INTEGRANTES:

 De Jesús Ramos Stefano

 Ortega Ramos Miguel
 Reto Castillo Kennedy
 Rivas plata Rodríguez Ayrton
 Salvatierra Rubio Eduar

I. PROCEDIMIENTO DE COMUNICACION

1. Propósito.
Establecer los directrices y las actividades que permitan una comunicación efectiva
tanto internamente en las instalaciones del laboratorio de cereales y leguminosas
como externa entre los diferentes niveles y funciones del laboratorio, así mismo con
las partes interesadas en relación a los aspectos energéticos y del sistema de gestión
energética (SGEn).
2. Alcance
Este procedimiento se aplica a todos los ………… del laboratorio, así como a las
partes interesadas externas que tenga relación con el SGEn y los usos significativos
de la energía en las instalaciones del laboratorio de cereales y leguminosas.
3. Políticas de operación
3.1. El comité de comunicación y difusión en coordinación con el coordinador del
sistema de gestión energética serán los responsables del diseño, la presentación
de la información tomando en cuenta la identidad gráfica vigente para de llevar
a cabo la difusión interna y externa del SGEn.
3.2. Los principales temas de comunicación interna y/o externa del SGEn que serán
difundidos se basará principalmente en la Política energética, usos
significativos de la energía, requisitos legales aplicables, objetivos y metas
energéticas establecidas.
3.3. Los responsables de los procedimientos identifican las necesidades de
comunicación interna y/o externa del SGEn y la envían al responsable del
SGEn, quien valida la información y solicita por documento al comité
 responsable de la difusión de la de Comunicación y Difusión dichas
necesidades, la información debe incluir: periodo de comunicación,
responsable de la emisión y responsable del retiro de la misma.
3.4. Los medios de comunicación pueden ser a través de la Página Web, redes
sociales, correos electrónicos, prensa, radio y/o TV, revistas, trípticos, folletos,
carteles, lonas impresas, su elección dependerá del material a difundir.
4. Diagrama de procedimiento
Equipo de gestión de la energía o Comité Comunicación y
Coordinación del SGEn
Responsables de procedimientos Difusión
 Inicio

1 2
Identifican necesidades de
comunicación y/o información Revisa y valida la
interna y/o externa del SGEn información a difundir

No

¿Cumple?

Si
3

Solicita al comité de
Comunicación y Difusión
la publicación de la
información.

4
Registra solicitud
Comunicación en la
bitácora del SGEn y
difunde información
5
Supervisa que la
comunicación fue
realizada y verifica
eficacia presentando
información en la revisión
por la dirección

Término

1. Descripción del procedimiento

Etapas Actividad Responsable
1. Identifican 1.1 El personal que realiza actividades relacionadas con el
necesidades de SGEn y los usos significativos de la energía, dueños de
comunicación procedimientos determinan la información que debe Equipo de gestión
y/o darse a conocer interna o externamente y recomiendan de la energía o
información los medios de difusión y comunicación a utilizar. Responsables de
interna y/o procedimientos.
externa del 1.2 Entrega la Información a la Coordinación del SGEn y/o
SGEn. RD.
2.1 Recibe las necesidades de difusión de las diferentes
áreas.

2.2 Coordinador del SGEn revisa y valida que la

2. Revisa y
información a publicar sea acorde a la Política energética
valida la Coordinación del
de IASA, para su publicación inmediata.
información a SGEn.
difundir.
Si Cumple, informa al área solicitante y envía al
Departamento de Comunicación y Difusión
para su publicación.
No cumple, informa al área solicitante y regresar al punto 1.
3. Solicita al
Departamento 3.1 La información se envía al Departamento de
de Comunicación y Difusión a través de documento (físico
Comunicación y/o electrónico) indicando si la comunicación es interna Coordinación del
y Difusión la o externa y la propuesta del medio de comunicación. SGEn.
información a
publicar.

4.1 Recibe Coordinación del SGEn mediante oficio la

4.Registra
información validada para difusión y comunicación.
solicitud en
Bitácora para Comité de
4.2 Registra la solicitud de comunicación en la Bitácora para Comunicación y
Comunicación
Comunicación del SGEn, IASA-EN-PR-003-01 Difusión
del SGEn y
difunde
4.3. Difunde y comunica la información.
información
5.1 Se registra en la Bitácora para Comunicación del SGEn, Coordinación del
5. Supervisa que
IASA-EN-PR-003-01 si la comunicación se llevó a cabo, para SGEn.
la comunicación
la toma de acciones correspondientes.
fue realizada y
verifica eficacia Esta verificación se realizará 10 días hábiles después de
presentando haber hecho la difusión.
información en
la revisión por la
5.2 Conforme a la información recibida, la analiza e
dirección ncorpora para la revisión por la dirección del SGEn
 1. Documentos de referencia
Norma ISO 50001:2011.
2. Registros
Tiempo de Responsable de
Registros Código
retención Conservarlo
Bitácora para Departamento de
IASA-EN-PR-003-
Comunicación del 1 año comunicación y
01
SGEn difusión.

