Manual de Calidad V3 PDF

SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
ISO 9001:2008
MANUAL DE CALIDAD
SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DISTRITAL DE BARRANQUILLA
“SERVIMOS Y EDUCAMOS CON CALIDAD”

MANUAL DE CALIDAD
Código: SE-MC
TABLA DE CONTENIDOS
1. INTRODUCCIÓN ......................................................................................................... 4
2. PRESENTACIÓN DE LA INSTITUCIÔN ................................................................... 4
2.1. Descripción General Secretaría de Educación Distrital de Barranquilla ...... 4
2.2. Estructura Organizacional .................................................................................... 5
2.3. Servicios .................................................................................................................. 5
3. DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO .................................................................... 7
3.1. Misión ...................................................................................................................... 7
3.2. Misión de Servicios ............................................................................................... 7
3.3. Visión ....................................................................................................................... 7
3.4. Política de Calidad ................................................................................................. 7
3.5. Objetivos de Calidad ............................................................................................. 8
3.6. Despliegue de la Política de Calidad................................................................... 8
4. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD. .................................................................... 8
4.1. Manual de calidad .................................................................................................. 8
4.2. Alcance del Sistema de Gestión de Calidad ...................................................... 8
4.3. Exclusiones............................................................................................................. 8
4.4. Requisitos Legales ................................................................................................ 9
4.5. Matriz de Requisitos .............................................................................................. 9
4.6. Descripción General del Sistema de Gestión de Calidad. ............................... 9
4.7. Mapa de Procesos ............................................................................................... 10
4.8. Documentación del Sistema de Gestión de la Calidad .................................. 10
4.8.1. Documentos Internos ...................................................................................... 10
4.8.2. Documentos Externos ..................................................................................... 13
4.8.3. Control de los Documentos. ........................................................................... 13
Versión: 04 Fecha de Actualización: 13/09/2012 Página 2 de 23

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4.8.4. Control de los Registros ................................................................................. 14
5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN .............................................................. 14
5.1. Compromiso de la Dirección .............................................................................. 14
5.2. Responsabilidades, Autoridades ...................................................................... 14
5.3. Representante de la Alta Dirección ................................................................... 14
5.4. Coordinador de Calidad ...................................................................................... 15
5.5. Revisión por la Dirección. .................................................................................. 16
5.6. Comunicación Interna ......................................................................................... 16
6. GESTION DE RECURSOS ....................................................................................... 16
6.1. Recursos Humanos. ............................................................................................ 16
6.2. Infraestructura. ..................................................................................................... 16
6.3. Ambiente de Trabajo. .......................................................................................... 17
7. ANEXOS ........................................................................................................................ 19
7.1 Normograma ......................................................................................................... 20
7.2 Despliegue de la Política de Calidad ................................................................ 21
7.3 Matriz de Requisitos ............................................................................................ 22
7.4 Caracterización e Indicadores de Procesos .................................................... 23

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1. INTRODUCCIÓN
La Secretaría de Educación Distrital ha dispuesto la implementación de un Sistema de

Gestión de Calidad, orientado a satisfacer las necesidades de los ciudadanos, a través
de la prestación de servicios de calidad y del compromiso de la dirección y de los
funcionarios.
Este documento recopila los principales aspectos del Sistema de Gestión de Calidad y
da respuesta al cumplimiento de los requisitos establecidos por la Norma ISO
9001:2008, como lo son el alcance, los procesos y las dependencias involucradas; las
funciones, servicios y responsabilidades del personal.
2. PRESENTACIÓN DE LA INSTITUCIÔN

2.1. Descripción General Secretaría de Educación Distrital de Barranquilla
La Secretaría de Educación Distrital tiene como función ejercer las políticas y metas
fijadas por la administración distrital en coordinación con las autoridades nacionales
entre las que se encuentran:
 Dirigir las políticas, programas y proyectos del sector educativo en el distrito.
 Identificar y caracterizar la información necesaria del sector educativo para su

análisis estratégico , definiendo y calculando los indicadores estadísticos más
representativos para cada eje de política y con base en estos datos, identificar
tendencias y definir proyecciones, verificando que los aspectos definidos en el Plan
educativo vigente estén alineados con los planes nacionales y/o sectoriales.
 Garantizar el acceso y permanencia del servicio público educativo del distrito de

