Copia en papel auténtica de documento electrónico.

La validez de este documento puede

Ref. - 5227/2016/OFICIO - 500

verificarse ingresando a https://sedeelectronica.archivogeneral.gov.co

Bogotá D.C., 5 de agosto de 2016 16:55 No. 2-2016-05128

Identificador : Yq05 lD8l XhUF Y1ST y3fq XefB kKM=

Doctor
JONNY ANDRÉS CHACÓN PEÑA.
Gerente de Liquidaciones y Remanentes (E)
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE GESTIÓN DE RESTITUCIÓN DE TIERRAS
DESPOJADAS.
Carrera 12 N° 71-69.
Bogotá D.C.

ASUNTO: TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS

Respetado doctor Chacón Peña:

En respuesta a la solicitud relacionada con la Entidad competente para recibir las transferencias
secundarias de los documentos de la Unidad de Restitución de Tierras, debe considerarse lo
siguiente.

I. CONSIDERACIONES

Para dar respuesta al interrogante presentado por la UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL

DE RESTITUCION DE TIERRAS DESPOJADAS, respecto de la Entidad a la cual deben ser
realizadas las transferencias secundarias, es importante realizar precisiones acerca de A. Las
dimensiones de la memoria; B. Funciones del Centro de Memoria Histórica; C. Funciones del
Archivo General de la Nación; D. Los archivos de Derechos Humanos y la Función Archivística.

A. DIMENSIONES DE LA MEMORIA

A partir de la Ley 1448 de 2011, por la cual se dictan medidas de atención, asistencia y
reparación integral a las víctimas del conflicto armado interno,

La doctrina distingue tres dimensiones1.

La primera dimensión:

La memoria histórica, es donde dominan los usos del pasado tales como los
seleccionaron los grupos sociales, los Estados, los partidos políticos, las iglesias,

1
Al respecto confrontar: BERANENDI, Justo; BAZ VICENTE, María Jesús. (Editores). Identidades y memoria
imaginada. Universitat de Valencia. Valencia. 2008. p. 47.

Archivo enera
e a ación orge a acios recia
o, esab ecimieno úb ico a
scrio a iniserio
e u ura

www.
 
l.. / f
   l  d d  /  t d t   j  
l 

E-: t t@

 
l..  C
. ! N. !9" Tl# $%& %&&&  F '# $$3 %("9  Btá D.C. Cl) .

F # %("$"%"" *# ! GD+F("
 etc. Esta selección no debe nada a la <<verdad histórica>> o al conocimiento de los
historiadores. (…). La memoria histórica no es lo vivido ni lo recordado, sino la
instrumentalización a partir de los conflictos e intereses del presente.
Identificador : Yq05 lD8l XhUF Y1ST y3fq XefB kKM=

La segunda dimensión:

(…) es la memoria colectiva que se caracteriza por lo vivido y lo recordado: una

memoria constituida a partir de un conjunto heterogéneo de memorias individuales
sin llegar a representar la suma de ellas.

La tercera dimensión:

(…) la memoria común se limita a los recuerdos cuando éstos han sido vividos y
compartidos en lo contemporáneo: es puro peso del pasado en el momento, la
huella del pasado que construyen las generaciones.

Establecidas las dimensiones de la memoria, es pertinente identificar cuál es su alcance2.

En primer lugar, el proceso de construcción de cada memoria siempre es una

elaboración política. Esto es, la memoria de los colectivos sociales se refiere
siempre al modo en que se justifica o explica ese colectivo que necesita la memoria
para argumentar su presente y para defender un determinado futuro.

(…).

Las memorias, por tanto, no son acumulativas, como lo es lo propio de todo saber,
sino que siempre son selectivas y, en cierto modo son excluyentes.

Respecto del deber de memoria del Estado, es pertinente citar lo reglamentado en el artículo
143 de la Ley 1448 de 2011:

El deber de Memoria del Estado se traduce en propiciar las garantías y condiciones

necesarias para que la sociedad, a través de sus diferentes expresiones tales como
víctimas, academia, centros de pensamiento, organizaciones sociales,
organizaciones de víctimas y de derechos humanos, así como los organismos del
Estado que cuenten con competencia, autonomía y recursos, puedan avanzar en
ejercicios de reconstrucción de memoria como aporte a la realización del derecho a
la verdad del que son titulares las víctimas y la sociedad en su conjunto.

