INFORME Nº 011-2018-GTI

A : Víctor Andrés Pérez Alvarez

Superintendente Adjunto de Administración General (a.i.)

DE : Gerente de Tecnologías de Información

ASUNTO : Informe Técnico Previo de Evaluación de Software

REFERENCIA : Memorando N° 071-2018-SACMIF

FECHA : 15 de marzo de 2018

1. Antecedentes

El presente informe ha sido elaborado en cumplimiento a lo dispuesto por el Reglamento de la Ley

Nº 28612, Ley que norma el uso, adquisición y adecuación del software en la Administración
Pública, y formará parte del requerimiento que será formulado por esta gerencia para la
contratación de la suscripción de licencias del software MailChimp

2. Nombre del Área

El área encargada de la evaluación técnica para la contratación de la suscripción de licencias del

software MailChimp, es el Departamento de Desarrollo de Sistemas (DDS) de la Gerencia de
Tecnologías de Información (GTI) de esta Superintendencia.

El software indicado es utilizado por la Superintendencia Adjunta de Conducta de Mercado e

Inclusión Financiera (SACMIF) para servicios de emailing, el mismo que permite notificar de
manera masiva a los usuarios, previo consentimiento y registro de inscripción en una base de
datos a cargo de esta Superintendencia, a fin que puedan recibir información periódica sobre
temas de su interés relacionados a los sistemas supervisados.

3. Nombre y Cargo del Responsable de la Evaluación

El funcionario responsable de la evaluación es el Sr. Freddy Flores Tacca, Analista de Desarrollo

de Sistemas I (DDS) de la Gerencia de Tecnologías de Información (GTI).

4. Fecha

La fecha del presente informe es el 15 de marzo de 2018.

5. Justificación

La Superintendencia de Banca, Seguros y Administradoras Privadas de Fondos de Pensiones

(SBS), para el cumplimiento de sus funciones de regulación y supervisión del Sistema Financiero,
de Seguros y del Sistema Privado de Pensiones, así como para prevenir y detectar el Lavado de
Activos y Financiamiento del Terrorismo, utiliza el software MailChimp para los servicios de
emailing, el cual permite el envío masivo de correos electrónicos a un conjunto de contactos.

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Actualmente, como parte de su infraestructura tecnológica, la Superintendencia cuenta con una
(01) licencia del software MailChimp para hasta 80,000 suscriptores mensuales, la cual es utilizada
por la Superintendencia Adjunta de Conducta de Mercado e Inclusión Financiera (SACMIF) para
notificar de manera masiva a usuarios registrados que desean recibir información de la
Superintendencia.

Este software ofrece a la Superintendencia los beneficios siguientes:

• Uso sencillo e intuitivo, que permita al usuario poder utilizar fácilmente el servicio sin conocer
la herramienta, en actividades de crear formularios, administrar listas, preparar campañas,
asimismo, contar con ayudas completas y tutoriales descriptivos.
• Gestión de newsletter, que contenga plantillas prediseñadas, que puedan ser personalizadas,
así como adaptables (puedan adaptarse en web, tablets o smartphones), asimismo que
permita su pre visualización.
• Funcionalidades complementarias de mensajería, tales como establecer calendarios de
envío, envíos simultáneos, envío de emails de prueba, entregabilidad (anti SPAM), creación
de test A/B.
• Gestión de resultados de la información en reportes: reportes gráficos y estadísticos, reportes
de comparación entre campañas, reportes con social media, reportes de softbounces
(rebotes), reportes de usuarios que abren los emails, reportes de horas de apertura, reportes
de fidelización por usuario, entre otros.
• Funcionalidades de segmentación, para filtrar los suscriptores en audiencias específicas
basadas en datos compartidos, y establecer condiciones para filtrar suscriptores en base a la
información disponible.
• Herramientas de auto respondedores para que los usuarios puedan dejar correos
predeterminados que se envían de forma automática según la acción que se requiera, por
ejemplo, para ofrecer contenidos gratuitos a los destinatarios, para formación con temas
específicos, entre otros.
• Generador de consultas que permitan explotar la información relacionada a las campañas
trabajadas.
• Importación/exportación de suscriptores de forma simple, en formatos específicos estándar
(TXT, CSV, XML, etc.) y/o mediante forma automatizada.
• Importación/exportación de los datos de las campañas realizadas.
• Integración con Google Analytics.
• Integración con algunas de las redes sociales: Facebook, Twitter, Google, entre otros.

