Muchas empresas disponen de un sistema CRM (Customer Relation

Management). Sin embargo, son pocas las que realmente conocen

cómo utilizarlo al máximo.

Los sistemas CRM existen para potencializar la automatización del

proceso de ventas, sin importar que tipo de sistema elijas, lograr una
implementación exitosa es clave para maximizar el uso de las
funcionalidades de éste.

Por esta razón, Increnta, agencia partner de HubSpot, se dio a la tarea

de crear esta guía con los 5 pasos para implementar un sistema CRM
exitosamente.
<< Si no cuentas con CRM aún, descarga gratis el CRM de HubSpot aquí y comienza
ahora >>
5 Pasos para implementar un sistema CRM
exitosamente
1. Conoce tu proceso de venta
Debes describir con detalle cómo es tu proceso de venta, es decir,
cómo realizas la comunicación con el cliente y la comunicación con tu
equipo. Es necesario que esta descripción incluya diferentes
perspectivas. Lo ideal es que todos los agentes participantes en el
proceso de venta aporten sus puntos de vista, tales como el CEO, el
responsable del call center y equipo comercial.
2. Identifica las necesidades que debe cubrir el sistema CRM
Debes identificar cuáles son las necesidades de tu CRM, desde las
necesidades más técnicas de tu entidad como disponer de un call
center propio o disponer de un sistema de alertas para el seguimiento
hasta las necesidades más operativas como, por ejemplo, calcular la
rentabilidad exacta del equipo comercial y previsión de las ventas.

En definitiva, debes definir todas aquellas carencias que necesitas

cubrir a través del CRM de cara a optimizar los beneficios de la
compañía.

Si no cuentas con los recursos necesarios, es recomendable contar

con un partner especializado en la materia. Las agencias
digitales pueden guiarte a enfocar tus acciones de marketing a
resultados, tal y como hacemos en Increnta con muchos de nuestros
clientes.
3. Desarrolla un plan de automatización del CRM
Una vez que hayas identificado las necesidades de tu entidad debes
desarrollar un plan de automatización. El objetivo de esta etapa es
establecer los pasos a seguir para cubrir las necesidades.

Por ejemplo, establezcamos un parámetro para ver qué clientes nos

aportan más rentabilidad cruzando datos como tiempo empleado en el
proyecto y beneficio final.

El envío de un email de agradecimiento a aquel usuario que solicite

información en tu web es una práctica sencilla pero que la mayoría de
las empresas no ponen en práctica o lo hacen de forma errónea.

Una vez hayas definido tu estrategia es el momento de sincronizarla

con tu herramienta de automatización. Es imprescindible conocer
todas las características que ofrece la herramienta para optimizarla al
máximo.

Es necesario una correcta configuración de la estrategia ya que una

mala sincronización de los campos a rellenar por el usuario, puede
desencadenar en el fracaso de la estrategia.
4. Entrena a tu equipo

Debes entrenar a tu equipo de agentes comerciales para asegurar el

correcto funcionamiento del CRM. El sistema CRM permite a que
equipo ahorrar tiempo y esfuerzo ya que dispondrán de información
del cliente antes de contactar directamente con él.

 Conocer el timeline de los usuarios, es decir, conocer

exactamente en qué se ha interesado el usuario de nuestra empresa.
 Conocer los datos derivados de formularios. Lo ideal es
acompañar siempre el plan de automatización con Inbound
Marketing que nos permita identificar el momento adecuado para pedir
a un usuario determinados datos.

El objetivo aquí es que la herramienta del CRM sea un arma de

ventas. Debes conseguir que el equipo comercial la perciba como
facilitador de trabajo y no como una herramienta para ejercer presión
sobre ellos.
5. Analiza, da seguimiento y optimiza

La fórmula del éxito en la automación de un proceso de ventas

requiere un análisis y una correcta interpretación de los datos. El CRM
no es más que una potente herramienta pensada para aumentar el
beneficio de una empresa. Aunque como toda herramienta potente, es
compleja y requiere un aliado capaz de guiarte en el camino.
 Un sistema CRM como el de Hubspot es un partner ideal si se
combina con herramientas de Marketing Automation y la experiencia de
una agencia especializada en CRM. Un cóctel explosivo encabezado
por el área de área de Marketing Intelligence.

Resumiendo:

5 Pasos para implementar un CRM

1. Conoce tu proceso de venta.
2. Identifica las necesidades que debe cubrir el sistema CRM.
3. Desarrolla un plan de automatización del CRM.
4. Entrena a tu equipo.
5. Analiza, da seguimiento y optimiza
¿Aún no dispones de CRM? En Increnta somos expertos en
elaborar procesos de ventas inteligentes. ¿Hablamos?