LOS LIBROS CONTABLES

A. DEFINICIÓN:
Los libros contables son aquellos archivos o documentos donde se plasma la información
financiera de la empresa, operaciones que se realizan durante un periodo de tiempo
determinado, y los cuales hay que legalizar de manera periódica.

B. CLASIFICACIÓN

Inventarios y Balances,
Diario, Caja, Mayor,
OBLIGATORIOS Actas, Sueldos y Jornales,
Registros de Compras,
Registro de Letras.
ASPECTO
CONTABLE
Caja Chica, Bancos, Clientes,
VOLUNTARIOS Proveedores, Ctas. Ctes.,
Almacén, Letras por cobrar, etc.

LIBROS
CONTABLES
Inventarios y Balances,
PRINCIPALES Diario,
Caja,
Mayor
ASPECTOTÉ
CNICO
Caja Borrador, Caja Chica,
AUXILIARES Clientes, Bancos, Proveedores,
Almacén, Cuentas Corrientes,
Sueldos y Jornales, Letras por
Cobrar
C. LIBROS OBLIGATORIOS PRINCIPALE
1. LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES
Definición:
Es un libro obligatorio y principal de foliación simple, en el cual se deben registrar todos los bienes y
valores, deudas y obligaciones y, el patrimonio que posee una persona natural o jurídica; asimismo, se
deberá anotar el balance general y el estado de ganancias y pérdidas una vez terminado el ejercicio
económico. El libro de inventarios y balances, además de especificar la situación de la empresa, sirve
de base y punto de partida de toda labor administrativa, ya que da a conocer pormenorizadamente lo que
pertenece y/o adeuda la sociedad o comerciante, al mismo tiempo que determina la ganancia o pérdida
sufrida en las operaciones mercantiles realizadas.

Aspecto Legal
Este libro tiene su base legal primigenia en el Código de Comercio, el mismo que en uno de sus artículos
expresa lo siguiente: Que el comerciante empezará por el inventario inicial sus operaciones y debe
contener:}
a. Relación exacta del dinero, bienes y valores de toda clase, apreciados en su valor real y
que constituyen el ACTIVO.
b. Relación exacta de todas las deudas y toda clase de obligaciones, si las tuviera, que
forma el PASIVO.
c. Se fijará la diferencia entre el ACTIVO y el PASIVO que constituirá el CAPITAL.
En el mencionado libro, anualmente se asentará el balance general con los pormenores
expresados en el Art. 37° del Código de Comercio, en concordancia con los asientos de
DIARIO, sin reserva ni omisión alguna, bajo la firma y responsabilidad del comerciante. De
acuerdo al D. Leg. N° 774 del 31.12.1993, están obligados a llevar este libro las personas
jurídicas y las perceptoras de rentas de tercera categoría. En todos los casos el libro materia de
estudio será sujeto de legalización ante Notario Público o Juez de Paz Letrado, según
corresponda, tal como se expone en el capítulo anterior. Para cumplir con la diligencia antes
mencionada, el interesado o su representante se apersonarán ante el Notario Público o Juez de
Paz Letrado acreditándose con carta simple y portando el R.U.C. En las sucesivas legalizaciones
se seguirá el mismo procedimiento acreditando fehacientemente terminación o pérdida del libro
anterior.

Rayado
El rayado aceptado generalmente de este libro, es que se presenta a continuación:

(1) El encabezamiento
(2) Anotar el código de la cuneta a nivel de dos dígitos.
(3) Anotar el código de la sub-cuenta o divisionaria (si se prescinde de las divisionarias,
servirá para enumerar las unidades, cantidades de cosas o especies.)
(4) Llamada también gran columna, sirve para colocar los títulos de las cuentas y sub-
cuentas, así como detalles y otras explicaciones.
(5) Columna falsa o accesoria, sirve para anotar los precios o valores unitarios.
(6) Columna destinada al registro de importes parciales o para agrupar cantidades de
una misma cuenta.
(7) Para el registro de cantidades totales.

