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Gabriel Rodríguez
CEO Abaco Consultores
Dirección: De los antiguos juzgados Nejapa, 900mts Sur, 50mts oeste.
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Email: elingabaco@gmail.com
INTRODUCCIÓN
Cuando salgas de la universidad vas a tomar la decisión de desarrollarte en una de las tres
áreas generales de la construcción: Diseño, Supervisión y Presupuesto. Todos tienen el mismo
nivel de estrés. Un mal diseño indica pérdidas humanas, una mala supervisión indica pérdidas
de clientes, y un mal presupuesto indica pérdidas monetarias
¿Qué es lo que está sucediendo con los C y P en el campo laboral? En este documento
pretendo que cada uno de ustedes tanto estudiantes como empresas se vaya, sabiendo
diagnosticar qué tipo de problema tiene en la ejecución de sus presupuestos.
Dentro de una empresa constructora existen dos áreas que a mi parecer son las más
importantes, el área de ventas y el área de Costos y Presupuestos. Sin la primera, no habría
trabajo para nadie, y sin la segunda todo trabajo que consiga la primera, se perdería, y vas más
allá aún, no solo perderías el trabajo, sino también dinero, reputación y credibilidad. En esta
segunda nos enfocaremos el día de hoy.
Lamentablemente hemos infravalorado tanto el área de presupuestos a nivel académico (y yo
estuve incluido en este grupo) a tal punto que creía que los que se dedicaban a esta área eran
los que no querían trabajar como ‘’verdaderos’’ ingenieros.
Les hablaré acerca de los problemas que he visto y cometido durante 5 años de mi vida, en el
análisis de Costos y Presupuestos de Obras Civiles; a tal punto que he creado una empresa
que se dedica única y exclusivamente a esto: Analizar los costos de un proyecto de forma
detallada. Esta empresa la fundé con base en cada una de las soluciones que les he de
compartir a continuación.
Primero que todo, quiero que comprendamos de manera acertada el concepto de problema y
solución:
Problema es todo obstáculo que no permite que avance efectivamente a la meta que me he
trazado lograr. Solución es la maquinaria que quita ese obstáculo y me permite pasar con
facilidad hacia la meta que me tracé.
Aclarado estos conceptos, solamente me queda aclarar los dos grandes propósitos por los
cuales les comparto esta información:
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Hemos identificado y clasificado los problemas en Costos y Presupuestos de tres maneras, tal
clasificación nos permitirá dar una mejor solución a los problemas expuestos, y sabremos qué
herramientas son las mejores a utilizar para reparar cualquier daño ocasionado por dicho
problema:
1. Problemas Humanos: Estos tienen que ver con la personalidad, madurez, experiencia,
ambición, motivación, concentración y emociones que hacen que la persona no de los
resultados que se esperan.
2. Problemas Técnicos: Estos son debido a la capacidad, conocimiento, y aptitudes que
se requieren para ejercer la labor de presupuestista.
3. Problemas Operacionales: Estos tienen que ver con la falta de los Procedimientos de
Operación Estándar, la sistematización y ejecución repetitiva de pasos, que una empresa
constructora no tiene.
PROBLEMAS HUMANOS:
1. Sangre nueva:
Problema: Debemos de saber que cada persona es distinta como individuo, sin
embargo, compartimos ciertos rasgos de comportamiento por el simple hecho de haber
nacido en una época similar. Nuestros padres son generación X, nosotros, los del 80´s
al 99´s somos los famosos millenials y los del 2000 a la fecha, son la generación Zeta o
Zentenials. Definitivamente hay una gran diferencia en nuestros gustos, hábitos,
comportamientos, pensamiento y, sobre todo, nuestra manera de trabajar, pero, esto trae
consigo, tanto ventajas como desventajas. Ya que estamos hablando de los problemas,
hablaremos sobre alguna de las desventajas de cómo trabajan los millenials y zentenials:
- Egocentrismo extremo: Pensar en sí mismos antes que en la empresa.
- Victimización: Se sienten infravalorados y sobreexplotados.
- Relajación extrema: Creen que la vida es un juego y que siempre habrá
oportunidades.
- Constancia casi nula: En cualquier momento renunciarán y no soportarán el arduo
trabajo al que son sometidos.
