Universidad San Pedro Carrera Profesional de Ingeniería Industrial

Delegación efectiva
Caso para dialogar: (Por James S. Hewett)
Un hombre joven, fue nombrado presidente de un banco. Él no había soñado ser presidente a tan corta
edad. Se acercó al miembro de la junta directiva de mayor antigüedad y le dijo:
“Sabes que he sido nombrado presidente. Me preguntaba si puedes darme algún consejo”. El anciano
sólo le dijo dos palabras: “¡Delegación efectiva!”
El hombre joven esperaba algo más que esa respuesta, así que le preguntó: “¡Ah! Me ayudará eso?,
pero , ¿podrías ser más específico? ¿Cómo hacer delegaciones efectivas?”
Al sabio anciano le bastó una palabra esta vez: “Experiencia”.
El hombre joven replicó: “Bueno, ese es precisamente el objetivo de mis preguntas. No tengo la clase de
experiencia que necesito. ¿Cómo la obtengo?
La respuesta no se hizo esperar: “¡Haciendo malas delegaciones!”

¿Qué es delegar?

Delegar supone confiar una tarea a otra persona. Podemos encontrar, Según dice Stephen
Covey dos tipos de delegaciones:

 Delegación en mandaderos: Ve a buscar esto, hacerme aquello y avísame cuando esté

hecho. Se centra en delegar el método de cómo hacerlo

 Delegación en encargados: Se centra en los resultados permitiéndole a las personas

encargadas elegir sus propios métodos mientras se hagan responsables que los resultados
que obtengan se acerquen lo más posible a los resultados deseados.

¿Cómo es tu forma de delegar?. ¿Es este un comportamiento que tienes disponible?

Delegar consiste en compartir la responsabilidad de una manera planificada y organizada. Para que la
delegación tenga éxito resulta esencial disponer de un sistema de controles eficaz, como seguimiento...
(Robert Heller)

Hay una emoción asociada con el delegar, que es la CONFIANZA, y nos muestra el nivel de
vulnerabilidad que sentimos frente a alguien. La confianza es un juicio que se apoya en:

 SINCERIDAD: Coherencia entre lo que piensa y dice.

 ÁREA O COMPETENCIA. El área o dominio en que confiamos o no.

 CONFIABILIDAD O CREDIBILIDAD. Nos relaciona el pasado con el presente.

Juzgo que eres sincero. Quiero reconocer que lo que dices no se contradice con lo que
piensas. Juzgo tu competencia o habilidad para hacer tal o cual cosa en determinado dominio.

Juzgo la credibilidad de lo que dices a partir de tener que en cuenta tu pasado cumpliste con tu
palabra.

Necesitamos distinguir entre desconfianza y prudencia y entre inocencia y confianza.

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Obstáculos de una delegación efectiva: Ventajas de una delegación efectiva:

Pensar que nadie puede hacerlo mejor que yo. Aumenta el tiempo disponible.
Temer de sobrecargar de trabajo al personal. Reduce el stress.
Pensar que por eso se pierde el control de las
Aumenta la moral del personal y los motiva
tareas.
mientras los capacita.
Temer perder el puesto si alguien me supera.
Aumenta la efectividad.
No elegir la persona adecuada.
La inseguridad y la desconfianza. Mejora la comunicación.

La responsabilidad es el meollo de la delegación; antes de hacer la selección

final considera a quién vas a hacer responsable de qué... (Robert Heller)

Seis pasos para la delegación efectiva (Por el Lic. Alejandro Wald)

Para delegar en forma efectiva en su trabajo con los demás, hay seis pasos que usted puede
tomar. Si usted no toma alguno de estos pasos, corre el riesgo de una mala comunicación, de
malos entendidos, desmoralización y bajo desempeño.

Paso 1: Haga coincidir la persona con la tarea

Una de las mayores pérdidas de tiempo en el mundo es la delegación de una tarea en la

persona equivocada. Habitualmente esto ocurre cuando la tarea es delegada en una persona
que no es capaz de hacer el trabajo adecuadamente, o en el tiempo acordado.

Paso 2: Acordar en lo que debe hacerse

Una vez que usted ha seleccionado a la persona correcta para el trabajo, tómese el tiempo
para discutir el trabajo con la persona y acordar sobre lo que debe hacerse. Cuanto más tiempo
usted se toma para esta conversación sobre el resultado final, más hace para clarificar y más
rápido el trabajo va a ser realizado una vez que la persona comience a hacerlo.

Paso 3: Explique cómo debe hacerse el trabajo

Explique a la persona su enfoque o método preferido para hacer el trabajo. Explique cómo le
gustaría ver el trabajo hecho, y cómo usted o alguna otra persona lo hizo en el pasado.

