TALLER: REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA

Realice el taller Realización de la auditoria interna – AA3 que se muestra a

continuación:
Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la unidad 2, escoja un
(1) proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora
continua) y realice los siguientes puntos:
a- Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un memorando,
a la asistencia de la “reunión de apertura”. Diseñe un formato para la
corroboración del personal asistente, en éste mismo formato se debe
plantear, además de otros aspectos (objetivo de la auditoría, criterios de
auditoría, fecha, proceso o actividad a auditar, observaciones, etc.), una
columna para la firma de los asistentes a la reunión de apertura y cierre de
la auditoría.

REUNION DE APERTURA PROCESO DE AUDITORIA INTERNA EMPRESA:

Laboratorio de construcción SGS.

Dirección: Calle 24c No 94- 25 fontibon Bogota.
Representante: Yuly Merchan
Cargo: Subdirectora Regional Centro
Correo: yulycmerchan@gmail.com
De: Equipo Auditor Área Gerencia Calidad arleydavid@gmail.com
Para: Coordinación laboratorio de Ensayos e Investigación
David Muñoz
Fecha: Octubre 24 de 2019.

Buenas tardes informo que el equipo auditor de Gerencia de calidad realizará la

Auditoria Interna de seguimiento al proceso del cual se hace mención en el alcance
de este documento el día 02 de Noviembre del presente año, con el objetivo de
verificar y evaluar los procesos y procedimientos del área industrial del laboratorio
de construccion, consignados en cada uno de los documentos relacionados como
criterios de auditoria. La visita se realizara por un equipo de dos auditores de
calidad. Está auditoría se realizará en las instalaciones de laboratorios de
construcción de SGS.Cualquier aclaración dársela a conocer al auditor líder dentro
de los primeros 15 dias después de enviar el comunicado.

Por favor enviar llenar el formato adjunto con las personas que asistirán a la
auditoría.
Favor devolver este documento diligenciado con los nombres y cargos de las
personas que van a recibir la auditoria, al E-mail
cesararleymuozvargas@yahoo.com.co Cualquier duda comunicarse al celular:
3106806398. Los elementos 4.2.3 (control de documentos), 4.2.4 (control de
registros), 6.3 (Infraestructura), 6.4 (ambiente de trabajo), 5.5.3 (comunicación
interna), 8.5.2 y 8.5.3 (acciones correctivas y preventivas), 8.4 (Análisis de datos),
se auditaran en todas las áreas y procesos aplicables. Los nombres de los procesos
corresponden a la denominación dada por la empresa. Durante la auditoria se
cerrarán las acciones correctivas planteadas para las no conformidades detectadas
en la auditoria anterior y que están pendientes.

El objetivo de la Auditoría interna es asistir a los miembros de la organización,

descargándoles de sus responsabilidades de forma efectiva. Con este fin les
proporciona análisis, valoraciones, recomendaciones, consejos e información
concerniente a las actividades revisadas. Incluye la promoción del control efectivo
a un costo razonable.

El alcance de la auditoría interna

Permite revisar y evaluar la validez, suficiencia, calidad y aplicación de los controles
contables, financieros y operativos de una empresa promoviendo un control efectivo
a un coste rentable. ... Trata de evaluar la calidad y eficacia de la ejecución de las
responsabilidades asignadas.
Criterios de Auditoria

 SGC
 Política de Logística y Servicio al Cliente
 Manual de Procedimientos
 Políticas Corporativas
 Norma ISO 9001:2008
 Manual de Procedimientos de Servicio Técnico PO-ST-004 Versión
Junio de 2015
 Instructivos de desarrollo de Mantenimientos Preventivos M-ST-003
 Manual de Documentos de Retención y Archivo de Servicio Técnico M-
ST-005
 Manual de Formatos y Registro de Servicio Técnico M-ST-03 Versión
Junio de 2015
 Manual de Calidad M-ST-001, Versión 01 de Junio 15 de 2015

Reunión de Apertura:
2 de noviembre de 2019
Hora 7:45 am
Reunión de Cierre:
2 de noviembre de 2019
Hora 4:30 pm
b- Revisión documental durante la realización de la auditoría. No Documento
revisado Observaciones del documento.
No. Documento revisado Observaciones del documento
N° DOCUMENTO REVISADO OBSERVACIONES DEL
DOCUMENTO
1 Manual de Procedimientos de M-PC-001 Versión Junio de 2017.
Laboratorio
2 Instructivos de desarrollo de I-EL-001 Protocolos e Instructivos.
Ensayos de laboratorio
3 Manual de Documentos de M-DR-001 Libros de registro de
Retención y Archivo del muestras
Laboratorio de Ensayos
4 Manual de Formatos y Registro M-FR-001 Versión Junio de 2017.
de Ensayos
5 Manual de Calidad M-Q-001 Versión Junio de 2017

C Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de

comunicación que usará durante la auditoría.
Características de la comunicación en Auditoria: El auditor debe conseguir una
comunicación con el auditado que sea:
Clara
Sencilla
Fluida
Sincera

Voy a utilizar la comunicación horizontal o lateral, en combinación con la

comunicación transversal.

Tipos de Comunicación:

Descendente: Proviene del Líder de la Auditoria al grupo auditor.

Ascendente: Del grupo auditor para informar resultados del proceso y solicitud de
apoyo del Líder de la Auditoria.
Horizontal o lateral: Es la comunicación con el auditado.
Comunicación transversal: comunicación participativa de todos los elementos
integrantes del proceso auditor.(retroalimentación)

Objetivos de la Comunicación

Lograr el cumplimiento de los objetivos propuestos en la programación y

planeación de la auditoria.
Generar confianza en el proceso por parte del auditado como una herramienta de
apoyo en el mejoramiento de la gestión organizacional.

d- Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias de

recolección y verificación de información usará durante la auditoría (ejemplo: lista
de Chequeo).

