REGLAMENTO DE CONDICIONES, LIMITACIONES Y RESPONSABILIDADES POR EL

USO DE LA HERRAMIENTA Q-DECLARO A TRAVÉS DE LA PLATAFORMA DE LA

EMPRESA GESTIÓN EN TECNOLOGÍA E INFORMACIÓN, S.A.

www.qdeclaro.com

Gestión en Tecnología e Información, S.A., sociedad creada bajo las leyes costarricenses,
con cédula de persona jurídica número 3-101-225890, en adelante conocida como “GTI”,
establece, como Proveedor de la herramienta Q-DECLARO, el siguiente REGLAMENTO
DE CONDICIONES, LIMITACIONES Y RESPONSABILIDADES POR EL USO DE LA
HERRAMIENTA Q-DECLARO A TRAVÉS DE LAS PLATAFORMAS DE LA EMPRESA
GESTIÓN EN TECNOLOGÍA E INFORMACIÓN, S.A.”, como forma de regular los servicios
que ofrece a los clientes interesados en generar los borradores de las declaraciones del
Impuesto sobre la Renta, Impuesto al Valor Agregado y Declaración anual resumen de
clientes, proveedores y gastos específicos a través de sus estructuras o plataformas,
especialmente por la página www.qdeclaro.com, por medio de sus aplicaciones móviles o
de sus sistemas de interconexión empresarial.

PROPIEDAD Y RESPONSABILIDAD

1. La empresa Gestión de Tecnología e Información S.A., en adelante GTI, como Proveedor

de la herramienta Q-DECLARO, establece el presente documento para regular la relación
entre las empresas, personas o instituciones, tanto de carácter privado como público; que
utilicen Q-DECLARO de GTI a través de su plataforma www.qdeclaro.com, por medio de
su aplicación móvil o de sus sistemas de interconexión empresarial.

2. El uso de la herramienta Q-DECLARO, responde a la necesidad del cálculo y de la

presentación del Impuesto al Valor Agregado (IVA), de acuerdo a la Ley 9635 del
Fortalecimiento de las Finanzas Públicas, Título I Ley del IVA, Ley 7092 del impuesto de
renta y a las utilidades Ley 9635, Título II la resolución DGT-08-97 y sus reformas en lo que
se refiere al modelo D151.
3. GTI es PROVEEDOR de un servicio para facturación en sitios Web, ofrece el servicio de
FACTURA ELECTRÓNICA, dentro de la cual incluye la herramienta Q-DECLARO como un
instrumento ágil y eficiente en términos fiscales-contables, para ser adquirido por todos los
clientes de Factura Electrónica GTI, de acuerdo a los planes ofertados para que puedan
realizar el cálculo de las declaraciones del Impuesto del IVA, Impuesto sobre la renta y
Declaración informativa de clientes y proveedores (D151). Por ello, los cambios que se
realicen o reformas a las leyes que afectan a los impuestos y declaraciones, no son, ni
serán responsabilidad de GTI, quién se ajustará a ellos en todo momento.

4. En los casos donde se realice una modificación a las leyes y/o reglamentos, que afecte
a cada uno de los procesos de la operativa y cálculos de la herramienta, para generar cada
uno de los borradores de las declaraciones. Entonces GTI en forma inmediata, -entendido
dentro de sus posibilidades físicas y tecnológicas, así como personal idóneo y disponible-,
tratará de hacer los cambios y las adaptaciones en el menor tiempo posible. Siendo que se
trata de un asunto no previsible para GTI, ni tampoco en sus manos poder anticiparlo, se
entenderá que no tendrá responsabilidad alguna por los problemas que le pueda causar al
usuario.

5. Cualquier persona que se sienta afectada por los cambios mencionados en el párrafo
anterior, deberá reclamarlos por las vías administrativas o judiciales pertinentes, pero nunca
contra GTI. En estos casos, los usuarios deberán renunciar al servicio que ofrece GTI.