Parágrafo. En ningún caso las instituciones del Estado podrán impulsar o promover
ejercicios orientados a la construcción de una historia o verdad oficial que niegue,
vulnere o restrinja los principios constitucionales de pluralidad, participación y
solidaridad y los derechos de libertad de expresión y pensamiento. Se respetará
también la prohibición de censura consagrada en la Carta Política.

2
PÉREZ GARZÓN, Juan Sisinio; MANZANO MORENO, Eduardo. Memoria histórica. Madrid. Catarata. 2010.
Madrid. p. 24.

0124567 8;<;1=> ?; >= H=25I< J71K; L=>=257M L1;25=?7O ;MP=Q>;25R5;<P7 SUQ>527 =?M215P7 => V5<5MP;157 ?; WX>PX1=

YYYZ[\]^_`kpqxq\[yZpk`Z]k z _x{k\|[]_}x [y ]_~[[xk z €_€q|[ q ‚q_]_kxq€ƒ „~q…[€ † \q]y[|k€

‡ˆ‰Š‹Œ ]kx[]kŽ[\]^_`kpqxq\[yZpk`Z]k  \Z ‘ ’kZ ‘“” •qy– —˜™ ˜™™™  š[›– ——œ ˜”“  žkpkŸ  ZZƒ kyk|¡_[Z

šq]^[– ˜”—”˜”” ¢– ‘ £ ¤š”

 B. FUNCIONES DEL CENTRO DE MEMORIA HISTÓRICA
Identificador : Yq05 lD8l XhUF Y1ST y3fq XefB kKM=

El artículo 148 de la Ley 1448, le otorgó las siguientes:

Diseñar, crear y administrar un Museo de la Memoria, destinado a lograr el

fortalecimiento de la memoria colectiva acerca de los hechos desarrollados en la
historia reciente de la violencia en Colombia.
Administrar el Programa de Derechos Humanos y Memoria Histórica de que trata el
artículo 144 de la presente Ley.

Desarrollar e implementar las acciones en materia de memoria histórica de que trata

el artículo 145 de la presente Ley.

Inciso adicionado por el artículo 1 del Decreto 2244 de 2011. El nuevo texto es el
siguiente:

Recolectar, clasificar, sistematizar, analizar y preservar la información que surja de

los Acuerdos de Contribución a la Verdad Histórica y la Reparación de que trata la
Ley 1424 de 2010, así como de la información que se reciba, de forma individual y
colectiva, de los desmovilizados con quienes se haya suscrito el Acuerdo de
Contribución a la Verdad Histórica y la Reparación y de aquellas personas que
voluntariamente deseen hacer manifestaciones sobre asuntos que guarden relación
o sean de interés para el mecanismo no judicial de contribución a la verdad y la
memoria histórica.

Inciso adicionado por el artículo 1 del Decreto 2244 de 2011. El nuevo texto es el
siguiente: Suscribir convenios, contratos y cualquier otro acto jurídico que se requiera
para la ejecución de sus funciones y el desarrollo de su mandato.

Inciso adicionado por el artículo 1 del Decreto 2244 de 2011. El nuevo texto es el
siguiente: Producir informes periódicos con carácter general que den a conocer a la
sociedad colombiana los avances en el desarrollo de sus funciones. Estos informes
serán publicados y difundidos por los medios que se consideren más conducentes
para que su contenido sea conocido por toda la sociedad colombiana.

C. FUNCIONES DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

Se encuentran asignadas en el artículo 2º de la Ley 80 de 1989, dentro de las cuales se

destacan las siguientes:

El Archivo General de la Nación tendrá las siguientes funciones:

¥¦§¨©ª« ¬­®­¦¯° ±­ °¯ ²¯§©³® ´«¦µ­ ¶¯°¯§©«· ¶¦­§©¯±«¸ ­·¹¯º°­§©»©­®¹« ¼½º°©§« ¯±·§¦©¹« ¯° ¾©®©·¹­¦©« ±­ ¿À°¹À¦¯

ÁÁÁÂÃÄÅÆÇÈÉÊËÌËÄÃÍÂÊÉÈÂÅÉ Î ÇÌÏÉÄÐÃÅÇÑÌ ÃÍ ÅÇÒÓÃÓÃÌÉ Î ÔÇÔÕËÐÃ ÓË ÖËÕÇÅÇÉÌËÔ× ØÒËÙÃÔ Ú ÄËÅÍÃÐÉÔ

ÛÜÝÞßàâ ÅÉÌÕÃÅÕÉãÃÄÅÆÇÈÉÊËÌËÄÃÍÂÊÉÈÂÅÉ ä åÄ æ çÉ æäèé êËÍë ìíî íîîî ä ïÃðë ììñ íòéè ä ôÉÊÉÕõ öÂåÂ× åÉÍÉÐ÷ÇÃÂ