Solución: Sin embargo, tanto millenials como zentenials tienen sus ventajas, las cuales
las empresas deben de aprovechar al máximo, y en el caso del área de Costos y
Presupuestos, saber trabajar con estas generaciones para que puedan pulir su diamante
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en bruto. Estas son algunas de las características positivas con las cuales cuentan estas
generaciones:
- Trabajo en equipos: Son territoriales y siempre quieren pertenecer a una tribu que
se alinee a sus valores y metas.
- Retables: Un reto siempre será un juego que jugarán con gusto.
- Digitales: Son la generación que nació y creció literalmente con información y
tecnología en la mano.
¿Cómo aprovecharías sus características positivas para dar mejores resultados en tus y
Presupuestos?
2. Te falta ojo de Halcón:
Problema: La capacidad de ver los detalles de un proyecto es de vital importancia
en el correcto análisis de los costos y presupuestos. El más mínimo error puede
causar que la empresa pierda el proyecto que ha estado licitando desde hace
tiempo. El análisis de un Proyecto de magnitudes de 10 mil metros cuadrados en
adelante, no se hacen de la noche a la mañana y no es cuestión de juego o
depender de terceros o primerizos.
Hago la analogía con el ojo de Halcón, debido a la gran capacidad que éstos
tienen en detectar a su presa, a pesar de largas distancias, incluso, a veces, a
pesar de los obstáculos en frente. ¿Cuántas veces se te han escapado los detalles
de prerrequisitos para licitar una obra? ¿Has dejado pasar los procesos
constructivos para los sistemas que en plano o que los documentos técnicos
piden? ¿Cuántos errores has encontrado, cuántas contradicciones, cuántos
detalles no has visto? Ahora dime, ¿Por qué crees que pasa esto fenómeno? ¿Por
qué se te escapan los detalles, pierdes de vista las cosas importantes que debes
de ver dentro de un documento o en un plano? Esto es la falta de atención.
Actualmente estamos siendo bombardeados con información una y otra vez desde
diferentes plataformas, sobre todo desde el celular. Las redes sociales nos han
contaminado con tanta información que pide constantemente nuestra atención.
En 1835 un astrónomo aseguraba haber descubierto una nueva especie humana,
el Vespertilio-Homo. Este era una criatura mitad murciélago y mitad hombre, que,
por si fuera poco, vivía también en la luna. ¿Te parece conocida esta descripción?
Hoy en día las personas tienen vidas nocturnas con sus celulares, y durante el día
parecen que viven en la luna. La infoxicación demanda atención, atención,
atención, y eso evita que nuestra mente esté concentrada en los asuntos
correspondientes a nuestras responsabilidades.
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Solución: La Ultra Focalización. En su libro, The One Thing (Una sola cosa) del
autor Gary Keller, nos presenta la analogía del empuje de las fichas de dominó.
Él dice que, si colocamos una fila de fichas, las cuales crecen una detrás de la
otra en un 50% y tiramos la primera, ésta activará una reacción en cadena que irá
tirando las que están detrás de ella. Lo sorprendente de esto, es que para la ficha
25, esa ficha tendría el tamaño de la torre Eiffel, y para la ficha 31, ésta tendría el
tamaño del Monte Everest.
La ultra focalización es concentrar toda nuestra atención en una sola tarea hasta
terminarla, y así, sucesivamente ir completando la cadena hasta terminar los
proyectos previstos. El poder de la focalización, permite obtener el máximo
rendimiento de cualquier persona, para esto, debes de ser proactivo, no reactivo.
La proactividad es hacer las tareas pendientes antes que se hagan urgentes, y no
esperar a reaccionar hasta que se vean las consecuencias de tu irresponsabilidad,
que es lo que se conoce como reactividad.
En promedio las personas usamos el celular durante todo el día unas 3 horas, y
no estamos hablando del tiempo libre fuera del trabajo, hablamos en horas
laborales. Si te haces habilidoso en focalizar y concentrar toda tu atención en las
tareas como el análisis, búsqueda de errores, detalles importantes, y cálculos,
sabrás qué realmente es ser productivo, y te harás indispensable para la empresa
que laboras, debido a que serás aproximadamente entre un 30% a un 35% más
productivo. Hablaremos un poco más respecto a la realización de tareas
importantes en la clasificación de problemas operacionales.
