MODIFICACIONES GESTIÓN TRANSPARENTE

RENDICIÓN

Se realizan una serie de Modificaciones y mejoras al sistema de Gestión

Transparente. A continuación se detalla cada una de las Modificaciones Realizadas:

1. MÓDULO DE RECURSOS PÚBLICOS PARA LAS ENTIDADES

Con el objetivo de cumplir con los requerimientos de la auditoría general de la

república, se ha implementado el módulo de recursos públicos mediante el cual las
entidades podrán rendir su información presupuestal detallada para una vigencia
determinada. Adicionalmente tendrán la posibilidad de registrar mes a mes la
ejecución presupuestal donde se detallará como se ha ido gastando el presupuesto
registrado inicialmente para la vigencia seleccionada.

REGISTRO DE LA APROPIACIÓN INICIAL (PRESUPUESTO INICIAL): La

apropiación inicial corresponde al presupuesto que fue asignado a la entidad para
la respectiva vigencia seleccionada; para proceder con el registro seleccione el año
para el cual fueron asignados los recursos y luego de clic en el botón “Validar”:
Si es la primera vez que va a registrar los recursos públicos para la vigencia
seleccionada, se le habilitará el campo de “Soporte de Legalidad” donde deberá
adjuntar el “Acto Administrativo de Aprobación del Presupuesto”. Es indispensable
adjuntar el documento para poder continuar con el registro de la apropiación inicial;
tenga en cuenta que este documento puede ser ingresado una única vez con el
registro inicial de los recursos públicos:

La información de los recursos públicos se compone de cuatro componentes:

- Inversión
- Funcionamiento
- Operación
- Deuda

A su vez cada componente se compone de 3 elementos:

- Apropiación
- Cuentas por Pagar
- Reservas Presupuestales.

Apropiación: Corresponde al presupuesto asignado para la entidad en cada uno

de los componentes.

Cuentas por Pagar: Equivalen a las cuentas que se deben pagar en la vigencia
seleccionada pero con presupuesto del año anterior en cada uno de los
componentes.

Reservas Presupuestales: Corresponde a excedentes o provisiones del

presupuesto de vigencias anteriores.
Una vez ingresada la información, el sistema presentará el Total del presupuesto
para la vigencia seleccionada, no olvide anexar el Soporte de Legalidad:

Una vez haya ingresado la información correctamente debe dar clic en el botón
“Guardar”, si no se presentan inconsistencias, el sistema arrojará un mensaje de
confirmación:
Si requiere modificar la información ingresada anteriormente debe seleccionar
nuevamente la vigencia ingresada y dar clic en el botón “Validar”:

El sistema automáticamente cargará la información previamente registrada junto

con el anexo el cual no podrá ser modificado. Proceda a modificar los valores según
lo requiera y por último de clic en el botón “Actualizar”.
Una vez ingresada la información de la apropiación inicial, el sistema permitirá
registrar tres eventos fundamentales, pues es posible que en el transcurso de la
vigencia el presupuesto sufra afectaciones:
- Adición
- Reducción
- Traslado

Adición: Permite adicionar recursos a alguno de los componentes del presupuesto.

Reducción: Permite reducir recursos a alguno de los componentes del

presupuesto.

Traslado: Permite trasladar recursos de un componente a otro. Al realizar el

traslado el valor se extrae del componente origen y se suma al componente destino.

Todos los eventos requieren el “Soporte de Legalidad” de cada una de las

modificaciones correspondientes; una vez haya ingresado la información del evento
junto con el anexo debe presionar el botón “Registrar Adición”:
Los eventos ingresados los podrá visualizar en el Grid que se encuentra en la parte
inferior de la pantalla, adicionalmente puede dar clic en el “Documento” para
proceder a abrir el anexo. Puede eliminar los eventos que requiera al dar clic en la
“X” en la columna “Eliminar” del grid:

La sumatoria de los diferentes eventos se irá viendo reflejada en la parte posterior

de la pantalla en una fila nueva que tiene como título “Saldo Total + Eventos”:
REGISTRO DE LA EJECUCIÓN MENSUAL: Esta información debe registrarse
luego de terminado cada periodo mensual y corresponde a los recursos ejecutados
durante el mes seleccionado para la vigencia:

Es indispensable haber registrado la Apropiación inicial con antelación, de lo

contrario no será posible registrar la ejecución mensual. Para proceder con el
registro, seleccione la Vigencia y luego el mes para el cual registrará la ejecución
presupuestal y luego de clic en el botón “Validar”:

Al cargar la pantalla podrá visualizar cual es el Saldo Disponible para la vigencia, y

se le habilitarán los campos para que pueda registrar la ejecución del mes
seleccionado que corresponde a lo ejecutado en C.D.P.s, R.P.s o Compromisos,
Obligaciones y por último Pagos:
Es indispensable que los valores de los R.P.s o Compromisos para el mes
seleccionado no superen el Saldo Disponible, pues el sistema arrojará un mensaje
de error impidiendo el registro.
Para el registro del siguiente mes podrá visualizar en el panel superior el cálculo de
cuanto se ha comprometido en los meses anteriores en R.P.s o Compromisos
deduciéndolo al Saldo Disponible:

Una vez haya ingresado la información correctamente debe dar clic en el botón
guardar. El sistema mostrará un mensaje de confirmación:
Puede editar la información de la ejecución mensual en el momento que lo requiera,
solo debe seleccionar la Vigencia y el Mes de ejecución; el sistema
automáticamente cargará la información previamente almacenada y habilitará los
campos para que pueda proceder con la edición. Una vez haya realizado las
correcciones debe presionar el botón “Actualizar”:

El sistema mostrará un mensaje de confirmación indicando que el registro ha sido

exitoso:
 2. MÓDULO DE EDICIÓN DE DISPONIBILIDADES PRESUPUESTALES

Con el objetivo de permitir la actualización de la información de las Disponibilidades

y Rubros presupuestales a los contratos ya registrados en el sistema y poder dar
cumplimiento con la información requerida por la Auditoría General, se ha habilitado
el módulo de Edición de Disponibilidades.

Para proceder con la edición debe ingresar o buscar el número del contrato al cual
requiere realizar la modificación:
Debe seleccionar la disponibilidad que requiere modificar del Grid de
“Disponibilidades Vinculadas”:

Una vez haya seleccionado la Disponibilidad se le habilitarán los campos para que
pueda completar o modificar la información pertinente. Una vez haya terminado
debe dar clic en el botón “Validar”; dado el caso de no presentar errores presione el
botón “Editar” que se habilitará luego de la validación.
Tenga en cuenta que si modifica el valor de la Disponibilidad, el nuevo valor no
podrá ser inferior a la sumatoria de los registros presupuestales asociados a dicha
disponibilidad, de lo contrario el sistema mostrará el mensaje de error
correspondiente.