Barranquilla, con base a las disposiciones legales estipuladas a nivel Nacional y
Distrital definiendo lineamientos, directrices, criterios y procedimientos que permitan el
adecuado cumplimiento del mismo.
 Garantizar la Calidad del Servicio Educativo a través de la coordinación y el

seguimiento de las actividades dirigidas al mejoramiento continuo en la prestación del
Servicio Educativo.
 Atender y dar respuestas a los requerimientos de la comunidad educativa,

coordinando y controlando el servicio de atención al ciudadano transversalmente para
garantizar un mejoramiento continuo de su atención y satisfacción.
 Administrar el recurso humano correspondiente a la planta docente y directivo

docente para promover el desarrollo integral del personal de acuerdo con las normas y
procedimientos establecidos.
 Incentivar el uso y la apropiación de la plataforma tecnológica informática en el

servicio educativo, garantizando su buen desempeño y adecuada utilización.
 Organizar, verificar y ejecutar el Plan Operativo Anual de Inspección y Vigilancia,

reglamento territorial y planear actividades de visitas de control a los establecimientos
educativos.

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2.2. Estructura Organizacional
La estructura organizacional de la Secretaría de Educación se determina a través del

Decreto 0868 del 23 de diciembre de 2008 y el Decreto 0671 del 23 de Diciembre de
2008 por medio del cual se conforman oficinas y grupos funcionales de la Secretaría
de Educación y se les asignan funciones.
Figura 1. Estructura Organizacional - Fuente: SED
2.3. Servicios

 Despacho
Dirige la formulación de las políticas, programas, proyectos, subprogramas, metas e

indicadores del sector educativo en el Distrito, con el fin de garantizar la calidad del
Servicio Educativo a través del seguimiento de las actividades dirigidas al
mejoramiento continuo en la prestación de dicho servicio.
 Planeación Educativa
Es responsable de la planificación, dirección y control de los procesos, políticas,

programas y proyectos de corto, mediano y largo plazo que requiera la secretaría de
educación, también participa en la elaboración y seguimiento del plan de inversiones,
plan financiero plurianual, presupuesto y el programa anual de caja.

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De igual forma se responsabiliza del control de los recursos necesarios para financiar,
administrar y dotar los programas y proyectos del sector educativo, así como de la
gestión y mantenimiento del Sistema de Gestión de Calidad de la Secretaría.
 Calidad Educativa
Formula y reglamenta las políticas académicas de la Secretaría de Educación, que

contribuyen a la definición y establecimiento de los planes y programas de educación
conducentes al mejoramiento de la calidad de la educación en el Distrito. También es
responsabilidad de la oficina de calidad fomentar la investigación, innovación,
actualización y desarrollo de los PEI, currículos, métodos y medios pedagógicos.
 Cobertura
Es responsable de garantizar y promover el acceso, a un sistema sostenible para

asegurar la calidad, la permanencia y la pertinencia a todos los niveles del sistema
educativo de los niños y jóvenes que requieran la prestación del servicio.
 MTIC
Coordinar el diseño, análisis y presentación de alternativas para la Secretaría de

Educación é Instituciones Educativas, cuenten con plataformas tecnológicas que
respondan a las estrategias generadas y acordes con las tendencias del mercado,
enmarcándolas en la directrices que se generen por parte de la Gerencia de Sistemas
de Información.
 Atención al Ciudadano
Es responsable de orientar al usuario, recibir, tramitar y responder oportunamente las

solicitudes, peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y correspondencia recibida.
 Inspección y Vigilancia
Define y ejecuta políticas, estrategias, planes, programas y proyectos para el ejercicio

de la inspección y vigilancia de los Establecimientos Educativos. Esta oficina es
responsable de dar trámite a las solicitudes de otorgamiento de licencias de
funcionamiento para establecimientos educativos de naturaleza privada o
reconocimiento oficial de establecimientos educativos, de carácter estatal de
educación formal y para el trabajo y el desarrollo humano.
 Gestión Administrativa Docente
La oficina de Gestión Administrativa es responsable de:

Tramitar las solicitudes de inscripción, actualización y ascenso de personal docente y
directivo docente en el escalafón docente.
Certificar, documentar y notificar sobre el trámite de prestaciones económicas y

sociales para los docentes afiliados al Fondo Nacional de Prestaciones Sociales del
Magisterio.
Gestionar la liquidación oportuna de las obligaciones laborales y de terceros asociados

a la nómina del personal docente de la SE.

