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Por: Dinero
Manejos equivocados
Por ser un fondo en efectivo, la caja menor debe tener una serie de controles
bastante rigurosos y específicos. En general, no sólo las Pymes, ni las grandes
empresas, tienen claro para qué se debe destinar la caja menor, y cometen el
error de utilizarla para préstamos personales, cambio de cheques ajenos a los
procesos internos, entre otros. Dinero.com consultó varias empresas para saber
sobre el tipo de controles que podían aplicarse para evitar estos inconvenientes,
y todas ellas coincidieron en que es importante contar con una persona que
tenga un perfil adecuado para que pueda realizar el control de los soportes y el
arqueo periódico, y que además conozca cuáles son las verdaderas prioridades
de la empresa al momento de tomar una decisión tan importante, como lo es el
destinar dinero en efectivo para una compra. De tal forma, se hace fundamental
el hecho de saber elegir a la persona para esta importante función.
En este caso, la empresa tiene claro que siempre es conveniente designar dos
funcionarios a cargo. “Uno que es la persona a quien se le entrega el monto en
efectivo y debe mantener un permanente control sobre sus transacciones, para
responder ante los directivos por su utilización. El otro es el encargado, quien es
la persona que maneja directamente todas las compras, archiva los soportes
correspondientes, realiza arqueos parciales y rinde cuentas al responsable”,
explica Stévez.
Medidas de seguridad
Es evidente que el manejo del dinero en efectivo, debe ser realizado bajo ciertas
medidas de seguridad que se deben tener muy en cuenta para evitar dolores de
cabeza. Para dicho manejo, es necesario que el funcionario a cargo cuente con
un lugar aislado, donde no exista tráfico de personas y donde se pueda ubicar la
cajilla de seguridad para almacenar, no solo el dinero, sino los comprobantes
respectivos a cada transacción.
Por otra parte, el lugar de trabajo de esta persona debe estar acondicionado con
un espacio para depositar estos documentos bajo llave, y a su vez, poder acceder
a ellos rápidamente sin necesidad de tener que abrir y cerrar la caja fuerte.
Adicionalmente, se hace necesario y conveniente, que para las autorizaciones de
desembolsos de dinero, intervenga más de una persona, por ejemplo el gerente
financiero o tesorero, quiénes podrán dar su visto bueno.
Por otra parte, se hace necesario resaltar también la importancia de los “recibos
de caja menor”, con los que sin duda se puede lograr una forma mas eficiente de
control, en donde se detallan de forma general los gastos realizados. Lo ideal es
anexar cada factura o comprobante de compra a un recibo de caja menor. Esto
permitirá, que se pueda clasificar el gasto y contabilizarlo de acuerdo con los
parámetros establecidos por la empresa y exigidos por la Ley.
Así las cosas, está claro que una caja menor no es el lugar de donde se saca
dinero para una u otra cosa, ni donde se puede recurrir cuando no se tiene
dinero disponible, pues seguramente, esta suplirá verdaderas necesidades
dentro de las empresa. Además, que deben existir personas preparadas en
diversos aspectos para manejarla y no debe ser asignada a dedo o por simple
confianza. A su vez, es de vital importancia tener los espacios adecuados para
que quien sea el encargado, pueda tener la suficiente seguridad y tranquilidad al
momento de manipular el dinero que allí se encuentre.
No olvide que es mejor buscar otra parte para sacar dinero, que recurrir a esta
importante herramienta empresarial.