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MANUEL BALABÚ
YORGE VILLAVICENCIO
Mayo, 2006
ii
MANUEL BALABÚ
YORGE VILLAVICENCIO
Mayo, 2006
iv
AGRADECIMIENTO
DEDICATORIA
A Dios.
A mi padre, José de Jesús Villavicencio (Q.E.P.D)
A mi hermano, Jesús Hebert Villavicencio (Q.E.P.D)
A mi madre, hermanos y sobrinos.
A todas las personas que les tengo aprecio.
Yorge Villavicenio
RESUMEN
ÍNDICE
Contenido Pág.
Portada i
Contraportada ii
Hoja de aprobación iii
Agradecimiento iv
Dedicatoria v
Resumen vi
Índice vii- x
Índice de cuadros xi
Índice de gráficos xii
Índice de figuras xiii
Introducción 1
científica de Taylor
2.2.1.4. Principios de eficiencia de Emerson 20
2.2.1.5. Principios básicos de Ford 21
2.2.1.6. Principio de excepción 21
2.2.2. Teoría sobre modelos administrativos gerenciales 22
2.2.2.1 Aplicables a la gestión de inventarios 22
2.3. Teoría de inventario 23
2.3.1. Origen de los inventarios 23
2.3.2. Concepto de inventarios 25
2.3.3. Clasificación de los inventarios 26
2.3.4. Contabilización y valuación de inventarios 26
2.3.5. Costo de los inventarios 28
2.3.6. Administración de los inventarios 29
2.3.7. Objetivos de la administración de inventarios 31
2.3.8. Control interno de inventarios 32
2.3.9. Bases del control interno de inventarios 32
2.3.10. Control interno de compras 35
2.3.11. Método de valoración de inventarios 36
2.3.12. Importancia de un buen sistema de control de inventarios 36
2.3.13. Los inventarios físicos 37
2.3.14. El almacenamiento de las existencias 37
2.3.15. La importancia financiera del inventario 38
2.3.16. Razones para el mantenimiento de inventario 38
2.3.17. Objetivos de la administración de inventarios 39
2.3.18. Costos del mantenimiento de inventarios 40
2.3.19. Factores asociados a la gestión de inventarios 41
2.3.20. Stocks o inventario 42
2.3.21. Modelos de inventario 42
2.4. Servicio logístico al cliente 43
2.5. Modelos para la demanda independiente y demanda 44
dependiente
2.5.1. Lote económico 45
ix
ÍNDICE DE CUADROS
CUADRO Nº Pág.
2 Población y muestra 85
5 Fortalezas y oportunidades 96
6 Debilidades y amenazas 97
7 Resultados de la encuesta 99
ÍNDICE DE GRÁFICOS
GRAFICO Nº Pág.
ÍNDICE DE FIGURAS
FIGURA Nº Pág.
INTRODUCCIÓN
Los organismos que forman parte de la administración pública deben cumplir con una
serie de requisitos para la ejecución de sus procesos administrativos basados en un
Plan Operativo Anual, que se presenta ante el Ministerio de Planificación y
Desarrollo, a fin de que el Estado pueda aprobar los recursos económicos necesarios
para su funcionamiento.
El tercer capítulo “Marco organizacional”, donde se hace una breve reseña histórica
de la Universidad Simón Bolívar y del departamento de Compras y suministros.
CAPÍTULO I
Todo organismo de la Administración Pública a nivel nacional debe cumplir con una
serie de normativas para ejecutar sus procedimientos administrativos y activar medios
de financiamiento para la adquisición de sus materiales y suministros, para ello se
debe elaborar un Plan Operativo Anual y una asignación Presupuestaria.
Los fondos para las adquisiciones de materiales y suministros de las universidades del
sector público provienen de los ingresos ordinarios y extraordinarios del Estado.
Todas las unidades que son centros de compras poseen su propio almacén. Estos
almacenes compran sus materiales específicos, pero también tienen la facultad de
adquirir materiales y suministros generales cuando no hay existencia en el almacén
central.