3. Glosario
Comunicación Interna: Son todas aquellas publicaciones que son exclusivas de un
área, departamento y/o la Comunidad Tecnológica que solo se comunican al interior
de la empresa IASA.
Comunicación Externa: Son todas aquellas publicaciones de un área,
departamento y/o la Comunidad Tecnológica que se comunica al exterior de las
instalaciones de la empresa IASA., en los diferentes Canales de Comunicación.
Partes Interesadas: Persona o grupo que tiene interés ó está afectado por el
desempeño ambiental de IASA.
Canales de Comunicación:
Reuniones en grupo
La reunión surge cuando se convoca a dos o más personas para comunicar, debatir,
tomar decisiones y/o acuerdos sobre cualquier aspecto energético del Sistema de
Gestión de la Energía (SGEn) teniendo como evidencia de la misma una minuta de
acuerdos y/o resultados.
Publicaciones internas
Es toda aquella información que se publica y difunde para información exclusiva de
la comunidad tecnológica. Los boletines son aprovechados como cauce de
comunicación de la información, derivada de la gestión, que interese transmitir. Es
un vehículo unidireccional.
Circulares internas
La circular interna, entendida como un escrito o memorando en que la alta dirección
comunica algo a todos los integrantes o a una parte de la institución, es
unidireccional.
Vitrina o tablero de anuncios
Son lugares de visualización y lectura de información facilitada por la alta dirección.
Se distribuyen estratégicamente ubicados para colocar información variada, en los
que se colocan escritos, cuadros, gráficos, fotografías, carteles o similares.
Cartel o manta
Son elementos gráficos de información, sobre algo concreto, más o menos puntual,
dotados de diseño para atraer la atención de personal y usuarios, hacia el mensaje y
la información. La comunicación es unilateral y descendente.
Videos
Son producciones audiovisuales desarrolladas para transmitir información
 aprovechando las posibilidades de estos medios. La información puede ser generada
sobre la naturaleza o las actividades del SGEn.
Encuestas
Es un elemento de comunicación unidireccional, pero ascendente. Permite recabar la
opinión de los empleados o usuarios sobre algunos aspectos de la gestión, de sus
actividades o procesos e igualmente recibir sugerencias sobre éstos.
Buzón de observaciones, quejas y/o sugerencias
Es un espacio físico o virtual, donde la comunidad tecnológica y partes interesadas
pueden expresar sus opiniones respecto a alguna inquietud del Sistema de Gestión de
la Energía. Utilizado en muchas ocasiones para diversas cuestiones en el SGEn. Si se
usa para recabar quejas, sugerencias y opiniones de empleados y usuarios, se estaría
usando para la comunicación unidireccional ascendente.
Correo electrónico
Forma de comunicación virtual, donde la información se realiza de manera personal,
permitiendo una comunicación bidireccional, donde el inconveniente es que puede
ser tardada. Puede ser utilizado como foros de opinión y debate, buzón de sugerencias
y similares, el e-mail permite una comunicación bidireccional, ascendente y
descendente entre los mandos y el resto de los usuarios.
Página web o internet
Tecnología de alcance mundial de comunicación virtual por medio de redes
interconectadas; al utilizarse para comunicación interna, da la posibilidad de tener
acceso a contenidos informativos acerca del SGEn, resultados, informes generales,
productos o actividades, etc.
Internet (redes sociales)
Tecnología de internet para compartir dentro de una organización parte de sus
sistemas de información mediante una red privada; Es una opción más de la
comunicación entre las partes involucradas, y las sugerencias, peticiones o cualquier
comunicación en general, se realizan de una forma más rápida y eficiente.
Medios de comunicación masiva:
La radio, la televisión, los periódicos, revistas, anuncios espectaculares y boletines
son aprovechados como cauce de comunicación masiva de la información, derivada
de la gestión, que se interese transmitir. Son vehículos unidireccionales.

II. PRODUCTO DE COMUNICACIÓN

Dadas las diversas estrategias de comunicación, se ha seleccionado a las
“charlas informativas” como mejor vía de comunicación.

