FUERZAS MILITARES DE COLOMBIA LISTA DE VERIFICACION INSPECCIÓN

EJÉRCITO NACIONAL MACROPROCESO: GESTION DEL TALENTO HUMANO

PROCESO INSPECCIONADO: ADMINISTRACION DEL TALENTO

Código: FO-CEIGE-162 Versión: 2 Fecha de emisión:

2014-02-27

Área y/o Proceso: SERVICIO AL CIUDADANO Lista de verificación actualizada a fecha: 2019-02-10

Unidad Inspeccionada: No. y fecha de Directiva y/o documento que origina la ins

Fecha de la Inspección: Responsable del área y/o proceso

inspeccionado: (Grado, nombres y apellidos)

CALIFICACIÓN
D IN N SN
Norma de referencia y/o Criterio de Aspectos a verificar Soporte documental
No.
verificación (Actividades) y/o Evidencia

91-100
60-74

75-90
< 60
A. ORGANIZACIÓN
Organización de la dependencia: organigrama,
1 misión, visión, capacidades.
Listado de personal de la dependencia identificando
el cargo asignado.

Verificar la asignación del cargo, de acuerdo con el

2 perfil establecido, teniendo en cuenta la
TOE vigente y aprobada especialidad, cursos, conocimientos y experiencia
del personal. Comprobar que los cargos están de
acuerdo con la TOE.
 TOE vigente y aprobada

Comprobar si cuenta con la infraestructura física

(Instalaciones, y equipo de oficina) y tecnológica
3 (Hardware, software, redes) necesarias para el
desarrollo del proceso.

Funciones y responsabilidades Funciones del personal, cruzar con el manual y folio

Manual específico de funciones y de vida.
competencias laborales
4 Notificación de las funciones de acuerdo con el cargo
asignado. Verificar asignación del cargo en la orden
del día.

Se cuentan con las actas de inducción y reinducción

5 Directiva Permanente 0241 del 2013 del personal que ingresa como al que llega
trasladado.
 B. PLANEAMIENTO

Se formula y realiza el análisis del informe de gestión

plan de acción:

- Resultados de metas propuestas debidamente

Directiva Permanente No. 00203/2017 documentados (Soportes de las actividades).
6
Seguimiento y Evaluación de la Gestión. - Análisis de los resultados en forma cuantitativa y
cualitativa que permitan evidenciar el impacto.

Formato CODIGO: FO-DISEV-419 Informe de

Gestión Plan de Acción.

C. ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS

Se formula y realiza análisis a los riesgos del

proceso y/o corrupción del proceso, según acciones
Directiva Permanente N. 1068/2016 propuestas con el seguimiento desarrollado según
"lineamientos generales para la periodicidad plasmada a Nivel Regionalizador y
7
administración de riesgos en el Ejército ESM.
Nacional
Formato Código: FO-CEDE5-DIGEC-487
Administración de Riesgos.

D. DOCUMENTACION
 - Archivo de gestión, organización de las carpetas
de acuerdo con las series, subseries.
Ley 594/2000,
Art. 4 literal d) Responsabilidad,
- Aplicación de las Tablas de retención documental -
Art. 26 Inventario Documental.
TRD
Acuerdo No. 042/2002 criterios para la
- Transferencias al archivo central, verificar el
organización de archivos Art 4.
Formato Único de Inventario Documental - FUID
8 Directiva Permanente No. 01016/2016
- Seguridad del archivo, en cuanto a conservación de
"Instrucciones para la aplicación del
la documentación, acceso del personal, entre otros
proceso de Gestión Documental en el
aspectos.
Ejército Nacional" Anexo B producción
documental, anexo D organización
documental, anexo E transferencia,
anexo J unidades de conservación,
anexo L foliación.
 Ley 594 de 2000 General de Archivos
art. 15 Responsabilidad especial y
obligaciones de los servidores públicos. Actas de entrega de los cargos, de acuerdo con los
traslados y otras novedades de personal, (en caso
9
de no haber acta de entrega, debe existir acta de
Acuerdo No. 038 de 2002 art 2 y 3 levantamiento).
Archivo General de la Nación

Manejo de información en medio digital.

Decreto No. 2693/2012 Art.6, numeral 3 Cumplimiento política cero papel.
"Tecnología y Ambiente"
Comprobar si se imprime a doble cara.
Directiva Presidencial Nº 04/2012 cero Restricción de impresiones a todo color
Duplicidad de información en medio físico
papel.
10 Directiva Presidencial Nª01/2016
austeridad

Directiva permanente Nº 01023/2016

"Cumplimiento eficiencia administrativa y
lineamiento de la Política cero papel"

NORMATIVIDAD
Manual de implementación Modelo Ver normograma y de acuerdo con el proceso,
Estándar de Control Interno - MECI comprobar la normatividad que lo regula.

Procedimiento Control de Documentos Selectivamente establecer si se cuenta con las

11 P-JEM-DIPLA-044 normas relacionadas en el normograma y si el
personal las conoce y se referencia en las mismas
para el desarrollo de las actividades
correspondientes.

