Actividades de transferencia del conocimiento

Natalia Tovar
Astrid Chacón
Sara Rosales
KarenRomero

CENTRO DE GESTIÓN Y DESARROLLO AGROINDUSTRIAL

SENA ARAUCA PROGRAMA TECNÓLOGO EN GESTIÓN
DOCUMENTAL COMPETENCIA ORGANIZAR
FONDOSACUMULADOS CON NORMATIVAS VIGENTES Y
POLITICAS INSTITUCIONALES
ARAUCA-ARAUCA
ABRIL 2019
TRANSFERENCIAS DE CONOCIMIENTOS

• ¿Qué es Microfilmación?
• ¿Para qué se utiliza la microfilmación?
• ¿Por qué se utiliza la microfilmación?
• ¿Qué es la digitalización?
• ¿Para qué se utiliza la digitalización?
• ¿Después de cuánto tiempo se destruye un documento?
 ¿Qué es Microfilmación?

Proceso tecnológico que permite tener una

reproducción exacta de un documento
sobre un soporte fotográfico normalizado,
para preservación a largo plazo.

https://www.archivogeneral.gov.co/Proyectos-y-Servicios/Microfilmacion
¿Para qué se utiliza la Microfilmación?

Resguardar los documentos expedientes y

demás información para ejecutar actividades
de recepción de archivo y custodia de una
unidad de archivo con el fin de mantener la
información organizada a su disposición de la
entidad.

https://sites.google.com/a/misena.edu.co/microfilmacion de los documentos-jd/

 ¿Por qué se utiliza la Microfilmación?

▪ Ahorra más del 98%, no sólo en papeles, sino en elementos de

archivo como armarios, estanterías, etc.
• Protege la información de riesgos como robo, incendio, daño por
humedad, insectos o roedores, ya que al ser menor su volumen es más
sencillo y económico asegurar la información.
• Agiliza el acceso, localización y consulta de la información.
• Para proteger la información de clonación, ya que los archivos en
microfilmación son inalterables y no pueden ser modificados.
• Ahorrar costos en distribución y reproducción de la información, pues
las copias microfilmadas son mucho más económicas y, al ser pequeñas, http://www.ehtecnologia.com/escaner-aereo/

sus gastos de envío disminuyen.

• Protege y preserva información o imágenes, ya que la microfilmación
puede llegar a durar hasta 500 años.
 ¿Qué es la Digitalización?

Proceso tecnológico que permite convertir un

documento en soporte análogo (papel, video,
casetes, cinta, película, microfilm) en uno o
varios archivos digitales que contienen la
imagen codificada, fiel e íntegra del
documento.

https://www.archivogeneral.gov.co/Proyectos-y-Servicios/Digitalizacion
 ¿Para qué se utiliza la Digitalización?

• captura de documentos en papel u otro

soporte físico en imágenes digitales y su
posterior clasificación para una consulta
rápida y precisa.

Ayuda a prevenir pérdidas documentales y a

recuperarse fácilmente de una situación conflictiva.
Al tener los registros vitales respaldados y en https://www.archivogeneral.gov.co/Proyectos-y-Servicios/Digitalizacion

formato digital, los originales quedan

completamente resguardados.
¿Después de cuánto tiempo se destruye un Documento?

El procedimiento de eliminación de un
documento se realiza siguiendo lo estipulado en
la Tabla de Retención Documental. El comité
técnico de la institución decide si el documento
ya cumplió su ciclo vital y se procede dejando
por soporte un acta.