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Mantener actualizado los datos de los docentes del Distrito en las hojas de vida y
generar los certificados solicitados.
 UNALES
Las Unidades Locales de Apoyo a la Gestión de los Establecimientos Educativos son

unidades cuya función consiste en realizar las actividades de apoyo, desarrollo,
análisis y verificación relacionadas con la ejecución de los procesos de calidad
educativa, cobertura, atención al ciudadano é inspección y vigilancia en los
establecimientos educativos, de conformidad con las directrices y orientaciones de la
Secretaría de Educación, con el objetivo de contribuir al cumplimiento de los
respectivos objetivos estratégicos establecidos en el Plan de Desarrollo del Distrito.
Además las UNALES apoyan el proceso de gestión educativa que efectúan los
establecimientos educativos en las localidades y direccionar los procesos de acceso y
permanencia de la población en edad escolar al sistema educativo para garantizar el
servicio educativo a todos los niños y jóvenes en edad escolar.
3. DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

3.1. Misión

La Secretaría de Educación Distrital de Barranquilla tiene como misión ofrecer una
educación pertinente y de calidad para los niños, niñas, jóvenes y adultos de la ciudad,
con talento humano competente y comprometido con el desarrollo integral de la
población estudiantil, a través del mejoramiento continuo de los procesos que
responden a las demandas sociales, culturales y económicas del país.
3.2. Misión de Servicios

Asumimos con responsabilidad el fortalecimiento de la prestación del servicio
educativo en el Distrito de Barranquilla, bajo los preceptos de calidad, pertinencia,
equidad y eficiencia; liderando procesos participativos e incluyentes que contribuyan a
la formación de un ser humano integral, motor del desarrollo social y económico de la
ciudad.
3.3. Visión

La Secretaría de Educación Distrital de Barranquilla para el 2015, se constituirá en
referente nacional por la eficiencia en la calidad de atención al ciudadano, la
proyección estratégica de sus programas frente al panorama de la ciudad y su enfoque
de derecho en la prestación de sus servicios. Así mismo será líder en los procesos de
acceso, permanencia y articulación de la educación, en todos los sectores.
3.4. Política de Calidad

Servimos y Educamos con Calidad; brindamos respuesta oportuna a las necesidades
y requerimientos de la ciudadanía, somos un equipo de trabajo orientado al servicio,
con alto sentido de pertenencia y comprometido con el mejoramiento continuo de
nuestros procesos, enmarcados en las políticas distritales y nacionales.

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3.5. Objetivos de Calidad
 Aumentar la Satisfacción de la Comunidad Educativa en General.
 Garantizar la prestación de los servicios de la Secretaria de Educación a todos los

Establecimientos Educativos Estatales y Particulares de Educación Formal y de
Educación para el Trabajo y Desarrollo Humano del Distrito de Barranquilla.
 Gestionar los recursos necesarios para la obtención y preservación de los bienes

requeridos para la prestación del Servicio Educativo del Distrito.
 Implementar y Mantener un Sistema de Gestión de la Calidad conforme con las

reglamentaciones que le apliquen.
 Garantizar el cumplimiento de los lineamientos establecidos en el Plan de

Desarrollo 2008 - 2011.
3.6. Despliegue de la Política de Calidad
Este despliegue se encuentra identificado en el Anexo 2. Despliegue de la Política

de Calidad de la entidad.
4. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD.

4.1. Manual de calidad
El Manual es la herramienta estratégica de uso permanente para todas las personas

involucradas en el proceso operativo de la Secretaría de Educación Distrital de
Barranquilla y a su vez es la guía que utiliza la alta dirección para sus revisiones
periódicas. Además este documento es el medio utilizado por la Secretaría de
Educación Distrital de Barranquilla para la divulgación de su Sistema de Gestión de la
Calidad hacia los servidores públicos, Clientes y partes interesadas. A través del
Manual de Calidad se hace claridad sobre: la estructura organizacional, el Sistema de
Gestión y se define la responsabilidad de los servidores públicos para con el Sistema
de la Calidad.
4.2. Alcance del Sistema de Gestión de Calidad
El alcance de la Secretaría de Educación es la “Prestación de servicios para la gestión

de la Cobertura, la Calidad Educativa, la Inspección y Vigilancia de los procesos y
establecimientos educativos y la Atención al Ciudadano en el Sector Educativo de la
ciudad de Barranquilla”.
4.3. Exclusiones
Este manual excluye el numeral 7.3 de la Norma ISO 9001:2008 “DISEÑO Y

DESARROLLO”, ya que los servicios que presta la Secretaría están enmarcados
dentro de los lineamientos de la normatividad actual y de lo definido por el Ministerio
de Educación Nacional.
También se excluye el numeral 7.6 de Norma ISO 9001:2008 “CONTROL DE LOS

DISPOSITIVOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN”, teniendo en cuenta que no se

