PROYECTO: ESTUDIO DE CASO DISTRIBUYAMOS

MATERIA: DISTRIBUCION EN PLANTAS

INTEGRANTES
ADRIANA LORELY CASTAÑEDA ROMERO CÓD. 1721981574
DIEGO FERNANDO VALENCIA OCAMPO CÓD. 1611021290
CRISTHIAN ELIAS AGUDELO QUINTERO CÓD. 1221480204
JHON FABER GRACIA SANTOS CÓD. 1421028069
ANDRÉS NATANAEL MOLANO LAVERDE CÓD. 1611981724

PRESENTADO A: LEONARDO MIRANDA RUIZ

INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA POLITECNICO GRANCOLOMBIANO

FACULTAD DE INGENIERIA Y CIENCIAS BÁSICAS
BOGOTÁ COLOMBIA
2019
 Tabla de contenido

Objetivo General .............................................................................................................................................. 3

Objetivos Específicos.................................................................................................................................... 3
Justificación ...................................................................................................................................................... 3
Metodología....................................................................................................................................................... 4
Diagnóstico del problema ................................................................................................................................... 5
Criterios de evaluación .................................................................................................................................... 8
Recomendaciones ............................................................................................................................................. 9
Referencias Bibliográficas .............................................................................................................................10
Objetivo General

Estudiar la problemática de la compañía y analizar alternativas que permitan la solución de las

amenazas en la estructura relacionadas con la distribución en planta y la logística de la organización.
Esto se realizará mediante un diagnóstico sobre la situación actual de la organización llevando a cabo
los debidos pasos a seguir para corregir dicha situación para que los empleados y el equipo trabajen
con mayor eficacia.

Objetivos Específicos

 Redistribución de funciones, un programa de capacitación en procedimientos y una

asignación de roles diferenciales y definidos.
 Creación de un manual de procesos y procedimientos en el área de acopio y despacho
 Establecer un método de almacenamiento donde pueda identificar fácilmente cada una de las
mercancías mediante el método ABC y con tecnología como el RFID (Identificación por
radiofrecuencia)
 Definir y socializar un cronograma de conteos diarios y cíclicos de la mercancía almacenada
 Exigir la trazabilidad de la mercancía a la empresa contratada mediante un sistema de
ubicación satelital donde se pueda realizar el debido seguimiento.

Justificación

Debido a la problemática de logística que tiene la compañía, se ve la necesidad de realizar cambios

en ella para resolver la problemática mediante un diagnóstico que permita mostrar el estado actual de
la empresa y con base en ello brindar varias recomendaciones que permitan mejorar aspectos de la
compañía y mantener la efectividad, la calidad y la estabilidad del proceso.

Se analizarán tres aspectos logísticos importantes y los cuales presentan una situación crítica, el
primero es el inventario, el almacenamiento y el transporte.

 Inventarios: presenta falencias por falta de control.

 Almacenamiento: No hay un adecuado almacenamiento y no se encuentra fácil la mercancía.
 Transporte: presenta falencias de trazabilidad y confiabilidad en los conductores
Metodología

Los pasos para seguir serán realizados por cada uno de los empleados y sus superiores llevando a

cabo un mejor control en la compañía para evitar pérdida de recursos y tiempo y adicional a eso

mejorar la productividad en términos laborales y empresariales.

La metodología por utilizar será el METODO S.L.P. (SISTEMATIC LAYOUT PLANNING) O

(PLANEACION SISTEMATICA DE LA DISTRIBUCION EN PLANTA) (Fernández, 2017) Este

método plantea cuatro fases o niveles de la distribución en planta, que además pueden superponerse

uno con el otro, estas son:

 ¨Fase I: Localización. Aquí debe decidirse la ubicación de la planta a distribuir.

 Fase II: Plan de Distribución General. Aquí se establece el patrón de flujo para el total de

áreas que deben ser atendidas en la actividad a desarrollar.

 Fase III: Plan de Distribución Detallada. Aquí se debe estudiar y preparar en detalle el plan

de distribución alcanzado en el punto anterior e incluye el análisis, definición y planificación

de los lugares donde van a ser instalados/colocados los puestos de trabajo, así como la

maquinaria o los equipos e instalaciones de la actividad.

 Fase IV: Instalación. Aquí, última fase, se deberán realizar los movimientos físicos y ajustes

necesarios, conforme se van instalando los equipos, máquinas e instalaciones, para lograr la

materialización de la distribución en detalle que fue planeada.

Diagnóstico del problema

Este diagnóstico nos permite identificar las problemáticas en vía de encontrar la solución que tendría
mayor y mejor impacto, con el fin de plantear un plan de acción que oriente el devenir de la
organización.