https://www.emaze.com/@ALTORWTO
Visita a la entidad Enelar

Fuente propia
Registro de Asistencia

Enelar
Las tablas de Retención de Enelar

https://enelar.com.co/content.php?id=333
 Conclusiones

Las organizaciones se ven beneficiadas con la implementación de las herramientas tecnológicas como son la
microfilmación y la digitalización para llevar a cabo las tareas diarias en la gestión administrativas de los
documentos, para este fin es importantes que cuenten con personal capacitado en el manejo de la metodología
y tecnología necesarias para asegurar un proceso útil y seguro de los documentos.
En la gestión documental son importantes todos los procesos archivísticos y que se desarrollen de manera
coordinada para obtener los resultados esperados, en cuanto a la conservación de los documentos públicos,
que es una tarea primordial para el patrimonio documental del país, por este motivo nace la microfilmación
herramienta técnica para conservar volúmenes de documentos a largo plazo, cambiando de soporte de
documento papel a otro material sintético de alta durabilidad para preservarlo por mucho más tiempo, este
puede llegar a una duración de 500 años, y mantener la información organizada a disposición de la entidad,
obteniendo con ello ahorro de espacio, de peso y volumen; en cuanto a seguridad es más fácil resguardar la
información en espacios reducidos.
Además, otra herramienta importante es la digitalización, que no es una opción es una necesidad, los
administradores empresariales debe estar a la vanguardia en la tecnología, implementado aparatos
tecnológicos para tener acceso a la información desde distintos dispositivos para lograr rendimiento en la
productividad. La digitalización documental es un proceso que las organizaciones están adoptando para
almacenar la información por mucho más tiempo para favorecer la conservación y preservación de los
documentos originales, con el fin de evitar el desgaste y deterioro.

Astrid Chacón
 Conclusiones

La microfilmación es una de las primeras herramientas tecnológicas fundamental para

cambiar el soporte de documentos de papel a otro material sintético muy resistente;
normalmente es una cinta de 30,5 metros de un plástico flexible en el cual se deposita un
material tipo topográfico de alta calidad donde se almacena la información de los archivos y
evita el deterioro de la documentación, hoy en día la ha venido remplazando la digitalización
ya que es una herramienta más actualizada donde se escanean los documentos y se guarda
la información de manera más segura esto implica pasar documentación física a formato
digital.
Son muchas las entidades que almacenan gran cantidad de documentación que ocupan
demasiado espacio y es difícil su consulta. Aunque este proceso pueda resultar tedioso, una
vez realizado puede suponer una ventaja competitiva al hacer que la información sea
accesible al público y evita el daño del documento.

Karen Romero
 Conclusiones

La revolución tecnológica ha desarrollo transformaciones organizacionales en las instituciones,

innovando en la forma que se realizan las actividades y generando herramientas útiles, la
Gestión Documental se ha esforzado por implementar la tecnología y aprovechar las grandes
ventajas que ella ofrece haciendo frente a los retos impuesto por la archivística moderna y
dejando atrás el descuido, la desatención y la falta de mecanismos de preservación.
Se ha venido implementando estrategias para salvaguardar la información de las instituciones y
el patrimonio cultural nacional, realizando los procesos de microfilmación y digitalización en la
gestión de documentos es una herramienta de utilidad para las organizaciones ya que no solo
ahorran espacio, sino que agilizan el acceso, localización y consulta de la información además
de proteger la información de riesgos o de clonación y preservarla a largo plazo.

Natalia Tovar
 Conclusiones

Mediante esta investigación se entiende que la digitalización es de vital

importancia para la conservación de documentos y el tratamiento archivístico,
con el paso del tiempo es inevitable su deterioro ocasionado por muchos
factores. Gracias a los avances tecnológicos estos inconvenientes se pueden
evitar utilizando esta herramienta permitiendo además un acceso más rápido
a la información.
Es una herramienta muy útil dentro del sistema de gestión documental, por
que facilita los procesos y les da vida útil a los documentos. En el decreto
2527 de 1950 se autoriza el procedimiento de microfilmación y se les da
carácter probatorio a las copias obtenidas de este. Mas recientemente el
Decreto 1515 de 2013 le otorga carácter legal a los medios técnicos como lo
son la digitalización y la microfilmación digital.

Sara Rosales
 Bibliografías

• Microfilmación; fecha: 07/10/2019pagina: Archivo General de la Nación sitio

web;https://www.archivogeneral.gov.co/Proyectos-y-Servicios/Microfilmacion

• para que sirve; fecha: 07/10/2019: página: mi Sena microfilmación; sito web;
https://sites.google.com/a/misena.edu.co/microfilmacion-de-los-documentos-jd/

• Por qué se utiliza: fecha 07/10/2019; pagina; blog microformas; sitio web;
https://microformas.mx/blog/entradas/microfilmacion-que-es-y-para-que-sirve/

• Digitalización fecha; 07/10/2019; pagina; archivo general de la nación sitio web;

https://www.archivogeneral.gov.co/Proyectos-y-Servicios/Digitalizacion

• Para que se utiliza; fecha: 07/10/2019 pagina; filemanager sitio web

http://filemanager.mx/index.php/2019/02/01/que-es-y-para-que-me-sirve-la-
digitalizacion/
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