ABC para pagar la seguridad social de su trabajador por días

El Ministerio de Trabajo reguló la cotización a seguridad social para trabajadores dependientes que laboran por periodos

inferiores a un mes. Pero si aún no entiende, FP le resuelve las dudas que tiene y le muestra varios ejemplos.

• ¿Qué es la cotización por semanas?

La cotización por semanas es una modalidad de pago a la seguridad social que permite la vinculación a los sistemas de
pensiones, riesgos laborales, subsidio familiar y acceso a la protección por desempleo de las personas que trabajan por
periodos inferiores a un mes y que ganan menos de un Salario Mínimo Mensual Legal Vigente (SMMLV). Esto se realiza a
través del pago de los aportes a la seguridad social por fracciones semanales, sin que las personas pierdan la protección
del Régimen Subsidiado en Salud.

Quienes estén cobijados por esta modalidad NO dejarán su cobertura en salud a través del Régimen Subsidiado.

• ¿Cuál es la ventaja de este sistema de cotización?

El Sistema de Seguridad Social Integral solamente permitía cotizar por periodos de un mes calculando el valor sobre un
salario mínimo mensual, como si en todos los casos se trabajaran 30 días. El nuevo mecanismo permite que si se trabaja
por un término inferior a un mes y por ese trabajo se obtiene un ingreso inferior al salario mínimo, se pueda cotizar a
pensiones y subsidio familiar (Caja de Compensación Familiar) por semanas. Ahora los trabajadores podrán hacer historia
laboral para alcanzar una pensión y beneficiarse de las prestaciones que otorga el subsidio familiar a través de las Cajas
de Compensación, como también tener el aseguramiento del sistema de riesgos laborales, y si cumple las condiciones,
tener acceso al Mecanismo de Protección al Cesante, sin perder su cobertura en salud a través del Régimen Subsidiado.

• ¿A quiénes aplica la cotización por semanas?

La cotización por semanas aplica a los trabajadores vinculados mediante un contrato de trabajo, que laboren menos de
un mes (máximo 21 días en un mes calendario) y ganen menos de un SMMLV sin importar la jornada de trabajo utilizada,
es decir, la persona que trabaje uno o varios días a la semana y que no labore el mes completo de servicios
indistintamente del horario de trabajo acordado.
Este esquema de cotización no permite cotizar por horas, ni por días y tampoco modifica el régimen laboral vigente
especialmente en lo que se refiere a la duración de los contratos de trabajo y al régimen de jornada laboral.

• ¿Qué es un contrato de trabajo a tiempo parcial?

Para efectos de esta modalidad de cotización, se entiende por contrato de trabajo a tiempo parcial, aquel mediante el
cual una persona se obliga a trabajar uno o varios días a la semana para un mismo empleador y por el cual gana menos de
un SMMLV. El contrato de trabajo a tiempo parcial está cobijado por el régimen laboral vigente y el trabajador que se
vincule mediante esta modalidad tendrá todos los derechos y garantías existentes en materia laboral.

• ¿Cuándo un empleador puede vincular a sus trabajadores al esquema de cotización por semanas?
Un empleador puede cotizar por sus trabajadores a tiempo parcial a los sistemas de pensiones y subsidio familiar por
periodos inferiores a un mes siempre y cuando se encuentren afiliados al Régimen Subsidiado de Salud y se cumpla con
los siguientes requisitos:

a. Que exista un contrato de trabajo vigente.

b. Que el contrato obligue a laborar por un periodo igual o inferior a 21 días por mes calendario.
c. Que el valor que resulte como remuneración en el mes sea inferior a un SMMLV.

En este caso se pagará seguridad social por semanas y de acuerdo con el tiempo laborado y las cotizaciones tienen que
ser proporcionales al salario causado.

• ¿Qué sucede si se trabaja menos de una semana en el mes?

Se pagará seguridad social (pensiones y subsidio familiar) bajo esta modalidad, esto es, en proporción a una semana de
cotización. Riesgos laborales se paga por 30 días y sobre el salario mínimo legales mensual.

En efecto, la cotización por semanas no permite el pago a seguridad social por periodos inferiores a una semana, por lo
que si se trabaja:

• Entre 1 y 7 días en un mismo mes, el valor mínimo a pagar se calcula sobre una semana.
• Entre 8 y 14 días en un mismo mes debe pagarse el valor calculado sobre 2 semanas.
• Entre 15 y 21 días al mes debe hacer el pago de 3 semanas.
• Más de 21 días debe hacer el pago sobre un SMMLV por el mes completo.

• ¿Quién tiene que realizar las cotizaciones?

El responsable de realizar los pagos es el empleador. Recuerde que la cotización a riegos laborales y subsidio familiar la
cubre totalmente el empleador. En pensiones se paga de manera compartida, un 12% corresponde al empleador y un 4%
al trabajador.

• ¿Cómo efectuar la cotización por semanas?

El pago de las cotizaciones debe efectuarse por el empleador a través de un Operador de Información de la Planilla
Integrada de Liquidación de Aportes (PILA). Estos Operadores de Información son entidades autorizadas para liquidar los
aportes que corresponden en cada periodo a la protección social. El listado oficial de las entidades autorizadas para tal
efecto puede ser consultado en la página web del Ministerio de Salud y Protección Social.

