ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

EVIDENCIA ACTIVIDAD SEMANA 1.

“ENSAYO IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS”

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)

19 DE OCTUBRE DEL 2019

“LOS DOCUMENTOS Y LA INFORMACIÓN SON COMO UN TESTIGO: HABLA
SÓLO SI SE LES INTERROGA”.
MARC BLOCH
Este reconocido historiador francés, quiso plasmar en esta frase, lo que a su parecer
son los archivos, el define que son como un testigo presencial el cual estuvo en un
hecho especifico o evento importante dentro de una escena, por ende, es necesario
que se le pregunten cosas específicas, que se le investigue con el fin que sus
interrogantes sean satisfechas; esta apreciación no está del todo desfachatada, por
el contrario, considero que es así.
Recordando un poco la evolución o la historia recurro a la definición de Archivo que
aporta la Real Academia Española, de esta forma: Es el conjunto de documentos,
que una persona o institución ha almacenado y ordenado, a fin de resguardar la
información inherente a su constitución y desarrollo. En sus orígenes la escritura,
es un proceso que liga al hombre con la comunicación y el surgimiento de las
instituciones al comienzo de la historia de la humanidad, su evolución es
extraordinaria, sobre todo en el campo empresarial, al darle la importancia que
realmente dentro de la organización de cualquier ente (sea público o privado) se le
debía de dar, el manejo de la información ha producido un alto ahorro económico,
ya, los empleados no ven esta función como un castigo dentro de un cuarto oscuro
de la empresa, donde todo se pierde y nada se encuentra, por el contrario desde
que se implementó la planeación, organización, dirección y el control de la
información, se dio el ahorro de tiempo y el personal cada vez más es capacitado
profesionalizando la labor, de archivo, su funcionalidad para la consulta es más
eficiente, simple de identificar el contenido de la información, de manera sencilla
para el consultante, la exactitud en la clasificación de los mismos es de forma más
precisa esto con el fin de evitar errores, y lo más primordial la toma de decisiones
es cada vez más certera.
Al normatizar el sistema de Archivo, se regularizo y se estandarizo a nivel nacional
el cómo, el cuándo, el dónde deben estar los documentos, el Archivo General de la
Nación es aquel ente encargado de dar directrices, planear, y coordinar la función
Archivística en toda la Nación, salvaguardando el patrimonio documental del país y
ponerlo a disposición de la comunidad, por ende clasifico o categorizo los archivos
de acuerdo al orden territorial, según está estipulado en la Ley General de Archivo
de Colombia en su artículo 7 en su T I T U L O III “CATEGORIZACION DE LOS
ARCHIVOS PUBLICOS :
Archivos desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia. Los archivos,
desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia, se clasifican en:
a) Archivo General de la Nación;
b) Archivo General del Departamento;
c) Archivo General del Municipio;
d) Archivo General del Distrito. PARÁGRAFO. El Archivo General de Nación”.
El uso de las nuevas tecnologías ha permitido la reducción de equivocaciones, y
facilitando el uso de esta gran herramienta, métodos de conservación como archivos
electrónicos, el cual se puede recopilar gran cantidad de información de manera
segura y que ayude al medio ambiente, por lo del ahorro de papeles, el uso de
internet dinamiza la trasferencia de la información y la difusión de los mismos sin
tener que trasladarse.
Para mí, la administración documental es un pilar de construcción de cualquier ente,
llámese público o privado, porque de una buena toma de decisión es tener claro lo
el plan de ejecución de una acción y esto solo se da cuando existe una organización
de la información. El que posee la información de manera organizada y la sabe
trasmitir tiene una gran ventaja sobre otros.