Efecto de la implementación del inventario en el laboratorio clínico la esperanza

Resumen

Las empresas tienen una suma importante de capital invertido en el inventario, razón por la
cual el manejo de éste es muy relevante y requiere que sea adecuado. En este trabajo se
pretende presentar el procedimiento efectuado en la implementación del inventario del
laboratorio Clínico La Esperanza, el cual fue ingresado en el software designado y habilitado
por la empresa para realizar la respectiva función. Esta implementación se logró ejecutar,
luego de pasar por una serie de tareas necesarias para tal fin, empezando por hacer unas
encuestas con el propósito de determinar la necesidad que tenía la empresa, como también,
descubrir las falencias al respecto. Se consiguió establecer la falta de importancia que la
empresa le estaba dando al inventario, corroborando personalmente la inexistencia de un
control de entradas y salidas, lo mismo que el almacenamiento de éste, permitiendo que
varios reactivos perdieran su vigencia, al igual que fuera un detrimento para el patrimonio.
Por lo tanto, se puede deducir que cuando una empresa tiene el inventario debidamente
sistematizado, fácilmente y en el momento que sea necesario tiene acceso a él, ya sea para
presentar un informe o para simplemente conocer la cantidad de productos con los que
cuenta, y de la misma forma proyectar sus ventas.

Palabras clave: Inventarios, reactivos, almacenamiento, control.

1. Introducción
El trabajo realizado en el laboratorio La Esperanza S.A.S. tuvo un impacto muy positivo,
debido a que a partir del momento de la implementación del inventario en un software, su
funcionamiento empezó a ser eficaz y oportuno para la entidad y para los usuarios, puesto
que la organización del mismo permite que la administración del laboratorio tenga acceso a
la información, de la cantidad y costo de los reactivos que hay en inventario; además, que
estos productos se vayan consumiendo en forma ordenada de manera que evite el
vencimiento y no haya que desecharlos, lo que sería un daño al medio ambiente y al
patrimonio de la empresa, y a la vez, haya confianza por parte de los clientes, aparte del
control que seguirá manteniendo sobre los mismos.
 Toda empresa que quiere cumplir sus metas o propósitos, debe ser muy bien estructurada,
llevar sus cuentas con mucho cuidado, así no tenga la obligación de llevar contabilidad; esta
repercute en su propio beneficio. Según Fierro (2009), los activos se entienden como bienes
y servicios adquiridos dentro de las operaciones comunes de un negocio y que están
relacionados con otras cuentas del pasivo y patrimonio, y otras transitorias relacionadas para
su registro contable.

Dentro de los activos, se encuentran los inventarios, definidos por IFRS Foundation,
(2015: 13) “como un bien tangible que tiene una empresa para la venta en el curso normal
del negocio, o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para luego
comercializarlos”. El objetivo de las empresas comerciales es comprar y vender bienes o
servicios, razón por la cual, la importancia del adecuado manejo del inventario; así mismo,
su correcta contabilización le proporciona a la empresa controlarlo acertadamente y una vez
terminado el periodo contable, tener un informe confiable de la situación económica de la
organización.

De acuerdo con Sipper y Bulfin (2003), “los inventarios son acumulaciones de materias
primas, provisiones, componentes, trabajo en proceso y productos terminados que aparecen
en numerosos puntos a lo largo del canal de producción y de logística de una empresa:
almacenes, patios, pisos de las tiendas, etc.”. Según Meana (2017) “El objetivo del inventario
es confirmar o verificar el tipo de existencias de que disponemos en la empresa, mediante un
recuento físico de los materiales existentes” (Pág. 3).

Por otra parte, Fierro Martínez y Fierro Celis (2015), afirman que el término inventarios
parece reservado a los contratos de compra y venta de mercancías, productos terminados,
productos en proceso, materias primas y materiales, sin que esto sea un obstáculo para
considerar otros términos que tienen relativa importancia, así como el llamado libro auxiliar
de inventarios, donde se engloban todos los valores efectivos y equivalentes a efectivo,
cartera, propiedades, lo mismo que las obligaciones y el patrimonio. Es muy importante
establecer la cantidad de un artículo cuando este se tenga que reabastecer, asimismo, en qué
momento es necesario hacerlo.

2. Marco Teórico
2.1 Administración de los inventarios

El tema de los inventarios surge a raíz de las sequías y otros infortunios que sufrían los
egipcios; ellos guardaban los alimentos en cantidad para tener reservas y utilizarlas en esos
momentos de necesidad. En el caso de las empresas, es igual puesto que tener un inventario,
les permite permanecer y operar sus negocios de manera eficiente. La administración del
inventario es de carácter especial debido a la inversión que tiene en él la entidad; es un activo
corriente que genera utilidades, y es el motor de la empresa (Durán, 2012). Del mismo modo,
administrar un inventario, tiene que ver con el curso que éste va a llevar, el control, la
planificación y manejo de los recursos para mantener un nivel óptimo (Render, 2014).