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utilizan equipos ni dispositivos de seguimiento y medición para prestar los servicios de
la secretaría.
4.4. Requisitos Legales
Los requisitos legales de la Secretaría de Educación que permite cumplir con los
requisitos de los clientes se encuentran enmarcados bajo los lineamientos de la
normatividad vigente y los definidos por el Ministerio de Educación Nacional (MEN).
Esta normatividad se encuentra identificada en el Anexo 1. Normograma de la

entidad.
4.5. Matriz de Requisitos

En esta matriz se relacionan los procesos con cada una las numerales de la norma
que se aplican a estos. Esta matriz se encuentra registrada en el Anexo 3. Matriz de
Requisitos.
4.6. Descripción General del Sistema de Gestión de Calidad.
La Secretaría de Educación Distrital ha establecido, implementado y mantiene un

Sistema de Gestión de Calidad conforme a los requisitos de la norma internacional
ISO 9001:2008. Y ha establecido los procesos necesarios para la implementación del
Sistema de Gestión de Calidad de la siguiente forma:
Procesos Estratégicos:
Gestión Estratégica
Gestión Organizacional
Procesos Misionales:
Cobertura
Calidad Educativa
Atención al Ciudadano
Inspección y Vigilancia
Procesos de Apoyo:
Gestión Administrativa Docente
Gestión de Bienes y Servicios
Se ha determinado la secuencia e interacción de estos procesos, reflejados en el

mapa de procesos existente en la Figura 2. Mapa de Procesos y en cada una de las
caracterizaciones de procesos así como se determino los criterios y métodos para
asegurar el desarrollo de las actividades y el respectivo control de estos procesos los
cuales se encuentran definidos en los procedimientos e instructivos de cada proceso.

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4.7. Mapa de Procesos

Figura 2. Mapa de Procesos – Fuente: SED
4.8. Documentación del Sistema de Gestión de la Calidad

4.8.1. Documentos Internos
Son aquellos documentos cuya principal manipulación es realizada desde los procesos
internos de la Secretaría de Educación y fueron creados para atender el Sistema de
Gestión de Calidad, entre estos tenemos:
 Caracterización de los procesos
La identificación de los rasgos distintivos del proceso se conoce como caracterización,

que no es otra cosa que establecer la relación con los demás procesos internos o
externos, los insumos y salidas del proceso, los proveedores y clientes, los riesgos y
controles, permitiendo a los usuarios del sistema clarificar de manera muy sencilla el
accionar de la entidad y la gestión de sus procesos.
La caracterización de los procesos de la SED contiene:
 Objetivo del proceso y responsable del mismo.

 Indicadores del proceso.
 Procesos con que interactúa.
 Recursos asociados a la gestión del proceso.
 Requisitos
 Proveedores, entradas, actividades, documentos soporte, responsables,
salidas y clientes.
Esta caracterización se encuentra consignada en el Anexo 4. Caracterización de

Procesos SED.

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 Procedimientos
Son aquellos documentos que contiene la descripción de actividades que deben

seguirse en la realización de las funciones de un proceso, o de dos ó más de ellos.
En otras palabras el procedimiento es la forma especificada para llevar a cabo un

proceso y definen entre otras cosas: quien hace que, donde, cuando, porque y como.
Los procedimientos que hacen parte del Sistema de Gestión de Calidad de la

Secretaría de Educación, se listan a continuación:
PROCESO CÓDIGO PROCEDIMIENTO
Análisis de la Información Estratégica del

SE-GE-P01 Sector
Formulación y Aprobación del Componente

SE-GE-P02 Educativo del Plan de Desarrollo Educativo
Formulación y Registro de Programas y
SE-GE-P03 Proyectos
Elaboración y Ejecución del Anteproyecto de
Gestión Estratégica SE-GE-P04 Presupuesto
Definición y Seguimiento al Plan de Acción
SE-GE-P05
Seguimiento al Presupuesto
SE-GE-P06
Rendición de Cuentas
SE-GE-P07
Evaluación de Resultados
SE-GE-P08
Control de Documentos
SE-GO-P01
Control de Registros
SE-GO-P02
Auditoría Interna
Gestión Organizacional SE-GO-P03
Control al Producto y/o Servicio no Conforme

SE-GO-P04
Acciones Correctivas y/o Preventivas

SE-GO-P05
Definir y Divulgar los Lineamientos Generales
SE-CO-P01 para la Organización de la Gestión de
Matricula Oficial.
Proyectar e identificar estrategias de
SE-CO-P02 ampliación de oferta y requerimientos básicos
Cobertura
Procedimiento consolidar proyecciones de
SE-CO-P03 cupos
Reservar cupos para alumnos antiguos y
SE-CO-P04 reportar traslados

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SE-CO-P05 Gestionar traslados
Asignar cupos a niños procedentes de

SE-CO-P06 entidades de bienestar familiar
Inscribir y asignar cupos alumnos nuevos
SE-CO-P07
Registrar matricula de alumnos antiguos y