Por otra parte, a pesar de contar con una base legal para la administración del
presupuesto para la adquisición de materiales y suministros, se observan debilidades
en los centros de compras producto de la falta de control del inventario. Entre ellas se
pueden mencionar:
Por otra parte, uno de los elementos que debe tomar en consideración el
Departamento de Compras y Suministros y la alta gerencia de la Universidad es el
Se analizó el proyecto sobre las bases legales, jurídicas y reglamentarias que rigen
actualmente a la Universidad Simón Bolívar, debido a que se dispone de
CAPÍTULO II
Rojas (1995) mediante la aplicación de redes establece las características actuales del
proceso de inventario de una empresa poniendo en evidencia deficiencias que serán
mejoradas mediante la aplicación de un modelo de control de inventario. Entre otras
cosas, enumera y define las variables que intervienen en el proceso de inventario,
como son: demanda, punto de pedido, la incertidumbre y la planificación para tener
una gestión de inventario eficiente.
García (1995) logra determinar que hay una serie de fallas referidas especialmente a
las discrepancias que existen en los controles internos, como el hecho de que las
cantidades registradas en los inventarios no coincidan con las cantidades físicas en el
almacén. Es por ello que el proceso de toma de decisiones, planificación y
programación no se basa en una información confiable. Este se vincula con el
presente estudio, en la agilización del proceso de toma de decisiones y planificación
en la organización de una forma correcta, por lo que es indispensable crear un modelo
administrativo de control para un excelente manejo del inventario de productos
terminados.
Las bases teóricas que conformarán la presente propuesta de investigación y que será
fuente fundamental del marco teórico de la investigación definitiva, estarán enfocadas
hacia algunas de las teorías que sustentarán el Diseño de un Modelo de gestión para
lograr la optimización del control de Inventario de Materiales y Suministros en
el Departamento de Compras y Suministros en la Universidad Simón Bolívar.
A partir de una revisión bibliográfica de autores como Redondo (1999), Brito (1999)
y Silva (1990) se analizarán los conceptos de inventario, registro de inventarios,
modelos y estrategias.
Chiavenato (1999) considera otros principios que Taylor enunció en forma dispersa
en su obra:
Por lo antes expuestos, se puede decir que no existen modelos o recetas mágicas para
lograr la optimización de los procesos en las empresas, lo importante es evaluar cada
uno de ellos y seleccionar aquel o aquellos que permitan lograr los objetivos
deseados.
a) Desarrollo organizacional
Como señala Chiavenato (1999), el DO trata toda una gama de problemas de las
personas en las organizaciones. Existe una variedad de modelos del DO que son una
alternativa democrática y participativa muy interesante para la renovación y
revitalización de las organizaciones.
b) Gerencia estratégica
c) Mejoramiento continúo
Cabe destacar, que el manejo de inventarios ha llegado a ser uno de los problemas de
la administración de empresas debido a que es un componente fundamental de la
productividad. Las empresas hoy por hoy deben ser productivas para sobrevivir y
para mantenerse competitivas deben saber qué tipo o modelo de inventario deben
mantener.
Por otro lado, existen desventajas. Una de ellas es el costo total de mantener el
inventario, incluyendo los costos de almacenamiento y manejo y el rendimiento
requerido sobre el capital inmovilizado en inventarios. Otra de las desventajas es el
peligro de caer en el desuso. Para el gerente de la organización la inclinación es a
Inventarios relativamente grandes. Para el director de compras también es favorable
ya que con frecuencia puede obtener descuentos por cantidades con grandes pedidos.
Según Moskowitz (1982), los inventarios se definen como “la cantidad de artículos,
mercancías y otros recursos económicos que son almacenados o se mantienen
inactivos en un instante de tiempo dado” (p. 560).
De este concepto se despejan los tipos de inventarios posibles para una empresa;
según el autor Moskowitz (1982):
UEPS (último en entrar primero en salir) y PEPS (primero en entrar primero en salir)
son los dos métodos del costeo del inventario empleados para medir el "movimiento
de los costos". El método PEPS relaciona el primer costo incurrido con el primer
ingreso producido, mientras que el método UEPS relaciona el último costo incurrido
con el primer ingreso producido. En períodos de precios cambiantes, se relacionan
diferentes costos con los ingresos por ventas del mismo inventario, según el método
que se utilice, UEPS o PEPS.
El método UEPS relaciona los costos corrientes con los ingresos corrientes. Cuando
los precios suben, se imputan costos más altos a los ingresos corrientes. Cuando los
precios bajan, se imputan costos más bajos. Esto disminuye el impacto de las
ganancias o pérdidas por posesión (debidas a fluctuaciones del valor del inventario)
sobre la utilidad del ejercicio. Cuando la base de un inventario UEPS se agota
sustancialmente, con posterioridad a un extenso período de aumentos de precios, el
efecto acumulativo de los costos antiguos que se están imputando contra los ingresos
corrientes puede distorsionar la utilidad neta del período.