3. Supongamos:
Problema: Uno de los mayores problemas, o, a decir verdad, el mayor problema de los
presupuestistas es SUPONER. Veamos rápidamente el concepto de suponer:
Considerar una cosa verdadera o real a partir de ciertos indicios o señales, sin tener
certeza completa de ella. Las suposiciones están estrechamente relacionadas al
conocimiento y a la experiencia, sin embargo, tiene mucho que ver también con la pereza
y ahorro de tiempo o energía.
Considerar algo cierto, sin tener la certeza de ello te va a llevar ante varias caras mal
humoradas, enojadas, y sin sonrisa alguna. Suponer te trae fatales errores como pérdida
de dinero, pérdida de tiempo y pérdida de recursos que no tenías contemplado en el
presupuesto. ¿Has escuchado las siguientes frases? Yo supuse que ellos nos darían la
comida. Yo pensé que ustedes incluían eso en sus alcances. Yo creí que el
levantamiento que hizo el ingeniero/arquitecto estaba bien, por eso no verifiqué. Ellos
me enviaron los alcances, y determiné los costos con base en esos alcances, no fue mi
culpa.
En cierta medida, la experiencia te da el poder y derecho de suponer ciertas cosas, sin
embargo, nunca aconsejaría a nadie suponer nada. Todo tiene que estar absolutamente
verificado.
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dos clientes requieren un presupuesto distinto para los mismos días? Eso es sobrecarga
o saturación de trabajo, algo, que, aunque tengamos un conocimiento técnico
especializado, nos generará estrés, ya que son actividades que van más allá de nuestras
capacidades.
PROBLEMAS TÉCNICOS:
1. Solo sé que no sé nada:
Problema: Cito a Sócrates, pero no en el sentido que él le quiso dar a la frase. En este
caso, es un problema con el cual los Ingenieros Civiles y Arquitectos están dejando las
universidades, claro, hablando específicamente del área de Costos y Presupuestos.
Sucede que, al encarar el mundo de la construcción, te has de desarrollar o especializar
en cualquiera de sus ramas, sin embargo, te aseguro, que en todas ellas debes de llevar
un conocimiento como mínimo, básico de la determinación de costos, alcances, y
cálculos necesarios para poder ejecutar cualquier proyecto.
Lamentablemente, este conocimiento tan necesario viene casi nulo desde tu alma máter.
De ninguna forma pienso hablar mal de ninguna institución, sino más bien crear
conciencia en la mente de los estudiantes que el área de Costos y Presupuestos, estará
presente en toda su vida. Una mala praxis de esta, no solo puede generar pérdidas
monetarias, sino también, destruir carreras enteras y llevar a la bancarrota a cualquier
empresa.
Ahora veamos, si pones a cualquier estudiante de estas carreras en la responsabilidad
de calcularte una etapa de un proyecto, muy pocos podrán realizar dichos análisis
correspondientes. Por lo general lo que pueden hacer es un take off, que en su mayoría
lo confunden con los presupuestos. Saber los conceptos y procedimientos de un
presupuesto es de gran importancia, ya que, sin el conocimiento de estos, tendremos
serias dificultades cuando nuestros clientes pidan solo ciertas partes de un presupuesto.
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Un ejemplo de esto es que un cliente solo te pida el take off, o solamente los alcances,
o una lista de materiales, puede también, que te pidan una memoria de cálculo de las
operaciones que realizaste para llegar a los alcances que te aparecen a vos, y hay una
diversidad de ejemplos para lo que son conceptos básicos de costos y presupuestos.
Hablemos también de los conceptos técnicos que probablemente los aprenderás cuando
estés en el campo, sea como supervisor e incluso diseñador. Te doy una serie de
ejemplos de los conceptos más comunes que en algún momento no los sabía y que en
repetidas ocasiones me preguntan sobre los mismos: Garitas, Canópias, bateas, grifas,
cenefas, zócalos, ficha técnica, estructura de costos, matrices, insumos, tiempo
estimado, tiempo óptimo, TDR, etc.
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en estos softwares, veremos que no es imposible, pero sí muy complejo, y, sobre todo,
consumirá mucho valioso tiempo, que a veces, no se tiene.
A estos programas les llamo potenciadores porque te facilitan en mucho sentido el
cálculo de Costos y Presupuestos, todos estos Softwares son basados en Bases de
Datos, los cuales quedan grabados y pueden ser utilizados para cualquier otro proyecto
similar.