SE-CO-P08 nuevos
Novedades de matricula
SE-CO-P09
Estrategias de Permanencia
SE-CO-P010
Uso de resultados en la planeación del

SE-CE-P01 mejoramiento en Instituciones Educativas
Oficiales
Fortalecimiento a la ejecución de
SE-CE-P02 autoevaluación en las instituciones educativas
oficiales
Fortalecimiento a la ejecución de planes de
SE-CE-P03 mejoramiento en las instituciones educativas
Calidad Educativa oficiales
Fortalecimiento de los proyectos educativos en
SE-CE-P04 las instituciones educativas oficiales
Aseguramiento de la evaluación anual de
desempeño laboral de docentes y directivos
SE-CE-P05
docentes en las instituciones educativas
oficiales
Formulación y Ejecutar el Plan Distrital de
SE-CE-P06 Formación Docente.
Gestión a Solicitudes y/o Correspondencia
SE-AC-P01
Atención al Ciudadano
Medición de la Satisfacción del Cliente
SE-AC-P02
Control a Establecimientos Educativos
SE-IV-P01
Legalización de Establecimientos Educativos

SE-IV-P02
Inspección y Vigilancia
Procedimiento para Refrendación
SE-IV-P03
Atención de Quejas
SE-IV-P04
Administrar la Planta de Personal

SE-GAD-P01
Selección e Inducción de Personal

SE-GAD-P02
Gestión Administrativa Desarrollo de Personal
Docente SE-GAD-P03
Inscripción, Actualización y Ascenso en
SE-GAD-P04 Escalafón Docente
Tramite de las Prestaciones Sociales y
SE-GAD-P05 Económicas

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Liquidación de Nomina
SE-GAD-P06
Administración de las Hojas de Vida
SE-GAD-P07
Elaborar y hacer seguimiento al anteproyecto

SE-GBS-P01
del Plan de compras
Procedimiento Construcción, adecuación y

SE-GBS-P02 mantenimiento de infraestructura educativa
Gestión de Bienes y
Servicios Procedimiento requisiciones de material de
SE-GBS-P03 oficina
Procedimiento etapa pre-contractual,
SE-GBS-P04 contractual e interventoría
Procedimiento atención de servicios generales
SE-GBS-P05
 Instructivo de Actividades
Es un documento que describe más detalladamente cómo debe ejecutarse una de las
actividades ó tareas para asegurar el correcto funcionamiento de un procedimiento. Al
igual que los procedimientos se debe especificar las actividades en términos de
insumos, documentos, formatos y registros, etc.
 Registros
Los registros son un tipo especial de documentos o archivos en el que se presentan

los resultados obtenidos y que proporcionan evidencia de actividades desempeñadas.
Los registros se establecen y conservan para proporcionar evidencia de la

conformidad con los requisitos así como de la operación eficaz del Sistema de Gestión
de Calidad.
4.8.2. Documentos Externos

Son documentos de origen externo a la Secretaría de Educación, aquellos
documentos que sirven de apoyo para la realización y/o correcto desarrollo de un
proceso. Estos documentos pueden ser especificaciones de clientes, normas externas,
leyes, textos, planes territoriales que se utilicen en la Organización, planos externos,
etc.
Los documentos externos aplicables a este SGC se encuentran en el listado maestro

de documentos externos.
4.8.3. Control de los Documentos.
Los documentos requeridos por el Sistema de Gestión de la Calidad se encuentran

controlados a través de la implementación del Procedimiento de Control de
Documentos (SE-GO-P01) para asegurar:
 Su adecuación antes de su emisión mediante su aprobación previa.

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 La revisión y actualización de la información en ellos contenida, cuando sea
necesario.
 La identificación de los cambios y el estado de versión vigente.
 Que las versiones pertinentes se encuentran disponibles en los puntos de uso.
 Que permanecen legibles y fácilmente identificables.
 La identificación y control de los documentos de origen externos.
 Que no se realiza un uso intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una

identificación adecuada en el caso de que se mantengan por alguna razón.
4.8.4. Control de los Registros

Los registros se mantienen legibles, fácilmente identificables y recuperables. Se ha
definido la metodología para la identificación, almacenamiento, protección,
recuperación, tiempo de retención y destino final de los registros en el Procedimiento
de Control de Registros (SE-G0-P02).
5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN
5.1. Compromiso de la Dirección
La alta dirección representada por el Secretario de Despacho manifiesta su

compromiso con el desarrollo e implementación del Sistema de Gestión de la Calidad,
así como con la mejora continua de sus procesos, a través de:
 La comunicación a la organización de la importancia de satisfacer tanto los

