Administración En El Entorno Laboral

Sebastián Bolaños Reinoso

Servicio Nacional De Aprendizaje Curso Virtual

Ensayo

Importancia De Los Archivos

09 Noviembre Del 2019

 Introducción

La importancia de los archivos se remonta desde el origen de la escritura; es decir

desde los inicios de la humanidad misma, el solo significado de esta palabra nos
demuestra su importancia (la palabra archivo proviene del latín Archivium y éste del
griego Archeión que significa principio, origen) y esto nos demuestra lo importantes
que han sido para la evolución cultural, social, política y científica de la humanidad ya
que los archivos recopilan, conservan y difunden información registrada en ellos. Es así
como vemos la importancia de los archivos que constituyen parte esencial de los
recursos de información de una empresa, entidad pública, privada o un país por
cuanto en su documentación se expresa, en forma única, el desarrollo histórico de sus
funciones y actividades. Su importancia se podrá comprender a partir del valor que
tiene para: la administración, y la investigación
 La importancia de los archivos para la administración
Importancia de los archivos para la administración Dentro de una empresa podemos
decir que archivar es resguardar de forma ordenada documentación e información útil
(Dicha información puede estar contenida en documentos, sobres, papel o cualquier
otro soporte sea medios legibles por equipos mecánicos o electrónicos, cintas o discos
de computadora, micro formas, fotografías, fonogramas, videocintas, películas,
pintura, dibujos, mapas, etc.), la cual se va a ordenar de un modo lógico y eficaz, con el
fin de que nos permita posteriormente la fácil localización de cualquier documento de
la forma más rápida, cuando así se requiera. Ahora los archivos, son creados por
personas e instituciones en el desarrollo de sus tareas, para sus propios fines, con esto
concluimos que todo gobierno, entidad pública, privada o empresa debe recurrir con
frecuencia a los documentos que ha producido o recibido, para determinar
precedentes, verificar proyectos anteriores, cumplidos o pendientes, llevar a cabo
investigaciones, tomar decisiones, responder a trámites y demandas de orden legal,
administrativo o fiscal, o a requerimientos de ciudadanos. La función de los archivos
como memoria cobra importancia a medida que pasa el tiempo; con archivos bien
organizados no tendremos los empleados, funcionarios y ciudadanos que partir de
cero, o invertir tiempo y recursos en la búsqueda infructuosa de información, elevando
los costos de operación y tiempo invertido, produciendo atraso, confusión y en general
una incorrecta administración de la información. Importancia de los archivos para la
investigación Todos los archivos tienen la responsabilidad de ser fuentes de ilustración
y mejoramiento para todas las empresas, entidades públicas, privadas, en tanto
contienen información en documentos que pueden y deben aprovecharse por parte de
investigadores. Los archivos sirven para descubrir la verdad, para encontrar versiones,
sobre los acontecimientos; son útiles para las investigaciones relacionadas a la historia,
la economía, la administración, la geografía, los procesos políticos, sociales, la ciencia,
la tecnología.
 IMPORTANCIA DEL ARCHIVO

El archivo en los últimos años, su nivel de importancia ha aumentado

considerablemente; si se habla de que iniciando el año 2002 al 2006 quizás; se puede
deducir que la mayoría de Empresas, Organizaciones e Instituciones; el personal que
utilizaban para administrar y organizar la documentación y el archivo, era cualquier
empleado sin la preparación y las competencias que requiere el caso, en ocasiones lo
imponían como un “castigo” por decir así, por su mala conducta o simplemente
porque su jefe inmediato lo disponía, lógicamente el método que usaban los
empleados que llegaban al área de archivo, era nula, utilizaban normas empíricas de
armar los archivos y clasificar los mismos. Al no tener una norma de archivo
establecida generaba problemas en el despacho de los trámites solicitados por el
cliente final.
Actualmente se puede decir que a inicios del año 2010, se va efectuando una gran
normativa para empoderarse y darle el valor agregado que necesita el área de archivo
En toda organización ya sea pública o privada para la organización de su archivo deben
legalmente tener personal especializado en el manejo del mismo y este personal debe
regirse por algunas leyes y decretos que existen en cada país.
Como se sabe, el proceso de archivo cada vez es más importante en las empresas ya
sean estas del sector público, privado, el funcionario responsable de esta área debe
archivar por el método apropiado para conseguir el archivo.
Ahora, según el material de apoyo que nos brinda el presente curso nos dice “que la
importancia del archivo se puede comprender a partir del valor que tiene para: la
administración, la investigación, la comunidad, el desarrollo económico, social,
científico y tecnológico”, pero, realmente son estos aspectos los que puedan clasificar
la importancia del archivo, es decir, falta alguno o sobra.
Revisando el análisis de cada uno de ellos, primero como un punto importante se
puede deducir que el archivo es importante porque nos brinda el servicio de ir a la
fuente y despachar el trámite o petición realizada por los usuarios internos o externos.
De igual forma los archivos son estratégicos que permiten direccionar y atender de una
mejor manera a los usuarios, son herramientas para poder asegurar una organización
que en dado caso de complicaciones legales en un futuro pueda tener problemas.
 CONCLUSIONES

- El archivo nos ha sido fundamental en la evolución cultural, social, política y científica

de la humanidad. - El archivo es la memoria de una empresa, entidad pública, privada
o un país representada en la conservación de los documentos. - El archivo constituye
un centro de consulta de la información, disponible en todo momento. - El archivo
satisface las necesidades de información eficaz a consultar por parte de la ciudadanía
en general. - El archivo debe ser funcional y técnico; de fácil manejo y consulta. - El
archivo recopila, conserva y difunde información registrada en el.
 Fuentes

http://organizaciondocumentos.blogspot.com.co
http://www.entornocorporativo.com.mx/newsletters/julio/archivo.pdf
http://www.mundoarchivistico.com
https://sena.blackboard.com/bbcswebdav/institution/SENA/Finanzas/51130033/Cont
enido/OVA/d1_s2_MaterialF_1/index.html