FACULTAD DE CONTADURIA Y ADMINISTRACION

IMPLEMENTACIÓN DEL METODO 5S EN LA OFICINA DE

DEVOLUCION DE IVA DE UN DESPACHO CONTABLE.

PEÑUELAS MACALLUM CINTHIA ADILENE

LOPEZ VIERA JENNIFER KARELY
MAGAÑA MOLINA ISELA

SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD

FACILITADOR: LUIS ANTON AMARAL SOLIS

CULIACAN, SINALOA, ENERO DEL 2019

INDICE

INTRODUCCION __________________________________________________ 3
PERIODO Y SITIO DE IMPLEMENTACION _____________________________ 5
PERSONAL INVOLUCRADO EN LA IMPLEMENTACION DE LAS 5S ________ 6
DESCRIPCIÓN DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE 5S ________ 7
DESARROLLO DE LA PRIMERA S: CLASIFICAR (SEIRI)__________________ 8
DESARROLLO DE LA SEGUNDA S: ORDEN (SEITON) ___________________ 9
DESARROLLO DE LA TERCERA S: LIMPIEZA (SEISO) __________________ 10
DESARROLLO DE LA CUARTA S: ESTANDARIZACION (SEIKETSU)________ 11
DESARROLLO DE LA QUINTA S: DISCIPLINA (SHITSUKE) _______________ 12
CONCLUSIONES (IMPACTO ALCANZADO) ___________________________ 13
INTRODUCCION

El método de 5S toma su nombre de cinco palabras japonesas que empiezan con

s: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu y Shitsuke. Esta técnica promueve la mejora
continua de las empresas mediante la utilización de planes de acciones correctivas
ante problemas originados en las mismas. El movimiento en cuestión ha cobrado
un gran auge en las empresas occidentales a partir del bajísimo costo que implica
su puesta en marcha, el ahorro en recursos, la reducción de accidentes, el
incremento en la motivación del personal, los incrementos en calidad y
productividad, entre muchos otros.

Se ha visto que este tipo de técnicas son una forma de mejorar no solo el área en
donde se implementa la tecnología sino en toda la organización, debido a que estas
promueven la satisfacción laboral y al cambio de mentalidad de todas las personas
que trabajan dentro de la organización.

El presente proyecto tiene la intención de mostrar la correcta implementación del

método de las 5S, debido a que únicamente con la teoría no basta, y para poder
comprender las 5S a su cabalidad es necesaria la aplicación práctica.

El objetivo es implementar la metodología de las 5S en el área de la oficina de

devolución de IVA de un despacho contable, señalando mediante indicadores y el
análisis del estado futuro del área de trabajo las mejoras obtenidas por la
implementación de éste estudio.

El desarrollo de este proyecto, inicia con la medición del área de trabajo antes de la
implementación de las 5´S, a continuación se evalúa paso a paso cada acción
realizada, y luego de esto se vuelve a medir el área para poder así proceder a
realizar una comparación entre los estados del sitio de trabajo (antes y después de
las 5S), con el fin de verificar que alcance ha tenido el proyecto con respecto a los
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indicadores propuestos, los cuales son tomados de acuerdo a las necesidades
requeridas en el puesto. Por último, se sacan conclusiones evaluando la experiencia
y objetivos alcanzados del trabajo, y se plantean recomendaciones para que sean
tomadas en cuenta por la empresa para su posterior ejecución.

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PERIODO Y SITIO DE IMPLEMENTACION

El método de implementación 5s se llevó a cabo 1 vez por semana establecido un

día en específico (lunes), con una duración de 1 hora aproximadamente.

El lugar donde se implementó dicho método fue en el la oficina del área de

devolución de IVA de un despacho contable ubicado en calle circuito maría del
Carmen Privada la estancia, Culiacán Sinaloa.

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PERSONAL INVOLUCRADO EN LA IMPLEMENTACION DE LAS 5S

El equipo está integrado por un facilitador (Cinthia Macallum) y de manera

indirecta con dos empleados más (auxiliares contables).

Funciones del facilitador:

 Asegurar la disponibilidad del medio logístico necesario.

 Coordinar la ejecución de tareas y revisar el ritmo de ejecución.
 Aportar orientación a los empleados de otras áreas involucradas.
 Dar seguimiento riguroso a la implementación.
 Velar por el mantenimiento y mejora de la situación alcanzada tras el
proceso de implementación.
 Transferir la experiencia a otras áreas.
 Ser un experto conocedor de la metodología 5s.

Funciones de los auxiliares contables:

 Conocer la metodología de las 5s.

 Proponer ideas de mejora.
 Ejecutar las acciones acordadas.
 Mantener y dar seguimiento al método 5s.

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DESCRIPCIÓN DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE 5S

A continuación se describe la ejecución de cada una de las actividades que se

establecen en el diseño del programa de 5s y la evaluación de las mismas, así
mismo, se evidencia la implementación a través de fotos del área de la
implementación, realizando las tareas de cada etapa.

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DESARROLLO DE LA PRIMERA S: CLASIFICAR (Seiri)

Identificar los elementos innecesarios en el área seleccionada para implantar la 5S.

ACTIVIDADES:

 Lista de elementos innecesarios, empleada por el facilitador.