Para tomar decisiones sobre los inventarios, es necesario tomar en cuenta los costos
que se ven afectados por cada decisión específica; Plossl (1987) explica las clases de
costos que se consideran:
9 Precios erróneos.
Para evitar esta serie de problemas al recibir la mercancía o los materiales, la empresa
debe tener un sistema que le permita verificar cada despacho contra la Orden de
Compra emitida. Cualquier diferencia de cantidad o precios debe ser anotada y
comunicada de inmediato al proveedor. En el caso de materiales dañados, la
reclamación debe hacerse sobre terreno.
• Contar con las existencias suficientes para hacer frente a las demandas de los
clientes.
De igual forma el mismo autor determina los objetivos del control interno de
inventarios:
El control interno de inventarios debe estar enfocado a cubrir varios aspectos, sin
embargo el más importante es el de salvaguardar su valor como activo. Meigs
(1993) define seis (6) funciones básicas que conlleva el control interno de
inventarios en:
Perdomo (1997) define control interno de compras como un: “Plan de organización
entre el sistema de contabilidad, funciones de empleados y procedimientos
coordinados, que tienen por objeto obtener información segura, oportuna y confiable,
así como promover la eficacia de operaciones de adquisición o compra” (p. 93).
A tal efecto Redondo (1992) afirma que en el denominado costo promedio móvil
cuando los artículos salen del almacén se valoran a un costo promedio de las
existencias. Para determinar el costo promedio móvil se procede de la siguiente
forma:
organización:
Green (1988) enumera los métodos que se utilizan para realizar el inventario físico:
Cantú (1989) define: “El almacén es una unidad de servicio en la estructura orgánica
y funcional de una empresa comercial o industrial, con objetivos bien definidos de
resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales y productos” (p.16).
Entre las funciones que debe cumplir un almacén dentro de una empresa se destacan:
El inventario existe en toda clase de empresa, con excepción de aquellas que prestan
servicios. El inventario desempeña un papel importante en cuanto a determinar la
eficiencia interna de una empresa, es decir, con cuanta eficiencia se llevan a cabo las
operaciones financieras de las empresas.
Según Díaz (1991), los costos derivados del mantenimiento de inventarios son:
1. Los costos de los pedidos comprenderá todos aquellos costos en que se incurre
cada vez que se ordena un pedido de inventario ya sea a un proveedor externo o
al propio departamento de producción. Entre estos costos puede mencionarse el
costo de formulación de la orden que incluye gastos secretariales, de papel y de
contabilidad.
En líneas generales el costo de adquisición puede estimarse a partir del cálculo
de los costos del personal del área de compras, la depreciación de los equipos de
oficina, el costo de las cartas y fax y el costo de los consumibles usados por este
departamento, sin embargo, en el caso del modelo de Inventario que se está
estudiando, solo se tomará en cuenta el costo del personal involucrado en el
proceso de compras (paquete anual de los empleados de la Gerencia de
Compras y el porcentaje de tiempo que dedica el Vicepresidente de
Administración y el Gerente de logística. Por ende, el cálculo del costo de
adquisición, contempla el costo del personal involucrado en el proceso de
compras y el total de artículos comprados en el periodo analizado. Entonces:
tomarse en cuenta los gastos de seguro contra robo o incendio y los generados
por deterioro por hurto u obsolescencia.
Para comprender mejor cuál debe ser la gestión de inventarios es necesario conocer
los factores que están asociados a la misma, entre los cuales se encuentran:
En el contexto de Inventario hay dos formas para aplicar este principio: el primero es
cuando se considera que el 20% de los artículos representa el 80% del beneficio de la
empresa y aquellos que entran en este grupo llamando “A” debe ser el que la gerencia
preste mayor atención. El segundo es en función del valor de uso de los items, es
decir, en función del consumo de un artículo en un período por el precio ponderado
del mismo. El más recomendable es este último en vista de que se posee mayor
información sobre el historial de los productos.
También se hace mención que los modelos de inventarios, han demostrado ser útiles
para minimizar los costos de efectivo. Cualquier procedimiento que pueda reducir la
inversión requerida para generar un volumen dado de ventas, puede tener un efecto
benéfico sobre la tasa de rendimiento de la empresa y, por lo tanto, sobre el valor del
negocio.