Indagación

Obtener información verbal , averiguaciones directas o conversaciones con

funcionarios u otro personal, de la entidad o con terceros, sobre posibles puntos
débiles en la aplicación de los procedimientos, prácticas de control interno u otras
situaciones que como auditor considere relevantes para mi trabajo.

Encuestas y cuestionarios

Método interrogativo o de opinión, se efectúa con un propósito específico. La

información que se obtenga por estas vías es poco confiable, menos que la
recolectada por los auditores en base a entrevistas. Por lo tanto debe ser utilizada
con mucho cuidado, a no ser que cuente con evidencia que la corrobore.

Entrevistas

Esta técnica consiste en realizar entrevistas y discusiones con funcionarios de la

entidad y con otras personas. La información recopilada por medio de esta
técnica, puede utilizarse para completar, explicar, interpretar o contradecir otra
obtenida por otras fuentes.

e- Generación de hallazgos de auditor.

Fecha: Auditor (es):
Proceso Auditado: Auditado (s):
Evidencias de Criterios de Hallazgos de
No. C NCM NCm
Auditoría Auditoría Auditoría
1 No se sabe cual es
Instructivos de
el manual mas
desarrollo de
I-EL-001 reciente, por la X
Ensayos de
cantidad de copias
laboratorio
que se tienen.
2 Se diligencia a
Manual de mano y por ello se
Formatos y hallan demasiados
M-FR-01 X
Registro de errores, lo que lo
Ensayos hace
incomprensible.
 3 Se omite
Recepcion de
Registro de las información de las
muestras de
muestras muestras, como si
los materiales X
traídas al son muretes
de
laboratorio. inyectados o
construcción.
vacios.
4 Libro de Registro de los No se omite ningún
realización de ensayos de procedimiento de X
ensayos. laboratorio. los ensayos.
C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor
f- Prepare y realice las conclusiones de auditoría.
Conclusiones de la Auditoria:

Se debe actualizar la Política de Gestión De Laboratorio y crear un procedimiento

para el manejo de protocolos de análisis y entregas de resultados.
Se debe unificar el formato de solicitud de análisis y entrega de resultado en uno
solo.
Se debe actualizar la política de gestión de recepción, registro y análisis de
muestras.
Es indispensable actualizar los procedimientos para el diligenciamiento de los libros
de registros de muestras.
Se hace necesario mantener actualizado y en buen estado de mantenimiento las
tarjetas de datos y resultados de análisis.
Se debe establecer un manual o protocolo de actividades en el laboratorio de
investigación y ensayos que permitan generar actividades de seguimiento,
medición, análisis y mejora.
Se debe aclarar las políticas de satisfacción del cliente y establecer indicadores que
permitan conocer el grado de satisfacción de los mismos.

g- Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para verificar

la ejecución real de la auditoría (Ver punto a. de ésta actividad).
El auditor líder es el encargado de realizar la reunión de cierre de la auditoría
en la cual debe:
Comunicar los aspectos positivos.
Hallazgos.
Recomendaciones.
Evidencias de la no conformidad a los auditados.
Se debe acordar el intervalo de tiempo para que el auditado presente un plan de
acciones correctivas y preventivas.
h- Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.

La auditoría interna organizacional es fundamental para encontrar falencias o

incumplimientos en el SGC de una compañía y en cada uno de los procesos que la
conforman (compras, recurso humano, misionales o de mejora continua).
Los Auditores Internos, en sus respectivos informes concluyen que, de acuerdo al
objetivo de este ciclo de auditorías “El SGC es conforme con los requisitos de las
Normas ISO 9001:2015 Si bien es cierto, que se lograron grandes resultados en
relación a la actualización de los Auditores internos en la nueva versión de la norma
ISO 9001:2015, a pesar de los cortos tiempos en que se hizo capacitación, la misma
se debe reforzar haciéndola más detallada y preferiblemente dictada por un
organismo externo idóneo como ICONTEC. Igualmente, se debe ampliar la base de
auditores internos.
El equipo auditor sugirió que todos los auditados trabajaran cada uno de los
hallazgos de No Conformidad y Observación, a pesar que varios de ellos se repetían
como en el caso de las “Oportunidades”, lo cual requiere acciones a nivel
institucional y no sólo por procesos. La sugerencia fue para asegurar que todos se
apropien de su responsabilidad en la gestión de estos hallazgos, pero a nivel
práctico, desde el Área de Calidad Institucional, se unificarán los análisis
independientes realizados por los procesos, para establecer las acciones
institucionales que involucren a todos los auditados según les corresponda.
Es conveniente que la Alta dirección esté enterada del seguimiento a la
consolidación y validación, así como a la ejecución y resultados de las acciones
(Correcciones y Acciones Correctivas), según los responsables y fechas en el Plan
de mejoramiento.
El equipo auditor sugiere que las auditorías internas formen parte del calendario
académico para que toda la institución tenga presentes sus fechas desde el inicio
del año y así tanto auditados como auditores puedan prepararse mejor para ellas.

Para realizar esta actividad de aprendizaje debe:

• Leer y analizar el material de formación de la actividad de aprendizaje 3: Objeto
de aprendizaje llamado Desarrollo de la Auditoría.
• Hacer otras consultas del tema en internet si lo considera necesario.