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Todo comerciante debe llevar una contabilidad, la cual de carácter obligatorio debe estar
compuesta por: el libro Diario, el Mayor y el de Inventarios. Además de estos libros
obligatorios, también puede llevar libros complementarios, que aporten orden y claridad a
las operaciones efectuadas. Todos los libros deben estar en idioma castellano.
"El libro Diario y el de Inventarios no pueden ponerse en uso sin que hayan sido
previamente presentados al Tribunal o Registrador Mercantil, en los lugares donde los
haya, o al Juez ordinario de mayor categoría en la localidad donde no existan aquellos
funcionarios, a fin de poner en el primer folio de cada libro nota de los que éste tuviere,
fechada y firmada por el Juez y su Secretario o por el Registrador Mercantil. Se estampará
en todas las demás hojas el Sello de la oficina."
"En el libro Diario se asentarán, día por día, las operaciones que haga el comerciante, de
modo que cada partida exprese claramente quién es el acreedor y quién el deudor, en la
negociación a que se refiere, o se resumirán mensualmente, por lo menos, los totales de
esas operaciones siempre que, en este caso, se conserven todos los documentos que
permitan comprobar tales operaciones, día por día.
No obstante, los comerciantes por menor, es decir, los que habitualmente sólo vendan al
detal, directamente al consumidor, cumplirán con la obligación que impone este artículo
con sólo asentar diariamente un resumen de las compras y ventas hechas al contado, y
detalladamente las que hicieran a crédito, y los pagos y cobros con motivo de éstas."
Análisis del artículo:
En el libro Diario se deben asentar las operaciones que realice el comerciante, indicando en
cada partida el acreedor y el deudor. Si se resumen los totales de esas operaciones de forma
mensual, se deben conservar todos los documentos que permitan comprobar tales
operaciones, de lo contrario, se deben asentar las operaciones día por día.
"Todo comerciante, al comenzar su giro y al fin de cada año, hará en el libro de Inventarios
una descripción estimatoria de todos sus bienes, tanto muebles como inmuebles y de todos
sus créditos, activos y pasivos, vinculados o no a su comercio.
El inventario debe cerrarse con el balance y la cuenta de ganancias y pérdidas; ésta debe
demostrar con evidencia y verdad los beneficios obtenidos y las pérdidas sufridas. Se hará
mención expresa de las fianzas otorgadas, así como de cualesquiera otras obligaciones
contraídas bajo condición suspensiva con anotación de la respectiva contrapartida.
Los inventarios serán firmados por todos los interesados en el establecimiento de comercio
que se hallen presentes en su formación."
Todo comerciante al finalizar cada año, debe describir en el libro de inventario todos los
muebles e inmuebles, así como créditos, activos y pasivos, vinculados o no vinculados a su
comercio.
5. Arrancar hojas, alterar la encuadernación o foliatura y mutilar alguna parte de los libros."
"Los libros llevados con arreglo a los artículos anteriores podrán hacer prueba entre
comerciantes por hechos de comercio. Respecto a otra persona que no fuere comerciante,
los asientos de los libros solo harán fe contra su dueño; pero la otra parte no podrá aceptar
lo favorable sin admitir también lo adverso que ellos contengan."
Los libros empleados en los artículos anteriores, servirán como pruebas de comercio ante
otros comerciantes. Si la contraparte no es comerciante, los asientos en los libros solo
servirán para usarse en contra de su dueño; la contraparte deberá reconocer aspectos tanto
adversos como favorables en los libros.
Artículo 39 del Código de Comercio, Gaceta Oficial Extraordinaria Nº 475 del 21 de
diciembre de 1955:
"Para que los libros auxiliares de contabilidad, llevados por los comerciantes, puedan ser
aprovechados en juicio por estos, han de reunir todos los requisitos que se prescriben con
respecto de los libros necesarios."
Los libros auxiliares presentados por los comerciantes para que puedan ser aprovechados
por ellos mismos, tienen que reunir todas las series de requisitos que se necesitan con
respecto a los libros necesarios.
"No se podrá hacer pesquisa de oficio por tribunal ni autoridad alguna. Para inquirir si los
comerciantes llevan o no libros, o si estos están o no arreglados a las prescripciones de este
código."
Ningún tipo de autoridad podrá hacer investigaciones para indagar o tratar de llegar a
conocer si los comerciantes llevan o no los libros, o para ver si estos están atenidos a este
código.
"En el curso de una causa podrá el Juez ordenar, aun de oficio, la presentación de los libros
de comercio, solo para el examen y compulsa de lo que tenga relación con la cuestión que
se ventila, lo cual deberá designarse previa y determinadamente; pero no podrá obligarse a
un comerciante a trasladar sus libros fuera de su oficina mercantil, pudiendo someterse el
examen o compulsa, a un Juez donde se llevaran los libros."