La visión que tienen los consumidores de los productos de cualquier empresa está en
función del precio, de la calidad y del servicio. Por ello, al comprender cómo están
relacionados el servicio y la respuesta a esto, es muy importante para realizar una
eficiente planificación real de los almacenes, y de esa manera establecer los niveles
de inventarios adecuados.
Para poseer un Inventario acorde con las exigencias de cualquier empresa se debe
seleccionar un modelo de gestión de stocks que esté acorde con las necesidades de la
empresa, así como se debe determinar con qué frecuencia debe comprobarse el nivel
de inventarios existente.
Al elegir el tamaño del lote, existe un trueque entre la frecuencia con que se ordena y
el nivel del inventario (ver Figura N° 2).
Lotes pequeños darán lugar a órdenes frecuentes pero a un bajo nivel promedio de
inventario. Si se ordena un lote de mayor tamaño, la frecuencia de las órdenes
disminuirán pero se mantendrá un mayor inventario. Este trueque puede
Q= 2AD
IC
A pesar de esto, este modelo es el más empleado para la determinación del tamaño
del lote, debido a la facilidad de su aplicación y tolerancia ante variaciones en la
cantidad óptima.
Como señala Van Horne para lograr el Justo a Tiempo se “requiere una producción y
un sistema de información de inventarios muy precisos, compras muy eficientes,
proveedores muy confiables y un sistema de manejo de inventarios eficientes”.
NI = E + RP - PP
Donde:
NI: Nivel de inventarios
E: Existencia físicamente presente
RP: Recepciones programadas
PP: Pedidos pendientes.
Q = NI max – NI
Donde:
Q: Emisión del pedido de un lote
NI max: Nivel de inventario máximo
NI: Nivel de inventario.
d) Modelo de compra especulativa
Según Indacochea (1984), en su bibliografía denominada “Finanzas en Inflación”,
expresa: “Un modelo de compras especulativa que permita utilizar el conocimiento de
las inminentes alzas de precios de las existencias, con la finalidad de obtener
ganancias, aprovechando las variaciones de los precios relativos (p. 279).
La inflación, al ser medida a través del índice general de precios al consumidor (IPC)
se observa usualmente en forma continua, mientras que el incremento del precio de
un bien específico se aprecia en forma directa (a saltos). (Ver Figura N° 3).
.
Las alternativas por considerarse según Indacochea (1984), son:
a) comprar y pagar ahora Q unidades al precio p siendo el egreso:
p . Q= p. n. q
(1 + A) p.q
Va = p n q
s = Vb -Va
Se deriva e iguala a cero:
Despejando n:
Se puede apreciar que el número óptimo de meses de compra sólo en función del
porcentaje de incremento inminente del precio A, de la tasa mensual que combina la
inflación y el costo de oportunidad del dinero R.
Este modelo propuesto tiene una serie de observaciones, entre las cuales se pueden
mencionar:
1) El modelo de compra especulativa se debe combinar con las políticas de
reposición de stock en ambientes inflacionarios, con el fin de lograr
optimizar el manejo de inventarios.
2) El modelo solamente debe aplicarse en aquellas situaciones donde se
cumplen los supuestos sobre los cuales está basado.
3) Al adquirir “n” meses de stock con fines especulativos, se deberá
consumir dichos inventario hasta su nivel corriente, antes de volver a
realizar una compra especulativa según los resultados del modelo.
4) El modelo no considera la posibilidad de un aumento adicional de precios
durante el tiempo que dure el stock especulativo (“n” meses).
5) El modelo no considera los costos operativos de mantenimiento de
inventario ni los costos de emisión de órdenes de compra.
Cuadro N°1
Proceso administrativo y sus funciones básicas según diversos autores.
Por tanto, los presupuestos pueden servir para el análisis del diseño de diversas
funciones adicionales, tales como: la evaluación del desempeño, la coordinación de
actividades y la ejecución de los planes, así como comunicar y motivar acciones. Los
presupuestos son una característica importante de la mayor parte de los sistemas de
control. Cuando se administra con inteligencia los presupuestos:
a) Obligan a la planificación
b) Proporcionan criterios de desempeño y
c) fomentan la coordinación (Burbano y Ortiz, 1993, p.12).
Este carácter práctico del presupuesto implica que debe concebírselo como un sistema
administrativo que se materializa por etapas: formulación, discusión y sanción,
ejecución, control y evaluación.
9 La fuente de financiamiento.
9 Los niveles de centralización y desconcentración de la facultad de adquirir
y contratar.
9 Las fechas probables de las convocatorias de los procesos de selección
planificados.
