MANUAL DE PRESENTACIÓN DE REQUISICIONES DE COMPRA Y DECOMISOS

MANUAL DE PRESENTACIÓN
DE REQUISICIONES DE
COMPRA Y DECOMISOS.
REQUISITOS NECESARIOS PARA LA ACEPTACIÓN

Descripción breve:
Este manual tiene como objetivo presentar al lector los diferentes requisitos que
deben cumplir las requisiciones de compra y los documentos de decomiso que
se entregan al departamento de compras para su gestión

Departamento de Compras
Complejo Bahía-Príncipe Punta Cana
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ÍNDICE
1. Requisiciones de compra por el sistema
1.1.- ¿Cómo solicitar un artículo a través del Sistema?
1.2.- ¿Qué requisito es indispensable para que el departamento de compras pueda asignar los
proveedores?
1.3.- ¿Cómo saber qué RC, realizadas por un departamento, están autorizadas y cuáles no?
1.4.- ¿Cómo conocer los números de requisiciones de un hotel / departamento en particular para
poder hacer el seguimiento a las mismas?
1.5.- ¿Qué requisito es indispensable para poder enviar una orden de compra a un proveedor?
1.6.- ¿Cómo consultar si una orden se ha recibido en el almacén?

2. Decomisos por el sistema.

2.1.- ¿Cómo puede realizarse un decomiso?
2.2.- ¿Qué datos de un decomiso por sistema hay que rellenar y cuáles no?
2.3.- Veamos un ejemplo
2.4.- ¿Cuál es el número de decomiso al que debo hacer seguimiento y dónde lo puedo encontrar?
2.5.- ¿Qué documentación debe obtenerse en costos?
2.6.- ¿Qué otra documentación debe entregarse en el departamento de compras junto al vale de
decomiso?
2.7.- ¿Cómo puedo realizar el seguimiento a las requisiciones realizadas por sistema?
2.8. ¿Con quién puedo contactar en caso de dudas sobre roles, secciones, usuarios o problemas del
sistema?
2.9. Frequent Asked Questions (FAQ)

3 Activos Fijos.
3.1.- ¿Qué es un activo Fijo?
3.2.- Ejemplos
3.3.- ¿Cuál es la frecuencia de gestión de los Activos Fijos?
3.4.- ¿Cuál es el tipo de formulario utilizado para pedir un activo fijo?
3.5.- ¿Qué es una requisición de compra manual?
3.6.- ¿Cuáles son los datos necesarios para cumplimentar correctamente la requisición de compra?
3.7 ¿Qué firmas son necesarias para cumplimentar correctamente una requisición manual?

4. Decomisos
4.1.- ¿Qué es un decomiso?
4.2.- ¿Cuál es la frecuencia de los decomisos?
4.3.- ¿Cuál es el formulario que se debe rellenar para presentar un decomiso?
4.4.- ¿Qué es una vale de roturas (decomiso) manual?
4.5- ¿Cuáles son los datos necesarios para cumplimentar correctamente la requisición de compra?
4.6.- ¿Cuáles son las firmas y requisitos necesarios para la aceptación en el departamento de
compras?
4.7.- ¿Con quién se puede contactar en caso de dudas?

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1. Requisiciones de compra por el sistema. Compras operativa

1.1.- ¿Cómo solicitar un artículo a través del sistema?

Los distintos Departamentos Operativos solicitarán los Artículos que necesiten en el siguiente punto de
Menú del Programa de Almacén:

Deben registrar el Artículo y la Cantidad deseada, añadiendo en Observaciones y Motivo las explicaciones
necesarias, seleccionando para ello la opción señalada en la imagen siguiente: (sin proveedor ni
observaciones, ya que esos aspectos los rellena el departamento de compras)

Como se puede observar, en esta pantalla es posible apreciar el stock actual de cada uno de los artículos
que se han pedido.
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1.2.- ¿Qué requisito es indispensable para que el dpto. de compras pueda asignar los proveedores?

La RC debe estar previamente autorizada por el Jefe del Departamento Operativo y por el Director del
Hotel o en su defecto las personas designadas para ello.

Excepciones a la regla anterior:

 Para autorizar las requisiciones que conciernen a los departamentos comunes la firma autorizada
es la de Dirección General, el señor Carlos Pablos.
 Para autorizar las requisiciones de compra de mantenimiento de hoteles “Gran”, la firma
operativa será la del gerente de mantenimiento, el señor Mariano.