Paso 4: Haga que su colaborador repita sus instrucciones

Pida a la persona que reformule sus instrucciones en sus propias palabras. Pídale que le
explique lo que usted le acaba de decir y lo que han acordado. Esta es la forma en la que usted
puede estar seguro que la otra persona entiende la tarea que usted le ha delegado.

Paso 5: Fije un plazo

Fije un plazo y un calendario para completar la tarea. Al mismo tiempo, acuerde los momentos
de reporte y control. Invite al colaborador a que exprese su opinión y sus preguntas en todo
momento, especialmente si se encuentra con problemas o demoras.

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Paso 6: Dirija por excepción

Dirigir por excepción es una excelente herramienta para la administración del tiempo que usted
puede utilizar para trabajar de manera más eficiente con otras personas. Si la tarea está
encaminada y en calendario, dirigir por excepción significa que la persona no tiene que
informarle. Si usted no escucha acerca de la persona, usted puede asumir que todo está yendo
bien. El individuo solamente tiene que informarle si ocurre una excepción y existe un problema
para tener el trabajo hecho a tiempo, con el nivel de calidad acordado.

Algunas preguntas relacionadas con este tema:

 ¿Cuántas cosas hago que otro podría hacer por mí?
 ¿Cuánto tiempo dedico a cosas que debería delegar?
 ¿Cuál es el temor mas importante que se me presenta frente al desafío de delegar?
 ¿Cuáles son las tareas menores a las que me aferro y que me impiden ir por más?
 ¿De qué no me estoy haciendo cargo por mi falta de delegación?
 ¿Hago algo sencillamente porque no encontré quien pueda hacerlo?
Usa las sesiones de evaluación para reconocer y analizar logros,
no las uses para repartir culpas... (Robert Heller)

La comunicación Efectiva
Los procesos de interacción e integración en una organización sólo pueden ser posibles a
través de la comunicación. En los tiempos actuales, de cambios permanentes, se hace
necesaria estrategias para comunicar las diversas posiciones institucionales, pero no sólo con
la idea de difundirlos sino también que los integrantes de la organización los conozcan, los
integren a sus objetivos personales e interactúen creando una sinergia para el logro de la visión
y misión institucional.

Elementos básicos del proceso de Comunicación interna

 Emisor. Es el elemento que genera la información o mensaje y dirige todo su proceso.

 El código, usado para la transmisión del mensaje. Que pueden ser palabras o expresiones
corporales comprendidas por todos los usuarios.
 El canal. Por donde circula la información o mensaje.
 El receptor. Elemento que recibe la información e intenta comprender su significado.
 Retroalimentación mutua.

El proceso de comunicación facilita la especialización, la diferenciación y maduración del

individuo y este usa su sistema comunicativo para: recibir y transmitir sus mensajes y obtener
información así como para operar con la información existente a fin de deducir nuevas
conclusiones que no habían sido percibidas de una manera directa y para construir y anticipar
hechos futuros... (Llacuna & Pujol, 2008).

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Para lograr una comunicación efectiva no sólo se requiere conocer el proceso de la

comunicación de una manera integral sino establecer mecanismos que garanticen que el
mensaje que queremos transmitir llegue de una manera correcta al receptor y que a través de
la retroalimentación podamos asegurarnos que el mensaje fue recibido con éxito.

Requisitos para una comunicación efectiva.

Llacuna y Pujol (2008), establecieron que para lograr una comunicación efectiva se deben
considerar, entre otros, los siguientes elementos:

• Claridad. La comunicación debe ser clara, para ello el lenguaje (código) que se exprese y la
manera de transmitirla (canal), deben ser accesibles y entendibles para quien va dirigida. La
cual implica utilización de términos sencillos que no pretendan ser, ni técnicos, ni sofisticados.

• Integración. La comunicación debe estar enfocada a servir como lazo integrador entre los
miembros de la empresa, para lograr la cooperación necesaria para la realización de objetivos.

• Aprovechamiento de la organización informal. La comunicación es más efectiva cuando la

administración utiliza la organización informal para suplir canales de información formal. Esto
no quiere decir que deba sustituirse la comunicación informal sino más bien aprovechar al
máximo los beneficios que pudieran obtenerse por su flexibilidad.

• Equilibrio. Todo plan de acción debe acompañarse del plan de comunicación para quienes
intervienen. Es importante conjuntar todos estos elementos en la gestión estratégica de la
comunicación.

• Moderación. Estrictamente necesaria y concisa posible.

• Evaluación. Los sistemas y canales de comunicación deben revisarse en forma periódica.

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