requisitos del cliente como los legales
 El establecimiento de la política y los objetivos de la calidad.
 El desarrollo de las revisiones por la dirección, y
 Se asegura de la disponibilidad de los recursos necesarios.
5.2. Responsabilidades, Autoridades
La alta dirección ha definido las responsabilidades y autoridades dentro de la

organización a través de la designación de los responsables de los procedimientos
documentados, las funciones del Comité y del Equipo de Calidad y del Manual de
funciones y perfiles específicos, emitido por el Ente Territorial.
5.3. Representante de la Alta Dirección
La alta dirección conformada por el Secretario de Educación del Distrito, designó

como representante de la Alta Dirección al Asesor de Despacho (105-04) de la
Secretaría de Educación, la cual, independientemente de las funciones inherentes a su
cargo, debe tener la responsabilidad y autoridad que incluyen:

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 Controlar el cumplimiento del programa de trabajo.
 Gestionar la consecución de los recursos necesarios para ejecutar las tareas

exigidas por el Sistema de Gestión de Calidad.
 Asegurar que se establezcan, implementen y mantengan los procesos necesarios

del Sistema de Gestión de Calidad.
 Informar a la Dirección sobre los avances en el desarrollo del Sistema de Gestión

de Calidad y de cualquier necesidad de mejora.
 Asignar funciones complementarias al Equipo de Calidad.
 Asegurarse de que se promueva en todos los niveles de la Secretaría de

Educación, la toma de conciencia de las necesidades requeridas por los ciudadanos.
 Establecer estrategias de comunicación para informar a todos los funcionarios de

la Secretaría de Educación sobre el estado y avance del proyecto.
Las demás que se encuentren definidas en la NTC ISO 9001:2008, las que imparta la
dirección para el cumplimiento y logro de los objetivos del Sistema de Gestión de
Calidad de la Secretaría de Educación y las complementarias al Sistema Integral de la
Alcaldía.
5.4. Coordinador de Calidad
La Profesional Universitario (219-04) de Gestión Organizacional perteneciente al grupo

funcional de planeación, tiene bajo su responsabilidad la coordinación del SGC, cuyas
funciones son las siguientes:
 Coordinar, supervisar y controlar los procesos relacionados con el Autocontrol,

autoevaluación y seguimiento a las acciones de mejoramiento del SGC.
 Coordinar, supervisar y controlar los procesos relacionados con la implantación,

seguimiento, análisis, mejora, y administración de documentos en cumplimiento de la
Norma NTC ISO 9001: 2008.
 Coordinar, supervisar y controlar los procesos relacionados con la administración

de documentos, en cumplimiento de la Norma NTC ISO 9001: 2008.
 Hacer seguimiento a los documentos del SGC, y mantener las versiones

actualizadas.
 Capacitar a los funcionarios de la Secretaría de Educación en la ejecución de los

procedimientos.
 Concientizar a los funcionarios de la Secretaría de Educación de la importancia de

la implementación de los procesos del SGC.
 Acompañar a los directivos y líderes de las diferentes áreas en cada una de las
etapas del proceso del SGC.

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 Informar al Representante de la Dirección (del SGC) sobre los avances del
Sistema de Gestión de la Calidad y de cualquier necesidad de mejora.
 Hacer seguimiento al proceso de auditoría del SCG (interna y externa) y usar los
resultados de éstas como insumos para el mejoramiento continuo a los procesos y/o
procedimientos que lo requieran
5.5. Revisión por la Dirección.
La Alta Dirección tiene la responsabilidad de realizar la revisión del sistema de gestión

de calidad una vez al año, de igual forma la finalidad de validar la conveniencia,
adecuación y eficacia del sistema de gestión de calidad.
Teniendo en cuenta la siguiente información:
 Resultados de auditorías.
 Retroalimentación con los clientes.
 Desempeño de los procesos y conformidad con el producto.
 Estado de acciones correctivas y preventivas
 Acciones de seguimiento de revisiones por la Dirección previas.
 Cambios que pueden afectar el sistema.
 Recomendaciones de mejora
5.6. Comunicación Interna
Con el objetivo de garantizar que las comunicaciones de la Secretaria de Educación

sean eficaces, se estableció el Comité de Comunicaciones, responsables de
implementar las estrategias y los medios de comunicación necesarios para desarrollar
el Sistema de Gestión de Calidad.
6. GESTION DE RECURSOS
6.1. Recursos Humanos.
Es responsabilidad de la Gerencia de Talento Humano de la Alcaldía los procesos

relacionados con la selección, vinculación y evaluación del desempeño del recurso
humano, así como de las competencias de educación, formación, habilidades y
experiencia requerida para la correcta y oportuna prestación del servicio de la
Secretaría de Educación, según lo establecido en la norma, numeral 6.2 Recursos
Humanos.
6.2. Infraestructura.
Es responsabilidad de la Secretaría General de la Alcaldía la dotación de los recursos

necesarios que garantizan la prestación del servicio en la Secretaría de Educación.
Tales como:
Gerencia de Sistemas
 Hardware
 Software
 Herramientas de correo electrónico e Internet
Logística
 Servicios de mantenimiento eléctrico y obras civiles

