Procedimiento de Identificación, Actualización, Evaluación y Seguimiento de los Requisitos

Legales y de Otra Índole en Seguridad, Salud en el Trabajo

1. OBJETIVO
Establecer una metodología para identificar, actualizar, evaluar y comunicar los requisitos legales
en Seguridad, Salud en el Trabajo, que sean aplicables a XYZ SA, incluyendo los de otra índole
que sean pertinentes.

2. ALCANCE
Aplica a todas las actividades y proyectos desarrollados en XYZ SA, en cuanto a los requisitos
legales que le conciernen en Seguridad, Salud en el Trabajo, incluyendo aquellos que las partes
interesadas requieran y los de carácter voluntario que acoja la organización.

3. PROCEDIMIENTO

3.1 IDENTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LOS REQUISITOS LEGALES Y OTROS

Los requisitos legales aplicables a XYZ SA en Seguridad, Salud en el Trabajo, están compuestos
por la normativa que se ajusta al servicio que presta la compañía y que deben cumplirse en las
diferentes actividades, sedes y proyectos.
Para la identificación y actualización del marco legal en Seguridad, Salud en el Trabajo, se
emplearán principalmente las fuentes de información de orden Nacional, Regional y Local que a
continuación se describen, y se revisarán según la frecuencia establecida.

Se debe revisar toda la legislación, y demás requisitos de los interesados (Clientes y usuarios,
comunidad, trabajadores, accionistas, dueños, proveedores) que afecte directa o indirectamente
los procesos y proyectos de la organización.
La identificación y revisión será realizada por la dirección del sistema de gestión o por la dirección
del proyecto según sea el caso, con la asesoría de un abogado cuando se requiera.

3.2 ACTUALIZACIÓN DE LOS REQUISITOS LEGALES

Semestralmente (o antes si se requiere) se revisarán las fuentes de información para identificar
las posibles modificaciones en alguna de la normatividad, los actos administrativos aplicables o
cuando la organización incluya nuevas actividades en sus procesos; estos cambios se estudiarán
y quedarán consignados en el formato de “Análisis de la aplicabilidad de la nueva normativa” (ver
tabla 1), donde se determinará si son aplicables a la organización.

Tabla 1. Formato de “Análisis de la aplicabilidad de la nueva normativa”

Aplicabili
Fecha de
Fecha de Descripció dad Deroga otra
Norma expedició Emisor Proyecto
análisis n ley / Cual
n
Si No

Indica el Identifica la normativa Expresa la Autorida Enuncia el Indica si se Se mencionará

encabezado aplica o no Describe el nombre del
mes en que (Ley, Resolución, fecha de do la normativa
proyecto al que le aplica
se verificó la Decreto, Auto, publicación entidad con que se la que se deroga
identifica la normativa la normativa analizada, o
nueva Acuerdo) de cualquier de la que con esta nueva
si aplica en caso contrario
normativa índole que se está norma emitió la normativa. analizada ley si es el
a toda la organización.
expedida analizando analizada norma aplicable caso.

Tel:(511) 2412997
Cel: (511) 961786235
info@sstasesores.pe
www.sstasesores.pe
Esta información se almacenará en medio magnético en la el servidor disponible en la compañía
para este fin, de manera cronológica y si aplica, se procederá a su inclusión en la respectiva
Matriz de Requisitos Legales.

3.3 LLENADO DE LA MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES

A continuación se indica que va a contener cada una de las matrices y como es el llenado de cada
una de las casillas.

MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

ACTIVIDADES
QUE
ESTADO DE
ENTIDA NORMATIVIDA ARTÍCULO REQUISITO GARANTIZAN OBSERVACIONE
TEMA CUMPLIMIENT
D D S S LEGALES CUMPLIMIENT S
O (%)
O
(EVIDENCIAS)
Se le da Se Se enuncia la Se Se realiza En esta casilla Se realizan
un título a mencion normatividad, relacionan una breve se indica como observaciones si
Se obtiene el
la Norma a la decreto, ley, los artículos descripción la organización es del caso.
porcentaje de
que se entidad o acuerdo, acto que tienen de lo que se da cumplimiento
cumplimiento de
esté autoridad administrativo, aplicación exige en con el requisito
la normatividad.
analizand que … que se está para la dicho establecido y
A/B *100 1
o emite el analizando y la organizació numeral. que evidencias
requisito fecha de su n. quedan al
legal expedición. respecto.
tratado.

Para tener acceso a las normas y demás requisitos legales, la organización ha creado vínculos
directos con la Normatividad mencionada desde la Matriz correspondiente, además de tener
acceso a través de la Intranet Corporativa con las páginas WEB de las principales autoridades.
También se conservarán en medio físico aquéllas que adquiere la empresa por medio de la
suscripción con organizaciones especializadas en la publicación de legislación nacional Diario el
Peruano y otras que decida la organización adquirir.

3.4 COMUNICACIONES
La Legislación de Seguridad y Salud en el Trabajo, se le comunica al personal de la empresa y a
clientes y otras partes interesadas (autoridades ambientales, autoridades municipales,
comunidades, etc.) cuando así se requiera. Esta comunicación se podrá realizar por: carta,
correos electrónicos, Intranet Corporativa, entrega de documentos explicativos o capacitaciones si
se requieren.
Así mismo, la matriz de requisitos legales, podrá ser consultada a modo de lectura, por cualquier
funcionario, a través de la intranet de la empresa.
Se les notificará a todos los proveedores y subcontratistas en los proyectos que lo requieran, los
requisitos legales específicos aplicables antes de iniciar la actividad para la cual fueron
contratados, con el fin de comprometerlos con el cumplimiento de la normatividad y obtener su
participación en los diferentes procesos establecidos por la organización.

3.5 EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO DEL CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS LEGALES

Para realizar el seguimiento y la evaluación del cumplimiento legal se revisará cada uno de los
artículos identificados en las matrices para determinar su estado. Además se podrán efectuar
actividades periódicas como:
 Inspecciones a las instalaciones donde se realizan los diferentes proyectos.

1
A: Número de artículos que se cumplen en la organización
B: Número de artículos que aplican a la organización

Tel:(511) 2412997
Cel: (511) 961786235
info@sstasesores.pe
www.sstasesores.pe
 Revisión de proyectos
 Auditorías externas e internas, las cuales se realizarán de acuerdo con la planificación de las
respectivas auditorías.
 Informes de Gestión.
 Programas y controles operativos establecidos.

En cada matriz legal quedará el registro de la evidencia de la evaluación periódica del

cumplimiento, en las respectivas casillas de “Actividades que garantizan el cumplimiento” y
“Estado de cumplimiento (%)”.

Cuando se encuentre un incumplimiento se realizará un plan de acción con el fin de lograr el

cumplimiento de los requisitos establecidos.

La periodicidad del seguimiento al cumplimiento de los requisitos legales se definirá en cada uno
de los proyectos que requieran realizar plan específico por la magnitud de los requisitos legales
que le competan. Para los demás procesos y proyectos que se ejecuten en la compañía, se
realizará semestralmente.

El seguimiento será realizado por la dirección del sistema de gestión o por la dirección del
proyecto según sea el caso, con la asesoría de un abogado cuando se requiera
Cada que se realice una evaluación del cumplimiento de los requisitos legales, se generará una
nueva versión de la respectiva matriz.

SST Asesores
E-mail: sst.asesoria@gmail.com
Facebook: https://www.facebook.com/SSTAsesores?fref=ts
Youtube: http://www.youtube.com/channel/UCXi7NHSolZ0SSKUlSOzBk_Q
Twitter: https://twitter.com/ForoSST

Tel:(511) 2412997
Cel: (511) 961786235
info@sstasesores.pe
www.sstasesores.pe