ïËÅÆÃë íòéìäéíäéé øë æ ùöûäïäòé

 a) Establecer, organizar y dirigir el Sistema Nacional de Archivos, con el fin de
planear y coordinar la función archivística en toda la Nación, salvaguardar el
patrimonio documental del País y ponerlo al servicio de la comunidad;
Identificador : Yq05 lD8l XhUF Y1ST y3fq XefB kKM=

b) Fijar políticas y expedir los reglamentos necesarios para garantizar la

conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación, de
conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta
Directiva;

c) Seleccionar, organizar, conservar y divulgar el acervo documental que integre el

Archivo de la Nación así como el que se le confíe en custodia;

d) Formular, orientar, coordinar y controlar la política nacional de archivos, acorde

con el Plan Nacional de Desarrollo y los aspectos económicos, sociales, culturales,
científicos y tecnológicos de los archivos que hagan parte del Sistema Nacional de
Archivos;

e) Promover la organización y fortalecimiento de los archivos del orden nacional,

departamental, intendencial, comisarial, municipal y distrital para garantizar la
eficacia de la gestión del Estado y la conservación del patrimonio documental, así
como apoyar a los archivos privados que revistan especial importancia cultural o
histórica; (…).

Adicional a las funciones otorgadas, debe destacarse cuál es la misión del Archivo General de
la Nación. Ésta se encuentra en la exposición de motivos de la Ley 80 de 19893:

La nueva política aquí propuesta supera la concepción tradicional de la función

archivística y busca correlacionar los aspectos operativos y de control de los
archivos del sector público, pretende el mejoramiento radical de las estructuras y
los procedimientos archivísticos, busca modernizar y la producción y el trámite
documental, aspira a definir y señalar pautas de conservación, reproducción y
acceso a los documentos, así como hacer compatible la normatividad técnica, la
legislación y en fin procurar el buen funcionamiento y conservación de aquella
documentación oficial que por su naturaleza deba definirse como patrimonio de la
Nación y como recurso básico en la institucionalización de la actividad pública.

(…).

El Sistema Nacional de Archivos se concibe entonces como una estrategia para la

organización, cooperación y coordinación de todos los archivos. No es un ente sino
un vínculo legal de todos los archivos existentes en el territorio de la República y
más que una estructura es un programa. A través del Archivo General de la Nación
se busca la articulación efectiva de todos los archivos, mediante una dirección
eficiente y coordinada. La incorporación de la masa documental de los archivos
de la administración central al Archivo General no sólo garantizará su

3
ANALES DEL CONGRESO. Martes 19 de septiembre de 1989. Página 2.

üýþÿivo eneýa
e a aþión oýge a aþios ýeþia
o, esab eþimieno úb iþo a
sþýio a iniseýio
e u uýa

www. r
 r l. .
 / fr
 l
d d  / t d t
 j   r
l 

E-:
t
t@ r
 r l. .
  Cr.  N. 9! Tl" #$% $%%%  F &" ##3 $'!9  Bt( ).C. Cl* .

F
 " $'!#!$!! +"  G)DF'!
 conservación y organización técnica sino facilitará su consulta, el cruce de la
información y la investigación. (Resaltado fuera de texto).
Identificador : Yq05 lD8l XhUF Y1ST y3fq XefB kKM=

D. LOS ARCHIVOS DE DERECHOS HUMANOS Y LA FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA

El artículo 3º del Decreto 4801 de 2011, otorgó las funciones a la Unidad Administrativa
Especial de Restitución de Tierras Despojadas.

Su naturaleza jurídica la estableció el artículo 1 del Decreto 4801 de 2011:

La Unidad Administrativa Especial de Gestión de Restitución de Tierras Despojadas,

es una Unidad Administrativa Especial, con personería jurídica, autonomía
administrativa y patrimonio independiente, la cual se denominará Unidad de Gestión
de Restitución de Tierras Despojadas, adscrita al Ministerio de Agricultura y
Desarrollo Rural.

La Unidad es una entidad especializada con una duración prevista de diez (10) años
y su sede principal y domicilio estarán en la ciudad de Bogotá, D. C., sin perjuicio de
que por razones del servicio se requiera contar con direcciones territoriales para
efectos de desarrollar sus funciones y competencias en forma desconcentrada.