 Rezagar papelería de reciclado.
 Plan de acción para retirar los elementos.
-Mover los elementos a las áreas que corresponden dentro de la empresa.
-Almacenar el elemento que no se necesitan en el momento fuera del área
de trabajo.
-Control e informe.

ANTES DESPUES

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DESARROLLO DE LA SEGUNDA S: ORDEN (Seiton)

Ubicar los elementos necesarios en sitios donde se puedan encontrar fácilmente

para su uso y nuevamente retornarlos al correspondiente sitio.
Con esta aplicación se desea mejorar la identificación y marcación de los elementos
necesarios en el área de devolución de IVA.
ACTIVIDADES:
 Ubicación de archivos y documentos físicos del periodo en curso.
 Mejorar de la imagen del área ante el cliente “da la impresión de que las
cosas se hacen bien”.
 Mejorar la coordinación para la ejecución de trabajos.
 Facilitar los archivos y la búsqueda de documentos y así mejorar el control
visual de las carpetas y la eliminación de la pérdida de tiempo de acceso a la
información.

ANTES DESPUES

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DESARROLLO DE LA TERCERA S: LIMPIEZA (Seiso)

Pretende incentivar la actitud de limpieza del sitio de trabajo y la conservación de la

clasificación y el orden de los elementos.
Es un buen inicio y preparación para la práctica de la limpieza permanente. Esta
jornada de limpieza ayuda a obtener un estándar de la forma como deben estar el
área de trabajo permanentemente. Las acciones de limpieza deben ayudarnos a
mantener el estándar alcanzado el día de la jornada inicial.
ACTIVIDADES:
 Planificar el mantenimiento:
-El facilitador debe asignar un cronograma de trabajo de la limpieza en el
área de la empresa que corresponde la implementación.
 Preparar elementos para la limpieza.
 Implantación de la limpieza:
- Retirar polvo, residuos de papel, papel sobrante en la impresora, asegurar
la limpieza de la suciedad del software del equipo de cómputo, paredes,
pisos, cajones, escritorio, etc.

ANTES DESPUES

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DESARROLLO DE LA CUARTA S: ESTANDARIZACION (Seiketsu)

El orden es la esencia de la estandarización, un sitio de trabajo debe estar

completamente ordenado antes de aplicar cualquier tipo de estandarización.
ACTIVIDADES:
 Control visual:
- Sitio donde se encuentran los elementos.
- Donde ubicar la carpeta, calculadora, bolígrafos, lápices en el sitio de
trabajo.
 Marcación de la ubicación:
- Indicadores de ubicación.
- Letreros y tarjetas.
- Disposición de máquinas.
 Marcación con colores:
-para identificar periodos de los archivos y documentos físicos.

ANTES DESPUES

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 DESARROLLO DE LA QUINTA S: DISCIPLINA (Shitsuke)

“DISCIPLINA” no implica una obligación impuesta por otros. DISCIPLINA ES ACTUAR

DE ACUERDO A LO QUE SE HAYA ACORDADO ENTRE TODOS POR PROPIA
CONVICCIÓN.

Si no hay disciplina y no se adquieren los hábitos correctos, por no seguir las normas
y procedimientos diseñados en cada fase, todo el trabajo y esfuerzo personal
realizado durante la implantación de las cuatro primeras S habrá servido de muy
poco. Se volverá a la situación anterior en cuestión de semanas o quizá de dias. Se
habrá perdido una excelente oportunidad de mejora, con el consiguiente desánimo
de todos. Esta fase de “Disciplina y Hábito” es importante y absolutamente necesaria
para mantener las anteriores.

ACTIVIDADES A REALIZAR EN ESTA ETAPA:

 Trabajar permanentemente de acuerdo con las normas establecidas

 Asumir el compromiso para mantener y mejorar el nivel de Organización
 Mantener el Orden y Limpieza en la actividad diaria.

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CONCLUSIONES (Impacto alcanzado)

Dado por terminado el análisis de todos los aspectos que de una u otra manera
fueron afectados por la implementación de la metodología 5S en el área de
devolución de IVA de la oficina de un despacho contable, se obtuvieron las
siguientes conclusiones:

 La puesta en marcha de una metodología como lo es las 5S permite que en

cualquier área en la que se aplique se obtenga una mejora inmediata de algunos
aspectos como el orden, la limpieza del sitio de trabajo y la estandarización de sus
procesos, y si la metodología cumple una ejecución de manera precisa de todos los
pasos se podrá obtener una mejora global del lugar.

 Al interior de las organizaciones siempre existen personas resistentes al cambio,

sin embargo se mostró el compromiso y la participación por mejorar el área de
trabajo.

 Con la mejora del aspecto del sitio de trabajo se logra una mayor confiabilidad y
seguridad en el mismo.

 La correcta identificación de los elementos innecesarios condujo a una reducción

en el tiempo de búsqueda de documentos físicos activos o inactivos, lo cual verifica
el mejoramiento en este indicador. Se comprobó que para mejorar los procesos en
un área de trabajo es necesario el compromiso total. No se requiere implementar
metodologías costosas para alcanzar la mejora continua dentro de las
organizaciones, ya que existen muchas en donde solo se necesita una actitud
diferente frente al cambio y compromiso de las partes para alcanzar todos los
objetivos propuestos.

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