6. GTI podrá suspender o dejar de brindar el servicio total o parcialmente, sin

responsabilidad alguna; si una o más reformas de las leyes y reglamentos que regulan la
herramienta puedan afectar o afecten realmente el servicio, o ello le implique o genere algún
tipo de responsabilidad que no pueda asumir. En estos casos a través de la página
www.qdeclaro.com se dará a conocer la posición de GTI.

7. Los derechos de autor de las actividades que aquí se describen, incluyendo este
Reglamento, así como todas las páginas, documentos, software que se encuentren en la
página www.facturaelectronica.cr y www.qdeclaro.com, incluyendo, sus aplicaciones
móviles o de sus sistemas de interconexión empresarial, al igual que cualquier tipo de
publicidad, información, comunicación, documento que se realice con respecto a la
herramienta Q-DECLARO de Gestión de Tecnología e Información S.A. en adelante GTI,
fijados en la red, o impresos, o cualquiera de sus subsidiarias o empresas comerciales
ligadas al grupo GTI, SON Y SERÁN PROPIEDAD EXCLUSIVA DE GTI. Cualquier uso
indebido o sin autorización de la propiedad intelectual de GTI, se considerará violación a
las leyes de la Propiedad Intelectual, y como tal será denunciado, demandado o querellado
según corresponda, ello por cualquier medio legal que conceda la ley.
8. Son usuarios las personas físicas y jurídicas que hayan realizado el registro como emisor
– receptor de facturación electrónica desde el sitio web de la Administración Tributaria
Virtual (ATV) o cualquier otro método válido del Ministerio de Hacienda; y que
voluntariamente se hayan adherido al sistema de Factura Electrónica de GTI y su
herramienta Q-DECLARO, para el uso dicha herramienta, es necesario cumplir con el
proceso de inscripción mencionado en el párrafo anterior.

9. El usuario que se registre en GTI Q-DECLARO, se ajustará a éste reglamento.

10. La aceptación de los Términos y Condiciones en la página www.qdeclaro.com,

representa la adhesión a este reglamento y para todos los efectos se entenderá como
formalizado el Contrato de la herramienta Q-DECLARO DE GTI (A TRAVÉS DE LA
PLATAFORMA DE LA EMPRESA GESTIÓN EN TECNOLOGÍA E INFORMACIÓN, S.A.).

DEFINICIONES:

 Ley de Impuesto al valor agregado (IVA): Ley 9635, Título I IVA.

 Ley de Impuesto sobre la renta: Ley 7092
 Ley de Impuesto a los ingresos y las utilidades: Ley 9635, Título II
 Declaración Informativa (D151) clientes y proveedores: Resolución DGT-08-97
 Declaración del impuesto al valor agregado (D104)
 Declaración del impuesto sobre la renta (D101)

EL SERVICIO:

11. GTI ofrece los siguientes servicios, sin que por ello no se puedan incorporar a futuro
otros más relacionados con Q-DECLARO, cuando la legislación así lo permita, lo cual se
hará de acuerdo a lo dicho más adelante en cuanto a las reformas a este reglamento.

• Servicio de cálculo de la proporcionalidad

• Servicio de clasificación de documentos aceptados

• Servicio de emisión de borrador de la declaración del Impuesto al Valor Agregado (D104).

• Servicio de emisión de borrador de la declaración del Impuesto sobre la Renta- Utilidades

(D101).

• Servicio de emisión de borrador de la declaración anual resumen de clientes, proveedores

y gastos específicos (D151)

La relación entre IVA cobrado e IVA pagado

COMPENSACIÓN PARA GTI:

12. Dispondrá en su página www.facturaelectronica.co.cr o www.qdeclaro.com la

información sobre el costo de cada servicio.

Nuestro servicio Q-Declaro tiene una vigencia de acuerdo al plan contratado (anual o
mensual), desde el momento en que se realiza el pago y se activa el servicio.

