Unidad 1 / Escenario 1

Lectura Fundamental

Gestión del tiempo:

aspectos básicos

Contenido

1 Gestión del tiempo: aspectos básicos

Palabras clave:
Gestión del tiempo, banco de tiempo, vida personal, ladrones del tiempo, productividad,
calidad de vida.
1. Gestión del tiempo: aspectos básicos

1.1 Introducción

Existen dos posturas frente al manejo del tiempo; por un lado, algunos expertos mencionan
que el tiempo no se puede administrar, es un intangible, simplemente pasa no importa lo que
estemos haciendo. De otro lado, hay quienes sostienen que el tiempo es un recurso y como tal,
está sujeto a administrarse o desaprovecharse.

En este escenario de aprendizaje van a comprender que el tiempo es un recurso constante no

renovable, por esta razón, es sujeto a administración, sobre todo si se ve como un recurso que
cada vez es más escaso para los gerentes de empresas o líderes de las organizaciones. Es por
esto que la gestión del tiempo se presenta como una de las habilidades gerenciales que debe
ser desarrollada por todo profesional que busque el cumplimiento de los objetivos personales y
corporativos.

Sin duda alguna, cuando un profesional está vinculado laboralmente a una organización,
deberá realizar una serie de actividades que le permitirán cumplir con unos objetivos, deberá
prepararse para desarrollar cada vez más una serie de competencias y conocimientos que
le permitan ser más competitivo, deberá comprometerse a hacer más por lo que le pagan,
deberá ser más creativo y enfocarse en hacer parte del cambio en su organización. Sumado
a esto, si tomó la decisión de realizar un posgrado para mejorar su perfil profesional, mejorar
sus condiciones laborales y aportar a la organización, tendrá que gestionar correctamente su
tiempo que cada vez será más escaso en el campo laboral, sin olvidar los espacios en los que
deberá compartir con su familia y amigos.

En este sentido, se espera que el estudiante comprenda, apropie y aplique las técnicas,
consejos y procesos para gestionar el tiempo con el fin de lograr una mayor productividad. Es
importante destacar que los aprendizajes obtenidos en este escenario, podrán ser utilizados en
el campo personal, familiar, pero sobre todo en el campo profesional.

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1.2 Metáfora banco de tiempo

Imagine, estimado estudiante, que cada día su

banco consigna en su cuenta US$86.400, cada
noche hace desaparecer todo lo que pudiera haber
quedado en la cuenta, que no se utilizó durante el
día, y no lleva el saldo de un día para otro.

¿Qué haría usted?

¿Retiraría cada dólar?

Pues tenga en cuenta que cada uno de nosotros

tiene un banco así, se llama Banco de tiempo. Al
inicio de cada día nos consignan 86.400 segundos
que desaparecen al finalizar la jornada. No se
puede acumular el saldo de un día para otro. No
permite trasferencias entre usuarios.

Si no cumple con utilizar lo consignado en el

día, cada uno es quien pierde. No hay manera de
retroceder. Tampoco puede hacerse retiros del
Figura 1. Banco de tiempo mañana. Tiene que vivir en el presente, con los
Fuente: Politécnico Grancolombiano (2017) depósitos del día.

• ¿Cómo los está invirtiendo para obtener el máximo rendimiento en salud, felicidad y
éxito?

Si reflexiona sobre esta metáfora e identifica los valiosos segundos que desperdicia,
empezará a darle la debida importancia al tiempo. El tiempo es una forma de medir la gestión.
Independientemente de quienes seamos o de dónde estemos, todos tenemos el mismo número
de días, horas y minutos en un mes o en un año. Por ello, hay que estimarlo como un recurso
no renovable, el tiempo perdido es irrecuperable, por eso, desde cualquier perspectiva que se
haga un enfoque del uso y manejo del tiempo, necesariamente se llega a concluir que cada
persona es responsable de la manera de dirigir y de gestionar su propio tiempo y por lo tanto
administrarlo adecuadamente se convierte en una herramienta muy importante para el logro de
nuestro éxito personal, sea cual fuere la definición que le hayamos dado.

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El tiempo dimensiona y permite realizar metas. El análisis del manejo del tiempo siempre está
referido a la pregunta inicial y más importante: ¿qué quiero hacer con mi vida?, ¿A cuáles metas
quiero llegar?