En el curso de una causa solo podrá el juez de oficio, la presentación de los libros de
comercio solo para el examen y la copia legalizada de lo que tenga relación con la cuestión
que se trata, lo cual deberá designarse enseguida; pero no se puede obligar a un comerciante
a trasladar los libros fuera de sus oficina mercantil, pudiendo someterse el examen o la
copia legalizada, a un Juez donde se llevaran los libros.
"Si uno de los litigantes ofrece estar y pasar por lo que constare de los libros de su
contendor, y este se niega a exhibirlos sin causa suficiente a juicio tribunal de comercio, el
tribunal podrá deferir el juramento a la otra parte, o decidir la controversia por lo que
resulte de los libros de este si fuera comerciante y aquellos estuvieran llevados en debida
forma."
"Los libros y sus comprobantes deben ser conservados durante Diez Anos, a partir del
último asiento de cada libro.
Los libros y sus comprobantes deben ser guardados por Diez años, a partir de la última
escritura de cada libro.
Las correspondencias recibidas y copias de cartas enviadas, tendrán que ser clasificadas y
guardadas igualmente durante Diez años.
Artículo 260 del Código de Comercio, Gaceta Oficial Extraordinaria Nº 475 del 21 de
diciembre de 1955:
1- El libro de accionistas, donde conste el nombre y domicilio de cada uno de ellos, con
expresión del número de acciones que posea y de las sumas que haya entregado por cuenta
de las acciones, tanto por el capital primitivo, como por cualquier aumento, y las cesiones
que haga.
2- El libro de actas de la asamblea.
Cuando los administradores son varios, se requiere para la validez de sus deliberaciones, la
presencia de la mitad de ellos, por lo menos, si los estatutos no disponen no disponen otra
cosa; los presentes deciden por mayoría de numero."
Además de los libros prescritos todo comerciante y compañía tienen que llevar:
1- El libro de accionista, que lleve el nombre y lugar donde vive cada uno de ellos, con la
cantidad de acciones que posee y de las cantidades que haya entregado, tanto por el capital,
como por cualquier aumento.
Artículo 177 del Reglamento de la Ley de Impuesto Sobre la Renta, 11 de julio de 2003:
Parágrafo único. La información a que se refiere este artículo podrá ser considerada como
anexo de la declaración que se trate."
Análisis del artículo:
Artículo 180 del Reglamento de la Ley de Impuesto Sobre la Renta, 11 de julio de 2003:
Asimismo, a los fines de verificar los ingresos, costos y deducciones de personas sujetas al
impuesto en Venezuela, la Administración Tributaria podrá exigir la inscripción de ciertas
entidades domiciliadas y residentes en el extranjero no sujetas al pago del impuesto.
c) Las sociedades en nombre colectivo, en comandita simple, las comunidades, así como
cualesquiera otras sociedades de personas, incluidas las irregulares o de hecho;
Este número es el que identifica al ente ante cualquier transacción que se efectué ante la
administración tributaria.
Todo ente que retenga y pague impuestos, debe tener en sus establecimientos constancia del
certificado de inscripción (RIF), tanto en un lugar visible como anotado en todos los libros,
documentos y solicitudes que requiera la administración tributaria.
Artículo 184 del Reglamento de la Ley de Impuesto Sobre la Renta, 11 de julio de 2003:
"Están obligados a solicitar su inscripción en el Registro de Información Fiscal todos los
contribuyentes y las demás personas descritas en el artículo 7º que estén sometidos al
régimen impositivo previsto en la Ley y las personas naturales o herencias yacentes no
contribuyentes, que estén obligadas a dar cumplimiento a lo previsto en los artículos 23
parágrafo primero, 60 parágrafo segundo y 89 y 92 de la Ley, que realicen actividades
económicas en Venezuela o posean bienes situados en el país, así como los agentes de
retención del impuesto sobre la renta.
Este artículo trata aspectos sobre la ley de ISLR. Toda compañía u organización debe ser
registrada obligatoriamente en la gerencia de tributos internos y debe cumplir toda norma
que esta ley imponga, realizando actividades que posean bienes situados en el país, así
como los agentes de retención. Todo balance general debe clasificarse como activo y
pasivo.
Artículo 188 del Reglamento de la Ley de Impuesto Sobre la Renta, 11 de julio de 2003:
Los obligados a inscribirse en el registro a que se refiere este reglamento, deberán solicitar
su inscripción dentro de los lapsos siguientes:
1- Personas naturales y contribuyentes: primeros 6 meses del año civil o del inicio de
actividades económicas.
Artículo 190 del Reglamento del Impuesto sobre la renta, 11 de julio de 2003:
2. Dejar constancia del número de su inscripción en los recibos o similares, guías, facturas
o documentos substitutivos que soporten sus operaciones y contratos que expidan o
suscriban.