Los bienes y servicios a adquirir deberá estar definido detalladamente por la
dependencia encargada de las adquisiciones y contrataciones de la entidad, la
cantidad y las características de los bienes, servicios y obras que se van a adquirir o
contratar, los cuales deberán cumplir obligatoriamente con las normas técnicas,
metodológicas y/o sanitarias nacionales si las hubiere.
realizados, así como también los gastos que suponen riesgos previsibles o
pérdidas eventuales.
Tomando en cuenta que este trabajo esta basado en un modelo para mejorar el control
de registro de inventarios de materiales y suministros de la Universidad Simón
Bolívar, se requiere tener en cuenta los principios administrativos y el fundamento
legal del cual hemos extraído los instrumentos jurídicos para el sano funcionamiento
del sistema de inventarios acorde con los requerimientos la Administración Pública.
Entre los principios administrativos y el fundamento legal, vale la pena mencionar:
9 Constitución de la República Bolivariana de Venezuela (Gaceta Oficial N°
5.453 del 24 de Marzo de 2000). la cual en sus artículos: 136, dispone la
separación orgánica de Poderes; 137, el Principio de Legalidad relativo a las
atribuciones de los órganos que ejercen el Poder Público, en el sentido que
las actividades que realicen los mismos deben someterse a la Constitución y
a las Leyes; 156, ordinales 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 21, 23, 25, 29 y 33,
establecen las competencias al Poder Nacional; 225 que prevé los órganos
que ejercen el Poder Ejecutivo; y 242 que establece el carácter de los
Ministerios.
Al realizar un análisis de esta base legal, se explica que la Universidad Simón Bolívar
como ente descentralizado se rige por esta ley especificada en artículo 6 del título I.
En el Título V y el reglamento parcial número 4, se ubica lo referente a la regulación
y supervisión de los materiales y suministros que requieren las diversas unidades de
la institución para mantener el control para lo cual se deben realizar transacciones en
el sistema de contabilidad que reflejen fielmente su ejecución para que puedan ser
mostrados en los diversos estados financieros para una oportuna toma de decisiones.
Asimismo, que terceros puedan constatar el tipo de inventario que existe en la
institución.
Por otra parte, la institución debe reflejar trimestralmente todos los gastos ejecutados
en el instructivo número 7, ante la Oficina Nacional de Contabilidad y otros entes
involucrados.
Ley Orgánica de la Administración Pública. Título I. Disposiciones Generales.
Principio de rendición de cuentas. Artículo 11.- “Las Autoridades, funcionarios y
funcionarias de la Administración Pública deberán rendir cuentas de los cargos que
desempeñen, en términos y condiciones que determine la ley”.
A fin de dar cumplimiento a los principios ya establecidos en esta Ley, los órganos y
entes de la Administración Pública deberán utilizar las nuevas tecnologías que
desarrolle la ciencia, tales como medios electrónicos, informáticos y telemáticos, para
su organización, funcionamiento y relación con las personas.
CAPÍTULO III
MARCO ORGANIZACIONAL
3. Marco oganizacional
Cabe señalar que las clases comenzaron en enero de 1970, las carreras profesionales
se establecieron casi un año después del período de un ciclo básico común. El ciclo
profesional de la Universidad Simón Bolívar comenzó con cinco carreras: Ingeniería
Eléctrica, Ingeniería Mecánica, Ingeniería Química, Licenciatura en Matemáticas y
Licenciatura en Química. Dos años después se crearon tres nuevas carreras:
La Universidad Simón Bolívar está conformada por dos (2) Unidades: Unidades
Administrativas y Unidades Académicas.
1. Unidades Académicas: Las unidades académicas son las que se encargan del
diseño, planificación, coordinación y evaluación de los programas bajo su
responsabilidad, así como de llevar adelante la ejecución de esos programas.
En los programas de enseñanza las unidades responsables de estas funciones
son los Decanatos, las Divisiones con sus departamentos y la Unidad de
Laboratorios. Los Decanatos diseñan los programas de enseñanza e
investigación, según sea el caso, y coordinan y evalúan su ejecución. A los
Decanatos están adscritos las Coordinaciones de cada una de las carreras que
son las unidades operativas, mientras que las Divisiones son las encargadas de
ejecutar los programas de enseñanza, investigación y extensión. Agrupa a los
departamentos e Institutos de acuerdo a los diferentes campos del
conocimiento. Los Departamentos son las unidades operativas de las
Divisiones, a los cuales están adscritos los profesores de la Universidad según
el área.