De aquí que preguntarnos por su uso y manejo efectivo, debe ser suficiente motivación para
canalizar toda la energía y recursos hacia la
realización de los propios objetivos, por medio
de un adecuado uso del propio tiempo.
Gestionar adecuadamente el tiempo,
La mayoría de personas aún “sin querer se convierte en una habilidad muy
queriendo” están buscando cumplir unos importante para el logro del éxito
objetivos y hacerlo con el menor uso de personal, sea cual fuere la definición
recursos. En términos administrativos que le hayamos dado.

podemos identificar estos elementos como

eficacia y eficiencia respectivamente, los
cuales unidos se conocen como productividad.

1.3 Gestión del tiempo en la vida personal

“Los que mal emplean su tiempo son los primeros en quejarse” Jean de la Bruyère

En su caso particular, frente a cada afirmación coloque sí o no según corresponda…

Tabla 1. Gestión del tiempo

Afirmaciones Sí No
1. El tiempo no me alcanza para todo lo que tengo que hacer.
2. Estoy dejando de lado cosas importantes por falta de tiempo.
3. Siempre termino postergando mis cosas por ocuparme de las de los
demás.
4. Al final del día estoy demasiado cansado para hacer lo que me gustaría.
5. No tengo tiempo para distraerme.
6. En algunas ocasiones termino llevándome trabajo para la casa.
Fuente: Elaboración propia (2017)

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Si responde sí a más de dos afirmaciones, hay una mala gestión del tiempo. Por esta razón, aquí
encontrará algunas buenas ideas para desarrollar esta habilidad para aumentar la productividad.

Lo primero que se debe tener en cuenta es que el tiempo personal es suyo y de nadie más.
Dicen que los dos días más importantes de la vida de todo ser humano son: el día del
nacimiento y el día en que se descubre para qué vivir. Existe una gran probabilidad de que
quienes se quejan que no les alcanza el tiempo para hacer lo que quieren, es justamente
porque no saben qué quieren hacer con sus vidas.

En condiciones normales, el día se va llenando de obligaciones y actividades y es mejor

que cada uno de nosotros decidamos qué hacer y qué no hacer. Aquí, estimado estudiante,
debemos hacer una distinción clara de prioridades. Es importante determinar cuáles son las
actividades significativas para nosotros y tomar la valiente decisión de hacerlas. Por esta
razón, las siguientes son ideas que nos permitirán hacer un uso eficiente del tiempo personal:

• La peor decisión es la indecisión. Hay que avanzar, no estar estancado. Los estados de
quietud absoluta no aportan nada, solo hacen perder el tiempo. Si no hay decisión, no
hay acción y si no hay acción, es porque el tiempo se desperdicia.

• La vida no es perfecta. Los cambios se deben hacer poco a poco. Nos debemos
concentrar en el aquí y el ahora. El ayer ya pasó y el mañana aún no llega. Hay dos
pruebas de vivir en un día diferente al presente: la depresión es el exceso del ayer; la
ansiedad es el exceso del mañana.

• Todos los extremos son malos. Así como se aconseja llevar una agenda de
programación para las actividades, no se puede llegar a programar cada momento de la
vida sin dejar algo a la espontaneidad. Hay que recordar que ese es el mejor momento
para ser creativos.

• Aunque tenga diversas responsabilidades, debe sacar tiempo todos los días para hacer
algo que le apasione. La única manera de cumplir las más grandes responsabilidades,
es ser feliz. Y la mejor manera de ser feliz es dedicarnos a hacer lo que nos apasiona
así sea 15 minutos al día.

• Una cosa a la vez. Si intenta hacer todo a la vez, no solo logrará un alto grado de estrés,
sino que la calidad de lo que haga no será satisfactoria. Del afán no queda sino el
cansancio.

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 • Es necesario lograr un equilibrio entre la vida personal, laboral, familiar y social.
Equilibrio no quiere decir que las 4 dimensiones tengan repartidas el mismo tiempo;
solo que se deben invertir minutos semanales a alguno de estos intereses.

Estas son buenas ideas para gestionar eficientemente el tiempo. Pueden

existir mejores ideas de acuerdo con la experiencia que cada uno tiene.
Compártalas con su tutor y compañeros en los encuentros.

Malos hábitos personales que nos hacen desperdiciar el tiempo:

• Falta de organización personal, por eso es importante planear y ejecutar sobre lo

planeado.

• Llegar tarde a citas, entrevistas, a clase o al trabajo.