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 Líneas telefónicas
 Sistemas de Seguridad
Por parte de la Secretaría de Educación, la disponibilidad de medios de transporte

requeridos, para las visitas de acompañamientos Técnicos en las Instituciones
Educativas del Distrito, de acuerdo a los programas y proyectos a ejecutar.
6.3. Ambiente de Trabajo.
Por lo anterior, tanto el organigrama como la definición de autoridad, la asignación de

responsabilidades a cada persona dentro de los procedimientos, el esquema de
trabajo en equipo y el compromiso de la dirección con el Sistema de Gestión de
Calidad, la alta dirección se asegura que se mantenga un ambiente de trabajo
adecuado, brindando instalaciones con buena iluminación, puestos de trabajo
ergonómicos, archivadores, computador por persona, líneas telefónicas, sala de
juntas, y un equipo humano con las mejores capacidades para la realización del
trabajo.
No.
DESCRIPCIÓN FECHA
VERSION
01 PRIMERA EMISIÓN 18/02/2010
Se organizan las actividades de una forma lógica y secuencial de
los ítem, 1.1 manual de calidad, 1.2 alcance del Sistema de
Gestión de Calidad, 1.3 exclusiones y 1.4 requisitos legales
pasándose al ítem Sistema de Gestión de Calidad 4.1, 4.2, 4.3 y
4.4 respectivamente.
En esta nueva versión se incluye:
1. En el aparte de Procedimientos, listado de los procedimientos
02 08/09/2010
que aplican al Sistema de Gestión de Calidad de la SED.
2. Un ítem 5 Responsabilidad de la Dirección, el cual tiene en
cuenta: el compromiso de la Dirección, responsabilidades,
autoridades, representante de la Alta Dirección, Coordinador de
Calidad, Revisión por la Dirección, comunicación interna.
3. Un ítem 6 Gestión de Recursos, incluye: recursos humanos,
infraestructura y ambiente de trabajo.
Se modifica el numeral 4.6 Descripción general del Sistema de
Gestión de Calidad, específicamente en Procesos Estratégicos, se
elimina el proceso Gestión de Programas y Proyectos y en
Procesos de Apoyo se elimina el Proceso de Control Financiero,
de igual forma se incluye el nuevo Mapa de Procesos con las
respectivas modificaciones.
El numeral 4.8.1 Documentos internos, se complementa en las
caracterizaciones de los procesos el contenido, Objetivo del
proceso y responsable del mismo, Indicadores del proceso,
03 Procesos con que interactúa, Recursos asociados a la 10/11/2010
gestión del proceso, Requisitos, Proveedores, entradas,
actividades, documentos soporte, responsables, salidas y
clientes.
En el aparte de procedimientos se actualizan los procedimientos
de Gestión Estratégica, ya que solamente contaba con 3
procedimientos antes de la unificación de los procesos de
Programas y proyectos y Control Financiero
Por lo tanto se eliminan los dos procesos y los procedimientos se
incluyen al proceso de gestión estratégica en el cual quedan

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establecidos 8 procedimientos, en el que se cambia los respectivos
códigos.
En el proceso de Cobertura se anula el procedimiento SE-CO-P10
Verificación de matrícula y se crea un nuevo procedimiento SE-
CO-P10 Estrategias de Permanencia.
Se anulan los dos primeros procedimientos de Atención al
Ciudadano, ya que se toma parte de la información para la
creación de un nuevo procedimiento SE-AC-P01 Gestión a
Solicitudes y/o Correspondencia
Los procedimientos de calidad Educativa surgen modificaciones,
ya que algunos se anulan, el cual genera modificaciones en el
orden y codificación de los mismos, quedando un total de 6
procedimientos de 9 que eran los anteriormente establecidos, en
todas estas modificaciones son incluidas en el cuadro de
procedimientos.
1. Se Modifica el numeral 3.3 La visión,
04 2.Se Modifica el numeral 5.3 La alta dirección conformada por el
13/09/2012
Secretario de Educación del Distrito, designó como representante
de la Alta Dirección a la Asesor de Despacho (105-04)
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
ADALINA FONSECA MIRANDA DAGOBERTO BARRAZA JOSÉ CARLOS HERRERA

Profesional Universitario de Representante de la Dirección Secretario de Despacho
Gestión Organizacional