E. FUNCIONAMIENTO
ORIENTACION E INFORMACION

Verifique la realización de las capacitaciones y

12 Resolución. 13437 DE 1991 (decálogos actividades en las salas de espera (derechos y
deberes, inasistencia a citas, portafolio de servicios,
de los derechos de los pacientes), orientación e información) actas.
Acuerdo No. 050 (Por el cual se señalan
medidas pedagógicas con relación a la
inasistencia de afiliados y
beneficiarios a las actividades de salud
en el SSMP”, Directiva transitoria No 004
de 2014 y Directiva No. 005 de 2015
DGSM
 Resolución. 13437 DE 1991 (decálogos
de los derechos de los pacientes),
Acuerdo No. 050 (Por el cual se señalan
medidas pedagógicas con relación a la
13 inasistencia de afiliados y Verifique si se está emitiendo boletines informativos
beneficiarios a las actividades de salud a los usuarios.
en el SSMP”, Directiva transitoria No 004
de 2014 y Directiva No. 005 de 2015 Verifique cartelera de información debe realizar
DGSM divulgación clara y así mismo generar el espacio
14
para las Veedurías, Asociaciones y/o Comité de
usuarios.

PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS

15 Verifique si se esta llevando consolidado de quejas y

reclamos.

Verifique si existe plan de mejora para las quejas que

reinciden con la insatisfacción del usuario.
Directiva No. 005 de 2015 DGSM.
Directiva Presidencial No. 04 de 2009
Verifique si existen estadísticas de quejas y reclamos
(relativa estricto cumplimiento al
con sus respectivos análisis y soportes.
Derecho de Petición), Circular única de
la Supersalud, Circular No. 000008 de
2018
Verifique que las respuestas emitidas se encuentren
dentro de los términos de ley vigente.

Verifique que las respuestas emitidas sean de fondo

y acorde a lo solicitado por el usuario.

AUDITORIA DEL SERVICIO

18 Verifique si existe y se esta dando uso apropiado al

buzón de sugerencias e inquietudes.

19 Verifique si se está llevando actas de apertura

semanal de los buzones de acuerdo al formato.
Directiva No. 005 de 2015 DGSM.
Verifique si existe plan de mejora para las
20 observaciones realizadas por los usuarios a través
de este medio.

21 Verifique registro de actividades realizadas con el

cliente incógnito y tele-auditoria.
 HUMANIZACIÓN

22 Verifique la ejecución del proyecto del buen trato,

actividades, actas.
Directiva No. 005 de 2015 DGSM,
Circular única de la Supersalud Verifique si se está llevando a cabo campaña de
23 humanización para el personal interno del
Dispensario médico.

PARTICIPACION CIUDADANA Y CONTROL

SOCIAL

Verifique si se realiza reuniones bimensuales con

las veedurías, asociaciones, comité de usuarios, etc.
Decreto 1757 del 03 Agosto de 1994 (cronograma de reuniones, actas, registro
(participación ciudadana y comunitaria) fotográfico).
Ley 850 de 2003 (se reglamenta las
24 veedurías ciudadanas), ley de
Transparencia y Acceso a la Información Verifique el cumplimiento a los compromisos
Pública No. 1712/2014, en sus artículos adquiridos en las actas de reunión bimensuales con
7 y 24 las veedurias, asociaciones, comité de usuarios, etc.

OFICINA ATENCIÓN AL USUARIO

25 El personal que labora en la oficina, conoce las

funciones.

26 La oficina cuenta con personal idóneo o capacitado

para el cumplimiento de las funciones.

27 Se encuentra la OAU en un lugar visible y de fácil

acceso
Circular única de la
28 Supersalud, Ley 1251 de 2008 (defensa Cuenta la oficina de atención al usuario con línea
de los derechos de los adultos mayores), telefónica directa?
Directiva N° 005 de 2015, Circular No.
29 000008 de 2018 La oficina de atención al usuario cuenta con sala de
espera

30 Las secciones que tienen atención al público, cuenta

con fila preferencial.
 31 Verifique el listado de llamadas y atención
personalizada.

F. SISTEMAS DE INFORMACION

32 Directiva Permanente No. 005 de 2015 Verifique que se este diligenciando la base matriz de
DGSM. PQR´S.

G. CONTROL Y SEGUIMIENTO

Verificar el seguimiento a los plazos y tiempos para a

la solución de las PQR´S presentadas por los
diferentes medios

Directiva Permanente No. 005 de 2015 Verifique las revistas realizadas por los diferentes
DGSM. entes de control a la dependencia

33 Verifique los planes de mejoramiento emitidos por los

diferentes entes de control a la oficina y su avance

Inspector Delegado o Inspector Auxiliar: (Grado, nombres y apellidos) Inspeccionados: (Grado, nombres y apellidos - Cargo)

Elaboro: CR. FABIOLA BENITES SUAREZ Reviso: TC. ANA MONTOYA Aprobó: TC. FELIX GABRIEL CHURIO MARCUCCI
Oficial Servicio al Ciudadano Inspector Delegado Oficial Evaluacion y Seguimiento
 LISTA DE VERIFICACION INSPECCIÓN
MACROPROCESO: GESTION DEL TALENTO HUMANO

PROCESO INSPECCIONADO: ADMINISTRACION DEL TALENTO HUMANO

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Lista de verificación actualizada a fecha: 2019-02-10

No. y fecha de Directiva y/o documento que origina la inspección

Cargo:

Descripción Observación
y/o Hallazgo
(Condición, criterio, causa
y efecto)
 Inspeccionados: (Grado, nombres y apellidos - Cargo)

MONTOYA Aprobó: TC. FELIX GABRIEL CHURIO MARCUCCI

r Delegado Oficial Evaluacion y Seguimiento