El análisis realizado para DISTRIBUYAMOS S. arrojo las siguientes situaciones críticas o

problemáticas son las mencionadas a continuación:

 Inventarios: presenta falencias por falta de control de existencias.

 Almacenamiento: No hay un adecuado almacenamiento y no se encuentra fácil la mercancía.
 Transporte: presenta falencias de trazabilidad y baja confiabilidad en la capacidad de
respuesta de las personas encargadas.
 Recurso humano: se cuenta con personal insuficiente para atender la operación, además no
cuentan con funciones y procedimientos bien definidos.
 Planeación estratégica: no se cuenta con una planeación establecida, se tiene descuidado el
direccionamiento estratégico.
 Capacitaciones: la metodología de las capacitaciones no es eficiente.
 Logística: falta de seguimiento logístico para optimizar procesos, atraso en las herramientas
necesarias para cada proceso.
 Comunicación: falta de comunicación entre directivos, toma de decisiones sin previo aviso.
 Orden y Aseo: prevalece el desorden y la suciedad cuando se termina o ejecuta una tarea.

De acuerdo con el diagnostico se evidencio que la problemática inicia desde la parte administrativa,
debido a que, no cuentan con una planeación estratégica definida, y se limitan solo a gestionar buenos
resultados en los indicadores que le presenta, sin embargo, no se es consciente de la importancia de
generar una cultura organizacional incentivando el trabajo en equipo y de mantener al personal
capacitado y en las mejores condiciones que a su vez mejore su productividad.

Es de importancia la realización de juntas para que entre todas las áreas se realice un plan de acción
acorde a las necesidades y expectativas que se tienen y que contribuyan al interés general de la
empresa.
 Por otra parte, La comunicación debe empezar desde la gerencia, puesto que, si se tiene una
comunicación asertiva y bidireccional, será más fácil para las otras áreas interactuar entre ellas, por
lo que se tendrán los objetivos claro y definido. Logrando así trabajar efectiva y eficazmente, teniendo
a tiempo cada proceso generando una estandarización que a su vez permitirá la expansión tanto micro
como macro de la organización. Identificando las responsabilidades de cada área y/o proceso, con el
fin de mejorar sus resultados.

Después de tener una clara responsabilidad de cada área se deberá realizar el análisis del cronograma
de capacitaciones, donde se establezca que tipo de personal se requiere para la tarea con el fin de
realizar las capacitaciones respectivas y contar con el personal calificado, que a su vez mejore en los
tiempos de respuesta.

No obstante, se debe elegir un sistema de control de inventarios efectivo para la organización con el
fin de hacer uso acertado de los insumos. Controlando así costos y proveer los insumos necesarios
para la operación del mismo, además de garantizar la calidad del producto.

Teniendo en cuenta lo mencionado anteriormente se desarrollan unos criterios de evaluación que

permitirán hacer un control y seguimiento a cada una de las actividades, lo que permitirá garantizar
las acciones de mejora.

Alternativas de solución

PROBLEMA PLAN DE MEJORA

 Realizar un cronograma de capacitaciones incluyendo la inducción y re inducción,

estableciendo los tiempos fuera de la jornada laboral con el fin de que todo el
El entrenamiento precario y en
personal de la empresa reciba entrenamiento y capacitación frente a sus labores y
horas inadecuadas ya que se
a las que se encuentran en el plan de SST. Con el fin de que cumplan con un perfil
realiza dentro de su jornada
idóneo para el cargo que desempeñan. Establecer los perfiles, funciones y
laboral, y en el tiempo que está
responsabilidades de cada cargo.
ejecutando sus labores diarias.
 Solicitar a la transportadora un estudio de perfil de cada empleado y auxiliar que
Funciones no definidas.
trabaje como tercero, así como estudios de seguridad para determinar el grado de
confiabilidad de los transportadores.
  Determinar e implementar un sistema de control de inventarios y logística nueva
y así mismo establecer los procesos y sub procesos de la empresa, asignando un
líder idóneo y capacitado estos, con el fin de mantener una mejora continua en
cada proceso y que estos no se vean afectados.

 Plantear el rediseño del plan estratégico logístico, de acuerdo a un modelo más

acorde a la operación logística actual, teniendo en cuenta los perfiles de los
El sistema de control de
colaboradores, flujo de movimientos en el picking de la mercancía, tiempos de
inventarios y logística es obsoleto.
entrega, nivel de cumplimiento a nuevos clientes, así como establecer cuantas
personas son necesarias para desarrollar la operación de forma idónea.