13. El costo de cada servicio será reajustado periódicamente a los niveles de costos e
inflación, así como competencia.

14. La tarifa publicada será la que rija al momento.

15. La forma de pago será por los servicios de conectividad que tiene GTI con los Bancos.
GTI pondrá a disposición de los usuarios adheridos al servicio CANALES
ELECTRÓNICOS para tales menesteres. Será una ventana de pagos, con las diferentes
alternativas o modos de pago. Dentro del plazo que le indique la factura electrónica.

PLAZO

16. La actividad aquí regulada es por tiempo indefinido, y finalizará en cualquier momento
a juicio GTI sin previo aviso. El servicio dejará de tener vigencia, en el momento que GTI
deje de ofrecerlo por medio de las páginas de acceso. GTI también podrá migrar o trasladar
el programa a otras páginas o dominios de internet (ya sea por simple traslado de dominios,
servidores o portales), lo cual advertirá por medio de instrucciones o guías en su página.

SOBRE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO

17. Q-DECLARO de GTI y su plataforma, estarán disponibles 24 horas al día, todos los
días del año, salvo situaciones de fuerza mayor o mantenimientos requeridos por el servicio
los cuales de ser posible se anunciarían con la debida antelación.

18. El usuario al ingresar a www.facturaelectronica.cr, deberá incluir su identificación de

usuario y contraseña para el ingreso, y luego podrá realizar operaciones en el sistema de
acuerdo a su nivel de acceso.

19. Cada usuario definirá de acuerdo a sus necesidades las cuentas de usuario que
requiera para poder aprovechar el servicio al máximo.

20. Una vez registrado en www.facturaelectronica.cr , el usuario creará una clave de acceso
el cual le permitirá ingresar a la plataforma de Factura Electrónica y Q-Declaro, y podrá
realizar el cambio de la misma cuando lo considere necesario. Una vez activa la cuenta los
clientes serán los responsables de la creación de los usuarios adicionales a su personal de
confianza y autorizados para llevar a cabo cualquier otro proceso operativo en el manejo
de la información respectiva. A partir de ese momento, GTI no asume responsabilidad por
el inapropiado manejo de dichas claves o de la información.

21. Por los medios que brinda GTI, se generarán los respaldos de las declaraciones que
los clientes decidan trabajar en la herramienta Q-Declaro, que serán almacenados vía
Internet a un lugar seguro de GTI, pero podrán ser revisados por el usuario, de ahí la
importancia de resguardarlas por el plazo estipulado de ley.

22. De todos los documentos cargados en la herramienta de Q-Declaro, quedará un registro

electrónico con su respectiva clasificación y en línea en el servidor para consultar.

23. Q-Declaro es una herramienta que le permite generar los borradores de las
declaraciones, de acuerdo a las leyes y/o reglamentos mencionados en las definiciones,
por lo que GTI, no se hace responsable por el uso indebido de la herramienta, ya sea,
adrede o por falta de conocimiento contable-fiscal, en las clasificaciones y en los criterios
utilizados para la aplicación o no, tanto del crédito fiscal como de los gastos no deducibles.

24. GTI, se compromete al fiel resguardo de la información y hacer uso de la misma

únicamente para los efectos autorizados; y por ningún motivo podrá enviar a través de
medios escritos o electrónicos o no, a terceros, salvo lo que corresponda a la Dirección
General de Tributación. Los documentos clasificados y los borradores de las declaraciones
serán almacenados por un periodo de 5 años.

25. El usuario definirá las clasificaciones que corresponden para cada tipo de borrador de
la declaración, de acuerdo a como indica la ley para cada una.

26. El usuario tendrá acceso a la información de la herramienta Q-Declaro, la misma

corresponde a los reportes, resúmenes y borradores de cada declaración confeccionada.
Estas consultas permitirán conocer el estatus del IVA cobrado y pagado, además, del
estado de avance de la declaración informativa y la declaración de renta.

27. El usuario será el responsable de la corrección o generación de las rectificativas de los

borradores de las declaraciones en caso de ser necesario, todo en la forma que establece
las leyes que afectan la herramienta Q-Declaro.