Recuerde que el Operador de Información tiene el deber de reportarle si los pagos fueron efectivamente realizados.

• ¿Qué valor tiene la cotización por cada semana?

La cotización mínima semanal corresponde a la suma de las cotizaciones de pensiones, cajas de compensación familiar y
riesgos laborales. Para los dos primeros la cotización se calcula con base en una cuarta parte del SMMLV, un 16% para
pensiones (12% a cargo del empleador y 4% a cargo del empleado) y un 4% para cajas de compensación familiar (a cargo
del empleador). Mientras que el valor en riesgos laborales se liquida en todos los casos por 30 días y con base en 1
SMMLV completo, de acuerdo con la clasificación del nivel de riesgo para la actividad económica (a cargo del empleador).

Veamos un ejemplo de cotización por semanas para un trabajador por el que se aporta a pensión, cajas de compensación
y riesgos laborales*:
* Para riesgos laborales, en este ejemplo se tomó la clase de riesgo I, la cual aplica un porcentaje de 0,522%, sin embargo
este porcentaje varía de acuerdo a la actividad económica que se desarrolle.

• ¿Qué pasa si un trabajador labora en varios sitios?

Cada uno de los empleadores deberá cotizar por el tiempo de servicio de su trabajador. Este deberá informar a su
empleador la administradora de pensiones, Colpensiones o una Administradora de Fondos de Pensiones, a la que se
encuentra afiliado para que cada empleador realice el pago que corresponde.

• ¿Qué pasa si se trabaja menos de un mes pero se gana más del salario mínimo mensual legal vigente?
Si el contrato es por un valor igual o superior al salario mínimo mensual legal vigente no aplica la modalidad de cotización
por semanas. Se debe cotizar en este caso por el mes completo bajo el régimen general.

• Si en la empresa reducen el tiempo de trabajo de manera temporal, ¿se puede cotizar por semanas durante esos
periodos?
No. Esta modalidad no resulta aplicable para los trabajadores que por motivos tecnológicos, económicos o estructurales
les sea reducida de manera temporal la duración normal de su jornada.

• ¿Quién vigila que estos pagos se realicen?

Las entidades administradoras del sistema adoptarán los controles necesarios para que los empleadores paguen
efectivamente las cotizaciones y se evite la evasión o elusión de las cotizaciones a seguridad social. Los inspectores de
trabajo y la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP) orientarán y vigilarán el cumplimiento de esta disposición.

• ¿Se van a ver disminuidos los beneficios y servicios de la seguridad social o los derechos laborales de los trabajadores
a tiempo parcial?
No. Los trabajadores a tiempo parcial tienen los mismos derechos en los subsistemas de pensiones, riesgos laborales y
subsidio familiar y podrán seguir afiliados al Régimen Subsidiado de Salud.

¿Esta modalidad aplica solamente a trabajadores domésticos?

No, también aplica a todos los trabajadores a tiempo parcial en el país, como ocurre con el personal de apoyo, personas
que trabajan por días en el comercio y restaurantes, entre otros, incluyendo trabajadores del servicio doméstico.

• ¿Se pierde por esta modalidad de cotización la cobertura del Régimen Subsidiado en Salud?
No. Los trabajadores a tiempo parcial en cumplimiento de esta modalidad de cotización seguirán cubiertos por el
Régimen Subsidiado de Salud.
• Ejemplo
Con el fin de establecer con claridad quién puede beneficiarse de esta modalidad de pago a la protección social,
tengamos en cuenta el siguiente ejemplo:

Carmenza es trabajadora del servicio doméstico y es contratada en un hogar para que preste servicios generales durante
cuatro días al mes y por estos días se le va a pagar $120.000 pesos.

De esta manera, el empleador debe afiliar a la trabajadora a los sistemas de pensiones, riesgos laborales y subsidio
familiar; igualmente reportará ante un Operador de Información (PILA) que Carmenza es trabajadora a tiempo parcial y
como trabajó solo 4 días y ganó un valor inferior al mínimo al mes, PILA le liquidará el pago de 1 semana. El empleador le
descontará un valor total de 6.160 pesos equivalentes al 4% del aporte en pensiones a cargo de la trabajadora y los
trasladará junto con los 18.480 pesos que al empleador le corresponden por semana, al sistema pensiones; pagará el
empleador 6.160 pesos a Caja de Compensación Familiar y 3.216 pesos a la Administradora de Riesgos Laborales, por
tratarse de una actividad de riesgo menor.

Gracias a estas cotizaciones, Carmenza sumará semanas de cotización a pensiones que le hacían falta para completar su
requisito de pensión y podrá acceder a los servicios del subsidio familiar, tales como recreación y capacitación, además
prestará sus servicios con la tranquilidad de tener la protección en materia de riesgos laborales para cumplir
efectivamente su trabajo. Su empleador estará igualmente cubierto frente a contingencias laborales y de seguridad social
ya que si le ocurre algún imprevisto a Carmenza, no correrá con ningún gasto adicional.