DEFINICIÓN DE ACTIVIDADES

Se plantean distintos tipos de Talleres y Encuentros, en variados espacios

presenciales. Estas actividades tendrán información sobre los temas referidos a la
adaptación al consumo energético, lo que permitirá una mejor autopercepción y
mayor compromiso con la política.
 CHARLAS INFORMATIVAS

Consideraremos dos aspectos:

a) Adquisición de habilidades comunicativas

Si bien hay personas que manifiestan positivas tendencias hacia una

comunicación eficaz, es importante que se potencien esos aspectos y se utilicen
para tomar contacto con integrantes del laboratorio. Luego de la capacitación
comunicacional, se propiciará la elaboración de materiales informativos
realizados por los referentes y los operarios del laboratorio. Se incluirá el uso de
las tecnologías de la información y comunicación, como uso de proyectos,
material en diapositivas y videos cortos menores de 2 minutos.

b) Información sobre manejo de equipos

Hay situaciones en las cuales cuando no sea posible contar con la presencia de los
especialistas y expertos en el Laboratorio, se podrá acceder a la Guía o Manual
sobre “Recursos informativos sobre operación de equipos del laboratorio”.

III. PLAN DE TRABAJO

1. INTRODUCCION

El éxito y el impacto de este Plan innovador proyectado al laboratorio de “cereales y

leguminosas “dependen, en gran medida de las actividades de comunicación y difusión. Estas
actividades fortalecerán el desarrollo del Plan de Adaptación a una concientización del uso
energético, permitiendo así una coordinación y articulación entre los implicados del
Proyecto, para difundir, amplificar y gestionar la información con los actores relevantes.

2. ANTECEDENTES

El Plan de Comunicación del sistema de gestión energética implementado en el

laboratorio de “cereales y leguminosas” se realiza de acuerdo con el objetivo de
eficiencia energética mencionado en la política energética del actual sistema y con la
planificación aprobada

Ha sido elaborado por el Equipo de Trabajo constituido al efecto:

Nombre Cargo
Dr. Ninaquispe Zare Paulino Jefe de departamento
Narro Altamirano Ulises Encargado de laboratorio
Ortega Ramos Miguel Coordinador de planificación y
evaluación
Reto castillo Kennedy Asesor de comunicación
Salvatierra Rubio Eduar Asesor de comunicación
De Jesus ramos Estefano Asesor de comunicación
Rivas Plata Rodríguez Ayrton Asesor de comunicación

3. OBJETIVOS

3.1.GENERAL

 Elaborar el plan de trabajo parta la implementación del sistema de gestión

energética

3.2.ESPECIFICOS

 Favorecer un cambio en los hábitos de consumo de electricidad para

contribuir a una mejor eficiencia energética.
 Informar y clarificar el contexto del tema de generación distribuida
 Influir e impactar en la percepción y opinión publica
 Sensibilizar y educar a las personas operando en el establecimiento

4. CARACTERIZACION DEL PLAN

4.1 IDENTIFICACIÓN DE NECESIDADES

La implementación del Plan de Comunicación se realiza a través de la planificación

que se establece en las fichas de las acciones de comunicación. La información que
contiene cada ficha se estructura en los siguientes apartados:

ÁMBITO DE LA COMUNICACIÓN Comunicación interna, comunicación

OBJETO DE COMUNICACIÓN
OBJETIVO DE LA EMISIÓN
RESPONSABLES DE LA EMISIÓN
DESTINATARIOS
CALENDARIO O PERIODICIDAD
externa.
Mensaje, actividad a comunicar
Intención, finalidad, objetivo pretendido o
estrategia desarrollada.
Cargo o persona responsable de emitir la
comunicación.
Segmentos y receptores, y en su caso lugar
de la recepción.
Frecuencia o momento temporal de la
emisión
 CANALES Y MEDIOS Mecanismos personales de comunicación o
físicos, especificación de los soportes.
INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA Información que se estima complementaria
para la realización de la acción de
comunicación (responsabilidades de
gestión documental, otras
responsabilidades técnicas, referencias a
repositorios documentales, características
de los documentos y especificación técnica
de la información, etc.)
RESULTADOS Indicadores u otras fuentes de información
utilizada para medir la eficacia de la acción
de comunicación.
SEGUIMIENTO Y MEJORA Responsabilidades y métodos para la
revisión y mejora.

