PROCEDIMIENTO

PARA REALIZAR CONTROL Y REGISTROS DE

DOCUMENTOS DEL SGSST

VERSIÓN 1.0

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

YASMIN LANCHEROS
OSCAR ALEJANDRO ROJAS YENNY RUBIELA MANCERA CAMELO
ZAMBRANO
Técnico Administrativo Profesional Universitario Contralora Departamental del Meta
Fecha Fecha Fecha
28/02/2017 28/02/2017 28/02/2017

DE USO EXCLUSIVO PARA LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL DEL META

 CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL META
PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR CODIGO: 600.01.89
CONTROL Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
DEL SGSST VERSION: 1.0

1. OBJETIVO

Establecer la metodología para elaborar, modificar, preservar, difundir y controlar

los documentos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y
asegurar la consulta de los mismos.

2. ALCANCE

El procedimiento inicia con la detección de la necesidad de crear, modificar y/o

eliminar un documento y termina con el archivo del respectivo documento.

Aplica en la elaboración de Manuales, Planes, Programas, Procedimientos,

Formatos y Matrices. Incluyendo documentos tanto internos como externos de la
Entidad.

3. DEFINICIONES

Documento controlado: Documento cuya distribución debe ser realizada

cuando se presentan cambios. Este tipo de documento se encuentra
normalmente en el (las) área (s) que requieren del documento para realizar
sus actividades.

Documento del sistema de gestión: Es todo medio escrito o electrónico

para transferencia de información que guarda correspondencia con el
Listado de Documentos del Sistema de Gestión.

Documento no controlado: Documento utilizado como medio de consulta de

información a las áreas que no tienen responsabilidad directa sobre las
actividades descritas.

Documento obsoleto: Es el formato que derivado de un cambio o de su

eliminación pierde su vigencia.

Flujograma: Representación esquemática que muestra en forma secuencial

todos los pasos de una actividad, mediante la utilización de símbolos, líneas y
palabras simples.

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Instructivo de trabajo: Documento que detalla la manera como debe realizarse

determinada acción; además describe como se realiza el trabajo en un área o
campo determinado de la entidad.

Listado maestro de documentos: Listado de documentos donde se refleja el

estado de revisión de los documentos.

Listado maestro de registros: Listado de registros donde se refleja el estado de

revisión de los registros.

Manual del sistema de gestión: Describe el Sistema de Gestión adoptado

por la entidad.

Procedimiento: El procedimiento es una sucesión ordenada de pasos que

refleja la ejecución de un proceso o actividad: en el mismo, se establece la
responsabilidad de quien ejecuta la acción, dónde, cómo y cuándo la ejecuta.

Registros: Documentos donde consta que se ha realizado determinada

actividad indicando los datos obtenidos en la ejecución de la misma. Los
registros de Calidad son la evidencia escrita de los procesos y registro de
resultados.

4. RESPONSABLES

Responsable del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, así

como, todos los funcionarios que manejen registros y documentos del SG-SST
deben implementar las disposiciones del 600.01.05 procedimiento control de
registros y el 600.01.04 procedimiento de control de documentos.

5. DESARROLLO O CONTENIDO

5.1. CONDICIONES GENERALES

El siguiente procedimiento esta articulado con los procedimientos de control de

registros y control de documentos expedidos por la entidad mediante código
600.01.05 y 600.01.04.

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5.2. ASPECTOS DE REDACCIÓN

Se documenta aquello que agrega valor a la Gestión en Seguridad y Salud en el

Trabajo, evitando el cúmulo de documentos inútiles.

Se debe documentar con sencillez, evitando omitir detalles que dificulte la

comprensión del documento.

El nivel de detalle es definido por el dueño del proceso, de acuerdo con la

necesidad de soportar documentalmente las actividades.

La redacción del documento debe corresponder a la descripción de los pasos

necesarios involucrados en un proceso.

El uso de tablas o flujogramas es recomendable para facilitar la comprensión.

Se debe digitar en estilo Arial con Tamaño de letra 12, todos los documentos del
SGSST.

5.3. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS

La solicitud de elaboración de nuevos documentos y/o formatos, debe ser

solicitada mediante el formato de Solicitud para elaboración, actualización o
anulación de documentos, esta solicitud debe ser realizada por los funcionarios
que intervienen en la actividad, entregada en medio físico o magnético, a la oficina
del Asesor de Planeación, Gestión de Calidad y Comunicaciones.

El Asesor de Planeación, Gestión de Calidad y Comunicaciones solicita el registro

de creación, modificación o eliminación del documento para su respectiva revisión.
El documento se presenta al Despacho del (a) Contralor (a) Departamental para la
aprobación.