Como afirman Gitman, Zutter (2016), el objetivo de la administración del inventario es

rotarlo lo más pronto posible, evitando pérdida de ventas por falta de este. Cada empresa
tiene su apreciación acerca del volumen apropiado del inventario, de acuerdo a los objetivos
que pretende conseguir. El financiero quiere tener el stock de inventario bajo, evitando que
la empresa invierta demasiados recursos innecesariamente, mientras que el encargado del
marketing, quisiera tener gran cantidad de inventarios, esperando cumplir los compromisos
adquiridos en cuanto a pedidos, previniendo dejar a los clientes en espera por la falta de
existencias. Por otro lado, es responsabilidad del encargado de la producción, fabricar la
cantidad de bienes indispensables para cubrir las necesidades.

Teniendo en cuenta lo escrito anteriormente, los inventarios representan un valioso aporte

económico de la empresa, lo que hace que requiera que sean tratados al detalle. Una empresa
puede tener pérdidas por muchas circunstancias; una puede ser porque ya están obsoletos,
por daño, etc. Según, Ballou (2004:26) “tener estos inventarios disponibles puede costar al
año entre 20 y 40% de su valor”. Por lo tanto, administrar cuidadosamente los niveles de
inventario tiene un buen sentido económico. La estrategia de administración de los
inventarios, proporciona a las empresas, un margen interesante de competitividad en los
actuales mercados, por bajos costos, disponibilidad de los productos y tiempos de respuesta
cortos ante las solicitudes de los clientes.

Por consiguiente, el manejo del inventario es primordial en una empresa que se dedica a
la compra y venta de mercancías, al igual que aquellas que son manufactureras y de servicios,
conforme lo afirma Heredia (2013:167):
 El manejo estratégico de los inventarios, se constituye en una herramienta
fundamental para las organizaciones, dentro de las áreas de fabricación en las
empresas manufactureras y de prestación en las de servicios, es por lo tanto muy
valioso para la organización contar con una estructura de manejo de inventarios lo
suficientemente sólida y organizada, para que en todo momento y lugar se pueda
establecer con lo que se cuenta y lo que se requiere adquirir para cumplir con las
expectativas y necesidades del cliente o consumidor

2.2 Sistemas de inventarios

El objetivo del sistema de inventarios es controlar las existencias de estos. De acuerdo a

Carmichael, Wittington y Graham (2007), una entidad puede usar el sistema de inventario
que le convenga, con base en la clase de inventario que tenga. La determinación del
inventario elegido tiene que ver con el costo-beneficio que provea o en su defecto, que no
pueda decidirse por otro. Estos sistemas son solo de carácter operativo, y por medio de ellos
se establecen los costos de las materias primas, materiales o suministros para la elaboración
de los estados financieros de una entidad.

Existen dos sistemas de inventarios; inventario periódico o de periodo constante, en el que

cada cierto tiempo se hace pedido de una cantidad variable de mercancías, y el sistema de
inventarios permanente, en el que se hace pedidos de cantidad fija de mercancías. Para
entenderlo mejor, a continuación, se va a describir cada uno.

2.2.1 Sistema de inventario periódico

El fundamento de este tipo de sistema de inventario, es el conteo físico de la mercancía al

final del período contable, razón por la cual, es común ver en ciertas organizaciones, letreros
informando al público, el cierre del establecimiento por motivo de la realización del
inventario, al igual, se debe controlar la cuenta de inventarios frecuente o continuamente.
Este método no es muy recomendable, ya que para llegar al costo de la mercancía se deben
utilizar más cuentas, motivo por el que resulta más costoso (Rincón, 2012). Se limita a
estados financieros anuales y no a períodos contables cortos. Se debe registrar el costo de la
mercancía al inicio y final del año, y el costo de la mercancía adquirida durante el año (Fierro,
2015).

Algunas de las ventajas de implementar este sistema son, el acceso a la información

detallada de las cuentas, compras y ventas, y la otra, su aplicación es más fácil y
comprensible. Por el contrario, también tiene sus desventajas como por ejemplo, la dificultad
para detectar los robos o extravíos de la mercancía por la falta de una cuenta que controle las
existencias, o el impedimento de conocer el costo de ventas en un momento determinado.