5. MATRIZ DE PROGRAMACION DE ACTIVIDADES Y TAREAS

UNID CRONOGRAMA
AD RECURSOS
ACTIV ME TARE POR SEMANAS RESPONS
DE
IDAD TA AS 1r 2d 3r H M S ABLES
MEDI 4ta FF
DA a a a U at. /

HU.: Humanos
Mat.: Materiales
S/.: Costo en nuevos soles
FF: Fuente de financiamiento

6. MONITOREO, EVALUACION E INDICADORES DEL PLAN DE TRABAJO

 6.1 MONITOREO

El objetivo principal será tener información, siempre actualizada, sobre el

cumplimiento de la planificación operativa y sus modificaciones. Para realizar las
ejecuciones pertinentes, se tendrá en cuenta el cumplimiento de las actividades
propuestas, logros y alcances. En caso de no haber obtenido los resultados esperados,
se debe optimizar los objetivos o reformularlos.
Como el proyecto tiene una duración de cuatro meses y el Plan de Comunicación
acompaña este tiempo de ejecución, la frecuencia del monitoreo será semanal, según
también los tiempos empleados en la obtención de los productos.
El Equipo de Comunicación y responsables del Plan de Comunicación, son quienes
deben informar acerca del cumplimiento de las acciones.

6.2 EVALUACIÓN

Se utilizarán tres momentos:

1° Antes de la implementación del Plan mediante el Taller de Validación, para

observar la pertinencia, calidad y temporalidad del Plan de Comunicación,
relacionados con las demandas y necesidades de comunicación.

2° Durante la ejecución del Plan, para realizar los ajustes necesarios y también para
introducir todas las mejoras que posibiliten el cumplimiento de los objetivos. Permite
re direccionar las actividades.

3° Ex post Se efectuará un tiempo después de la culminación del Plan, para

comprobar si se han alcanzado los objetivos propuestos.

4° Taller de presentación y Validación del Plan

Como primera acción destinada a la evaluación ex ante del Plan, se ha previsto un

Taller virtual de Validación, en fecha a determinar.

La dinámica de este Taller virtual participativo, tendrá varios momentos:

A. Conocimiento del Plan: será distribuido unos días antes del Taller.

B. Al inicio del Taller realizada mediante plataforma digital se presentará los

componentes del Plan y los detalles básicos

C. Formación de grupos de trabajo de acuerdo a su cronograma de actividades que realice

en el laboratorio, integradas por personas (estudiantes) que se encuentren laborando
en el laboratorio en el presente semestre.
 D. Distribución de material didáctico intuitivo e informativo para cada grupo de trabajo
(anexos). Debate interno en cada una de los grupos de trabajo. Se asignará ½ hora.
E. Trabajo en grupo, por componentes: revisión de los contenidos, redacción, alcance de
los objetivos, factibilidad de las propuestas y aportes para la mejora. Duración: ½ hora.

F. Definición de los mensajes clave: Cuáles son los aspectos más importantes y la
información necesaria que debe ser difundida, diseminada y comunicada.

G. Todos los participantes deben completar una planilla de evaluación del Taller, donde
también se consignarán las conclusiones y recomendaciones finales,

6.3. INDICADORES

Son los datos que nos permiten medir u objetivar los alcances e impactos de los objetivos y
actividades del Plan. Serán definidos según los enfoques cualitativos y cuantitativos, pero
tomando en cuenta que en Comunicación resulta muy difícil contar con porcentajes, pero sí
con tendencias y estimaciones. De todos modos y, atentos a determinadas propuestas de
estrategias de comunicación, se considera pertinente tratar de incluir algunos datos
cuantitativos.
Consultora

Los indicadores deben dar cuenta de la problemática sobre el consumo energético, ya

identificada en el Proyecto y ser calculados adecuadamente, utilizando las fuentes más
confiables.
Es recomendable que sean construidos y consensuados, con los diferentes actores
participantes del Proyecto.
De todos modos, presentamos una matriz aproximada, que será validada por los responsables
de ejecución del proyecto y encargados del laboratorio.

Componentes: actividades Resultados Indicador Parámetro de evaluación

estratégicas esperados

Educación formal En los tres niveles, Cantidad de Encuestas. Cuestionarios.

se incorpora todo lo escuelas, que
relacionado al han
consumo energético, incorporado la
en forma transversal temática
a las curricula
Talleres de sensibilización y El público dirigido Reducción del Observación participante.
para la información del conoce y comprende gasto Encuestas. Cuestionarios
consumo energético todo lo relacionado energético
al consumo
energético y sus
consecuencias.
Estrategias con los Medios de Los medios masivos El público Análisis de audiencia.
Comunicación transmiten en forma dirigido está Cuestionarios y consultas
precisa y clara todos bien especiales.
los aspectos informada por
relativos al consumo los medios de
energético comunicación.

ANEXOS (MATERIAL INFORMATIVO)

¿PORQUE ES IMPORTANTE AHORRAR ENERGÍA?
AHORRO Y EFICIENCIA ENERGÉTICA EN ILUMINACIÓN
AHORRO Y EFICIENCIA ENERGETICA EN MOTORES
AHORRO Y EFICIENCIA ENERGÉTICA EN HORNOS