El formato de los documentos editados en la entidad en general debe contener:

Portada: Debe describirse como la del presente documento especificando nombre
del documento, código, fecha de validez y versión.

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En la parte inferior de la portada debe contar con los espacios para las firmas de
quien elaboro, revisó y aprobó el documento.

ELABORO REVISO APROBO

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha: Fecha: Fecha:

La fecha en el que el documento empieza a regir (día/mes/año), cambia cada vez

que se modifica o se actualiza el documento.

5.4. ENCABEZADO

Todos los documentos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el

Trabajo, deben tener en el encabezado.

El código, la versión, con el cual se especifica el nivel de modificación

empezando con el número 01.

Nº 1: Logo de la CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL META

Nº 2: Nombre de la entidad: CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL META (Arial
14 Negrilla)
Nº 3: Nombre del Documento (Arial Negrilla 12)
Nº 4: Código del documento
No 5: Versión del documento

1 2
CODIGO: 600.01.XX
Incluir
logo de la VERSION: 1.0
entidad

3 4
5

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5.4.1. Codificación de documentos

Los documentos del sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo se

definen en forma alfanumérica. La codificación de los documentos se realizara así:
AAA – XX – YY

AAA Identificación de los documentos del SGSST

XX Identificación del tipo de documento
YY Consecutivo

5.5. CONTENIDO DE CADA UNO DE LOS DOCUMENTOS

Los documentos del SG – SST como programas, procedimientos, instructivos,

deben contener, al menos, el siguiente contenido:

Objetivo: En él se detalla de forma clara la finalidad que persigue el documento.

Alcance: Se define el ámbito de aplicación del documento, donde y en qué casos

corresponde su uso.

Responsables: Se establecen cuáles son las funciones que tienen relación directa
con la tarea descrita.

Definiciones o glosario: Se define el significado de los términos o abreviaciones

que deban ser aclarados, este campo es opcional.

Desarrollo o contenido: Utilice este espacio para mencionar los prerrequisitos y

condiciones generales necesarias para la ejecución del documento.

Flujograma: Se expresa gráficamente el procedimiento a través del flujograma.

Este campo es opcional

Anexos y/o Documentos relacionados Utilice esta sección para relacionar cada
uno de los anexos, formatos que se deben utilizar y/o los documentos requeridos
como complemento del procedimiento.

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Control de cambios: Se aclaran las reformas relevantes, realizadas en los

procedimientos cuando hay cambio de versión.

El contenido de los demás documentos puede variar, según criterio de la persona

que lo elabora.

5.6. GESTIÓN DOCUMENTAL

5.6.1. Elaboración, actualización de documentos

La solicitud de elaboración de nuevos documentos y/o formatos, debe ser

solicitada mediante el formato establecido. Solicitud para elaboración,
actualización o eliminación de documentos y control de cambios. Esta solicitud
debe ser realizada por los funcionarios que intervienen en la actividad, entregada
en medio físico o magnético, a la oficina Asesora de Planeación, Gestión de
Calidad y Comunicaciones.

Todas las mejoras planteadas deben ser analizadas por el jefe de la Dependencia
para su aprobación y éste debe designar a un funcionario para que efectúe la
modificación del procedimiento.

Cuando la solicitud es aprobada, el responsable autoriza al funcionario para la

elaboración, actualización o eliminación. En caso que sea rechazada se deja
registro en el formato “Solicitud para elaboración, actualización o anulación de
documentos” y se informa los resultados y las razones al solicitante.

Los documentos actualizados se deben entregar para que asigne la nueva

versión, fecha de validez y actualice el listado maestro de documentos.

Los cambios en los procedimientos, fruto de una reforma o mejora sustancial del
proceso son indicados con un cambio de versión acercándose a la siguiente
unidad entera y adicionalmente modificando la fecha de validez del documento.

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5.6.2. Revisión y aprobación de los documentos

Una vez elaborado el borrador del documento el funcionario, lo digita y lo envía al

Jefe de la Dependencia para verificar su conformidad con lo dispuesto en este
procedimiento.

Hasta cuando se obtenga la aprobación del documento, todas las páginas del
mismo deben llevar impreso en marca de agua el rótulo “borrador”, con el fin de
evitar el uso involuntario de copias no autorizadas ni vigentes del mismo. Posterior
a la liberación del documento, se coloca en la red corporativa la última versión, y
en caso de ser necesario, se entrega una copia controlada al funcionario que lo
requiera y se identifica con un sello que tiene el texto “Copia Controlada”.

La aprobación de todos los documentos es responsabilidad del (a) Contralor (a)

Departamental. Luego de ser aprobados se debe incluir el Listado Maestro de
Documentos.