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ETAPA 2
ETAPA 3
ETAPA 4
ANALISIS CALCULOS Y ANÁLISIS DE OFERTA
PRELIMINAR TAKE OFF COSTOS FINAL
COMERCIALES
•Actualización de Bases de Datos de proveedores.
•Actualización de Precios.
PRESUPUESTISTAS
•Determinación de Costos.
•Presentación Final de Oferta (Salida)
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2. No los conozco:
Problema: No tener una estandarización de precios en el mercado actual provocará que
no sepas a quién contratar o porqué contratarlo. Para saber los precios correctos, lo
mínimo que debes de tener es una amplia base de datos que te permita saber cómo
fluctúan los precios por zona, por categoría o por calidad. El precio en promedio entre sí,
debería fluctuar entre ± 5%, claro, como mencionaba anteriormente, estos tienen que ser
determinados por los factores de calidad, tiempo de entrega, o zona geográfica. La
mínima cantidad de proveedores por recursos debería ser de 10, con quienes debes de
establecer una relación muy cercana para poder obtener sus precios base lo más rápido
posible.
Solución: Tener esta base de datos no es complicado, lo único es tener una lista con
los siguientes acápites:
También esta lista debe de estar clasificada para los diferentes insumos:
- Mano de Obra
- Materiales
- EQUIPOS
- HERRAMIENTAS
3. Zapatero a su zapato:
Problema: El presupuestista no es el residente, ni el supervisor, ni el diseñador, ni el
chofer, ni el secretario, etc.
Estoy seguro que tiene las habilidades y capacidades necesarias para ejercer cualquiera
de los cargos antes mencionados, sin embargo, esto sobrecargará de trabajo al
presupuestista, y no cumplirá efectivamente con ninguna de las tareas encomendadas.
Ya les expliqué los beneficios del enfoque. Desenfocar al presupuestista de los trabajos
de presupuestos y ordenarles otra tarea, saturará a éste, y el único resultado predecible
es la mediocridad en todas sus obras. ¿Qué tiene que ver con los problemas operativos?
Cualquier actividad que éste realice, fuera de sus funciones, restará desempeño en las
mismas, produciendo desconcentración, pérdidas monetarias, y el estrés de tu
presupuestista, también, los pasos que posiblemente hayas establecido en los
manuales, tendrán algún tipo de alteración, provocando desorden y caos instantáneo.
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Seguramente creerás que utilizar a tu presupuestista para realizar alguna otra actividad
te ahorrará dinero, pero nada más alejado de la realidad. Nunca una persona enfocada
en diferentes tareas te va a generar la misma productividad que una persona enfocada
en una sola tarea.
4. Yo te elijo:
Problema: ¿Cómo determinas a quien vas a contratar? ¿Quién es el mejor de los
proveedores que te ha estado buscando? ¿Cuáles son los procedimientos y estrategias
que tienes para elegir a tu proveedor ideal? ¿Tenés algún tipo de estrategia comercial?
No saber quiénes son tus proveedores clave es un punto muy importante que debes de
dominar, y a quienes vas a elegir para que te respondan en el momento adecuado es
algo que debes de tener muy presente en todo momento. Al referirme a responder, quiero
decir que ellos sean capaces de estar atentos y que los tengas primero en tu lista de
selección. Elegir a empresas o a personal, únicamente por que son la opción más
económica, al final te puede salir muy caro. Para esto te comparto una sencilla estrategia
que te será de gran utilidad:
Solución:
Selección objetiva: Mediante la siguiente tabla, lo único que necesitas hacer es
comparar a las empresas o personas que has de contratar en algún futuro, esto, lo haces
una vez que hayas estudiado sus perfiles, portafolios o currículums. La razón de hacer
esto es la objetividad, un gran error que cometemos a veces es contratar a personas que
nos son conocidas o familia, sin saber en realidad los atributos que ellos tienen que
nosotros valoramos. Te pongo un pequeño ejemplo:
Una vez hayas determinado los atributos que has de valorar, debes de contar la cantidad
de atributos que les has dado, en este caso, son 4, por lo tanto, tu rango de valoración
debe de ser de 0 a 4 puntos, a la valoración más baja le pondrás cero, y a tu valoración
más alta, le pondrás 4. Al finalizar tu valoración para cada atributo, deberás realizar un
promedio para cada una de ellas, y la puntuación más alta, determinará que tienes al
mejor proveedor.