TÉCNICO RESPONSABILIDADES Y OBLIGACIONES

28. GTI garantiza el funcionamiento adecuado de cada uno de sus sistemas de información,
tecnología de información y telecomunicaciones durante la vigencia del contrato. Si existiera
algún daño o avería por caso fortuito o fuerza mayor se compromete a llevar a cabo el
mantenimiento correctivo de inmediato. Entiéndase por inmediato el tiempo que los técnicos
determinen, dependiendo de la magnitud del daño o avería.

29. GTI se compromete a tener en disponibilidad a personal de soporte técnico y operativo

en días hábiles, sábados, domingos y feriados, en caso de presentarse problemas en la
plataforma o aplicación móvil. Lo anterior, con el fin que se preste el servicio
ininterrumpidamente en los horarios establecidos.

30. Toda la información que se procesa y almacena es en servidores o medios magnéticos

que mantienen altos estándares de seguridad y protección tanto física como tecnológica,
comprometiéndose GTI a observar una actitud diligente que corresponda con la información
almacenada y la actividad desarrollada.

31. El usuario exonera de responsabilidad a GTI por cualquier uso indebido que terceros
puedan hacer de la información, en el caso de la ocurrencia de una falla no imputable a GTI
o cuando ésta haya sido objeto de sustracción de dicha información mediante una violación
de sus mecanismos de protección y seguridad por parte de terceros no autorizados.

32. GTI no se responsabiliza por mal uso que puedan dar los empleados del usuario o
terceros a las claves de seguridad.

33. GTI tampoco será responsable por cualquier virus que pudiera infectar el sistema como
consecuencia del acceso o uso indebido de cualquier transferencia de datos, archivos,
imágenes, textos o audio contenidos en el mismo que no esté bajo su control. No se podrá
imputarle responsabilidad alguna ni exigir pago por lucro cesante, daño emergente,
indirecto o consecuencial en virtud de perjuicios resultantes de dificultades técnicas o fallas
en los sistemas. Sin embargo, GTI dispondrá del software necesario para resguardar los
equipos, para lo cual aplicarán las mismas restricciones que establezca la empresa
propietaria y licenciante del software.

34. GTI no garantiza el acceso y uso continuado o in-interrumpido debido a dificultades

técnicas o fallas de Internet o los proveedores de estos servicios o por cualquier otra
circunstancia ajena a la empresa, sin que por ello pueda imputarse a GTI algún tipo de
responsabilidad.

35. GTI no se responsabiliza por daño, perjuicio o pérdida de información causados por
fallas en el sistema, cuando se refiera a infiltraciones, ataques deliberados en el servidor o
actos parecidos, siendo esta actividad ajena a su control.
36. Los fenómenos de la naturaleza de carácter extraordinario, tales como inundaciones,
terremotos erupciones volcánicas, huracanes, tempestades ciclónicas, no generarán
responsabilidad para GTI cuando el servicio se interrumpa o paralice.

37. Los hechos y actos del hombre derivados del terrorismo, guerra, guerrilla, vandalismo,
motín o tumulto popular, paros huelgas, bloqueos, etc., no generarán responsabilidad para
GTI cuando el servicio se interrumpa o paralice.

38. Los actos como golpe de estado, ataque de fuerzas armadas, fuerzas o cuerpos de
seguridad que afecten el servicio no generarán responsabilidad para GTI.

PROTECCIÓN DE LA PROPIEDAD INTELECTUAL

39. Los contenidos de las pantallas de las páginas de GTI, así como el sistema y sus
plataformas, incluyendo los programas, bases de datos, redes, archivos que permiten
acceder y usar su cuenta, son propiedad de GTI y están protegidas por las leyes y los
tratados internacionales de derecho de autor, marcas, patentes, modelos y diseños
industriales. El uso indebido y la reproducción total o parcial de dichos contenidos quedan
estrictamente prohibidos, salvo autorización expresa y por escrito de GTI.

