TALLER: REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA

Realice el taller Realización de la auditoria interna – AA3 que se muestra a

continuación:
Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la unidad 2, escoja
un (1) proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora
continua) y realice los siguientes puntos:
a- Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un
memorando, a la asistencia de la “reunión de apertura”. Diseñe un formato
para la corroboración del personal asistente, en éste mismo formato se
debe plantear, además de otros aspectos (objetivo de la auditoría, criterios
de auditoría, fecha, proceso o actividad a auditar, observaciones, etc.), una
columna para la firma de los asistentes a la reunión de apertura y cierre de
la auditoría.
 Cúcuta, 13 de Noviembre de 2019

Memorando informativo

Asunto: citación a reunión de apertura de auditoría de calidad al

departamento

Se le informa al departamento de cartera y cobro coactivo de la compañía que se

realizará auditoría de proceso a su departamento bajo los criterios NTC ISO 9001,
decreto 2170 de 2017, NIIF 16 y Ley 1581 de 2012 la cual será efectuada el día
lunes 18 de noviembre del año en curso a las 08:00 a.m. en el segundo piso, sala
de reuniones generales donde se darán detalles del procedimiento de auditoría, se
resolverán dudas, inquietudes y se realizará la presentación de los integrantes del
equipo auditor y los encargados del proceso a auditar. Se aclara que sólo será
parte de la auditoría el procedimiento de cobro de cartera, creación de clientes y
manejo de datos personales.

Cordialmente:

Jose Mauricio Perez Jimenez

Jefe del departamento de auditoría
Grupo Comercial Andino

Se dan como informados los firmantes:

NOMBRE CARGO FECHA FIRMA
Nórida Lissette Torres Jefe de Cartera 13 – Nov – 19
Jose Buendía Camargo Auxiliar de Cartera 13 – Nov – 19
Sandra García Gutiérrez Asistente de Cartera 13 – Nov – 19
Marcos Garzón Vera Servicio al Cliente 13 – Nov – 19
William Sánchez Basto Auxiliar Contable 13 – Nov – 19
 GRUPO COMERCIAL ANDINO FECHA 02-feb-18
DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA Y
CÓDIGO
CONTROL INTERNO AP-ACI-AC-04
ACTA DE INICIO DE AUDITORÍA VERSIÓN 2.3

FECHA DE INICIO Lunes 18-Nov-19

HORA DE INICIO 08:00 a.m.
LUGAR ÁREA DE CARTERA

TIPO DE AUDITORÍA: DE PROCESO

OBJETIVO DE LA AUDITORÍA
VERIFICAR EL CUMPLIMIENTO DE LOS PROCEDIMIENTOS
ESTABLECIDOS PARA GESTIÓN DE CARTERA ASÍ COMO DEL
CUMPLIMIENTO DE LOS ESTÁNDARES DE CALIDAD SEGÚN
CRITERIOS ESTABLECIDOS.

CRITERIOS DE AUDITORÍA
NTC ISO 9001
PROCEDIMEINTOS INTERNOS DE LA COMPAÑÍA
DECRETO 2170 DE 2017
LEY 1581 DE 2012

EQUIPO AUDITOR
NOMBRE CARGO ROL
JOSE MAURICIO PEREZ JEFE DPTO AUDITORÍA LIDER DE EQUIPO
VERIFICACIÓN DE
MARCELA MÁRQUEZ AUXILIAR DE AUDITORÍA
REQUISITOS
DIGITALIZACIÓN DE
ANDREA ROZO ASISTENTE AUDITORÍA
DOCUMENTOS
ANALISTA DE
JORGE LÓPEZ AUXILIAR DE AUDITORÍA
PROCESOS

AUDITADO(S)
NOMBRE CARGO DEPARTAMENTO
Nórida Lissette Torres Jefe de Cartera CARTERA
Jose Buendía Camargo Auxiliar de Cartera CARTERA
Sandra García Gutiérrez Asistente de Cartera CARTERA
Marcos Garzón Vera Servicio al Cliente SERV CLIENTE
William Sánchez Basto Auxiliar Contable CONTABILIDAD

OBSERVACIONES

RESPONSABLE DEL PROCESO

JOSE MAURICIO PEREZ JIMENEZ

AUDITOR LIDER
 b- Revisión documental durante la realización de la auditoría. No Documento
revisado Observaciones del documento.

No. Documento revisado Observaciones del documento

1 FORMATOS AUTORIZACIÓN SEDEBE REALIZAR
USO Y TRATAMIENTO DE ACTUALIZACIÓN A FECHA 2019
DATOS CONFORME A LA
NORMATIVIDAD VIGENTE
2 FATURAS PENDIENTES POR NINGUNA
PAGAR
3 MAUAL DE PROCEDIMIENTO ACTUALIZADO A FECHA
DE GESTIÓN DE CARTERA
4 CARPETA DOCUMENTAL DE NINGUNA
CLIENTES
5 REGLAMENTO INTERNO DE SE DEBE ACTUALIZAR
TRABAJO CONFORME A LOS CAMBIOS EN
LOS PROCESOS.

c- Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de

comunicación que usará durante la auditoría.