Los funcionarios deben revisar los documentos continuamente, proponer mejoras

en el proceso y documentar las modificaciones. A través del análisis pueden
proponer la edición de documentos nuevos. Cada documento actualizado se
imprime y se aprueba a través de las firmas de los funcionarios que elaboran,
revisan y aprueban.

El coordinador de SG-SST se encarga de supervisar que el jefe de la

Dependencia realice la difusión y divulgación de los cambios dejando evidencia de
la misma en el formato de inducción y capacitación.

5.6.3. Control de cambios

Con el fin de dejar evidencia de los cambios incorporados a los documentos, al

emitir la nueva versión del documento, se registran dichos cambios en el formato
“Solicitud para elaboración, actualización o anulación de documentos y control de
cambios” , cuya copia queda en la Oficina Asesora de Planeación, Gestión de
Calidad y Comunicaciones.

Esta solicitud de cambios debe ser realizada por el coordinador o jefe de la

Dependencia y entregada, vía e-mail o físico. Las revisiones efectuadas a los

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documentos pertenecientes al sistema deben quedar relacionadas en este mismo

formato.

El Asesor de Planeación, Gestión de Calidad y Comunicaciones solicita el registro

de creación, modificación o eliminación del documento para su respectiva revisión.
El documento se presenta al Despacho del (a) Contralor (a) Departamental para la
aprobación. Una vez aprobado el documento el responsable socializa las
modificaciones ya sea de forma presencial y/o vía e-mail.

5.6.4. Ubicación de los documentos

Los documentos del SG – SST revisados y aprobados, se consultan en la Intranet

en el link SGSST y en medio físico se encuentran en la oficina del (a) Asesor (a)
de Planeación, Gestión de Calidad y Comunicaciones.

5.6.5. Documentos obsoletos y/o Inválidos

Los documentos obsoletos o inválidos se retiran en el momento de entregar la

nueva versión, con el propósito de evitar su uso no intencionado. La totalidad de
las copias físicas son utilizadas como papel reciclable y como evidencia de las
copias anteriores se conservan las copias digitales, en el computador del (a)
Asesor (a) de Planeación, Gestión de Calidad y Comunicaciones en la carpeta
denominada Versiones Anteriores.

Para evitar que se utilicen documentos obsoletos en Seguridad y Salud en el

trabajo, el Coordinador basándose en los Formatos “Listado maestro de
documentos” y “Distribución de documentos”, es responsable de recoger y destruir
las copias generadas y también de identificar el documento original de la versión
anterior a la vigente, que se encuentra en el archivo físico, con un sello de
“obsoleto” en todas sus hojas. La copia en medio magnética se identifica con el
rótulo de “obsoleto” en marca de agua.

5.6.6. Eliminación de documentos

Cuando se determine que un documento se vuelve obsoleto y no es necesario

reemplazarlo, se debe eliminar y retirar del listado maestro de documentos.

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5.6.7. Control de documentos internos

Para asegurar el control de los documentos se mantiene el listado maestro de

documentos el cual se relacionan los documentos propios del SG-SST. Para cada
uno de ellos se debe especificar el nombre, código (en los casos que aplique),
descripción y vigencia, fecha de validez, ubicación, entre otros.

El documento original impreso, así como copia en medio magnética, reposan en el

archivo de la entidad. Los documentos no pueden ser retirados de la entidad sin
previa aprobación del Coordinador o jefe de área.

5.6.8. Control de documentos externos

Se determinan como documentos externos necesarios para la planificación y

operación del SG-SST, manuales, normas, especificaciones.

El responsable del SGSST verifica la expedición de normatividad con la finalidad

de actualizar los manuales o documentos que hacen parte del sistema y comunica
al (a) Asesor (a) de Planeación, Gestión de Calidad y Comunicaciones la
información pertinente para actualizar el Listado Maestro de Documentos de
Origen Externo y el link de normatividad que se encuentra en la Intranet de la
entidad.

En el evento que el responsable del SGSST requiera tener de manera impresa los
documentos, éstos se deben identificar con el sello Documento Externo. La
custodia de estos documentos y la actualización de los mismos es su
responsabilidad.

5.6.9. Control de registros

A continuación se describen las principales directrices para controlar los registros,

las cuales se pueden evidenciar a través del listado maestro de registros:

Registro: Corresponde a la identificación del registro.

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Código: Este puede corresponder a los formatos usados en el SGSST (los cuales
una vez diligenciados se convierten en registros) o a los externos (de formato
libre).

Responsable: Indica el cargo del colaborador que está designado para la custodia
y el control del registro.

Origen: Se refiere al tipo de registro, es decir, interno o externo.

Ubicación (almacenamiento): Corresponde a la determinación física del sitio donde

se guardan los registros, considerando: archivador, estante, escritorio, módulo,
computador, ruta del archivo digital, entre otros.