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5. Primero, lo primero:
Problema: No establecer prioridades al estar presupuestando y no entrenar a tu
personal sobre la toma de decisiones es un error que puedes pagar muy caro. La
acumulación de proyectos te va a generar pérdidas de clientes y estrés, más del que
puedas soportar. Esto se debe específicamente porque están dejando que las cosas
importantes se conviertan en urgentes. ¿Cuál es el procedimiento que le has establecido
a tus presupuestistas para que puedan decidir qué presupuesto calcular primero?
¿Cómo saben ellos a qué cliente han de darle prioridad? Ambas respuestas están dadas
por tres factores, el tiempo de entrega, tamaño y la prioridad del cliente. Ya hemos visto,
que trabajar estresado, y desenfocado, son factores que te llevarán al fracaso de tus
presupuestos.
Solución: Te compartiré una pequeña matriz expuesta por el autor Stephen Covey, que
he modificado, donde te explico cómo debes de establecer prioridades, y qué hacer con
el resto de las actividades.
URGENTE NO URGENTE
Cuadrante I Cuadrante II
IMPORTANTE
1. Prioritarios. 2. Prioridad según el tamaño.
Cuadrante III
NO Cuadrante IV
IMPORTANTE 3. Hacer después de salir de tus
4. Ignorar
prioridades.
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Cuadrante I: Estos son de alta prioridad, a estos debes de darle toda tu atención y
focalizarte tal como te lo he mencionado anteriormente, en este caben los clientes que
contratan tus servicios regularmente, y que quieren que les des una oferta por cualquier
proyecto que estén próximos a ejecutar.
Cuadrante II: Estos son los proyectos de clientes regulares, sin embargo, en estos
casos, debes de ver el nivel de urgencia con que lo necesita, y el tamaño del mismo. Con
base en ese par de parámetros, establecerlos como prioridad o no.
Cuadrante III: Nuevos prospectos o prospectos que te piden regularmente cotizaciones,
pero que en relación a las veces que han contratado tus servicios, son muy poco
frecuentes. Tratar de siempre servirles con agrado, sin embargo, no establecerlos como
prioridad sobre los que son tus clientes regulares.
Cuadrante IV: Estas son las personas que solo te buscan para comparar precios, te
aconsejo que los ignores, o les hagas los presupuestos como última instancia.
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CONCLUSIÓN:
Claro está que existen muchos más problemas en la realización de Costos y Presupuestos de
Obras Civiles, pero en este pequeño documento, quise exponer los más relevantes con los que
me he topado en todos mis años de experiencia, que, a decir verdad, si no fuese por tantos
errores cometidos, y probando diferentes soluciones, no podría tener la capacidad de hacer la
empresa que en estos momentos está bajo mi dirección.
Con estos problemas y soluciones expuestos, espero servirles para llenar los huecos que
probablemente no hayan cerrado y que lastiman el funcionamiento y crecimiento de las
empresas constructoras que dirigen o para las que laboren algún día. No olvidemos, que cada
una de las soluciones deben de ser aplicables y repetibles, para que podamos transformar en
un sistema que nuestra siguiente generación pueda ejercer sin ninguna dificultad, o, al menos,
establecer una pauta lógica de la identificación de problemas en esta rama tan importante de la
industria de la construcción.
Podemos ver también que, la identificación de los problemas, no yacen netamente en la parte
del conocimiento técnico que los profesionales tienen, sino también en el tipo de persona y los
procedimientos operativos que cada empresa debería de tener, para así poder agilizar y mejorar
los resultados que sus futuros clientes requieren.
No cabe duda, que la implementación de estas soluciones, mejorará la empresa en la que vayan
a laborar, por lo tanto, toda pequeña información que les aumente el valor, generará una mayor
probabilidad de contratación, si son nuevos en la industria de la construcción; o aumentarán las
posibilidades de ganar nuevos clientes, al identificar los problemas que ellos tienen.
Las personas compramos por dos motivos: por placer o por miedo. En este caso, estamos
dándole valor a nuestros futuros empleadores o clientes, a través de darle soluciones que
minimicen sus miedos en la elaboración de Costos y Presupuestos.
Te deseo el mayor éxito en tus metas personales y profesionales, recordándote una vez más la
siguiente frase: La definición de suerte es: Cuando la preparación y la oportunidad se
encuentran.
Atte.
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