• Confusión de las prioridades.

• Procastinación.

• Tomar decisiones apresuradamente.

• Demora en la toma de decisiones.

• Pretender hacer muchas cosas al mismo tiempo.

1.4 Elementos para administrar el tiempo

Una vez identificado el concepto de tiempo y su aplicación en el corto plazo, analicemos

algunos elementos que contribuyen a mejorar su administración en el mediano y en el largo
plazo.

Lo primero es ponernos de acuerdo en lo siguiente:

• ¿Está dispuesto a que su futuro se lo construyan otras personas?

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 • ¿Comparte esa expresión de que “nadie hace por uno lo que uno no haga por uno
mismo”?

Si la primera respuesta es NO y a la segunda es SÍ, para gestionar el tiempo es necesario tener

en cuenta:

• Buscar el control de nuestras vidas.

• Ser proactivo en nuestras acciones.

• Tener clara nuestra misión en la vida.

• Contar con una definición de nuestro futuro en la vida.

Ahora bien, la actitud es importante para enfrentar retos en la gestión del tiempo. Cuidar
la forma como nos expresamos, demuestra cómo actuamos. En el mundo de la persona
productiva, el lenguaje es proactivo, es decir, ¡construyendo el futuro! El siguiente cuadro
muestra un ejemplo de frases que algunas veces, de manera inconsciente, decimos,
dependiendo de la situación.

Lenguaje Lenguaje
proactivo reactivo

• Miremos otras alternativas. • No hay nada que pueda hacer.

• Puedo elegir la forma en que me
comporto.
• Controlo mis propios sentimientos.
• Puedo trabajar de una forma efectiva.
• Yo elijo.
• Yo prefiero.
• Puedo mejorar las cosas.
• Yo soy así.
• Esa persona me irrita.
• No me aprobarán eso.
• Nadie me acordó.
• Tengo que hacer otra cosa.
• Si las cosas fueran diferentes.
• No tengo tiempo.

Figura 2. Lenguaje proactivo frente a lenguaje reactivo

Fuente: Elaboración propia (2017)

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1.5 El valor del tiempo

El valor del tiempo depende de muchas

circunstancias en la vida. Probablemente el
valor del tiempo cambie con la edad. Un niño
puede asignarle un menor valor al tiempo por Un presupuesto de tiempo es una guía
la expectativa de vida que tiene; una persona para reforzar los resultados (buenos
de la tercera edad tenga una asignación de comportamientos) y para informar
sobre los puntos débiles (dilación).
valor del tiempo más alta. Esto tan solo es
Esta herramienta puede generar más
un ejemplo para indicar que “el tiempo es
valor al tiempo dedicado a una tarea.
un recurso finito y perecedero. No se puede
detener o almacenar. Por esta razón, el valor
del tiempo está inherentemente ligado a su
uso y mal uso” (Festjens, A; Janiszewski, C.,
2015). ¿Qué otros ejemplos puede usted dar para explicar el valor del tiempo?

Las personas son conscientes de que el valor del tiempo fluctúa; por ejemplo, son conscientes
del tiempo que se desperdicia o del que se puede utilizar mejor; de que a menudo carecen de
control sobre la asignación de tiempo a las actividades y que hay ocasiones en las que son
especialmente eficaces al utilizar el tiempo. Por tal razón, se invita a que en los encuentros
sincrónicos se discuta sobre la importancia de la gestión del tiempo. La discusión se puede
centrar en que herramientas pueden servir para gestionar de manera eficiente. Un ejemplo
de esto son los presupuestos de tiempo que “ayudan a garantizar que las tareas esenciales
de la empresa se completan a tiempo y dentro del rango óptimo de operación a través de
herramientas como Microsoft Excel o Word, con lista de las tareas que se completarán, y de
actividades relacionadas” (Loury, K. 2016).

Un presupuesto de tiempo es una guía para reforzar los resultados (buenos comportamientos)
y para informar sobre los puntos débiles (dilación). Para el alto ejecutivo empresarial, hay
algo de satisfacción al revisar el conjunto de presupuestos de un año y ver resultados
empresariales significativos, entrega puntual, mayor eficiencia, crecimiento personal y
ausencia de arrepentimiento.

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A continuación, se muestran unos consejos para administrar los presupuestos de tiempo que
permiten aumentar el valor del mismo:

• Si no se ha completado una tarea, determine si fue por dilación, interrupciones o tiempo

asignado insuficiente.