4. Dejar constancia del número de su inscripción en los libros de contabilidad exigidos por
la Ley, en las marcas, etiquetas, empaques y avisos impresos de publicidad.
5. Dejar constancia del número de inscripción en todos los demás casos que determine la
Administración Tributaria."
Todo ente que retenga impuesto debe tener en sus establecimientos constancia del
certificado de inscripción (RIF), tanto en un lugar visible como anotado en todos los libros,
documentos y solicitudes que requiera la administración tributaria.
"Los contribuyentes del impuesto además de los libros exigidos por el Código de
Comercio, deberán llevar un Libro de Compras y otro de Ventas.
En estos libros se registrarán cronológicamente y sin atrasos las informaciones relativas a
sus operaciones en el mercado interno, importaciones y exportaciones, documentadas
mediante facturas emitidas y recibidas, documentos equivalentes de venta de bienes y
servicios, así como, las notas de débito y de crédito modificatorias de las facturas
originalmente emitidas y otros comprobantes y documentos por los que se comprueben las
ventas o prestaciones de servicios y
Todo contribuyente debe llevar libro de compra y libro de venta y estos deben estar al día y
llenados cronológicamente.
c. Los asientos por las exclusiones fiscales históricas al patrimonio previstas en el artículo
184 de esta Ley.
d. Los asientos de ajuste y reajuste previstos en este Capítulo con el detalle de sus cálculos.
e. El Balance General Fiscal Actualizado Final; incluyendo todos los asientos y exclusiones
previstas en esta Ley, donde se muestren en el patrimonio en forma separada, las cuentas
Reajustes por Inflación, Actualización del Patrimonio y Exclusiones Fiscales Históricas al
Patrimonio.
f. Una conciliación entre los resultados Históricos del ejercicio y la renta gravable.
Los contribuyentes además de llevar una contabilidad histórica, deben efectuar anualmente
la reexpresión o indexación de los estados financieros, utilizando para tal fin diferentes
métodos que contempla la ley y los índices de precios al consumo del área metropolitana de
Caracas, para actualizar los valores de los estados financieros desde su generación hasta la
fecha en que se reexpresen. Esto ocasiona una serie de asientos fiscales destinados a
presentar ante el fisco una declaración de impuesto sobre la renta, más cónsona con la
inflación que se maneja y a su vez, efectuar un registro de libros fiscales con una
característica similar a los libros históricos de contabilidad. Cabe mencionar que ya existen
en el mercado programas informáticos que permiten automatizar este proceso de reajuste
por inflación.
Quien incurra en cualquiera de los ilícitos descritos en los numerales 2 y 3 será sancionado
con multa de veinticinco unidades tributarias (25 U.T.), la cual se incrementará en
veinticinco unidades tributarias (25 U.T.) por cada nueva infracción hasta un máximo de
cien unidades tributarias (100 U.T.)."
3. Emitir facturas u otros documentos obligatorios con prescindencia total o parcial de los
requisitos y características exigidos por las normas tributarias.
Quien incurra en el ilícito descrito en el numeral 1 será sancionado con multa de una unidad
tributaria (1 U.T.) por cada factura, comprobante o documento dejado de emitir hasta un
máximo de doscientas unidades tributarias (200 U.T.) por cada período o ejercicio fiscal, si
fuere el caso. Cuando se trate de impuestos al consumo y el monto total de las facturas,
comprobantes o documentos dejados de emitir exceda de doscientas unidades tributarias
(200 U.T.) en un mismo periodo, el infractor será sancionado además con clausura de uno
(1) hasta cinco (5) días continuos de la oficina, local o establecimiento en que se hubiera
cometido el ilícito. Si la comisión del ilícito no supera la cantidad señalada, sólo se aplicará
la sanción pecuniaria. Si la empresa tiene varias sucursales, la clausura sólo se aplicará en
el lugar de la comisión de ilícito.
Quien incurra en los ilícitos descritos en los numerales 2, 3 y 4 será sancionado con una
multa de una unidad tributaria (1 U.T.) por cada factura, comprobante o documento emitido
hasta un máximo de ciento cincuenta unidades tributarias (150 U.T.) por cada período, si
fuere el caso.
Quien incurra en el ilícito descrito en el numeral 5 será sancionado con multa de una a
cinco unidades tributarias. (1 U.T. a 5 U.T.).
Quien incurra en el ilícito descrito en el numeral 6 será sancionado con multa de cinco a
cincuenta unidades tributarias. (5 U.T. a 50 U.T.)."