O en su defecto las personas designadas para ello.

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1.3 ¿Cómo saber qué RC, realizadas por un departamento, están autorizadas y cuáles no?

Para saber las RC que cada departamento de su hotel ha realizado y que faltan por autorizar deberán ir a
compras-consulta de Requisiciones de Compra.

Registrará el periodo de fechas que quiere consultar y marcará las opciones:

 OC asignada-Todos
 Autorización-no Autorizadas.

Una vez que se muestren todas las requisiciones de compra que faltan por autorizar, y en función de su
Rol, autorizará el campo de Aut. Operativa o Aut. Petición

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1.4.- ¿Cómo conocer los números de requisiciones de un hotel / departamento en particular para poder
hacer el seguimiento a las mismas?

Una vez autorizada la RC el Departamento de Compras ya podrá asignar el Proveedor a cada uno de los
artículos contenidos en la misma.

Esta vez la pantalla deberá tener los siguientes botones activos:

 OC asignada- No
 Autorización-Autorizado

Al darle en el botón de aceptar, aparecerán todas las RC que el Departamento de Compras debe gestionar,
por tanto debe anotarse el número de cada una para poder hacerles el seguimiento adecuado a través
del sistema durante los días siguientes.

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Este punto va dirigido exclusivamente al Departamento de Compras, Dirección General y Departamento

Financiero

1.5.- ¿Qué requisito es indispensable para poder enviar una orden de compra a un proveedor?

Una vez realizadas las OC, para poder imprimirse y enviarse a los proveedores, éstas deben estar
autorizadas por el departamento de Compras, Dirección General y el Departamento Financiero.

Para poder firmar, estas tres personas deberán ir al siguiente punto del Menú:

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Una vez en el menú, debe marcar las OC que están Pendientes y No Autorizadas. En dicha pantalla deberán
pinchar en el rol correspondiente para autorizar la compra.

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1.6.- ¿Cómo consultar si una orden se ha recibido en el almacén?

A través del sistema también se puede consultar si una OC ya se ha recibido en el Almacén o no, es decir si ya se
ha convertido en Albarán. Para ello iremos al punto de menú Consulta de OCs (como en el punto anterior) y en
él podremos consultar si esa OC se ha recibido en el Almacén o no.

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2. Decomisos por el sistema.

2.1 ¿Cómo puede realizarse un decomiso?

Para realizar un decomiso la persona responsable del mismo debe entrar en la siguiente pestaña del
menú:

La pantalla de decomisos que se presenta es la siguiente:

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2.2 ¿qué datos de un decomiso por sistema hay que rellenar y cuáles no?

Deben escribirse la sección de origen (de la que se va a extraer el artículo), la sección de destino a la que
se dirige, así como los códigos de los artículos y las cantidades a decomisar.

En función de lo que se quiera decomisar las secciones a utilizar serán diferentes.

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2.3 Veamos un ejemplo

Por ejemplo, si desde compras quisiésemos decomisar dos camisas del uniforme, la pantalla debería
quedar de la siguiente forma:

2.4 ¿Cuál es el número de decomiso al que debo hacer seguimiento y dónde lo puedo encontrar?

Una vez que se rellena todos los datos requeridos se presiona el botón de guardar y después el de
imprimir. (Ver foto anterior)

El número que aparece en la pantalla como “número de vale” no coincidirá con el número de decomiso
real, por lo que el número que hay que guardar para dar seguimiento es el de la página impresa siguiente:

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2.5 ¿Qué documentación debe obtenerse en costos?

Una vez que se tiene el vale de decomiso se debe adjuntar a las fotos de los artículos decomisados y
deberá entregarse en costos para que el responsable firme y selle el documento garantizando la
veracidad de dicho vale.

2.6 ¿Qué otra documentación debe entregarse en el departamento de compras junto al vale de
decomiso?
Tras tener toda esta documentación, hay que hacer una requisición por sistema, como se ha visto en
el primer punto del presente documento, por las mismas unidades decomisadas, escribiendo en
observaciones/motivo la palabra “decomiso”

2.7 ¿Cómo puedo realizar el seguimiento a las requisiciones realizadas por sistema?