GENERALIDADES Y RESPONSABILIDAD DE LAS PARTES

40. El usuario que se adhiere a este Reglamento, lo hace a todos los términos expresados
en este contrato, y es muestra de su voluntad y espíritu de la contratación, y forma el parte
del perfeccionamiento del negocio aquí aceptado

41. El adherente al aceptar este contrato, lo hace de buena fe tal y como generalmente se
le reconoce en el mundo de los negocios.

42. GTI podrá reformar y actualizar este documento en forma automática y sin previo aviso,
y los cambios entrarán en vigencia una vez que se haya dado a conocer la reforma en sus
páginas, o bien cuando se le sustituya en Internet en forma total.

43. GTI podrá utilizar cualquier otro sistema de comunicación que considere conveniente
para dar a conocer la reforma o sustitución.

44. Si un usuario no acepta las reformas o cambios, deberá comunicarlos a GTI en un plazo
máximo de 45 días naturales contados a partir de la reforma o sustitución, en cuyo caso la
relación se dará por terminada, sin ningún tipo de responsabilidad para las partes, salvo las
económicas que no se hayan satisfecho.
45. El contrato únicamente podrá ser rescindido cuando alguna de las partes haga dicha
solicitud por escrito con un mínimo de 30 días se dé la finalización del contrato, no habrá
responsabilidad de ningún tipo para las partes, salvo las económicas que no se hayan
satisfecho.

46. GTI no será responsable de aquellas obligaciones que derivadas de este contrato estén
a su cargo y no pueda cumplir en los términos del mismo, debido al acontecimiento de una
causa fortuita o de fuerza mayor.

47. Las obligaciones que este contrato impone o los derechos que otorga, no podrán ser
cedidos, total o parcialmente. Sin embargo, GTI podrá dar en garantía incluso traspasar el
contrato a un Banco o entidad financiera, para garantizar cualquier tipo de obligación
contraída, sin que ello implique que el servicio se considere cedido, sino su valor contable
únicamente.

48. Las partes se someten a las leyes de la República de Costa Rica, para la interpretación
de este contrato.

49. Para todos los efectos, los anexos se consideran parte integral de este contrato y no
podrán ser, ni viceversa, reclamados sin la presentación de este documento, sometidos a
la misma legislación.

50. Si alguna disposición de este Contrato resultare inválida o ilegal se entenderá

inexistente, pero la legalidad y validez del resto del Contrato no se verá afectada o limitada
por dicha omisión.

CONCILIACIÓN –ARBITRAJE

51. Todas las controversias, diferencias, disputas o reclamos que pudieran derivarse del
presente contrato, o el negocio y la materia a la que este se refiere, su ejecución,
incumplimiento, liquidación, interpretación o validez serán sometidas en primera instancia
a conciliación de conformidad con los reglamentos del Centro de Conciliación y Arbitraje de
la Cámara de Comercio de Costa Rica, a cuyas normas las partes se someten en forma
voluntaria e incondicional. Las audiencias de conciliación se llevarán a cabo en el Centro
de Conciliación y Arbitraje de la Cámara de Comercio de Costa Rica, en San José,
República de Costa Rica. La conciliación será dirigida por un conciliador designado por el
Centro de Conciliación y Arbitraje de la Cámara de Comercio de Costa Rica. En caso de
que la controversia no sea resuelta al cabo de tres sesiones de conciliación, o en el evento
de que queden aspectos sin resolver dentro del proceso conciliatorio, el conflicto se
resolverá por medio de arbitraje de derecho de conformidad con los reglamentos del Centro
de Conciliación y Arbitraje de la Cámara de Comercio de Costa Rica a cuyas normas las
partes se someten en forma voluntaria e incondicional. El conflicto se dilucidará de acuerdo
con la ley sustantiva de la República de Costa Rica. El lugar del arbitraje será el Centro de
Conciliación y Arbitraje de la Cámara de Comercio de Costa Rica en San José, República
de Costa Rica. El arbitraje será resuelto por un tribunal arbitral compuesto por tres árbitros,
designados dos de ellos por cada una de las partes y el tercer árbitro, quien presidirá el
Tribunal, será nombrado entre los dos árbitros que designen las partes; en caso de que los
árbitros designados por las partes no se pongan de acuerdo en el nombramiento del tercer
árbitro, su nombramiento será responsabilidad del Centro de Conciliación y Arbitraje de la
Cámara de Comercio de Costa Rica. El laudo arbitral se dictará por escrito, será definitivo,
vinculante para las partes e inapelable, salvo el recurso de revisión o de nulidad. Una vez
que el laudo se haya dictado y adquirido firmeza, producirá los efectos de cosa juzgada
material y las partes deberán cumplirlo sin demora. Quien funja como conciliador no podrá
integrar el tribunal arbitral en el mismo asunto. Los procesos y su contenido serán
absolutamente confidenciales. Los gastos relacionados con el proceso de conciliación y el
de arbitraje, incluyendo los honorarios del conciliador y de los árbitros, los asumirán las
partes en igual proporción. Cada una de las partes cubrirá los honorarios de sus abogados
y asesores.

