Gerencia de Proyectos

Gestión de las Comunicaciones

®
Pr
Gestión de los comunicaciones del proyecto

• En todos los proyectos debe comunicarse el avance.

• Entre el equipo del proyecto y el gerente.
• Entre el gerente y los interesados.
• Los proyectos grandes requieren mayor
esfuerzo de comunicaciones, dependiendo de la cantidad y
poder de los interesados.
• Los gerentes del proyecto pasan el 90% de su tiempo en
actividades de comunicaciones.
• Para el caso de Proyectos con entornos ágiles/adaptivos, que
son entornos sujetos a diversos elementos de ambigüedad y
cambio tienen una necesidad inherente de comunicar
detalles cambiantes y emergentes con mayor frecuencia y
rapidez.
Gestión de los comunicaciones del proyecto
Introducción a la gestión de las
comunicaciones
10.1. Planificar la gestión de las comunicaciones

Proceso 10.1
PLANIFICAR LA GESTIÓN
DE LAS COMUNICACIONES

Proceso que define un enfoque

y un plan adecuado para las
comunicaciones de un
proyecto sobre la base y los
requisitos de comunicación de
los interesados y de los activos
de las organizaciones.
 10.1. Planificar la gestión de las comunicaciones

.1 Entradas .2 Técnicas y .3 Salidas

herramientas

1. Acta de Constitución 1. Juicio de Expertos 1. Plan para la gestión

del Proyecto 2. Análisis de requisitos de de las
2. Plan para la Dirección comunicación. comunicaciones.
del proyecto 3. Tecnología de la 2. Actualizaciones al
3. Documentos del comunicación. Plan para la Dirección
Proyecto. 4. Modelos de
del Proyecto.
4. Factores ambientales comunicación. 3. Actualizaciones a los
de la empresa. 5. Métodos de
documentos del
comunicación.
proyecto.
5. Activos de los
procesos de la 6. Habilidades
organización interpersonales y de
equipo.
7. Representación de datos
8. Reuniones
 10.1. Planificar la gestión de las comunicaciones

Juicio de Expertos
Se debe tener en cuenta la pericia de los individuos o grupos que tengan
conocimientos especializados o capacitación en los siguientes temas:
 Políticas y Estructuras de la organización.
 Entorno y cultura de la organización y otras organizaciones de
clientes.
 Enfoque y prácticas de gestión de cambios en la organización.
 Industria o tipo de entregables del proyecto.
 Tecnologías de comunicación de la organización.
 Políticas y procedimientos corporativos relativos a los requisitos
legales de las comunicaciones de la organización.
 Políticas y procedimientos de la organización relativos a la seguridad.
 Interesados, incluidos clientes o patrocinadores.
 10.1. Planificar la gestión de las comunicaciones

Análisis de requisitos de las comunicaciones:

n (n – 1)
Canales =
2

Donde n representa el número de personas.

El Director de Proyectos debe tener el

control del proceso de comunicación,
conocer la cantidad de canales de
Análisis de comunicación existentes en función del
requisitos de número de miembros y lo que implicaría
comunicaciones agregar una o más personas al proyecto.
Ejemplo:
 10.1. Planificar la gestión de las comunicaciones

Análisis de requisitos de las comunicaciones:

¿Cual será la respuesta correcta de la siguiente pregunta?

Tienes cuatro personas en tu proyecto y agregas dos más, ¿cuántos

canales de comunicación tienes?

a) 15 6 (6 – 1)
b) 9 Canales = = 30 = 15
2 2
c) 8
d) 6

Análisis de
requisitos de
comunicaciones
 10.1. Planificar la gestión de las comunicaciones

Análisis de requisitos de las comunicaciones:

¿Cual será la respuesta correcta de la siguiente pregunta?