Se pueden dar dos casos:

a) saber si hay faltantes de un artículo

b) conocer el estatus de una orden de compra

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¿Qué hacer cuando hay faltantes en el almacén de un artículo determinado?

Hay que buscar si hay stock en el almacén.
Los pasos, en orden, a seguir son los siguientes:

1. Mirar a través del sistema el stock actual:

La pestaña del menú en la que hay que introducirse es la siguiente:

Una vez dentro de la pantalla se indica el código del artículo que se busca, se escribe la sección en
la que entra (almacén) y se pincha en el botón “entradas”. A la derecha y señalado en rojo podremos
ver el stock actual que existe en el almacén.

2. Llamar al almacén para preguntar por el stock del artículo que se busca.

Persona responsable Dirección de correo extensión

Danni jefealmacenbppuj 13143/13144

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3. Como última opción se enviará un correo a la persona encargada de la compra del artículo que
se requiere.

Dudas de Persona responsable Dirección de correo extensión

suministros Juana asistentecompras01bppuj 13176
spa y tiendas Mercedes asistentecompras04bppuj 13177
mantenimiento Bryan asistentecompras02bppuj 13173
mantenimiento Mirla asistentecompras05bppuj 13171

c) ¿Qué hacer para conocer el estatus de una orden de compra cuando la fecha de llegada marcada
en el apartado de observaciones no se ha cumplido?

Se pasa realizan los tres pasos detallados en el apartado anterior:

1. Mirar en el sistema
2. Llamar al almacén
3. Enviar un correo electrónico a la persona encargada de comprar dicho artículo.

Dudas de Persona responsable Dirección de correo extensión

suministros Juana asistentecompras01bppuj 13176
spa y tiendas Mercedes asistentecompras04bppuj 13177
mantenimiento Bryan asistentecompras02bppuj 13173
mantenimiento Mirla asistentecompras05bppuj 13171
Alimentos y Bebidas Odette Suheidi asistentecompras03bppuj 13174

Si una vez enviado el correo ha pasado media hora y no se ha contestado, entonces, llamar por
teléfono a la extensión marcada en el cuadro adjunto. Dejar esta última opción para casos
urgentes.

El correo antes mecionado deberá ir con copia al gerente de compras, además aquellos relativos
a alimentos y bebidas deberán ir también con copia al subgerente de compras AYB.

Persona responsable Dirección de correo extensión

Alejandro González gerentecomprasbppuj 13170
José Manuel Andrade subgerentecomprasaybbppuj 13178

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2.8. ¿Con quién puedo contactar en caso de dudas sobre roles, secciones, usuarios o problemas
del sistema?

Problemas de Departamentos responsables Personas de contacto Extensión Dirección de correo

Roles Departamento de ADMINISTRACIÓN José Miguel 13101 subdirectorfinncierobppuj
Secciones Departamento de COSTOS Salvador 13120 adjuntocontroladorcostosbppuj
Usuarios Departamento de CÓMPUTOS Juan Sánchez 13160 gerenteinformaticabppuj
Sistema Cómputos España Tomeu Domenge N/A bdomenge@grupo-pinero.com

2.9. Frequent Asked Questions (FAQ)

1. ¿qué hacer cuando un artículo que se quiere incluir en una requisición de compras no está en la
sección asignada a la persona que la está haciendo?

En ese caso debe acudir a la persona asignada en el punto 2.8 de costos para que ésta habilite ese
artículo en la sección necesitada.

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3 Activos Fijos.

3.1 ¿Qué es un activo Fijo?

Según el Plan General Contable, un activo fijo se define como:
“Los activos destinados a servir de forma duradera en las actividades de la empresa, incluidas las
inversiones financieras cuyo vencimiento, enajenación o realización se espera habrá de producirse en
un plazo superior a un año.”

A la espera de respuesta de la central sobre definición de AF

3.2 Ejemplos
Colchones
Mobiliario
Maquinaria (pulidoras, karcher…)
Triciclos
Equipos informáticos…

3.3 ¿Cuál es la frecuencia de gestión de los Activos Fijos?

El envío de los activos fijos a Dirección General y a Dirección de operaciones es mensual.
Cundo el activo requerido es de carácter urgente, se solicitará a Dirección General el tratamiento de
ese artículo como Express. Solo Dirección General puede otorgar esta autorización.