2.2.2 Sistema de inventario permanente

Usualmente llamado sistema de inventario perpetuo; es aquel que controla su cuenta por
medio de tres cuentas principales, así como el empleo de las tarjetas de kárdex, con el fin de
controlar cada uno de los artículos tenidos para la venta, a la vez, la administración puede
tener acceso al valor y existencia física de la mercancía. Estas cuentas a las que se refiere
son: inventario de mercancía, costo de ventas y ventas. Al utilizar este sistema, cada que se
reconoce una venta, también se está reconociendo su costo.

Asimismo, Rincón (2012) afirma que algunas de las ventajas que se tiene al emplear este
sistema son: control eficiente, no habrá escases o sobreabundancia de mercancía y se puede
disponer de manera contable del saldo final, al igual que se puede saber en el momento
necesario, el resultado de la actividad económica de la empresa. Las desventajas tienen que
ver con el costo que produce mantener este sistema, el registro contable es dispendioso y es
complicado en empresas que tengan productos que se consumen masivamente.

Por lo anterior, la implementación del inventario en el laboratorio hace que la empresa

sea ordenada en sus procedimientos y se conduzca a erigirse como una de las mejores
prestadoras del servicio en la ciudad, y por qué no decirlo, a nivel nacional, objetivo que se
ha propuesto, puesto que llevar el inventario en la forma que lo hace desde su implementación
en el software, hace que según la información contable que éste arroje, pueda hacer sus
proyecciones económicas, y asimismo, expandirse con buenos pronósticos.

3. Metodología
3.1 Participantes

Para la realización del presente trabajo en el Laboratorio La Esperanza S.A.S. se tomó como
referencia las áreas de contabilidad, talento humano y la sala de toma de muestras. De las
mencionadas áreas, participaron: el contador público, la coordinadora del laboratorio y los
auxiliares de enfermería. Al contador se le hizo una entrevista y a los demás participantes se
les administró una encuesta, la cual cumplía con todos los requisitos exigidos para recolectar
la información necesaria con respecto al manejo del inventario en todas sus fases en la
entidad.

Es indispensable acotar que, para recolectar la información, y culminar este trabajo, se

contó con la autorización de la gerente del laboratorio.

3.2 Procedimiento

Este proceso se llevó a cabo como sigue a continuación:

- En primera instancia, se hizo la visita a la empresa, y para asegurar la pertinencia de este

trabajo, se habló con el contador acerca de la situación en la que se encontraba el inventario
en la entidad.

- Luego de las respuestas y bajo su recomendación sobre la mejor manera de obtener la

información, se procedió a hacer una entrevista tanto a la coordinadora del laboratorio como
a los auxiliares del mismo, en la que se incluían preguntas como: quien hacía el pedido del
inventario, cada cuanto, cómo lo almacenaban, etc.

- Una vez, con la información requerida en nuestro poder, ésta se analizó con el fin de
identificar la mejor práctica de la implementación del inventario, de acuerdo a los estándares
permitidos en las normas, entre otras, conteo físico comparado con las facturas de compra y
venta de los servicios, fechas de vencimiento, costo, proveedores, etc.

4. Resultados

Con base en la teoría anteriormente expuesta, se pudo verificar que el laboratorio La

Esperanza SAS, no tenía un proceso ideal para el correcto manejo de los inventarios, por lo
cual no se podía tener una información fiable que permitiera establecer los costos reales al
momento de hacer uso de los productos en el proceso de los exámenes de laboratorio. Estas
falencias consistían en que la empresa no tenía una persona encargada de recibir la mercancía
y realizara la labor de comparar los productos recibidos contra la factura de compra para
comprobar su existencia, y a la vez ingresarla en el sistema, como tampoco, se exigía un
documento que autorizara la salida del producto para su uso en los respectivos exámenes
solicitados y hacer el descargue en el sistema, proceso que permitiera tener el inventario
actualizado y que se hiciera al final del mes el conteo físico de los productos en existencia y
compararlo con los resultados en el sistema.

Otro tema importante en cuanto al manejo del inventario en la institución, fue la falta de
un eficaz almacenamiento de los productos; según se pudo establecer, muchas veces
utilizaban los insumos recién ingresados, sin percatarse de la existencia del mismo producto
comprado anteriormente, por lo que este último vencía su fecha de uso, produciendo de esta
manera detrimento en el patrimonio del laboratorio. Todos estos acontecimientos hicieron
necesaria la intervención prioritaria respecto al inventario, con el propósito de brindarle a la
organización una estructura adecuada que le permita sobresalir como el mejor prestador de
los servicios a los que se dedica, según su razón social.

Siendo así, se hacía necesario una implementación de procesos que se complementaran,

y que al final arrojaran un resultado confiable, por lo cual se determinó poner en
funcionamiento un software de manejo de inventarios que estuviera conectado con las
maquinas que procesan las muestras.

Asimismo, se implementó el proceso de inventarios para el laboratorio, el cual consiste

en un adecuado control de las unidades de productos desde la llegada por medio de las
compras, y las salidas para el proceso.

