen en seis (6) procesos
básicos, denominados “admisión de personas, aplicación, compensación, desarrollo,
mantenimiento y monitoreo”, siendo estos procesos específicos de cada organización,
estudiados de acuerdo a la situación, pues depende de aspectos como la cultura, las
características del contexto ambiental, el negocio, la tecnología utilizada, los procesos
internos y otra infinidad de variables importantes.

1.- Admisión de Personas. Según Chiavenato (2009), la admisión de personas es el proceso

de atracción de candidatos calificados para un cargo, está relacionada con dos aspectos
claves: reclutamiento y selección del personal. En tal sentido, representa una metodología
con características importantes centradas en la conducta humana y el concepto cualitativo
bien podría centrarse en aspectos fundamentales para garantizar toda la pertinencia o
concordancia a las metas organizacionales.
Es importante acotar que los procesos de admisión de personal varían en las organizaciones,
algunas utilizan procesos tradicionales ya superados, mientras otras recurren a procesos
avanzados y sofisticados, para escoger y traer personas que formen parte del personal que
la integra, cumpliendo con el proceso según Chiavenato (2009) de reclutamiento (interno
o externo) y selección (a través de entrevistas, pruebas de conocimiento y capacidades,
pruebas psicométricas, pruebas de personalidad o técnicas de simulación)
De los planteamientos realizados, se infiere que la admisión de personas es una
metodología innovadora con características importantes centradas en la conducta humana,
el concepto cualitativo bien podría centrarse en aspectos fundamentales para garantizar
toda la pertinencia en alineación o concordancia a las metas organizacionales.
2.- Aplicación de Personas. Según Chiavenato (2009:13), la aplicación de personas es el
segundo proceso en la gestión del talento humano, lo define como “procesos utilizados
para diseñar las actividades que las personas realizarán en la empresa, orientar y
acompañar su desempeño. Incluyen el diseño de cargos y evaluación del desempeño.”
Para el mismo autor, el diseño del cargo incluye la especificación del contenido de cada
cargo, las calificaciones del ocupante, las recompensas de cada cargo para atender las
necesidades tanto de los empleados como de la organización; constituyendo la manera
como cada cargo está estructurado y dimensionado. (Chiavenato, ob.cit).
Sobre la evaluación del desempeño, Chiavenato (ob.cit:199), señala “es un proceso que
mide el desempeño del empleado”. Es decir, la evaluación del desempeño consiste en
desarrollar una estimación cuantitativa y cualitativa del grado de eficacia con el que las
personas llevan a cabo las actividades y responsabilidades de los puestos que desarrollan,
debido a ello, se halla integrada a los distintos procesos de la gestión del talento humano,
y está estrechamente relacionada al desarrollo de los empleados.
Tanto Dolan y Cabrera (2007), como Robbins y Coulter (2004), hacen alusión a los tres (3)
grupos más populares de criterios utilizados para evaluar el desempeño: los resultados de
las tareas, los comportamientos y las características. En general, la evaluación del
desempeño permite proporcionar una descripción exacta y confiable de la manera en que
el empleado lleva a cabo su puesto; hoy día se hace referencia a una nueva filosofía de
empresa y de gestión de talento humano que consiste en que los/as trabajadores/as tienen
influencia y poder de decisión sobre su trabajo sin necesidad de requerir constante permiso
para actuar; por tanto, los sistemas de evaluación deben estar directamente relacionados
con el puesto y ser prácticos y confiables.
3.- Compensación de Personas. Chiavenato (2009:14), destaca “la compensación es uno de
los procesos utilizados para incentivar a las personas y satisfacer sus necesidades
individuales más sentidas, incluyen remuneración, beneficios y servicios sociales.” En tal
sentido, los procesos de compensación de personas constituyen los elementos
fundamentales para el incentivo y la motivación de los empleados de la organización,
teniendo en cuenta tanto los objetivos individuales que se deben alcanzar.
Para Galicia (2010: 67), un sistema de compensación e incentivos “es una herramienta de
gestión que, como muchas otras, pretende actuar en el comportamiento de las personas
que trabajan en la empresa, influyendo directamente sobre la motivación de las mismas y
sobre su grado de satisfacción”. Por tanto, es importante que, los incentivos y
compensaciones se diseñan en la empresa, para estimular desempeños y comportamientos
deseados.
Según Chiavenato(Ob.cit), las recompensas organizacionales se ofrecen para reforzar
actividades que aumenten la conciencia y la responsabilidad del individuo y del grupo en la
organización, es decir, motiven el espíritu de misión en la empresa; y amplíen la
interdependencia del individuo hacia el grupo y del grupo hacia toda la organización,
además de destacar en la constante creación de valor dentro de la organización, que
incentiven las acciones que agreguen valor la organización, al cliente y a las propias
personas
En resumen, tradicionalmente la compensación de personas como proceso básico de la
gestión del talento humano, se basa en criterios contractuales y en subjetividades de la
empresa; mientras que en la actualidad, parte del análisis del desempeño del puesto,
características personales de la persona trabajadora, reduciendo en todo caso la
subjetividad de estos criterios, priorizando la equidad interna, esto es, igualdad entre todas
las personas trabajadoras.
