En cuanto a los sistemas, hemos creado una empresa llamada el Tequilazo

C.A, en la cual nuestro propósito es implementar un sistema de ventas. Lo que nos

motiva a hacer esta empresa es que las personas puedan comprar y vender
productos con mayor precisión y a un precio justo. Por otra parte, nuestro sistema
de ventas se ve directamente conectado o interrelacionado con dos sistemas que
son: Sistema de Compras y Sistemas de Inventarios y Almacenes. Por otra parte, el
objetivo de nuestra interrelación es que podamos asegurar una eficacia y eficiencia
de 99.99% a nuestros clientes y los motive a seguir utilizando nuestra marca para
sus futuras motivaciones y proyectos.

Fase de Análisis del Sistema de Ventas

La fase de análisis nos lleva a nosotros a dar un enfoque a la solución de
nuestro problema y a identificar como podemos satisfacer la o las necesidades de
nuestros comensales, nosotros en esta fase de análisis queremos dar a conocer lo
que puede formar (hacer) un sistema de ventas para poder agilizar la forma en que
se puedan vender los productos (productos alcohólicos) para nuestros comensales.
Nuestra primera pregunta para hacernos es:
a. ¿Será factible un sistema de ventas para una empresa?
b. ¿A que tipo de entes o comensales les estamos vendiendo?
c. ¿Es factible venderles a personas?
d. ¿Es factible venderles a empresas?
e. ¿Qué tanta motivación tiene los comensales para confiar en nuestro sistema
de ventas, si en dado caso, llega a funcionar?
Estas preguntas, es factible hacérselas para trazar un proyecto para el sistema y
ver que tanta es la motivación para realizar este sistema de ventas, por lo que
comenzaremos con el respectivo análisis de este para así poder responder
nuestras interrogantes y poder lograr el objetivo que nos queremos trazar.

1. Determinación de Requerimientos: En esta sección averiguaremos

como funciona un sistema de ventas y donde es necesario efectuar las
mejoras si en dado caso se consiguieran fallas. Esta fase para nosotros
como analistas es comprender el problema que se nos está presentando,
en este caso, nos están hablando de crear un sistema de ventas, de total
funcionamiento para procesar las ventas.
Ahora, planteemos primero la pregunta fundamental: ¿Cómo funciona un
sistema de ventas?

Un sistema de ventas provee a los negocios o empresas la habilidad de

sistematizar, computarizar e interrelacionar la información de las ventas.
Esto hace que la persona que trabaje en una caja registradora no tenga
que llevar a cabo un papeleo manual, de tal forma que todo este en una
computadora con todos los sistemas relacionados entre sí, para llevar un
orden.

Investigación de los requerimientos: Nosotros como analistas

estructuramos nuestra investigación en base a 4 preguntas:

a. ¿Cuál es el proceso básico de la empresa?

La empresa tiene como objetivo la venda de productos alcohólicos a
entes o personas, manejándolo mediante un sistema de ventas que se
vea interrelacionado directamente con los sistemas de almacenes e
inventarios y el sistema de compras. Se debe entrenar al personal para
el manejo del sistema para poder procesar una venta. Una vez,
completado el tutorial para entrenar al personal, la empresa
comenzaría sus ventas. El personal autorizado para el sistema se debe
guiar por una serie de pasos para poder utilizar el sistema
eficazmente:
1. Como es un sistema computarizado, la empresa en la medida de lo
posible tendría que proveer computadoras de alta gama para que el
sistema no falle.
2. El sistema de ventas se basa en categorías, en las cuales podemos
hemos declarado 7 categorías para nuestra empresa, y son las
siguientes:
A. Whiskys
B. Rones
C. Vodkas
D. Guarapitas
E. Vinos
F. Cervezas
G. Champañas
 Una vez tenido estas categorías, el usuario las utiliza para
conseguir (en las categorías) cualquier marca registrada en la base
de datos del sistema. El cliente es responsable de indicarle cual es
su deseo al operador del sistema para que el usuario incluya sus
productos y proporcione a su cliente el resultado y el costo finales.

3. Una vez que el usuario del sistema y el cliente terminen en su

comunicación para ver cuales son los deseos del cliente, el
operador del sistema es responsable de indicarle al cliente cuanto
es su factura final y como va a hacer su método de pago. Los
métodos de pago son muy variados para la comodidad del cliente,
uno de ellos es pago en efectivo, pago por tarjetas de débito, pago
por tarjetas de crédito, pago por pago móvil y pago por
transferencia.
4. Una vez completado el pago, el usuario del sistema debe emitir una
factura, la factura es entregada al cliente y el cliente debe firmar
esa factura con su número de teléfono y su cédula de identidad.

5. Posteriormente, esta venta se descargará en la base de datos y la

base de datos enviará información sobre los productos que fueron
comprados al sistema de inventario y almacenes para poder llevar
un control de lo que se vende.

b. ¿Qué datos produce o utiliza este proceso?