CONFIDENCIALIDAD

52. De conformidad con la Ley de Información No Divulgada No. 7975, Publicada en la

Gaceta Número 12 del 18 de enero del 2000, ambas partes se comprometen a proteger la
información no divulgada ni expuesta en este documento, así como a impedir que
información legítimamente bajo su control sea divulgada a terceros, adquirida o utilizada sin
consentimiento de su contraparte por terceros, de manera contraria a los usos comerciales
honestos, para lo cual se considerará que dicha información deberá contar con las
siguientes características:

a. Sea secreta, en el sentido que no sea, como cuerpo ni en la configuración y reunión

precisas de sus componentes, generalmente conocida ni fácilmente accesible para las
personas introducidas en los círculos donde normalmente se utiliza este tipo de información.

b. Tenga un valor comercial por su carácter de secreta.

c. La información no divulgada se refiere, en especial, a la naturaleza, las características o

finalidades de los productos y los métodos o procesos de producción.

Por lo anterior, las partes se obligan a tomar las providencias necesarias para que las
personas que manejan información proporcionada por éstas con motivo o como
consecuencia de los servicios objeto del presente Contrato, no la divulguen y que terceras
personas ajenas a las partes, no tengan acceso a ella. Para los efectos de este acápite, se
definirán como formas contrarias a los usos comerciales honestos, entre otras, las prácticas
de incumplimiento de contratos, el abuso de confianza, la instigación a la infracción y la
adquisición de información no divulgada por terceros que hayan sabido que la adquisición
implicaba tales prácticas o que, por negligencia grave, no lo hayan sabido. De esta forma,
ambas partes declaran que no revelarán, salvo requerida por ley, orden judicial, o por
acuerdo escrito entre las partes, (a) cualquier hecho o contenido de discusiones o
negociaciones entre las partes, en forma directa o indirecta, oral o por escrito sobre los
hechos y obligaciones presentes y/o futuros relativos a este contrato. (b) cualquier
información secreta o confidencial, concerniente a políticas de la empresa contratante y sus
servicios, y en general cualquier información relativa a su contra parte, adquirida antes o
después de este contrato. El incumplimiento de lo dispuesto por esta cláusula acarreará la
terminación anticipada de este contrato, así como el obligado pago de daños y perjuicios
por cuenta de la parte que incumple a favor de su contra parte.

NATURALEZA CONTRACTUAL

53. La relación entre las partes es enteramente comercial y excluye cualquier otra
jurisdicción. DOMICILIOS

54. Para los efectos el domicilio de GTI será en sus oficinas centrales ubicadas 26 H de
José Maria Zeledón, Curridabat, San José y para el “USUARIO” la señalada en su
adhesión.

© Derechos Reservados 2018. Este reglamento ha sido confeccionado para GTI para su
uso comercial. La mecánica y la redacción del presente Reglamento están amparadas por
la legislación nacional e internacional.