• Para repetir tareas de una semana a otra, considere si los resultados podrían haber sido
mejores si se asignaran a un bloque de tiempo diferente.

• Para el presupuesto del siguiente periodo, experimente con diferentes secuencias de

tiempo.

• Al final de cada mes, compare los presupuestos de tiempo de las semanas anteriores y
resuma los resultados obtenidos y los puntos de aprendizaje.

• Tomar los resúmenes mensuales y utilizarlos con la unidad de mando para la

planificación de negocios del próximo período, así como las revisiones de los
empleados.

1.6 Ladrones de tiempo

Después de realizar la auto-evaluación sobre

la gestión actual del tiempo, se espera que
haya hecho una reflexión sobre esta habilidad.
Con el contenido visto hasta aquí, usted
Algunos de estos ladrones de tiempo
puede determinar su nivel de productividad
vienen del entorno y otros, son
actual dependiendo de sus propósitos generados por nosotros mismos.
personales y profesionales. Por lo tanto, es Algunos son innegables y de otros no
hora de identificar algunos comportamientos nos damos cuenta. Algunos de ellos
que se denominan “ladrones de tiempo”, nos quitan minutos que, sumados, a
la semana se convierten en horas.
que según Acosta (2009) “constituyen para
cualquier directivo la primera razón declarada
de preocupación y pérdida de tiempo” (p.
103) dado que determinan una baja en la
productividad.

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A continuación, encontrará una lista de detonantes de actividades ladronas de tiempo.
Aunque esto depende de los intereses de cada quien, existen causas o motivos por los cuales
perdemos tiempo y por ende, somos menos productivos. Tenga en cuenta estimado estudiante
que algunos de estos ladrones vienen del entorno y otros, son generados por nosotros
mismos. Algunos son innegables y de otros no nos damos cuenta. Algunos de ellos nos quitan
minutos que, sumados, a la semana se convierten en horas. Lo invitamos a que aporte a esta
lista, los ladrones de tiempo que apliquen en su caso particular, y que los comparta con sus
compañeros de módulo.

• Desorganización personal: si usted no organiza y prioriza actividades o pretende hacer

varias cosas al mismo tiempo, esto le puede estar robando minutos.

• Improvisación: este ladrón de tiempo normalmente ocurre cuando no se hacen

distinciones entre lo urgente y lo importante. Es normal que se presenten actividades
que surgen de la nada. Pero el día no puede estar lleno de estas urgencias. ¿Siente que
se la mantiene apagando incendios? Por eso es importante el siguiente punto.

• Objetivos confusos: es importante que las actividades generen valor, es decir, que le
apunten a cumplir objetivos concretos, si eso no se cumple, se tendrá la sensación de
estar haciendo cosas sin sentido. ¿Ha tenido esta sensación?

• No tomar decisiones: como se mencionó antes, la peor decisión es la indecisión. El

tiempo utilizado para tomas una decisión si es largo, será perdido.

• No saber decir no: muchas veces queremos quedar bien con todos. Por eso, estamos
dispuestos a tener voluntad de ayuda popular. Aprender a decir no, es tener claro cuáles
son los objetivos y prioridades.

• Incapacidad de delegar: tenga presente que no puede cambiar el mundo en un solo día.
Prioriza las actividades que puede delegar y las que no. En el segundo escenario de
aprendizaje vamos a aclararlo.

• Interrupciones: cada vez que permitimos una interrupción en las actividades clave, se
gastan algunos minutos para volver a recobrar la concentración. Un ejemplo es una
llamada, mensaje de texto o chat inoportuno. De hecho, hasta causan ansiedad al sentir
que se acaba el tiempo para cumplir los objetivos. Aquí hay que revisar el ambiente
laboral.

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 • Falta de concentración: enfóquese en lo que está haciendo. No viva en el pasado o
en el futuro mientras realiza actividades clave para el logro de sus objetivos. Si logra
enfocarse en el aquí y ahora, la calidad de lo realizado será más alta.

• Mala comunicación: todos los conflictos con otras personas surgen por esto. Es normal
tenerlos, pero un conflicto roba tiempo. Manejarlos eficientemente nos ayuda a no
perderlo. Un lenguaje claro y asertivo, evitará repetir la información.