CAPÍTULO IV
MARCO METODOLÓGICO
Una vez definido el campo del estudio, se introduce en este capítulo lo relacionado
con la delimitación de la población o universo de estudio, pero antes se define el
concepto de población, el cual es: “Un conjunto finito o infinito de personas, casos o
elementos que presentan características comunes” (Balestrini, 2002, p.123.).
Otra definición es la expresada por la Universidad Nacional Abierta (1985), que dice:
"...es el conjunto de elementos o unidades, que pueden ser personas, documentos,
instituciones, etc. a las que se refieren las conclusiones o generalizaciones logradas en
una investigación" (p.73).
Para Hernández, Fernández, y Baptista (1998), la variable “...es una propiedad que
puede variar y cuya variación es susceptible de medirse. La variable se aplica a un
grupo de personas u objetos, los cuales pueden adquirir diversos valores” (p. 75).
Toda investigación pretende descubrir de qué manera uno o varios factores cambian
cuando otro u otros lo hacen. Las características que varían en tales factores se
denominan variables. El plan debe contener un listado de las variables a estudiar
junto con sus definiciones, su función dentro de la investigación e incluso, el nivel de
medición o categoría correspondiente a cada una de ellas.
Cuadro Nº 3
Definición de variables a nivel conceptual
Objetivos específicos Variables Definición conceptual
Realizar un análisis de la situación La Administración de Inventarios se
actual de los procesos utilizados en el Administración estudia desde cuatro niveles diferentes:
almacén de la institución para Actual de Selección de Materiales y Mercancías,
mantener el registro de los materiales y Inventarios Selección de proveedores, Recepción de
suministros y de esa manera poder Mercancías y el control de las existencias.
establecer las deficiencias en los (Mc Graw-Hill de Contabilidad. Tomo II
procesos de registros y control de ,1992)
existencias como base para la
selección del modelo a adoptar
Estudiar los diferentes enfoques de Plan de organización entre el sistema de
modelos gerenciales de inventarios que Enfoques de contabilidad, funciones de empleados y
se adapten a la estructura y a los Modelos procedimientos coordinados, que tienen
procesos que se llevan a cabo en el Gerenciales de por objeto obtener información segura,
Departamento de Compras y Inventarios salvaguardar las mercancías en existencia
suministros objeto de estudio y de disponibilidad inmediata, que en el
curso normal de operaciones están
destinados a la venta ya sea en su estado
original de compra o después de
transformados. (p.87).
Realizar las recomendaciones para la Modelo de Al tratar con materiales de demanda
implantación del modelo de gestión gestión continua es necesario mantener las
para lograr la optimización del control gerencial de exigencias entre niveles máximos
de entradas y salidas de materiales y Inventario convenientes. El punto máximo indica
suministros en la Universidad Simón propuesto. cuando debe enviarse una requisición por
Bolívar más material. El punto máximo limita la
cantidad que debe permitirse, que entre las
Cuadro Nº 4
Definición de variables a nivel operacional
Variable Dimensión Indicadores Sub-Indicadores Instrumento
Procesos de Procesos Cumplimiento de Planificación
Inventarios Administrativos los Procesos Organización Encuesta
Administrativos Dirección
Control
Enfoques de Resultados de los Sistema
Modelos Modelos Actuales Indicadores de Fortalezas
Gerenciales de Gestión Debilidades Encuesta
4.4.1. La entrevista
4.4.2. La encuesta
La técnica de análisis de documentos según Tamayo (1995), explica: “los datos tienen
un significado en función de las interpretaciones que les da el investigador, de nada
servirá una abundante información si no se somete a un adecuado tratamiento
analítico” (p.124).