El Inventario
Se llama inventario a la relación detallada y pormenorizada delos valores, bienes y
derechos, así como las obligaciones o deudas que tiene una empresa al iniciar o finalizar
sus operaciones en un periodo contable y que le permiten determinar con exactitud los
rubros que componen su activo y pasivo, para determinar en un momento dado su
situación patrimonial.
El registro en el libro de inventarios y balances de todo lo mencionado en el párrafo
anterior, sirve de base para efectuar el primer asiento en el libro diario, llamado de
APERTURA, sea al iniciar la contabilidad de una empresa o reabrir los libros después
del cierre de las operaciones de un ejercicio.
Como regla fundamental para la apertura de libros se debe citar lo siguiente:
 Que todos los valores activos son deudores del CAPITAL o PATRIMONIO.
 Que todos los valores pasivos son acreedores del CAPITAL o PATRIMONIO
Clases de Inventario
Los inventarios son físicos y contables. Los primeros son el resultado de recuento de los
bienes o valores objeto de inventario; los segundos, los que realmente vienen al caso,
son los que se practican en libros con los datos recogidos del inventario físico. Según su
naturaleza y/o fecha de preparación, pueden ser:
a. Inventario inicial o de apertura.- Es aquel, que prepara el comerciante o empresa
al iniciar sus operaciones mercantiles, con la finalidad de conocer patrimonio con
que cuenta al iniciar su primer periodo contable. Este inventario consta de cuatro
partes: EL ACTIVO, que comprende todos los bienes que posee la empresa y los
derechos a su favor: EL PASIVO comprende las deudas y obligaciones; EL
RESUMEN, que es la diferencia del Activo menos el Pasivo, dando como
resultado el patrimonio neto inicial y; de cuentas que aparecen en el activo y
pasivo que se equilibran o balancean con las cuentas patrimoniales. Conviene en
algunos casos –cuando se trata de sociedades por ejemplo – agrupar en uno solo
el pasivo y el patrimonio, obedeciendo a la ecuación contable Activo = Pasivo +
Patrimonio.
b. Inventario de cierre.- Es el registro que se hace después de un periodo
determinado de actividades –generalmente un año para determinar – el
patrimonio con que cuenta el comerciante o empresa al finalizar el periodo
contable y conocer la utilidad o pérdida obtenida. En empresas unipersonales,
éste inventario, además de las parte señaladas en el inventario inicial o de
apertura, cuenta con otro grupo denominado COMPARACIÓN, que viene a ser
la relación que se establece entre el patrimonio inicial y el de cierre, lo que
determina por si el resultado del ejercicio. Habrá utilidad cuando el patrimonio
de cierre es mayor que el inicial, caso contrario habrá pérdida. Al igual que el
inventario inicial, en éste podemos agrupar en uno sólo las cuentas del pasivo y
patrimonio, obedeciendo a la ecuación contable Activo = Pasivo + Patrimonio
c. Inventario de situación.- Se efectúa en cualquier época del año, motivado por
circunstancias especiales, tales como: fusión, transformación o liquidación de
empresas.

Procedimientos para Registrar El Inventario.-

El inventario se inicia anotando en la parte superior del folio que se utiliza, la clase de
inventario que corresponda y la fecha de su realización; ejemplo, si el inventario es
inicial, en el encabezamiento se anotará:
INVENTARIO INICIAL
Al…………… de………………………….. del 2005
Seguidamente se registrará en forma detallada en la cuenta que corresponda, los bines
y valores del activo de acuerdo al grado liquidez decreciente, precisando luego el total.
A continuación se anotará cada una de las partidas del pasivo de acuerdo a su grado de
exigibilidad decreciente, precisamente luego su total. Acto seguido, en el patrimonio,
las partidas que lo conforman, empezando por el capital. En empresas unipersonales, si
se tratara del inventario de cierre después del patrimonio, hay que registrar la
comparación, que equivale a establecer la relación entre el patrimonio inicial y de cierre,
hecho que va a representar la utilidad o pérdida del ejercicio. Culmina el registro del
inventario señalando el lugar, fecha y estampado desello y firma tanto del contador
como del propietario o representante de la empresa

Casos Para Confeccionar Un Inventario.-

Los casos más comunes son:
a. Con una cuenta de activo sin pasivo.
b. Con dos o más cuentas de activo y sin pasivo.
c. Con una cuenta de activo y una o más de pasivo.
d. Con varias cuentas de activo y varias cuentas de pasivo.

Balance de Inventario.-
Como el inventario general resulta amplio y especificado, se pierde el aspecto central
de su contenido por cuya razón, se hace necesario resumirlo, a esta forma de presentar
el inventario se le conoce con el nombre de BALANCE o BALANCE DE
INVENTARIO. En éstos, se presentan únicamente los rubros o cuentas y sus cantidades
en forma global, facilitando con ello la visión concreta y clara de las diferentes
categorías de bienes, obligaciones y capital (o patrimonio) de la empresa.
 2. LIBRO DIARIO
Definición
En contabilidad, el libro diario es aquel libro donde se registran todas las operaciones
económicas que ocurren en una empresa en su día a día, siguiendo siempre un orden
cronológico. La foliación del Libro Diario es simple y los registros que en él se realizan reciben
el nombre de ASIENTOS.

Información incluida en el libro

Todo libro diario debe contener, al menos, los siguientes aspectos:
 Fecha de las operaciones: esto es el año, mes y día del registro contable.
 Código de la cuenta afectada: código de la cuenta asignada en el mayor y a la que se
esté debitando o acreditando.
 Nombre de la cuenta y descripción de los conceptos: nombre de la cuenta y explicación
del registro que se está efectuando.
 Número de asiento: número de registro que se le asigne a las anotaciones contables.
También se le conoce como número de comprobante.
 Número de folio en el mayor: número de página o folio del libro mayor en el cual se
contabiliza el movimiento de cada asiento.
  Columnas de débitos y créditos: registra los dos tipos de movimientos que puede tener
toda operación contable, deber y haber.
 Número de folio diario: número consecutivo que tiene cada hoja del libro diario.
 Número de línea

Funciones del Libro diario

Un Libro diario permite, entre otras funciones, las siguientes:
Llevar una contabilidad ordenada de forma cronológica y con una numeración correlativa.
 Crear el libro mayor.
 Controlar el cuadre del balance.

¿Cómo se hace un apunte en el libro diario?

Los diferentes asientos contables del libro diario se clasifican según la fecha en que se realizan
en:
 Asientos de apertura: se hacen cuando la empresa anota las aportaciones de los socios
al inicio de la empresa.
 Asientos de saldo inicial: los que se hacen al inicio de un período, coincide con el de
cierre del periodo anterior.
 Asientos de cierre: es el que se hace al final del periodo para saldar las cuentas. Como
hemos dicho da lugar al de inicio del periodo siguiente.
Los asientos también se pueden clasificar según las cuentas que intervienen en el mismo en:

 Asientos simples: solamente tienen una cuenta de cargo y otra de abono.

 Asientos compuestos: se tiene una cuenta de abono y varias de cargo, o viceversa, es
decir varias de abono y una de cargo.
 3. LIBRO CAJA
Definición
Es un libro auxiliar pero obligatorio en donde se registra todas las operaciones al contado que
realiza la empresa, entendiendo como tales, aquellas donde interviene dinero en efectivo y/o
cheques bancarios

 Reglas prácticas que se deben tener en cuenta en la confección del Libro caja en el
procedimiento de registro manual
 Toda operación al contado se registra en el Libro Caja, correspondiendo al Libro Diario
las operaciones al crédito.
 En toda operación que se tenga que registrar en el Libro Caja se debe preguntar si el
"dinero" ingresa o sale.
 Si el "dinero" ingresa, se debe registrar en el DEBE del Libro caja, el nombre de la
cuenta (con su respectivo código) que ha dado origen al ingreso de dinero.
 Si el "dinero" sale, se debe registrar en el HABER del Libro Caja, el código y nombre
de la cuenta que ha dado origen a la salida de dinero.
 Cuando el pago se hace con un cheque girado por nosotros, lo primero que se debe hacer es
anotar en el DEBE del Libro Caja, el importe del cheque girado y se hace por intermedio de la
cuenta 10 subcuenta 104 y la divisionaria correspondiente (1041) y seguidamente se registra en
 el HABER del libro Caja, el código y nombre de la cuenta que ha dado origen al giro del cheque.
 Toda cuenta de clase 6 (GASTOS) siempre se registra en el HABER del Libro Caja (la 61,68 y
69 no se registran en el Libro Caja).
 Toda cuenta de clase 7 (INGRESOS) siempre se registra en el DEBE del Libro Caja menos la
74 que se anota en el HABER (la 71, 78,79 no se registran en el Libro Caja).
 Cada vez que se anota la clase 6 (GASTOS) en el Libro Caja se debe hacer un asiento por
destino en la "hoja auxiliar".
 9. En el asiento de centralización del DEBE del Libro Caja se carga la 10 CAJA Y BANCOS,
divisionaria 101 CAJA y se abonan todas las cuentas anotadas en el DEBE del Libro Caja.
 En el asiento de centralización del HABER del Libro Caja se cargan todas las cuentas anotadas
en el HABER del Libro Caja y se abona a la 10 CAJA Y BANCOS, divisionaria 101 CAJA.
 El Libro Caja JAMAS tendrá saldo acreedor porque el Libro Caja representa a la 101 caja, o
sea el dinero en efectivo que tiene la empresa y nunca puede salir más dinero del que tenemos.
Tipos de Libro caja
En la práctica contable generalmente aceptada se encuentra dos tipos de libro Caja:
Libro de Caja Italiana
Libro de Caja Tabular
LIBRO CAJA ITALIANA

CAJA TABULAR O AMERICANA

Es otra forma de llevar el libro caja que controla el movimiento de dinero tanto en los
INGRESOS como en los EGRESOS.
Tiene un rayado especial se distingue de la Italiana de la cantidad de columnas, se considera
una columna para cada cuenta contable, tanto en el debe como en el haber, es decir tienen tantas
columnas como cuentas en el debe y el haber según requiere las operaciones del período o
movimiento de la operación.

Tiene las siguientes características:

1. Columna para registrar la fecha de la operación, tanto en el Debe (entradas)

como el Haber (salidas).

2. Columna para detalle o concepto, donde se explica el motivo que origina el

ingreso o egreso del efectivo de caja.

3. Columna para los totales, tanto para el Debe como para el Haber.

4. Columnas para las cuentas tanto del Debe como del Haber, los cuales se van
aperturando de acuerdo a las operaciones que se realicen.

LIBRO CAJA TABULAR

4. LIBRO MAYOR