Desde su contratación en el año 2017, este software ha cumplido satisfactoriamente con las
expectativas del área usuaria, con respecto a sus características de usabilidad y productividad.
Asimismo, las diversas funcionalidades brindadas por este software han permitido cumplir con los
requerimientos por los cuales fue solicitado.

Adicionalmente, la SACMIF dispone de analistas entrenados y con alto nivel de experiencia en el

empleo del software MailChimp, lo que permitirá reducir los costos y el tiempo a invertir por
capacitación en el uso de alguna nueva herramienta.

En este contexto, la Superintendencia Adjunta de Conducta de Mercado e Inclusión Financiera

(SACMIF), a través del Memorando N° 071-2018-SACMIF, ha manifestado la necesidad de seguir
contando con el mencionado software, a fin de continuar desarrollando y manteniendo los servicios
de emailing que permitirá notificar de manera masiva a los usuarios, previo consentimiento y
registro de inscripción en una base de datos administrada por esta Superintendencia.

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6. Alternativas

La plataforma G2 Crowd1 (https://www.g2crowd.com/) provee información para la evaluación de

tecnologías de software B2B o B2C, clasificando los productos dentro de un sistema de calificación,
tal como se observa en la Figura N° 01. En este caso, el informe G2 Crowd Grid for Email
Marketing2 considera, por ejemplo, que el software MailChimp se encuentra en el cuadrante de los
“líderes”, toda vez que en este cuadrante se ubican las plataformas y proveedores que encabezan
y lideran el desarrollo de soluciones innovadoras.

Figura N° 01: G2 Crowd Grid for Email Marketing

Fuente: G2 Crowd, 2018

De esta manera, se considera que el software MailChimp posee características técnicas líderes
que cubren la mayoría de necesidades sobre el resto de los productos mencionados, habiéndose
verificado que cada uno de ellos cumple lo solicitado.

Por lo expuesto, resulta evidente que si se tratara de utilizar otros softwares para este uso, se
tendrían que adaptar y configurar los grupos de contactos, que usa el actual software, para uno
nuevo, lo cual no sólo involucraría un significativo esfuerzo para las tareas de migración, sino que
implicaría, también, riesgos en la continuidad operativa de los servicios institucionales
anteriormente descritos. Además, se requeriría también la capacitación técnica en el uso de la
nueva herramienta, tanto a nivel de usuario técnico, como de usuario final.

Esta problemática no estaría presente si se mantuviera el software MailChimp en la

Superintendencia, lo cual hace imprescindible la contratación de su suscripción, para minimizar
los riesgos de continuidad y operatividad de los servicios de notificación masiva de la
Superintendencia Adjunta de Conducta de Mercado e Inclusión Financiera (SACMIF).

Por otro lado, es importante considerar que la suscripción de licencia incluye el servicio de soporte
técnico y actualización para la atención de problemas o fallas en el software, a cargo del propio
fabricante. De esta manera, se asegura la correcta funcionalidad y operatividad del software, al
contar con un servicio de soporte técnico que permita canalizar consultas técnicas o reportar fallas
directamente al fabricante, como se ha suscitado en situaciones anteriores y las cuales han sido

1 G2 Crow d , es una de las plataformas de revisión de software empresarial líder en el mundo, que recolecta en forma mensual 100.000
opiniones de rev isiones de usuarios por casi 700.000 compradores de software, para ayudar a tomar mejores decisiones de compra.
2 Publicado el 30 de enero de 2018

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 resueltas. Adicionalmente, este servicio permite la actualización del software a las nuevas
versiones liberadas, lo cual garantiza su funcionalidad al reducir la posibilidad de obsolescencia
tecnológica, y preserva el valor económico de la inversión realizada.