3.4 ¿Cuál es el tipo de formulario utilizado para pedir un activo fijo?

El tipo de formulario utilizado para la requisición de compra de un activo fijo es una requisición manual.

Antes de comenzar la explicación de los activos fijos, mostramos a continuación un gráfico con las
diferentes etapas de su gestión.

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3.5 ¿Qué es una requisición de compra manual?

Las requisiciones de compra manuales tienen el aspecto siguiente:

3.6 ¿Cuáles son los datos necesarios para cumplimentar correctamente la requisición de compra?

La requisición debe ir cumplimentada de la siguiente forma:

1. Fecha en la que se realiza

2. Departamento solicitante
3. Artículo que se requiere comprar
4. Número de unidades
5. Código de artículo si ya se ha comprado anteriormente
6. Debe explicarse el motivo por el que se pide la requisición.

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3.7 ¿Qué firmas son necesarias para cumplimentar correctamente una requisición manual?

Una vez que se ha rellenado de forma adecuada la requisición DEBE ir firmada por las siguientes
personas

1. El jefe del departamento que solicita la compra

2. El gerente de cada hotel (en el caso de que sean áreas comunes la firma deberá ser la del
director General del complejo)
3. Una requisición de compra ANTES de llegar al departamento de compra, debe ir firmada por el
director del complejo (esta firma autoriza la gestión de ese activo)
4. Por último debe estar firmada por el gerente de compras (esta firma es la constancia de que se
ha recibido la requisición en el departamento de compras)

Al lado de cada firma se debe poner la fecha en la que se firma para tener un mayor control del tiempo
que tarda en llegar al departamento de compras la requisición y lo que dicho departamento tarda en
gestionar la compra.

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4. Decomisos

4.1 ¿Qué es un decomiso?

Un decomiso es un procedimiento que se realiza para dar de baja un artículo en el sistema debido a
su mal estado para así poder comprar un artículo nuevo que sustituya al anterior.

4.2 ¿Cuál es la frecuencia de los decomisos?

Se envían a Dirección General y a Dirección de Operaciones de forma mensual.
Cuando el decomiso tenga carácter urgente, deberá solicitarse a Dirección General la calificación del
decomiso como tal.

4.3 ¿Cuál es el formulario que se debe rellenar para presentar un decomiso?

Un vale de roturas o decomiso manual

4.4 ¿Qué es una vale de roturas (decomiso) manual?

Los vales de extracción manuales NO deben tener el aspecto siguiente:

Los vales de extracción se utilizaban con anterioridad como vales de rotura, pero en la actualidad ya no
se aceptan vales de extracción para presentar decomisos.

El vale de decomiso tiene el siguiente aspecto:

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Se compone de 3 hojas de diferentes colores.

La blanca vista anteriormente que es la copia que se queda administración (costos) cuando la firma.

La copia amarilla es la que pertenece al departamento que decomisa como justificación del decomiso.

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La copia de color rosa es la única que se queda en el departamento de compras para gestionar el
decomiso.

Todas deben ir selladas y firmadas por costos.

Cuando se reciben las hojas en compras, quien las recibe debe firmar y poner la fecha del día para poder
determinar a posteriori con más detalle el flujo temporal de la gestión.

Además del vale de decomiso sellado y firmado por el departamento de costos, debe adjuntarse también
una foto del artículo o los artículos decomisados haciendo especial hincapié en la zona de rotura o el mal
estado del artículo.

4.5 ¿Cuáles son los datos necesarios para cumplimentar correctamente la requisición de compra?

La requisición debe ir cumplimentada de la siguiente forma:

1. Fecha en la que se realiza

2. Departamento que lo pide
3. Artículo que se requiere comprar
4. Número de unidades
5. Código de artículo si ya se ha comprado anteriormente
6. Debe explicarse el motivo por el que se pide la requisición.

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4.6 ¿Cuáles son las firmas y requisitos necesarios para la aceptación en el departamento de compras?

Un vale de roturas (decomiso) lo primero que debe cumplirse es tener el sello de costos la firma

1. Firma del jefe del departamento

2. Director del hotel
3. Sello y firma del encargado de costos

4.7 ¿Con quién se puede contactar en caso de dudas?

Persona responsable Dirección de correo extensión

Ángela subgerentecomprasbppuj 13172
Laura adjuntogerentecomprasbppuj 13169

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