Según lo establece el artículo 38 de la Ley 489 de 1998, las Unidades Administrativas

pertenecen a la Rama Ejecutiva del Poder Público. En consecuencia, la Unidad Administrativa
Especial de Restitución de Tierras Despojadas debe acatar lo establecido en la Ley 594 de
2000.

En el mismo sentido, los documentos producidos por la Unidad Administrativa Especial de

Restitución de Tierras Despojadas, son documentos públicos. La gestión documental debe
acatar lo ordenado en la Ley 594 de 2000.

Precisado que la propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos públicos lo reglamenta

el artículo 14 de la Ley 594 de 2000.

Propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos públicos. La documentación

de la administración pública es producto y propiedad del Estado, y éste ejercerá el
pleno control de sus recursos informativos. Los archivos públicos, por ser un bien
de uso público, no son susceptibles de enajenación.

Cuando se expresa que los documentos son producto y propiedad del Estado, significa que
éstos los produce una Entidad que fue creada por la Ley y ejerce las funciones que la misma le
ha otorgado. En consecuencia, son documentos públicos. Su disposición final será la que
ordene la Ley o la Tabla de Retención Documental. En tratándose de archivos sobre violaciones
a los derechos humanos e infracciones al derecho internacional humanitario ocurridas con
ocasión del conflicto armado interno, su conservación es permanente, la transferencia
secundaria deberá realizarse de conformidad con lo reglamentado en el Título II, capítulo IX,
Transferencias secundarias.

A0ch124 567608; <6 ;8 =8c1>7 ?40H6 I8;8c14J I06c18<4K 6JL8M;6c1O167L4 PQM;1c4 8<Jc01L4 8; R171JL6014 <6 SU;LU08

VVVWXYZ[\]^_`k`YXpW_^]WZ^ q \kx^YyXZ\zk Xp Z\{|X|Xk^ q }\}~`yX |` `~\Z\^k`}€ {`‚X} ƒ Y`ZpXy^}

„…†‡ˆ‰Š Z^k~XZ~^‹XYZ[\]^_`k`YXpW_^]WZ^ Œ YW Ž ^W ŽŒ‘ ’`p“ ”•– •––– Œ —X˜“ ””™ •š‘ Œ ›^_^~œ WW€ ^p^yž\XW

—`Z[X“ •š‘”Œ‘•Œ‘‘ Ÿ“ Ž  ¡Œ—Œš‘

 Si se trata de archivos sobre violaciones a los derechos humanos e infracciones al derecho
internacional humanitario ocurridas con ocasión del conflicto armado interno, por disposición del
parágrafo 3º del artículo 144 de la Ley 1448 de 2011, su tratamiento archivístico es el ordenado
en la Ley 594 de 2000.
Identificador : Yq05 lD8l XhUF Y1ST y3fq XefB kKM=

En consecuencia, respecto de los archivos de la Unidad Administrativa Especial de Restitución

de Tierras Despojadas procede la transferencia de documentos4, la cual se encuentra
reglamentada en el Decreto 1080 de 2015, Decreto Único del Sector Cultura, artículos 2.8.2.9.1.
y siguientes.

No es procedente dar aplicación a lo reglamentado en el inciso primero del artículo 1445 de la

Ley 1448 de 2011, faculta al Centro de Memoria Histórica para diseñar, crear e implementar un
programa de Derechos Humanos y de Memoria Histórica, no para elaborar o trazar política
archivística.

Además, el programa tiene como principales funciones el acopio, preservación y custodia de los
materiales que recoja o de manera voluntaria le sean entregados por personas naturales o
jurídicas (Se resalta) en desarrollo de lo reglamentado en el artículo 144 de la Ley 1448 de
2011. Funciones que no son de naturaleza archivística. Resáltese que, si se tratara de
documentos públicos, éstos no pueden ser entregados de forma voluntaria ni recogerlos, sino
transferidos, ya que los mismos no pueden ser enajenados a ningún título.

La función del Centro de Memoria Histórica no es la de conservar el patrimonio documental del

país, éste aspecto no se encuentra mencionado en la Ley ni en la exposición de motivos. Esa
facultad se la asignó la Ley al Archivo General de la Nación, así se detalla en la exposición de
motivos que lo creó.

El mismo parágrafo tercero del artículo 144 de la Ley 1448 de 2011 indica cuales son los
criterios a aplicar en ésta categoría especial de archivos, es la normatividad archivística y todo
su componente técnico.