 Aplicación de indicadores para comprobar la efectividad de los procesos

 Divulgación de los manuales de procedimiento para cada colaborador según su

función, tanto a nivel administrativo como a nivel operativo

 Contar con una persona idónea para realizar la planeación y gestión de riesgos de
la empresa, con el fin de proteger la vida y salud de todos los trabajadores,
coordinar el plan de acción y su desarrollo para la prevención de riesgos e
Falta de Planeación y Gestión del
incidentes, capacitar a los trabajadores en los factores de riesgo a los que se
riesgo
encuentran expuestos.

 Estructurar un sistema de seguridad que garantice la protección de los activos de

la compañía, así como auditorías a los proveedores del sistema de monitoreo.

 Redefinir plan estratégico, objetivos el direccionamiento que permitan hacer un

análisis holístico que permita encaminar los planes de acción de mejoramiento.
Reestructuración de plan
 Análisis DOFA que permita contribuir con el desarrollo efectivo de la
estratégico
organización.

Fuente: Elaboración propia, 2019

Criterios de evaluación

ELABORACIÓN DE
INDICADORES DE GESTION POR
AREAS

Área Operativa Área administrativa

Incluir sistema de control de Redistribución de funciones al

personal Realizar auditorias internas
inventarios

Realizar capacitación al personal de

Establecer un método de nuevos procedimientos Aplicacion de indicadores de
almacenamiento de fácil identificación eficiencia en la planta
de productos con tecnologia abc, rfid

Cronograna para realizar conteos Realizar trazabilidad de productos Realizar inspección de los erp por
ciclicos de productos almacenados despachados jefes de área

Fuente: Elaboración propia. 2019

En cuanto a los indicadores de evaluación se determino hacerlo por áreas lo que permitirá identificar
y trabajar en las falencias encontradas durante el diagnostico, este se dividió en área operativa y área
administrativa.

En cuanto al área operativa se estableció que se debe incluir un sistema de control de inventarios que
permitirá identificar los productos y se puede establecer un cronograma para realizar el
correspondiente inventario de los productos almacenados lo cual beneficiará la empresa en gran
manera evitando los excesos de compras y la buena distribución de la mercancía.

En el área administrativa se establecieron dos criterios importantes y son la redistribución de las

funciones del personal y las auditorias internas dentro de estas se realizarían capacitación al personal
con nuevos procedimientos y la importancia de la trazabilidad de los productos despachados, y a su
vez aplicar indicadores de eficiencia permiten evaluar el grado de consecución y cumplimiento de los
objetivos estratégicos. Su utilidad depende de que, a la hora de proceder a su definición y
establecimiento se garantice su fiabilidad y consistencia, evitando ambigüedades, adicionalmente la
inspección periódica de los ERP por los jefes de área.

Recomendaciones

 Realizar indicadores de gestión en un periodo no mayor a un trimestre donde las personas

encargadas de área realicen los informes a la gerencia, programar capacitaciones al personal
en el manejo de programas ofimáticos que ayudan a mejorar los procesos de flujo de
información de la compañía DISTRIBUYAMOS S.A. Mejorar el clima laboral, y trabajo en
equipo.
 Rediseñar los procedimientos establecidos en el manejo de inventarios donde se debe
controlar desde el momento que llega el producto con un filtro visible de la inspección, al
lugar de almacenamiento requerido, de una manera FIFO. Con la facilidad de ubicación de
cada uno de los productos.
 Control y seguimiento de cada uno de los indicadores establecidos
 Evaluación periódica de procesos implementados
 Continuar desarrollando estrategias horizontales y verticales con el fin de garantizar una
producción optima y resultados esperados
 Manejar y planificar adecuadamente sus redes de transporte y distribución.
Conclusiones

Se puede concluir que existe un gran problema en el sistema productivo, es allí donde se
concentra el análisis de todas las variables que incurren en dicho proceso y así poder aumentar
tal productividad en la empresa. Por otro lado, se evidencia la falta de comunicación entre
áreas y planificación tanto administrativa como operativa lo que perjudica la rentabilidad,
eficiencia y eficacia de la organización, la importancia de mantener una correcta distribución
tanto del personal como de la materia prima evitará el desperdicio de recursos y permitirá
maximizar los mismos.

Es necesario el cumplimento de todas las recomendaciones e indicadores que permitan la

mejora de la organización y alinease con la planeación estratégica par mejores resultados.
Para nuestra solución planteada es vital la colaboración entre áreas administrativa y operativa
dejar los puntos claros y estándares operativos que se van a utilizar acorde a la producción;
esclarecer seguimiento y resultados, la mejor manera de revaluar los procesos y montar
nuevos estándares de trabajo según la necesidad, minimizando siempre el riesgo de poner la
producción en peligro.

Referencias Bibliográficas

Fernandez. A. (2017) Systematic Layout planning. Obtenido de:

http://www.fernandezantonio.com.ar/Documentos/SLP%20para%20Distribucion%20en%20
Planta%20%202017.pdf