Este artículo se refiere a la falta grave que pueda cometer un contribuyente del IVA, ISLR
o de otro impuesto de omitir la emisión de documentación que compruebe la transacción
que se ejecuta al momento de una operación que ocasione renta. En este sentido, el Artículo
54 de la Ley del IVA establece entre otros aspectos que "Los contribuyentes a que se
refiere el artículo 5 de esta Ley están obligados a emitir facturas por sus ventas, por la
prestación de servicios y por las demás operaciones gravadas. En ellas deberá indicarse en
partida separada el impuesto que autoriza esta Ley." Como se puede observar, la emisión de
facturas está reglamentada en la ley del IVA, por consiguiente los numerales 1 y dos del
artículo 101 del COT, mencionan como ilícito grave esta falta.
El numeral 3 del artículo se refiere a los aspectos que debe contener el documento o factura
que se emita, los cuales están ampliamente descritos en la resolución 457 regula la emisión
y características de este documento.
Por otra parte los numerales 4, 5 y 6 de este artículo están referidos a el uso de
procedimientos especiales, dictaminados por el SENIAT, relacionados con el uso de
máquinas fiscales y la obligación de exigir facturas o documentos probatorios de la
transacción y por consiguiente no aceptar algún tipo de documento que sustituya a la
factura legal y que la misma además contenga las características y descripción de los bienes
que se transfieren.
El resto del artículo explica los montos que debe cancelar el contribuyente que comenta el
ilícito, expresado en unidades tributarias. La unidad tributaria en la actualidad se ubica en
90 Bs, los cuales deben ser multiplicados por los límites establecidos en el artículo, es decir
entre 1 y 200 UT.
1. No llevar los libros y registros contables y especiales exigidos por las normas
respectivas.
2. Llevar los libros y registros contables y especiales sin cumplir con las formalidades y
condiciones establecidas por las normas correspondientes, o llevarlos con atraso superior a
un (1) mes.
4. No conservar durante el plazo establecido por las leyes y reglamentos los libros,
registros, copias de comprobantes de pago u otros documentos; así como, los sistemas o
programas computarizados de contabilidad, los soportes magnéticos o los microarchivos.
Quien incurra en el ilícito descrito en el numeral 1 será sancionado con multa de cincuenta
unidades tributarias (50 U.T.), la cual se incrementará en cincuenta unidades tributarias (50
U.T.) por cada nueva infracción hasta un máximo de doscientas cincuenta unidades
tributarias (250 U.T.).
Quien incurra en cualquiera de los ilícitos descritos en los numerales 2, 3 y 4 será
sancionado con multa de veinticinco unidades tributarias (25 U.T.), la cual se incrementará
en veinticinco unidades tributarias (25 U.T.) por cada nueva infracción hasta un máximo de
cien unidades tributarias (100 U.T.).
2. Llevar los libros, registros contables y especiales sin cumplir con las formalidades y
condiciones propuestas.
4. No conservar durante el tiempo dicho por la ley y el reglamento los libros, registros,
copias de componente de pago y otros papeles.
Quien haga en el ilegal descrito en el numeral 1, será suspendido con multa de 50 UT, la
cual aumentará por cada vez que incurra.
Quien no presente la declaración prevista en el numeral 7 será sancionado con multa de mil
a dos mil unidades tributarias (1000 U.T. a 2000 U.T.). Quien la presente con retardo será
sancionado con multa de doscientas cincuenta a setecientas cincuenta unidades tributarias
(250 U.T. a 750 U.T.)."
Los ilícitos formales relacionados con la obligación deben presentarse de forma declarativa;
Se deben cumplir con su respectiva norma, esto conlleva a que las declaraciones o
comunicaciones deben ser de forma incompleta y presentar más de una declaración
sustitutiva sin retardo, quien no presente la declaración prevista será sancionado con la
multa especifica en el COT.
9. Impedir por si mismo o por interpuestas personas el acceso a los locales, oficinas o lugares
donde deben iniciarse o desarrollarse las facultades de fiscalización.
Quienes incurran en cualquiera de los ilícitos descritos en los numerales 1 al 8 será sancionado con
multa de diez unidades tributarias (10 U.T.), la cual se incrementará en diez unidades tributarias
(10 U.T.) por cada nueva infracción hasta un máximo de cincuenta unidades tributarias (50 U.T.).
Además quienes incurran en los ilícitos descritos en los numerales 5, 6, 7 y 8, le será revocada la
respectiva autorización.
Quien incurra en el ilícito previsto en el numeral 9 será sancionado con multa de ciento cincuenta
a quinientas unidades tributarias (150 U.T. a 500 U.T.), sin perjuicio de lo previsto en el numeral 13
del artículo 127 de este Código.
Quien incurra en el ilícito previsto en el numeral 10 será sancionado con multa de trescientas a
quinientas unidades tributarias (300 U.T. a 500 U.T.)."
Este artículo hace referencia a casos ilícitos de la administración tributaria. Éste posee diferentes
normas como que: los