4
Decreto 1080 de 2015. Artículo 2.8.2.9.3. “Definiciones. Transferencia documental: Proceso técnico,
administrativo y legal mediante el cual se entrega a los archivos centrales (transferencia primaria) o a los archivos
históricos (transferencia secundaria), los documentos que de conformidad con las tablas de retención documental
han cumplido su tiempo de retención en la etapa de archivo de gestión o de archivo central respectivamente; implica
un cambio en el responsable de la tenencia y administración de los documentos de archivo que supone obligaciones
del receptor de la transferencia, quien asume la responsabilidad integral sobre los documentos transferidos”.
5
Artículo 144. “Dentro de los seis (6) meses siguientes a la promulgación de la presente Ley, el Centro de Memoria
Histórica, diseñará, creará e implementará un Programa de Derechos Humanos y Memoria Histórica, el cual tendrá
como principales funciones las de acopio, preservación y custodia de los materiales que recoja o de manera
voluntaria sean entregados por personas naturales o jurídicas, que se refieran o documenten todos los temas
relacionados con las violaciones contempladas en el artículo 3° de la presente Ley, así como con la respuesta estatal
ante tales violaciones”.

¢£¤¥¦§¨ ©ª«ª£¬­ ®ª ­¬ ¯¬¤¦°« ±¨£²ª ³¬­¬¤¦¨´ ³£ª¤¦¬®¨µ ª´¶¬·­ª¤¦¸¦ª«¶¨ ¹º·­¦¤¨ ¬®´¤£¦¶¨ ¬­ »¦«¦´¶ª£¦¨ ®ª ¼½­¶½£¬

¾¾¾¿ÀÁÂÃÄÅÆÇÈÉÈÁÀÊ¿ÇÆÅ¿ÂÆ Ë ÄÉÌÆÁÍÀÂÄÎÉ ÀÊ ÂÄÏÐÀÐÀÉÆ Ë ÑÄÑÒÈÍÀ ÐÈ ÓÈÒÄÂÄÆÉÈÑÔ ÕÏÈÖÀÑ × ÁÈÂÊÀÍÆÑ

ØÙÚÛÜÝÞ ÂÆÉÒÀÂÒÆßÀÁÂÃÄÅÆÇÈÉÈÁÀÊ¿ÇÆÅ¿ÂÆ à áÁ¿ â ãÆ¿ âàäå æÈÊç èéê éêêê à ëÀìç èèí éîåä à ïÆÇÆÒð ñ¿á¿Ô áÆÊÆÍòÄÀ¿

ëÈÂÃÀç éîåèàåéàåå ôç â õñöàëàîå

 E. CONCLUSIONES

En el anterior marco técnico y jurídico debe advertirse lo siguiente, en los procesos de gestión
documental y la función archivística para la intervención de los archivos sobre violaciones a los
Identificador : Yq05 lD8l XhUF Y1ST y3fq XefB kKM=

Derechos Humanos e infracciones al Derecho Internacional Humanitario ocurridas con ocasión

del conflicto armado interno, quienes los tengan bajo su custodia, administración, posesión
acatarán lo ordenado en el parágrafo 3º del artículo 144 de la Ley 1448 de 2011, es decir: “Para
efectos de la aplicación del presente artículo se tendrá en cuenta lo dispuesto en la Ley 594 de
2000 y en el capítulo X sobre conservación de archivos contenido en la Ley 975 de 2005”.

En consecuencia, las transferencias secundarias de los archivos de la Unidad de Restitución de

Tierras Despojadas, se realizarán al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado
como lo ordena la Ley.

Cordialmente,

NATASHA ESLAVA VÉLEZ

Subdirectora de Gestión de Patrimonio Documental.

Anexos: NA.
Copia: Dra María Clara Mojica Rodríguez-Jefe Oficina Asesora Jurídica
Proyectó: Arturo Daniel López C. Abogado Contratista Dirección General.
Revisó: Natasha Eslava Vélez. Subdirectora de Gestión de Patrimonio Documental.
Archivado en: SGPD.

÷øùûüýþ ÿeneøa e a
aùüón þøge a aùüþs øeùüa þ, esab eùümüenþ úb üùþ a sùøüþ a ünüseøüþ e u uøa

www.r
ivo rl.ov. o / i for i l idd o / it d ti io  j  r lo

E-: o t to@r
ivo rl.ov. o  Cr.  No. 9 Tl ! !!!  F" 3 #9  Boot$ %.C. Colo&i.

F
 # '  G%DF#