4.- Desarrollo de las Personas. De acuerdo a Chiavenato (2009), desarrollar personas no es
solo darles información para que aprendan nuevos conocimientos, habilidades y destrezas,
y se tornen más eficientes en lo que hacen, sino darles información básica para que
aprendan nuevas actitudes, soluciones, ideas y conceptos que modifiquen sus hábitos y
comportamientos y les permitan ser más eficaces en lo que hacen: formar es mucho más
que informar, pues representa el enriquecimiento de la personalidad humana.
Dolan y Cabrera (2007), definen al desarrollo del empleado como un conjunto de
actividades cuyo propósito es mejorar su rendimiento presente o fututo, aumentando su
capacidad a través de la modificación y potenciación de sus conocimientos, habilidades y
actitudes. Normalmente la formación tiene como principal objetivo la mejora del
rendimiento en un puesto concreto mediante el incremento de las habilidades y
conocimientos del individuo; a través del desarrollo se busca preparar a las personas para
el desempeño de futuros roles en la organización.
5.- Mantenimiento de Personas. En el quinto proceso de la gestión del talento humano se
encuentra el mantenimiento de personas, según Chiavenato (2009) es utilizado para crear
condiciones ambientales y psicológicas satisfactorias para las actividades de las personas.
Incluye la administración de la disciplina de higiene, seguridad y calidad de vida en el
trabajo. En este sentido, a criterio del precitado autor, el mantenimiento de personas
implica crear condiciones ambientales y psicológicas satisfactorias para las actividades de
las personas, incluye la administración de la disciplina de higiene, seguridad y calidad de
vida en el trabajo.
Desde la perspectiva de la gestión del talento humano, la organización viable es la que no
sólo consigue captar y aplicar adecuadamente sus recursos humanos, sino también
mantenerlos satisfechos a largo plazo en la organización; para ello es necesario
proporcionar un ambiente físico, psicológico y social de trabajo agradable, seguro, así como
garantizar relaciones con los empleados amigables, de cooperación, elementos importantes
en la definición de la permanencia de las personas en la organización, más que eso, en su
motivación para el trabajo así como la consecución de los objetivos organizacionales. (Dolan
y Cabrera, 2007).
6.- Monitoreo de personas. El último proceso de la gestión de talento humano es el
monitoreo de las personas que según Chiavenato (2009), tiene un significado especial en
esta parte, significa seguir, acompañar, orientar y mantener el comportamiento de las
personas dentro de determinados límites de variación. Por esta razón las organizaciones
requieren un considerable esfuerzo de monitoreo en sus diversas operaciones y actividades,
a fin de garantizar que la planeación se ajuste bien y que los objetivos se alcancen de
manera adecuada.
A criterio de Donnelly y Ivancevich (2006), los procesos de monitorear están relacionados
con la manera de alcanzar los objetivos a través de la actividad de las personas que
conforman la organización. En este aspecto, la función del staff y la responsabilidad
gerencial de línea adquieren límites más precisos. En efecto, consiste en diseñar sistemas
de recolección y obtención de datos para abastecer el sistema de información gerencial que
sirve de soporte a las decisiones gerenciales de línea.
Según Chiavenato (2009), el monitoreo de las personas se fundamenta esencialmente en el
banco de base de datos y en el uso de un sistema de información adecuado. El banco de
datos es considerado como la base de todo sistema de información, funciona como sistema
de almacenamiento, acumulación de datos codificados disponibles para el procesamiento
y obtención de información, a saber: registro de personal, registro de cargos ,registro de
remuneraciones, registro de beneficios, registro de entrenamiento ,registro de candidatos
y otros registros según las necesidades de la organización.
En general, la gestión de talento humano es una herramienta indispensable para enfrentar
este desafío es la gestión el talento humano, tal herramienta profundiza en el desarrollo e
involucramiento del capital humano, puesto que ayuda a elevar a un grado de excelencia
las competencias de cada uno de los individuos envueltos en el que hacer de la empresa.
No obstante, de acuerdo a la gestión del talento humano se ha visto afectada debido a que
la incongruencia entre los procesos de recursos humanos, revela una falta de visión
estratégica en el manejo de la gente. Venezuela no escapa ante dicha situación, según
Monteferrante y Malavé (2004), aunque se han realizado esfuerzos por lograr la motivación
del personal y al mismo tiempo el éxito organizacional; se determina que mantener un
equilibrio entre las necesidades de la entidad y de los trabajadores resulta complejo.