En tal sentido, la Superintendencia Adjunta de Conducta de Mercado e Inclusión Financiera

(SACMIF), a través del Memorando N° 071-2018-SACMIF, considera que se debe mantener el
software MailChimp para el servicio de notificación masiva de usuarios, previo consentimiento y
registro de inscripción en una base de datos que debe mantener esta Superintendencia, por lo
cual se solicitará la contratación de la suscripción de licencias del software MailChimp y no se
evaluarán alternativas para su remplazo, debido a la necesidad de asegurar la continuidad de las
operaciones y los procesos de negocio del área usuaria, el nivel de conocimiento en el manejo del
software por parte de sus analistas y personal técnico de esta gerencia, y el costo que implicaría
migrar los servicios a otro software.

7. Análisis Comparativo Técnico

Dado que la Superintendencia Adjunta de Conducta de Mercado e Inclusión Financiera (SACMIF),

a través del Memorando N° 071-2018-SACMIF, considera que se debe mantener el software
MailChimp para el servicio de notificación masiva de usuarios, se solicitará la contratacion de la
suscripción de licencias del software MailChimp en la Superintendencia. Por ello, no se realizará
el análisis comparativo técnico basado en la “Parte 3: Proceso de Evaluación de Software” de la
Guía de Evaluación de Software, aprobada por Resolución Ministerial N° 139-2004-PCM, al no ser
posible su aplicación puesto que no se evaluarán alternativas para el remplazo del citado software.

Esta excepción está contemplada en el Reglamento de la Ley Nº 28612, Ley que Regula el Uso,
Adquisición y Adecuación del Software en la Administración Pública, y será comunicada a la
Secretaría de Gestión Digital (SEDGI) de la Presidencia del Consejo de Ministros (PCM), tal como
está establecido en el mencionado Reglamento.

La necesidad de que el servicio de soporte técnico y actualización del software MailChimp sea
provisto por el mismo fabricante o por un distribuidor autorizado para tal fin, responde a que es
indispensable asegurar los siguientes puntos:

• El soporte técnico es prestado por personal del fabricante o del distribuidor que, formalmente,
está autorizado por el fabricante para revisar código fuente, librerías, modificar programas o
resolver problemas, asumiendo la responsabilidad de los cambios realizados. De esta forma,
no se pierde la garantía sobre el software. La condición de distribuidor autorizado asegura que
el personal está en capacidad de resolver problemas recurriendo a las fuentes de información
provistas por el fabricante, algo a lo que un distribuidor no autorizado no tendría acceso.
• La actualización de las versiones del software garantiza su vigencia tecnológica, además de
permitir el acceso a mejoras en la funcionalidad del software, en beneficio de los usuarios.
• Un distribuidor autorizado comparte con el fabricante, por contrato, la responsabilidad sobre
el desempeño del software y cualquier eventualidad que el mismo pueda originar. En ese
sentido, todo incidente de orden técnico o funcional es atendido por el fabricante, a través de
su distribuidor original, el cual provee las instrucciones o realiza los contactos con el fabricante.

En ese sentido, contar con un servicio de soporte provisto por el fabricante del software, garantiza
la correcta operatividad, funcionamiento, soporte técnico y actualización de versiones del software.
Caso contrario, la inversión realizada podría estar en riesgo de pérdida ante la eventualidad de
una falla o error, que no estaría cubierta por la garantía del fabricante al no contar la
Superintendencia con un servicio que permita atender estos requerimientos.

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 Adicionalmente, este servicio no puede ser brindado por otra empresa, debido a que no se contaría
con la autorización (por derechos de propiedad intelectual) para modificar el software, por lo cual
la contratación de un servicio de soporte brindado por una empresa no autorizada resultaría
contraproducente, desde el punto de vista operativo y económico.

8. Análisis Comparativo de Costo – Beneficio

Dado que la Superintendencia Adjunta de Conducta de Mercado e Inclusión Financiera (SACMIF),

a través del Memorando N° 071-2018-SACMIF, considera que se debe mantener el software
MailChimp para el servicio de notificación masiva de usuarios, se solicitará la contratacion de la
suscripción de licencias del software MailChimp en la Superintendencia. Por ello, no se realizará
el análisis comparativo de costo – beneficio, puesto que no se evaluarán alternativas para el
remplazo del mencionado software.