MANUAL DE CALIDAD
Código: SE-MC
7. ANEXOS

MANUAL DE CALIDAD
Código: SE-MC
7.1 Normograma

MANUAL DE CALIDAD
Código: SE-MC
7.2 Despliegue de la Política de

Calidad

MANUAL DE CALIDAD
Código: SE-MC
7.3 Matriz de Requisitos

MANUAL DE CALIDAD
Código: SE-MC
7.4 Caracterización e
Indicadores de Procesos

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SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DISTRITAL DE BARRANQUILLA

“SERVIMOS Y EDUCAMOS CON CALIDAD”

2. PRESENTACIÓN DE LA INSTITUCIÔN ................................................................... 4

2.1. Descripción General Secretaría de Educación Distrital de Barranquilla ...... 4

2.2. Estructura Organizacional .................................................................................... 5

3. DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO .................................................................... 7

3.2. Misión de Servicios ............................................................................................... 7

3.4. Política de Calidad ................................................................................................. 7

3.5. Objetivos de Calidad ............................................................................................. 8

3.6. Despliegue de la Política de Calidad................................................................... 8

4. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD. .................................................................... 8

4.1. Manual de calidad .................................................................................................. 8

4.2. Alcance del Sistema de Gestión de Calidad ...................................................... 8

4.4. Requisitos Legales ................................................................................................ 9

4.5. Matriz de Requisitos .............................................................................................. 9

4.6. Descripción General del Sistema de Gestión de Calidad. ............................... 9

4.7. Mapa de Procesos ............................................................................................... 10

4.8. Documentación del Sistema de Gestión de la Calidad .................................. 10

4.8.1. Documentos Internos ...................................................................................... 10

4.8.2. Documentos Externos ..................................................................................... 13

4.8.3. Control de los Documentos. ........................................................................... 13

Versión: 04 Fecha de Actualización: 13/09/2012 Página 2 de 23

5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN .............................................................. 14

5.1. Compromiso de la Dirección .............................................................................. 14

5.2. Responsabilidades, Autoridades ...................................................................... 14

5.3. Representante de la Alta Dirección ................................................................... 14

5.4. Coordinador de Calidad ...................................................................................... 15

5.5. Revisión por la Dirección. .................................................................................. 16

5.6. Comunicación Interna ......................................................................................... 16

6. GESTION DE RECURSOS ....................................................................................... 16

6.1. Recursos Humanos. ............................................................................................ 16

6.3. Ambiente de Trabajo. .......................................................................................... 17

7.2 Despliegue de la Política de Calidad ................................................................ 21

7.3 Matriz de Requisitos ............................................................................................ 22

7.4 Caracterización e Indicadores de Procesos .................................................... 23

Versión: 04 Fecha de Actualización: 13/09/2012 Página 3 de 23

La Secretaría de Educación Distrital ha dispuesto la implementación de un Sistema de

 Dirigir las políticas, programas y proyectos del sector educativo en el distrito.

 Identificar y caracterizar la información necesaria del sector educativo para su

 Garantizar el acceso y permanencia del servicio público educativo del distrito de

 Garantizar la Calidad del Servicio Educativo a través de la coordinación y el

 Atender y dar respuestas a los requerimientos de la comunidad educativa,

 Administrar el recurso humano correspondiente a la planta docente y directivo

 Incentivar el uso y la apropiación de la plataforma tecnológica informática en el

 Organizar, verificar y ejecutar el Plan Operativo Anual de Inspección y Vigilancia,

Versión: 04 Fecha de Actualización: 13/09/2012 Página 4 de 23

2.2. Estructura Organizacional

La estructura organizacional de la Secretaría de Educación se determina a través del

Figura 1. Estructura Organizacional - Fuente: SED

Dirige la formulación de las políticas, programas, proyectos, subprogramas, metas e

Es responsable de la planificación, dirección y control de los procesos, políticas,

Versión: 04 Fecha de Actualización: 13/09/2012 Página 5 de 23

Formula y reglamenta las políticas académicas de la Secretaría de Educación, que

Es responsable de garantizar y promover el acceso, a un sistema sostenible para

Coordinar el diseño, análisis y presentación de alternativas para la Secretaría de

Es responsable de orientar al usuario, recibir, tramitar y responder oportunamente las

Define y ejecuta políticas, estrategias, planes, programas y proyectos para el ejercicio

 Gestión Administrativa Docente

La oficina de Gestión Administrativa es responsable de:

Certificar, documentar y notificar sobre el trámite de prestaciones económicas y

Gestionar la liquidación oportuna de las obligaciones laborales y de terceros asociados

Versión: 04 Fecha de Actualización: 13/09/2012 Página 6 de 23