Tienes cuatro personas en tu proyecto y agregas una más, ¿cuántos

canales de comunicación más tienes?

a) 10 5 (5 – 1)
b) 4 Canales = = 20 = 10 – 6 = 4
2 2
c) 8
d) 6

Análisis de
requisitos de
comunicaciones
 10.1. Planificar la gestión de las comunicaciones

Tecnología de las comunicaciones:

Puntos a evaluar al momento de seleccionar la
tecnología.
 La urgencia de la necesidad de la
información.
 La disponibilidad de la tecnología.
 Facilidad de uso.
 El entorno del proyecto. ¿físico o virtual?
 Sensibilidad y confidencialidad de la
información
 10.1. Planificar la gestión de las comunicaciones

Modelo de comunicación:

Modelo Básico de la Comunicación

Modelos de
comunicación
 10.1. Planificar la gestión de las comunicaciones

Modelo de comunicación:
Modelo de Comunicación para la comunicación
intercultural

Fuente: Guía del PMBOK v6

 10.1. Planificar la gestión de las comunicaciones

Métodos de comunicación:
 C. interactiva: Entre dos ó mas partes que intercambian
información de forma multidireccional.
 C. push (empujar): Enviada a receptores específicos que
requieren de esa información. No asegura ni la recepción
ni la comprensión de la información enviada.
 C. pull (tirar): Para grandes volúmenes de información o
audiencias muy cuantiosas. Es necesario que los
receptores de la información se ubiquen de alguna forma
concreta.
 10.1. Planificar la gestión de las comunicaciones

Habilidades interpersonales y del equipo:

 Evaluacion del
estilos de
comunicación
 Conciencia política
 Conciencia cultural
10.1. Planificar la gestión de las comunicaciones

Representación de Datos.

 Matriz de evaluación del involucramiento de los

interesados. Permite comparar los niveles actuales de
participación de los interesados con los niveles deseados de
participación necesarios para la entrega exitosa del proyecto.
El Grafico muestra una forma de clasificar el nivel de
participación de los interesados.
10.1. Planificar la gestión de las comunicaciones

Interesado Desconocedor Resistente Neutral De apoyo Líder

Interesado 1 C D
Interesado 2 C D
Interesado 3 DC

Leyenda: C: Participación actual D: Participación deseada

El nivel de participación de los interesados puede clasificarse en:

 Desconocedor: Inconsciente del proyecto y de sus impactos potenciales.
 Resistente: Conocedor del proyecto y sus impactos potenciales pero se resiste al cambio.
 Neutral: Conocedor del proyecto aunque no lo apoya ni lo deja de apoyar.
 De apoyo: Conocedor del proyecto y de sus impactos potenciales y apoya el trabajo y sus
resultados.
 Líder: Conocedor del proyecto y sus impactos potenciales y se involucra activamente en
asegurar el éxito.
10.1. Planificar la gestión de las comunicaciones

Reuniones

Las reuniones del proyecto pueden incluir reuniones virtuales

(reuniones electrónicas) o cara a cara, y pueden apoyarse con
tecnologías de colaboración en documentos, incluidos mensajes
de correo electrónico y sitios web del proyecto.

Se debe determinar la manera más adecuada de actualizar y

comunicar la información del proyecto, y de responder a las
solicitudes de información por parte de los diferentes interesados.
 10.1. Planificar la gestión de las comunicaciones

Plan de gestión de las comunicaciones

• ¿Qué se necesita?

• ¿Quién la genera?

• ¿Quién la necesita?

• ¿Con qué frecuencia?

• ¿Cómo se envía?

• ¿Quién es el responsable de elaborar la información restringida

• ¿Cuáles son los recursos asignados para estas actividades?

 10.1. Planificar la gestión de las comunicaciones

Plan de gestión de las comunicaciones (cont.)

• ¿Cuál es el escalamiento?

• ¿Cuál es el método para actualizar el plan de gestión de las

comunicaciones?

• ¿Cuál es el glosario de términos común que utilizaremos?

• ¿Cuál es el diagrama de flujo de la información en el proyecto?

• ¿Cuáles son las restricciones de la comunicación?

 10.1. Planificar la gestión de las
comunicaciones

Actualizaciones a los documentos del proyecto.

Entre los documentos susceptibles de ser actualizados
se encuentran:
 Cronograma del proyecto.
 Registro de interesados.
10.2. Gestionar las comunicaciones

Proceso 10.2
GESTIONAR LAS
COMUNICACIONES

Proceso que crear, recopila,

distribuye, almacena, recupera
y realizar la disposición final de
la información del proyecto de
acuerdo al plan de
comunicaciones.
 10.2. Gestionar las comunicaciones

.1 Entradas .2 Técnicas y .3 Salidas

herramientas

1. Plan de gestión de las 1. Tecnología de la 1. Comunicaciones del

comunicaciones. comunicación. proyecto.
2. Documentos del 2. Métodos de 2. Actualizaciones al
proyecto. comunicación. plan para la dirección
3. Informes de 3. Habilidades de de proyectos.
desempeño del comunicación. 3. Actualizaciones a los
trabajo. 4. Sistemas de información documentos del
4. Factores ambientales para la dirección de proyecto
de la empresa. proyectos. 4. Actualizaciones a los
5. Activos de los 5. Presentación de informes activos de los
procesos de la del proyecto. procesos de la
organización 6. Habilidades
organización.
interpersonales y de
equipo.
7. Reuniones.
 10.2. Gestionar las comunicaciones

Informes de desempeño del trabajo:

 Los informes de desempeño del trabajo se
utilizan para distribuir y discutir la
información sobre el estado y
desempeño del proyecto; deben estar
disponibles antes de las reuniones del
proyecto y deben ser lo más precisos y
actuales posible.

Ejemplo: Informes de estado de situación,

Informes de progreso
 10.2. Gestionar las comunicaciones

Informes de desempeño del trabajo:

 10.2. Gestionar las comunicaciones

Informes de desempeño del trabajo:

 10.2. Gestionar las comunicaciones

Sistemas de gestión de la información:

Existen distintas alternativas para distribuir la

información como por ejemplo:

 Documentos de gestión proyectos:

cartas, memorándum, informes, etc.

 Comunicación electrónica:
e-mail, videoconferencia, teléfono, Internet,
oficinas virtuales, multimedia, etc.

 Herramientas electrónicas de gestión de

proyecto:
Outlook, MS-Proyect, Primavera, Shared Point,
etc .
 10.2. Gestionar las comunicaciones

Conclusiones:

 El director de proyecto debe asegurar que las personas

correctas reciban la información apropiada en
tiempo y forma.

 Comunicar en el momento apropiado.

 La falta de comunicación es causa de problemas

comunes en los proyectos.
10.3. Monitorear las comunicaciones

Proceso 10.3
MONITOREAR LAS
COMUNICACIONES

Proceso que monitorea y

controla las comunicaciones a
lo largo de todo el ciclo de vida
del proyecto para asegurar que
satisface las necesidades de
información de los interesados
del proyect
 10.3. Monitorear las comunicaciones

.1 Entradas .2 Técnicas y .3 Salidas

herramientas

1. Plan para la dirección 1. Juicio de expertos 1. Información de

del proyecto. 2. Sistemas de desempeño del
2. Documentos del información para la trabajo
proyecto. dirección de proyectos 2. Solicitudes de cambio.
3. Datos de desempeño 3. Análisis de datos 3. Actualizaciones al
del trabajo. 4. Habilidades plan para la dirección
4. Factores Ambientales interpersonales y de de proyectos.
de la empresa. equipo. 4. Actualizaciones a los
5. Activos de los 5. Reuniones documentos del
procesos de la proyecto
organización
 Gestión de las comunicaciones - Conclusiones

Situación 1

Un Project Manager sabe que un interesado siente que cierto

alcance debió haber sido parte del proyecto. Anticipándose a las
solicitudes de dicho interesado para incluir el alcance adicional, el
PM le comunica lo siguiente :

“ Jorge, sé que durante la planificación del proyecto querías que

cierto alcance fuese parte del proyecto; sin embargo, todos los
demás sponsors estuvieron de acuerdo en eliminar dicho alcance
del proyecto. Sería una perdida de tiempo que se trate de añadirlo
en este momento.”
 Gestión de las comunicaciones - Conclusiones

Situación 2

Durante el levantamiento de información de requerimientos, un

interesado expresó su preocupación acerca de cuánto impactaría
el proyecto en otros trabajos de su departamento. El PM le
comunica lo siguiente:

“ He tenido presente tu preocupación mientras hacia la

planificación del proyecto. Tú sabes que existe poca probabilidad
de que se pueda hacer este proyecto sin que impacte en tu
departamento, pero debido a que estás tan preocupado, he
colocado un reporte adjunto diciendo cuándo impactaremos el
trabajo normal de tu departamento. Yo actualizaré el informe
mensualmente.”
Preguntas