Los datos que el usuario del sistema utiliza para concretar la compra
del cliente, comenzaría desde su nombre y apellido, número de
teléfono, cedula de identidad, dirección y el método de pago.

c. ¿Qué frecuencia y volumen del proceso existe?

La frecuencia del proceso de la venta siempre será en forma de bucle,
estos pasos enumerados anteriormente para finiquitar la venta se
utilizarán siempre.
 d. ¿Qué controles utiliza para su realización?
El sistema otorga las categorías de los tipos de alcohol que venden.
Estas categorías están separadas una de otra, los controles usados son
botones, el cual el usuario del sistema al darle clic al botón de la
categoría deseada se desplegará la lista de marcas y el precio + del
producto.

Determinación de Procesos: Actualmente las principales actividades encontradas

dentro de la empresa son las siguientes:
1. Compras
2. Almacén
3. Ventas
Las primeras dos (2) actividades se encuentran interrelacionadas con el proceso de
ventas, debido a que al momento de realizar una venta, se requiere de los datos
aportados por el almacén, y estos datos, a su vez, serán aportados al almacén por el
proceso de compras, indicando la disponibilidad en venta que permitirá continuar
con el proceso.
Descripción de cada proceso identificado:
1. ¿Qué es lo que da inicio a la actividad?
La actividad por parte de ventas da inicio al momento de recibir un pedido
por parte de un cliente
2. ¿Cuál es el objetivo de la misma?
Recibir la orden realizada por el cliente y la debida facturación al mismo
3. ¿Cuánto tiempo se demora en realizarla?
El tiempo que se toma desde el momento en que es recibida la orden variará
completamente dependiendo del volumen de la misma.
4. ¿Qué retrasos ocurren o pueden ocurrir?
Puede ocurrir que los datos aportados por el almacén no estén actualizados y
que en realidad no se disponga de los ítems solicitados por el cliente,
haciendo necesaria la notificación a compras para recibir los ítems
necesarios, cosa que podría retrasar el proceso.
5. ¿Qué métodos se emplean para medir y evaluar el desempeño de esta
actividad?
Se emplea al momento de recepción de la orden, la velocidad de preparación
de la misma y el tiempo que toma en llegar al cliente.
6. ¿Se toman precauciones específicas de seguridad para la protección
contra alguna actividad impropia que se pudiera presentar?
Algunas de las actividades impropias que podrían darse es que al cliente le
sea cobrado de más por la adición de algún artículo no solicitado por él. La
precaución tomada en este caso sería un recuento preliminar indicando la
cantidad total de artículos con su debida clasificación, previos a la
confirmación de la venta.
7. ¿Qué tan frecuente es el ciclo con el que se desarrolla dicha actividad?
El ciclo desarrollado en la actividad de ventas resulta sumamente frecuente,
ya que se desarrollará cada vez que un cliente quiera realizar algún pedido.
8. De acuerdo al ciclo con el que se presenta la actividad, ¿Cuál es el
volumen de información que aquí se procesa?
La información manejada procesada no resulta muy voluminosa, debido a
que solo procesa:
 Nombre y/o razón social del cliente
 Número de identificación
 Dirección
 Número de contacto
 Correo electrónico
 Medio de pago con sus respectivos datos
 Datos de la orden realizada (cantidad de cada marca de cada
destilado)
9. ¿Qué pasos, sub-procesos, o funciones constituyen la actividad?
 Primero: el cliente accede al sistema donde va a realizar su orden
 Segundo: el cliente, en este sistema podrá observar una tabla donde se
desplegará un listado de los destilados a disposición.
 El cliente indicará el destilado que desea y, una vez haya sido
seleccionado, podrá observar las diferentes marcas de los mismos y si
hay disponibilidad, seguida por el precio
 Tercero: El cliente irá seleccionando la marca o marcas de su
preferencia, indicando la cantidad deseada de cada una.
  Cuarto: Una vez el cliente haya seleccionado sus destilados, marcas y
cantidades deseadas, hará click en “continuar”.
 Quinto: se desplegará una lista donde se muestre su orden, detallando
la marca y cantidades de cada destilado seleccionado, seguido por el
total a pagar.
 Sexto: el cliente editará la lista a su preferencia, agregando o
eliminando artículos, antes de hacer click en “continuar” nuevamente.
 Séptimo: En la siguiente ventana se mostrarán los diversos métodos
de pago, y el cliente seleccionará el de su preferencia.
 Octavo: Una vez elegido el método, Se le solicitarán al cliente los
siguientes datos:
 Nombre o razón social
 Número de identificación
 Teléfono de contacto
 Correo electrónico
 Datos del método de pago
 Noveno: El cliente llenará los datos y hará click en “procesar orden”
 Décimo: El cliente observará en pantalla los detalles de su orden,
incluyendo un número de referencia que servirá para realizar un
seguimiento a su orden. Dichos datos también serán enviados al
correo proporcionado por él.
10. ¿Existe algún tipo de control desarrollado en el proceso en cuestión?
Con la lista preliminar ubicada antes del proceso de pago, se controla que el
cliente esté seguro de su orden, para evitar posibles reclamos y/o
devoluciones de la misma.