- Muy Bueno = 5
- Bueno = 4
- Regular = 3
- Deficiente = 2
- No aplica = 1
CAPÍTULO V
Cuadro Nº 5
Fortalezas y debilidades
FORTALEZAS OPORTUNIDADES
Cuadro Nº 6
Debilidades y amenazas
DEBILIDADES AMENAZAS
Cuadro Nº 7
Resultados de la encuesta
ENCUESTA FRECUENCIA %
SI NO SI NO
1. CONTROL DE INVENTARIO 6 9 38% 62%
a. ¿Considera que el control interno aplicado por el
Departamento de Compras y Suministros, cumple con los
requerimientos mínimos de autorización, procesamiento,
clasificación y contabilización del inventario de los materiales y
suministros? 3 12 20% 80%
b. ¿La gerencia del Departamento de Compras y Suministros de
la Universidad Simón Bolívar lleva un control interno relativo al
procesamiento electrónico de datos (sistema computarizado)
sobre el inventario de materiales y suministros? 4 11 27% 73%
c. ¿Los inventarios de materiales y suministros son debidamente
solicitados, recibidos, usados, contados físicamente,
suministrados y contabilizados por el Departamento de Compras
y Suministros de la Universidad Simón Bolívar? 10 5 67% 33%
2. ESTRUCTURA DE CONTROL DE INVENTARIO 9 7 57% 43%
a. ¿El Departamento de Compras y Suministros de la
Universidad Simón Bolívar, brinda la importancia requerida a la
estructura de control de inventarios? 10 5 67% 33%
b. ¿Existe coherencia entre el inventario físico, el contable y el
registrado por el sistema manual del Departamento de Compras y
Suministros de la Universidad Simón Bolívar? 7 8 47% 53%
3. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL
INVENTARIO DE MATERIALES Y SUMINISTROS 3 12 20% 80%
a. ¿El Departamento de Compras y Suministros de la
Universidad Simón Bolívar cuenta con normas y procedimientos
para el control de inventarios de materiales y suministros?
3 12 20% 80%
b. ¿El Departamento de Compras y Suministros de la
Universidad Simón Bolívar se rige por algunas normas y
procedimientos definidos para el inventario de materiales y
suministros? 3 12 20% 80%
4. CONTROL SOBRE RECEPCION DE MERCANCIAS 8 7 51% 49%
a. ¿El proceso de recepción de materiales y suministros cumple
con las condiciones mínimas necesarias de acuerdo a un Manual
de Normas y Procedimientos? 3 12 20% 80%
b. ¿No existen discrepancias considerables entre entradas y
salidas de los materiales y suministros en el Departamento de
Compras y Suministros de la Universidad Simón Bolívar? 10 5 67% 33%
Cuadro Nº 7
Resultados de la encuesta
ENCUESTA FRECUENCIA %
SI NO SI NO
c. ¿Dentro del control interno de inventarios está considerado
la recepción de materiales y suministros? 10 5 67% 33%
5. NIVELES DE INVENTARIO 9 6 62% 38%
a. ¿Los niveles de inventarios generalmente satisfacen la
demanda de las uniddes que lo requieren en el Departamento
de Compras y Suministros de la Universidad Simón Bolívar? 10 5 67% 33%
b. ¿Actualmente evalúan los niveles de inventarios óptimos
para satisfacer la demanda de materiales y suministros? 6 9 40% 60%
c. ¿Existe una custodia adecuada de los inventarios de
materiales y suministros? 12 3 80% 20%
6. REGISTRO Y CONTABILIZACIÓN DE
INVENTARIO
a. ¿Cada cuánto tiempo la sección de almacén de la Dirección
de Servicios, realiza la requisición para la compra de
materiales de oficina en la Universidad Simón Bolívar?
1.- Una vez al año (cuando ejecutan el presupuesto) 2 13%
2.- Dependiendo de las necesidades de las unidades por
materiales específicos. 10 67%
3.- Dependiendo de las existencias de los materiales, si
están en mínimo, se hace una requisición por los
materiales que falten. 3 20%
b. ¿Cómo se registran las entradas y salidas de los materiales
de oficina en la sección de almacén y el registro contable?
Ejemplo de estos aspectos, en forma enunciativa pero no limitativa, son los controles
internos clave en cuanto a:
a) Autorización del método de inventario seleccionado por la empresa
En términos generales, por su importancia, la autorización de los métodos de
valuación de los inventarios a cifras históricas y actualizadas, deberá ser
otorgada por las personas encargadas de el Departamento de Compras y
Suministros de la Universidad Simón Bolívar.
b) Segregación adecuada de las funciones de autorización, custodia y
registro
La segregación de las funciones relativas a inventarios, tales como
adquisición, recepción, almacenaje y embarque, evita que un departamento o
persona controle todas las fases de una transacción o controle los registros
contables relativos a sus propias funciones. La segregación también propicia
una vigilancia permanente entre los departamentos o personas involucradas en
una misma transacción.
c) Registro oportuno de la inversión en inventarios de materiales y
suministros y del pasivo correspondiente
El registro oportuno de los inventarios, tiene por objeto asegurar que se están
registrando en su totalidad dichos inventarios de materiales y suministros
dentro del período correspondiente.
