REGISTRO DEL SISTEMA DE ISO9001:7.

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GERENCIA INTEGRAL ISO14001: 7.5
ISO45001: 7.5
Versión 1.02
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
DOCUMENTOS Fecha: Marzo
2015

Objetivo:
Llevar control de todos los documentos, sus versiones, obsoletos y debidos
procedimientos que se hagan necesarios para garantizar el correcto
funcionamiento de los sistemas de gestión y más específicamente de las
herramientas para poder regular el cumplimiento del mismo.

Actividad Detalle Encargado Registro

Aprobar Los documentos son Gerente Listado
aprobados por el gerente general maestro de
general de la compañía para documentos
posteriormente entregarlos al
director HSEQ para continuar
con su proceso
Protocolo de Luego de ser aprobado el Gerente área no aplica
entrega contenido se le envía al de mercadeo
gerente de mercadeo para
que este apruebe la
correspondencia con la línea
grafica - publicitaria de la
compañía
Revisar y Los documentos se cambian Gerente de Listado
actualizar cuando el gerente de cada cada área maestro de
área considere pertinente ya documentos
que cada una de las áreas
tiene autonomía sobre ellos.

Forma de Todos los documentos se le Director no aplica

almacenar deben de entregar al director HSEQ
HSEQ en forma física o
virtual (formato PDF sin
propiedades de edición y
optimizado para vista rápida
en web)
 Distribución y Se notificara por medio de los Director Disponible
publicación correos electrónicos de la HSEQ en intranet y
compañía la existencia de carpetas de
nuevos documentos o nuevas documentos
versiones y la forma de físicos con
consultarla que será por sus
medio de solicitud al director respectiva
HSEQ. En el caso de los relación en
documentos virtuales se listado
publicaran en la intranet de la maestro de
compañía las últimas documentos
versiones.

Aprobación de Revisar que dichos Director Listado

documentos documentos correspondan a HSEQ maestro de
externos lo que relacionan, y documentos
nomenclarlos y numerarlos
para su fácil identificación

Almacenamiento En el caso de estar en Director Documentos

de documentos formato virtual, se debe de HSEQ virtuales
externos verificar que se encuentre en disponibles
formato pdf sin propiedades en intranet
editables, de lo contrario de lo
convertirlo para poder subirlo contrario en
a la intranet. Si Se encuentra carpeta de
en forma física, se almacena documentos
en carpeta de documentos externos
externos con su
respectiva
relación en
listado
maestro de
documentos
Control de Los obsoletos se Director Listado de
obsoletos almacenaran en carpetas HSEQ obsoletos,
virtuales y/o físicas Disponibles
dependiendo sea el caso bajo
solicitud en
carpetas de
obsoletos
 Nota: Los registros donde se relacionen la existencia de documentos
también estarán disponibles en la intranet para de esta manera informar la
disponibilidad de documentos y facilitar su consulta.

Elaboró: Validado: Autorizado:

REGISTRO DEL SISTEMA DE ISO9001:7.5

GERENCIA INTEGRAL ISO14001: 7.5
ISO45001: 7.5
Versión 1.02
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
REGISTROS Fecha: Marzo
2015

Objetivo:
Llevar control de los registros y establecer las maneras para hacerlo,
garantizando así el buen manejo del sistema de gestión con su
correspondiente evidencia clara y objetiva.

Actividad Detalle Encargado Registro

Almacenamient Los registros se Director Listado maestro
o y protección almacenaran en forma HSEQ de registros
virtual en formato pdf sin
propiedades de edición
Recuperación y Se recuperan los Director Listado maestro
retención registros según la HSEQ de registros
numeración de los
archivos, fechas y
clasificación en carpetas
por áreas y funciones
Disposición Los registros que hayan Director Listado maestro
final cumplido su función o HSEQ de registros y
validez son destruidos acta de
(eliminado el archivo) destrucción de
registros
 Como Los registros se deben Personal No aplica
diligenciar llenar únicamente en la encargado
registros plantilla y software de cada
suministrados por la registro
compañía y diariamente
debe de ser controlada
por el jefe directo sobre
la funcionario o
contratista que la
diligencia, al terminar el
ciclo se debe de cambiar
de formato a PDF (sin
propiedades de edición)
y se envía al director
HSEQ para su
procesamiento
Elaboró: Validado: Autorizado: