Unidad 3.

Proceso de Auditoría

Actividad: De la auditoría interna al proceso organizacional

Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la unidad 2, tome un (1)

proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora continua) y
realice los siguientes puntos:

Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un memorando, a la

asistencia de la “Reunión de apertura”. Diseñe un formato para la corroboración del
personal asistente, en éste mismo formato se debe plantear, además de otros
aspectos (objetivo de la auditoría, criterios de auditoría, fecha, proceso o actividad a
auditar, observaciones, etc.), una columna para la firma de los asistentes a la
reunión de apertura y cierre de la auditoría.

REUNION DE APERTURA PROCESO DE AUDITORIA INTERNA

EMPRESA: Arepitas SUMAIZ S.A.
Dirección: Calle del perpetuo socorro numero 56
Representante:Obdulio Gaviria
Tel: 562-2290-09
Cargo:Gerente General
Correo electrónico: gg@aresumaiz.com.co
De: Equipo Auditor Area Gerencia de Calidad
audgercali@aresumaiz.com.co
Para: Coordinacion Laboratorio de Ensayos e Investigacion
Juan David Martínez
Fecha: Abril 15 de 2014
OBJETIVO: Verificar mediante auditoria interna que se esté cumpliendo con el
programa de Sistema de Gestión de Calidad de Arepitas SUMAIZ S.A. , en los
procedimientos de prestación de servicios del Laboratorio de Investigación y Ensayos.

Alcance: Verificar la prestación de los servicios del laboratorio de Ensayos e

investigación del departamento Aseguramiento de la Calidad de la empresa Arepitas
SUMAIZ S.A.

Criterios de Auditoria

SGC de MRC
Política de Gestión Financiera.

Política de Logística y Servicio al Cliente

Manual de Procedimientos

Políticas Corporativa de MRC

Norma ISO 9001:2008

Manual de Procedimientos de Laboratorio M-PC-002 Versión Junio de 2013

Instructivos de desarrollo de Ensayos de laboratorio I-EL-002

Manual de Documentos de Retención y Archivo del Laboratorio de Ensayos M-DR-005

Manual de Formatos y Registro de Ensayos M-FR-03 Version Junio de 2013

Manual de Calidad M-AM-001, Version 00 de Junio 15 de 2013

Reunion de Apertura:
1 de noviembre de 2013
Hora 7:45 am
Reunion de Cierre:
1 de noviembre de 2013
Hora 4:30 pm
Con un cordial saludo, me dirijo a usted para informar que el equipo auditor de
Gerencia de Calidad realizará la Auditoria Interna de seguimiento al proceso del cual se
hace mención en el alcance de este documento. El objetivo es verificar y evaluar que
se están aplicando los procesos y procedimientos inherentes a la prestación de
servicios del Laboratorio de Investigación y Ensayos consignados en cada uno de los
documentos relacionados como criterios de auditoria. La visita será realizada por un
equipo de tres (3) auditores de calidad y debe ser atendida en primera instancia por el
Coordinador del Laboratorio de Ensayos e Investigación, El Coordinador de Análisis y
Ensayos y los Analistas de Laboratorio de Calidad y Fisicoquímico, el día 1 de
Noviembre del presente año, con una duración de 7 horas, en las instalaciones del
laboratorio de Investigación y Ensayos. Adjunto lista de Chequeo y procedimiento
establecido en el SGC empresarial para el proceso en cuestión. En caso de tener
alguna observación o aclaración a la presente comunicación, por favor comunicarla al
líder del grupo auditor, antes del 30 de Octubre de 2013. Por favor indique en la
columna correspondiente, el nombre, cargo y firma de las personas que atenderán al
equipo auditor. Así mismo, para la reunión de apertura de la auditoria le agradezco
invitar a las personas relevantes del área que será auditada. Para la reunión inicial le
pido el favor de disponer de las documentación, condiciones de seguridad y salud
ocupacional aplicables a su área, además de disponer de los equipos de protección
personal necesarios. La información que se conozca por la ejecución de esta auditoria
será tratada confidencialmente, por parte del equipo auditor. El informe de la auditoria y
su comunicación serán en español.

Cordialmente:
Gerencia de Calidad y Producción

Indicadores

Cumplimiento en compras y ventas.

Responsable Auditoria: Oficina Asesora de Control interno

Responsable Área: Superintendencia de Logística

Asistentes:

• Gerencia General

• Secretaria de Gerencia

• Superintendencia de Logística

• Supervisor de Logística

• Oficina Asesora de Control interno

ASISTENTES
Equipo Auditor de Gerencia de Calidad
Iker Casillas Experto Tecnico SGC firma

Juan Manuel Pelufo Ingeniero de Procesos firma

Ana Maria Rubiks Representante de Gerencia firma

AUDITADOS
ASISTENTES
Equipo Auditor de Gerencia de Calidad
Iker Casillas Experto Tecnico SGC firma

Juan Manuel Pelufo Ingeniero de Procesos firma

Ana Maria Rubiks Representante de Gerencia firma

Juan David Martinez Coordinador laboratorio de Ensayos e Investigacion firma

Martin Prieto Coordinador de Analisis y Ensayos firma

Maritza Gomez Analista Instrumental firma

Santiago Perea Analista Fisicoquimico firma

Hernan Villanueva Analista Fisicoquimico firma

Edwin Guillen Auxiliar Laboratorios firma

OBSERVACIONES: La estrategia de comunicación se hará de forma activa en idioma
Español.

Favor devolver este documento diligenciado con los nombres y cargos de las personas
que van a recibir la auditoria, al E-mail XXX@keu.ko Cualquier duda comunicarse al
celualr: 356-564 9887. Los elementos 4.2.3 (control de documentos), 4.2.4 (control de
registros), 6.3 (Infraestructura), 6.4 (ambiente de trabajo), 5.5.3 (comunicación interna),
8.5.2 y 8.5.3 (acciones correctivas y preventivas), 8.4 (Análisis de datos), se auditaran
en todas las areas y procesos aplicables. Los nombres de los procesos corresponden a
la denominación dada por la empresa. Durante la auditoria se cerrarán las acciones
correctivas planteadas para las no conformidades detectadas en la auditoria anterior y
que están pendientes.

Revisión documental durante la realización de la auditoría.

N
°
Documento revisado Observaciones del documento
Política de Logística y
Última actualización 18 de julio 2011
1 Servicio al Cliente

Política de Gestión
Última actualización 5 de enero 20
Financiera
2 I-EL-002
Instructivos de desarrollo de
Carpetas de Protocolos e Instructivos
Ensayos de laboratorio
3 Manual de Procedimientos. Última actualización 9 de febrero 2014
N
°
Documento revisado Observaciones del documento
Cap. Compras y Logística.

M-PC-002
Manual de Procedimientos de
Versión Marzo de 2014
Laboratorio
Manual de Documentos de M-DR-005
Retención y Archivo del Libros de registro de muestras
Laboratorio de Ensayos
Manual de Calidad M-AM-001 Versión Marzo de 2014

Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de comunicación

que usará durante la auditoría.

La escucha activa.

Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias de

recolección y verificación de información usará durante la auditoría (ejemplo: lista de
Chequeo).

• Lista de chequeo, técnicas de verificación ocular, verbal, documental, físicas y

escritas.
Generación de hallazgos de auditoría:

Auditor(es): Oficina asesora de

Fecha: Fecha: 12 de noviembre de 2013
control interno.
Auditado(s): Superintendencia de
Proceso auditado: compras
Logística.
Evidencia de Criterios de la Hallazgos de la
N° C NCM NCm
auditoría auditoría auditoría
1 Falta agregar
Procedimientos de implementación de
costos en política de procedimiento para
X
materiales en gestión financiera costos en
bodega y stand-by materiales de
bodega y stand-by
2 No se tiene en
cuenta el formato
formato único de
Cap. Compras y único de despachos
despachos, Manual X
logística y recibo de
de procedimientos
mercancía en el
procedimiento
3 Falta actualización
de la política de
logística, cuya
última actualización
Política de
Cambios fue el 18 de julio
logística y X
organizacionales 2011 y no se han
servicio al cliente
agregado los
cambios
organizacionales del
año 2012
4
5
6
7
8
C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor

Prepare y realice las conclusiones de auditoría.

• Se debe actualizar la Política de Gestión Financiera y crear un procedimiento

para el manejo de costos en materiales de bodega y stand-by.

• Se debe agregar el formato único de despachos y recibo al manual de

procedimientos.
 • Se debe actualizar la política de logística y servicio al cliente puesto que no se
han agregado los cambios organizacionales del año 2012.
Conclusiones de la Auditoria:

Se debe actualizar la Política de Gestión De Laboratorio y crear un procedimiento para

el manejo de protocolos de análisis y entregas de resultados.
- Se debe unificar el formato de solicitud de análisis y entrega de resultado en uno
solo.
Se debe actualizar la política de gestión de recepción, registro y análisis de muestras.
-Es indispensable actualizar los procedimientos para el diligenciamiento de los libros de
registros de muestras.
-Se hace necesario mantener actualizado y en buen estado de mantenimiento las
tarjetas de datos y resultados de análisis.
-Se debe establecer un manual o protocolo de actividades en el laboratorio de
investigación y ensayos que permitan generar actividades de seguimiento, medición,
análisis y mejora.
-Se debe aclarar las políticas de satisfacción del cliente y establecer indicadores que
permitan conocer el grado de satisfacción de los mismos.

Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para verificar la

ejecución real de la auditoría (Ver punto a. de ésta actividad).

Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de
esta actividad.

Por medio del proceso de auditoria se espera contar con un proceso estandarizado y
documentado sobre la forma como debe realizarse la supervisión de actividades de una
función las cuales arrojen resultados para la mejora continua con el fin de determinar el
cumplimiento de los indicadores establecidos dentro de una organización.

Envíe un archivo de texto con la actividad resuelta al instructor a través de la

plataforma, en el enlace Actividades / Actividades unidad 3 / Actividad “De la auditoría
interna al proceso organizacional”.

No olvide realizar el aporte al foro temático, la actividad interactiva y la evaluación de la

unidad en los enlaces disponibles en el botón Actividades / Actividades unidad 3.
Nota: recuerde revisar la guía de aprendizaje de esta unidad con el fin de verificar que
ha realizado todas las actividades propuestas, saber cómo desarrollarlas y entregarlas
correctamente.

Criterios de evaluación

Describe los aspectos generales que permiten la adecuada documentación de

observaciones, objetivos, memorandos y revisión documental dentro de un
proceso de auditoría de calidad.

Define las técnicas de comunicación, recolección, verificación de información y

obtención de evidencias de la auditoría.

Reflexiona sobre la actividad realizada exponiendo su punto de vista con respecto

al aprendizaje adquirido.

Entrega a tiempo: envía la actividad en la fecha indicada por el instructor.