Durante la realización de la reunión de apertura se realiza la aclaración que

todos los soportes se deben digitalizar y enviar al correo corporativo del
departamento de auditoría y control interno Auditor1@grupoandino.com
sólo por éste medio se recibirán las evidencias ya que no se conservarán
documentos físicos por motivo de conservación del medio ambiente. Es de
obligatorio cumplimiento que cualquier solicitud formal se realice por éste
medio o por el chat de HangOuts del mismo correo ya que constituye un
medio válido legal para la comunicación corporativa.

d- Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias

de recolección y verificación de información usará durante la auditoría
(ejemplo: lista de Chequeo).

La recolección de la información se realizará por medio de listas de

chequeo siendo un medio práctico para realizar la confrontación entre lo
que se tiene y el criterio.
 e- Generación de hallazgos de auditor.

Fecha: Auditor (es):

Proceso Auditado: Auditado (s):
Criterios de
No. Evidencias de Auditoría Hallazgos de Auditoría C NCM NCm
Auditoría
1 Muestra de 30 toma pedidos para Ley 1581 de De la muestra de 30
verificar si cuentan con los formatos 2012 toma pedidos 5 no
X
de autorización para tratamiento de tenían el formato.
datos.
2 Se realiza revisión en sistema de 30 Reglamento De la muestra de 30
clientes al azar para verificar si interno y clientes, todos cuentan
cuentan con el soporte de pagaré o procedimiento con los requisitos para
X
letra, prenda mobiliaria y fiador con de cartera entrega de cupo de
finca raíz para el otorgamiento de endeudamiento.
crédito por parte de la compañía.
3 Se realiza el análisis de 30 Reglamento De las 30 llamadas
grabaciones de las llamadas para interno y analizadas, 2 no
cobro de cartera vencida para procedimiento cumplen con los
corroborar que se realicen según los de cartera estándares del manual
manuales de servicio al cliente. debido a que no se le
X
informa al cliente que
la llamada está siendo
grabada y monitoreada
para efectos de
calidad.
4 Se realiza el análisis de cartera Reglamento De los 30 casos
vencida en una muestra de 30 interno y analizados se logra
casos donde se revisan los soportes procedimiento evidenciar que 10 de
de la gestión de cobro respectiva de cartera ellos no tienen gestión
dentro de los términos y plazos de cobro y 5 de esos X
pactados con el cliente. 10 están fuera de los
tiempos límite de cobro
por parte de los
gestores de cartera.
5 Se realiza inspección de una Se evidencia que la
muestra de 30 carpetas de cliente muestra tomada
donde se encuentran los datos, cumple con el orden y
documentos y soportes para los documentos X
verificar que se encuentren requeridos.
archivados con toda la
documentación aportada.
C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor
 f- Prepare y realice las conclusiones de auditoría.

Realizado el procedimiento de auditoría programada según acta del 18de

noviembre del año 2019 donde se recopilaron datos, información y
documentos que son el soporte documental para la verificación de
cumplimiento de los requisitos normativos y se llegó a las siguientes
conclusiones:
- Se debe realizar el diligenciamiento y firma del formato de uso y
tratamiento de datos personales a todos los clientes a los que se les
realice pedido y verificar que los clientes antiguos lo tengan.
- Se debe mantener la organización que se lleva con respecto a la
documentación de respaldo financiero que se le solicita a los clientes
con los que se trabaja a crédito.
- Se debe informar, a todos los clientes, al inicio de la llamada que “la
llamada está siendo grabada y monitoreada para efectos de calidad en
nuestros procesos”, con esto se busca que el cliente sepa en todo
momento que vamos a realizar revisiones del contenido de la
información entregada, modo, nivel de confianza, respeto mutuo y
efectividad del asesor en la solución a los requerimientos del cliente.
- Se debe realizar la gestión de cobro dentro de los tiempos establecido
en el manual de procedimiento, para esto se considera necesario
realizar modificación del procedimiento añadiendo un paso de
planeación diaria y confirmación por parte del jefe inmediato.
- Se recomienda continuar con la labor de orden en las carpetas de
clientes, siempre, proyectados a la mejora continua.

g- Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para

verificar la ejecución real de la auditoría (Ver punto a. de ésta actividad).
h- Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.
El conocimiento adquirido en ésta actividad es bastante sustancial debido a que
con éste tipo de ejercicios se adquiere un mayor conocimiento práctico sobre el
hacer del proceso de auditoría del SGC y que, al ser un proceso estandarizado por
ISO, es aplicable a los demás sistemas de gestión por lo que el campo de acción y
aplicación no es limitado. Aprender a estructurar una auditoría así como la forma
en que se ejecuta, las herramientas para la toma de evidencias y la técnica con la
que se realiza el seguimiento a procesos y procedimientos es algo que nos
convierte en profesionales auditores íntegros y con el criterio necesario para
ejecutar una auditoría cumpliendo con los estándares y normatividad estudiada.
Para realizar esta actividad de aprendizaje debe:
• Leer y analizar el material de formación de la actividad de aprendizaje 3: Objeto
de aprendizaje llamado Desarrollo de la Auditoría.
• Hacer otras consultas del tema en internet si lo considera necesario.