Se dispuso de una sola persona encargada para la recepción de la mercancía comprada, la

cual evidencia que los productos físicos correspondan a la remisión entregada por el
proveedor.

Ya estando la mercancía revisada y verificada, la coordinadora recibe las mercancías que

necesitan para el proceso de las muestras con un documento llamado requisición. Estos
documentos son entregados al área contable para hacer el respectivo documento de entrada
de mercancía, y causando de una vez la compra.

Los equipos, aunque están conectados con el software, no quedaron configurados para
hacer el descargue inmediato de las muestras, por lo tanto, la coordinadora del laboratorio,
diariamente hace un documento manual llamado salidas de almacén, el cual pasa al área
contable para poder hacer el descargue de la materia prima utilizada en el proceso.

También se tomó en cuenta la semaforización que se tenía de los inventarios, esto con el
fin de poder establecer las fechas de uso y de vencimiento de cada producto que se tenía
inventariado.

La implementación de este proceso, aunque ha sido muy beneficioso para la empresa,

también ha dejado traumatismos, ya que no es fácil cambiar el chip que tienen los empleados
de hacer las cosas manualmente, sin embargo, poco a poco, han logrado adaptarse a lo que
se quiso hacer y aportado para que los beneficios de este proceso se vayan dando día a día
para el laboratorio.

En cuanto a las cifras, se ha podido determinar mes a mes el real costo de las mercancías
usadas al momento de realizar los procesos de las muestras, y se evidenció grandes
diferencias entre los costos reales y los costos que se estaban manejando contablemente, por
lo cual se ha venido ajustando las cifras de los estados financieros.

Se ha podido hacer compras de acuerdo a los consumos máximos de los productos, ya que
al tener las cantidades exactas de las mercancías en almacén, se hizo mucho más fácil hacer
los pedidos para las compras mensuales de reactivos; igualmente, pronosticar
económicamente futuros pedidos.

5. Conclusiones

Luego de este trabajo, la empresa podrá tener en tiempo real la cantidad en existencia de los
insumos y el costo de estos para sus informes contables; de igual forma, pronosticar futuros
pedidos y a la vez tomar decisiones con respecto al nivel necesario en stock. En cuanto al
almacenamiento y consumo de los productos, fue superado el inconveniente del vencimiento
por fecha de caducidad y, por lo tanto, se redujo las pérdidas que se producían. La principal
recomendación, es que para que estos resultados surtan efecto en el tiempo, debe cumplirse
al pie de la letra lo programado, y en las fechas establecidas.

De esta manera, este proceso mejoró sustancialmente el comportamiento de este activo,

además de su oportuna y correcta disposición, situación que conduce al éxito de la empresa,
en primera instancia, económicamente, y segundo en cuanto al orden, característica que debe
tener toda institución, en especial las dedicadas a la prestación de servicios, caso que nos
ocupa, que quiera sobresalir y ser reconocida en el mercado frente a los ya existentes y
potenciales clientes, como a la competencia, reto permanente en las lides comerciales.

5. Referencias bibliográficas

Ballou, R. H. (2004). Logística: administración de la cadena de suministro. México.

Carmichael, D., Graham, L., y Whittington, R. (2007). Accountants’ handbook financial
accounting and general topics (11th ed. ed.). Hoboken, N.J.: John Wiley & Sons.
Durán, Y. (2012). Administración del inventario: elemento clave para la optimización de
las utilidades en las empresas. Visión gerencial, 55-78.
Fierro Martínez, A. M., y Fierro Celis, F. A. (2015). Contabilidad de activos con enfoque
NIIF para las Pymes. Bogotá: Ecoe Ediciones.
Fierro Martínez, A. M. (2009). Contabilidad de activos. Bogotá: Ecoe-Ediciones.
Glitman, L. J., & Zutter, C. J. (2016). Principios de administración financiera. Colombia:
Carvajal soluciones de comunicacion S.A.S.
Heredia, N. (2013). Gerencia de compras. (2a. Ed.) Ecoe Ediciones. Página 168. Tomado de
http://www.ebooks7-24.com
International Accounting Standard Board (IASB) (2015) IFRS. Normas Internacionales de
Información Financiera (NIIF). Londres: IASCF Publications Department.
Meana Coalla, P.P. (2017). Gestión de Inventarios. España: Paraninfo S.A.
Render, B. (2014). Principios de administración de operaciones (9 ed.). México: Pearson.
Rincón Soto, C. A. (2012). Contabilidad siglo XXI. Bogotá: ECOE Ediciones.
Sipper., & Bulfin Jr., R. L D. (1998). Planeación y control de la producción. México: Mc
Graw-Hill.