• Aplazar tareas: ¿lleva aplazando aquello que siempre ha querido? Le falta entonces
priorizar. Si esto ocurre, puede sentir que no le alcanza el tiempo. Si sabe que tiene algo
que hacer, hágalo ya. ¿Deja sus trabajos académicos para última hora?

• Correo, redes sociales y mensajería instantánea: ¿Cuánto tiempo pasa en redes

sociales? A menos que su trabajo sea de Community Manager, o sus ingresos dependan
de esto, puede estar enfrentado al mayor ladrón de tiempo del mundo contemporáneo.

• Reuniones: son necesarias para planear, organizar y controlar. Pero deben tener
un límite. No puede exceder la hora semanal por proyecto. ¿Siente que en muchas
reuniones no se concreta nada específico? Pues cambie la metodología. Evite la
reunoadicción. Es un mal para la productividad.

1.7 Calidad de vida

Probablemente todos los elementos contenidos en esta lectura fundamental le han llevado
a reflexionar sobre la productividad y su relación con la gestión del tiempo. El objetivo no es
llegar a tener comportamientos robóticos para mejorar los objetivos en el trabajo. Aunque hay
estudios que demuestran que pasamos más horas al día en el trabajo que en la casa, aumentar
la productividad laboral no es lo único que debería perseguirse.

En la vida de todo ser humano existen otras dimensiones que logran satisfacción. Sin duda
lo laboral es una de ellas, pero también se puede ser productivo en otras dimensiones.
Por ejemplo, en lo personal. ¿Cuáles son nuestras pasiones? ¿Qué es lo verdaderamente
significante en nuestras vidas? ¿Los propósitos personales van en contravía a los propósitos
laborales? Estas y otras preguntas son necesarias para continuar reflexionando en las
habilidades que debemos desarrollar como especialistas.

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En la autoevaluación de la gestión actual del tiempo, se encuentra un listado de actividades
en tres categorías: personal, trabajo y desarrollo. La primera y la tercera se centran en esta
dimensión justamente porque le apunta a tener en cuenta la calidad de vida. Si usted considera
que es productivo en lo laboral pero no en lo personal, los resultados no serán satisfactorios.

Por ejemplo, ¿cuántas horas duerme a la semana? Si la respuesta es inferior a 35 horas,

probablemente su rendimiento no será alto, pero su agotamiento físico si lo será. Ahora bien,
según estadísticas de la gestión del tiempo en altos ejecutivos mundiales, la constante es no
dormir más de 6 horas cada día. De otro lado, podemos analizar el número de horas semanales
que gastamos en transporte entre el hogar y el lugar de trabajo. Es sabido que algunas
personas en grandes ciudades, involucran entre 3 o 4 horas diarias en esta actividad que no
es productiva. Si vivieran cerca al lugar del trabajo ¿Qué actividad altamente productiva y
generadora de valor la reemplazaría?

En síntesis, existe otro elemento para evaluar la calidad de vida de los profesionales. Según
estadísticas del Ministerio de Salud en Colombia, el 61% de los mayores de 30 años tienen
sobrepeso. Esto es un reflejo de la vida sedentaria junto a malos hábitos alimenticios (como
almorzar en menos de 30 minutos) que caracterizan a muchas personas. ¿Cuántas horas a
la semana dedica para la actividad deportiva? Recuerde estimado estudiante que uno de los
indicadores de este escenario de aprendizaje es reflexionar sobre cómo la gestión actual de su
tiempo contribuye al mejoramiento de la calidad de vida.

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Referencias
Acosta, J. M. (2009). Gestión eficaz del tiempo y control del estrés. Madrid: ESIC

Festjens, A., & Janiszewski, C. (2015). The Value of Time. Journal of Consumer Research, 42(2),
178 - 195. doi:10.1093/jcr/ucv021

Loury, K. (2016). Create time budgets to produce results. Journal of Financial Planning, 29(12), 30-31.

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 INFORMACIÓN TÉCNICA

Módulo: Habilidades Gerenciales

Unidad 1: Competencias para la productividad

Escenario 1: Diagnóstico de la gestión actual del tiempo

Autor: Wilinton Javier Ortiz Amador

Asesor Pedagógico: Amparo Sastoque Romero

Diseñador Gráfico: Paola Andrea Melo
Asistente: Ana Milena Raga

Este material pertenece al Politécnico Grancolombiano. Por

ende, es de uso exclusivo de las Instituciones adscritas a la
Red Ilumno. Prohibida su reproducción total o parcial.

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