Protección: Indica el medio empleado para conservar los registros y asegurar que
permanezcan legibles. Para los físicos se pueden considerar archivadores, folders,
carpetas, protectores vinílicos, entre otros. Para los digitales dicha protección
corresponde a las copias de seguridad (BackUp) que se realizan de manera
mensual en una ruta de fácil ingreso (cada equipo tiene mapeada una unidad
llamada Z: identificada con el primer nombre y primer apellido separada por un
punto) de acuerdo a lo establecido en el Procedimiento Recursos Informáticos

Acceso (recuperación): Son las personas que están autorizadas para retirar o usar
los registros almacenados, se clasifican de la siguiente manera:

General: Cualquier miembro de la entidad puede consultar los registros.

Privado: Solo quienes tienen funciones o responsabilidades dentro del proceso

al cual pertenece el registro, además del Contralor y la Secretaria general,
pueden consultar los registros.

Confidencial: Solo el (a) Contralor (a) Departamental, Secretario (a) General y

el Responsable del Proceso al cual pertenece el registro, pueden consultar los
registros.

Retención: Indica el periodo cronológico durante el cual el registro permanece

almacenado. Este tiempo es específico para cada uno de los registros y se divide
en el tiempo de gestión y el tiempo de almacenamiento; el primero corresponde al
tiempo máximo durante el cual el registro es utilizado y se mantiene a cargo del

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responsable, el segundo hace referencia al tiempo durante el cual el registro se

debe guardar en un archivador o computador. Una vez superado este tiempo, el
registro puede ser destruido, llevado a un archivo inactivo, u otra opción que se
considere; en cualquier caso, se registra esta situación. El registro también puede
ser almacenado de forma permanente en este sitio.

Disposición Final: Acción que se debe tomar una vez superado el tiempo de
retención (Ejemplo: destrucción, reutilización, microfilmación, digitalización,
encuadernación para archivo permanente, entre otros). Para efectuar la
disposición final debe elaborarse un acta que incluya lo siguiente:

Nombre de los registros, periodo en que fueron concebidos; tipo, lugar y

responsables (mínimo dos) de la disposición, entre otros.

Nota: Cuando la disposición final sea la conservación de los registros en cajas, CD

o DVD; se debe indicar en estos el nombre de la entidad, la fecha de realización y
el número de consecutivo. Ésta información debe estar relacionada en el acta para
asegurar la trazabilidad de los registros.

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6. FLUJOGRAMA

INICIO
ASESOR DE
PLANEACIÓN,
RESPONSABLE DEL GESTIÓN DE CALIDAD
SGSST Y COMUNICACIONES
Elabora y documenta los Actualiza Listado Maestro y
procedimientos y formatos envía el documento y/o
requeridos formato al profesional con
funciones de sistemas

2
PROFESIONAL CON
FUNCIONES DE
JEFE DE SISTEMAS
DEPENDENCIA Publica el documento y/o
Revisa Documento y/o formato en la Intranet
formatos. Elabora la Solicitud
de creación, modificación o
eliminación
JEFE DE LA
DEPENDENCIA
Divulga a los interesados la
JEFE DE creación o modificación de
DEPENDENCIA documentosy formatos
Envía documento y/o
formato al Asesor de
Planeación, Gestión de 1
Calidad y Comunicaciones
RESPONSABLE DEL
SGSST
Implementa el documento y/o
ASESOR DE
los formato. Actualiza el
PLANEACIÓN, control de registros, si es
GESTIÓN DE CALIDAD necesario
Y COMUNICACIONES RESPONSABLE DEL
SGSST ASESOR DE
Revisa y verifica el El documento El documento
SI SI NO El documento SI PLANEACIÓN,
cumplimiento del documento Requiere anterior es obsoleto es
Actualiza el documento y/ o obsoleto se GESTIÓN DE CALIDAD
y/o formato de acuerdo al actualizarlo? obsoleto? interno?
formato conserva? Y COMUNICACIONES
Instructivo Elaboración de
Documentos.
Sella el original como
NO Documento Obsoleto, se
1 NO SI NO relaciona en Listado Maestro
CONTRALOR de Documentos Externos
DEPARTAMENTAL 2 ASESOR DE Obsoletos
TERMINA 1 PLANEACIÓN, GESTIÓN
Aprueba el documento
DE CALIDAD Y
COMUNICACIONES
Informa al Profesional 1
Universitario y retira
documento obsoleto

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7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Normatividad relacionada con el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en

el Trabajo

8. ANEXOS

600.01.04 Procedimiento de control de documentos.

600.01.05 Procedimiento control de registros.

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