d) Registro oportuno de todos los inventarios de materiales y suministros y,
en su caso, su facturación, incluyendo la contabilización correspondiente
El establecimiento de formas prenumeradas facilita el control y la captación
oportuna en registros contables y, en su caso, el registro de la factura,
asegurando así la corrección de los créditos al rubro de inventarios por estos
CAPÍTULO VI
PROPUESTA DE LA INVESTIGACIÓN
Cabe destacar que los datos utilizados en el Trabajo Especial de Grado fueron
tomados directamente del Departamento de Compras y Suministros de la Universidad
Simón Bolívar, con el fin de conocer las debilidades del departamento. Asimismo
estos aspectos fueron la base de seleccion del modelo que se adecuó a las condiciones
del almacén, además de las revisiones bibliográficas que permitieron efectuar la
presente propuesta.
6.2. Justificación
6.3. Fundamentación
6.4. Estructura
Cuadro Nº 8
Formato Propuesto para la Recepción de Mercancía
Universidad Simón Bolívar
Dirección de Servicios
Departamento de Compras y Suministros
RECEPCIÓN DE MERCANCÍA
Proveedor: Recepción Nº:
Código del Proveedor: O/C Nº :
Fecha:
UNIDAD DE
CODIGO CANTIDAD PRECIO UNITARIO DESCRIPCION MEDICION
OBSERVACIONES:
Cuadro Nº 9
Formato Propuesto Para Reportes De Material Obsoleto O Dañado
Motivo de la Elaboración:
Observaciones:
Elaborado Por:
Cuadro Nº 10
Formato para la Solicitud de Mercancía
Nº del Formato:
Elaborado Por:
Observaciones:
¾ Notas de Crédito
Las mismas permitirían registrar y controlar contablemente los ingresos de
mercancías al almacén. Estos ingresos serán de tipo extraordinario, ya que se
propone el uso de formatos de ingreso normal de mercancía al almacén.
¾ Notas de Débito
Igualmente son formatos de control y registro contable que permitan conocer las
salidas de mercancías del almacén por causas extraordinarias.
IV.-Estructura contable
6.6. Factibilidad
Del mismo modo, la disposición del recurso humano capaz, suficiente y técnicamente
preparado, facilita el análisis e implementación del modelo administrativo propuesto
en este Trabajo Especial de Grado.
Las ventajas que podría ofrecer a nivel gerencial es que permita realizar una
planeación y supervisión del inventario, realizar un trabajo de auditoría permanente,
mantener técnicas de revisión analítica, realizar estudios y evaluaciones preliminares
del control interno, aplicar pruebas de cumplimiento y sustantivas, mantener una
observación clara del inventario físico, realizar una revisión del proceso
administrativo adaptándolo a las nuevas tecnologías, permitir la comprobación de
existencias en poder de terceros y comprobación de existencias de terceros en poder
de la empresa, realizar una observación y pruebas físicas de inventarios rotatorios,
aplicar una observación y pruebas físicas de la toma de inventarios de materiales y
suministros en fecha distinta a la del fin del ejercicio y realizar una comprobación de
la sumarización y conteo de los inventarios físicos.
Finalmente, las existencias para especulación deben estar destinadas a poder lograr
ventajas económicas, considerando las futuras oscilaciones del precio de los
productos producidos por el Departamento de Compras y Suministros de la
Universidad Simón Bolívar.
CAPÍTULO VII
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
7.1. Conclusiones
7.2. Recmendaciones
Las principales recomendaciones que se desprenden del desarrollo de este trabajo son
las siguientes:
REFERENCIAS BIBLIOGRAFIA
LOPEZ V., Pick (1979). Cómo Investigar en Ciencias Sociales. Editorial Trillas,
México.
MOLINA, Ana Lucía y Uban Elia (1998) Sistematización del Control de Inventario
de Materiales y Productos Terminados para una Empresa de Productos Químicos.
Caso: "QUIMICA VIA TECNICA, QUIVITECA, C.A. Universidad Nacional
Abierta.
5. NIVELES DE INVENTARIO
a. ¿Los niveles de inventarios generalmente satisfacen la demanda de las áreaqs que lo
requieren a la Dirección de Servicios (Departamento de Compras y Suministros) de la
Universidad Simón Bolívar?
b. ¿Actualmente evalúan los niveles de inventarios óptimos para satisfacer la demanda
de materiales y suministros?