A partir de las cotizaciones solicitadas a la empresa G&S Sistemas S.A.C, representante

autorizado para comercializar el software MailChimp, el costo de la suscripción de licencias del
software Mailchimp, por un período de un (01) año, asciende a S/.28,287.48, incluyendo los
impuestos de Ley.

9. Conclusiones

Las conclusiones del presente informe son las siguientes:

• La Superintendencia de Banca, Seguros y Administradoras Privadas de Fondos de

Pensiones (SBS), para el cumplimiento de sus funciones de regulación y supervisión del
Sistema Financiero, de Seguros y del Sistema Privado de Pensiones, así como para prevenir
y detectar el Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo, utiliza el software MailChimp
para los servicios de emailing, el cual permite el envío masivo de correos electrónicos a un
conjunto de contactos.
• Actualmente, como parte de su infraestructura tecnológica, la Superintendencia cuenta con
una (01) licencia del software MailChimp para hasta 80,000 suscriptores mensuales, la cual
es utilizada por la Superintendencia Adjunta de Conducta de Mercado e Inclusión Financiera
(SACMIF) para notificar de manera masiva a usuarios registrados que desean recibir
información de la Superintendencia.
• La Superintendencia Adjunta de Conducta de Mercado e Inclusión Financiera (SACMIF), a
través del Memorando N° 071-2018-SACMIF, considera que se debe mantener el software
MailChimp como servicio de emailing para notificar de manera masiva a los usuarios, previo
consentimiento y registro de inscripción en una base de datos administrada por la
Superintendencia, por lo que no se evaluarán alternativas para su remplazo.
• Esta excepción está contemplada en el Reglamento de la Ley Nº 28612, Ley que Regula el
Uso, Adquisición y Adecuación del Software en la Administración Pública, y será comunicada
a la Secretaría de Gestión Digital (SEDGI) de la Presidencia del Consejo de Ministros (PCM),
tal como está establecido en el mencionado Reglamento.
• Si se tratara de utilizar otros softwares para este uso, se tendrían que adaptar y configurar
los grupos de contactos, que usa el actual software, para uno nuevo, lo cual no sólo
involucraría un significativo esfuerzo para las tareas de migración, sino que implicaría,
también, riesgos en la continuidad operativa de los servicios institucionales anteriormente
descritos. Además, se requeriría también la capacitación técnica en el uso de la nueva
herramienta, tanto a nivel de usuario técnico, como de usuario final.
• Otro factor a tener en cuenta y que favorece a la alternativa de contratación de la suscripción

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 de licencias del software MailChimp, es el valor intangible relacionado al nivel de
conocimientos (know how) que poseen los usuarios, lo cual no ha sido valorizado
económicamente y que refuerza la alternativa mencionada.
• El servicio de soporte técnico y actualización garantiza la atención de problemas o fallas en
el software, a cargo del propio fabricante. De esta manera, se asegura la correcta
funcionalidad y operatividad del software, al contar con un servicio de soporte técnico y
actualización que permita canalizar consultas técnicas o reportar fallas en el mismo,
directamente al fabricante. También, este servicio permite la actualización del software a las
nuevas versiones liberadas, garantizando así su funcionalidad, al reducir la posibilidad de
obsolescencia tecnológica, lo cual preserva el valor económico de la inversión realizada.

Por lo expuesto, se requiere la contratación de la subscripción de licencias del software de

MailChimp, por un período de un (01) año, el mismo permitirá a la SACMIF notificar de manera
masiva a los usuarios, previo consentimiento y registro de inscripción en una base de datos
administrada por la Superintendencia, a fin que puedan recibir información periódica sobre temas
de su interés relacionados a los sistemas supervisados.

10. Firmas

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Igor Sakuma Carbonel Freddy Oswaldo Flores Tacca
Gerente de Tecnologías de Información Analista de Desarrollo de Software I

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