Informe Importancia de las funciones

organización, control y Staff

Leonardo Jiménez Ubaque

08/10/2019

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

Curso Controles y Seguridad Informática
Fusagasugá – Cundinamarca
2019
 Informe Importancia de las funciones
organización, control y Staff

Leonardo Jiménez Ubaque

08/10/2019

Tutor
Javier Pérez Campo

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

Curso Controles y Seguridad Informática
Fusagasugá – Cundinamarca
2019
 Introducción

En el mundo actual de las compañías siempre se cuenta con personal que opera para que los

sistemas de información sean más seguros y funcionen eficazmente, en este documento

hablaremos de las labores y el papel que se juega un líder de una organización, un auditor de

sistemas y de un jefe de seguridad informática. Indicando conocidamente las principales

fortalezas que deben tener cada una de las personas que ocupe los cargos anteriormente

mencionados.

La intención de este informe, es definir y conocer las principales características sobre

ORGANIZACIÓN Y STAFF.
 Desarrollo

Organización

La organización es un conjunto de convenios de cuyas reglas y normas de conducta las

cuales deben sujetarse a todos sus miembros y así, ascender el medio que permite a una

empresa alcanzar determinados objetivos. Como también la organización se compone de

la administración de recursos humanos, y estructura. A demás de ser el proceso para

ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y los recursos entre los miembros de una

organización logrando que estos puedan alcanzar las metas de la organización. Las

diferentes metas requieren diferentes estructuras para así poder realizarlos.

Así mismo se entiende como organización a la distribución de actividades,

responsabilidades y recursos necesarios, de cualquier ejemplar entre los líderes de un

grupo para establecer su participación. Como también la distribución dependerá del

trabajo a realizar por las personas comprendidas y el lugar donde dichas actividades se

realizará. También crea una clasificación que permite la asignación de autoridad a cada

puesto. La organización se utiliza en dos sentidos. Puede referirse a una empresa o grupo

práctico, ya sea un hospital, un negocio o un establecimiento municipal.

Por otra parte, también se le conoce a la organización como el proceso de organizar y

asignar tareas de acuerdo a las necesidades de la empresa, para cumplir los objetivos de
dicha organización.

Debemos tener en cuenta los diferentes tipos de organizaciones, existe la organización

informal y La organización formal, la cual es la forma en que el método de organizaciones

fue planteado desde el principio, pero no precisamente es inflexible o excesivamente

limitante. La organización formal debe de ser flexible, para que el líder asignado a la tarea

pueda obtener lo mejor de sí individualmente, aunque siempre dirigido hacia un grupo u

organización en la que se trabaja. Como todo paso debe de llevar un orden.

Aunque no parezca una buena opción, la organización informal es vital para las

empresas, ya que las actividades que no estaban contempladas y salen

espontáneamente, se puedan trabajar en ellas para que estas no afecten el proceso. La

forma de trabajar y de convivir entre personas o en este caso los empleados también

puede ser un tipo de organización informal, puesto que no tienen las mismas

capacidades, pero se dedican a lo mismo y van hacia un mismo objetivo, en una empresa

es bueno tener una organización global, tanto en los procesos como en la convivencia de

los empleados. La organización informal solo se proporciona y dura mientras la

organización formal está en desempeño.

Planeación

Cuando hablamos de planeación no referimos a metas, estrategias, planes y objetivos.

En general la planeación supone definir objetivos organizacionales y proponer medio para

lograrlos, los gerentes, lideres, supervisores planean por tres razones importantes.

1. Fijar un rumbo general con la mira puesta en el futuro de la organización para lograr

mayores utilidades, participación de mercado más amplia y responsabilidad social.

2. Identificar y asignar los recursos que necesita la organización para alcanzar sus metas.

3. Decidir qué actividades son necesarias a fin de lograrlas.

El primer paso para planificar es seleccionar las metas de la organización, ya definidas

estas, se establecen programas para alcanzar las metas de manera sistemática. Las

relaciones y el tiempo son fundamentales para las actividades de planificación como

circunstancias futuras deseables, recursos actualmente disponibles, las experiencias

pasadas. Etc.

Staff

Cuando hablamos de staff se describe claramente a los empleados que contribuyen a que

el personal de línea trabaje con mayor eficacia. Son el grupo de expertos que asesoran en

la toma de decisiones. Las funciones de staff tienen un impacto indirecto dentro de la

empresa ya que solo ofrecen asesoría técnica, consultoría y monitoreo dentro de la

misma, en cualquier de sus niveles.

El staff se basa en el principio de especialización funcional y su actividad pura consiste en

el asesoramiento; sin embargo, en la práctica no existen departamentos staff puros, ya

que además de asesorar, se les recomiendan tareas especializadas que no realizan los

departamentos de línea ocupados en la actividad básica de la empresa. Por otro lado el

empleo del término staff en las estructuras de una organización puede corresponder a la

necesidad de ayuda en el manejo de los datos necesarios para la toma de decisiones; los

funcionarios staff ayudan a los funcionarios de línea para que lleven a cabo sus funciones

administrativas, asignando continuamente a los funcionarios staff una “autoridad de ideas”

y a los funcionarios de línea una “autoridad para dar órdenes”. En cuanto la línea acepta

las sugerencias de staff, las convierte en órdenes que trasmite en su propio nombre a sus

subordinados.

El directivo del staff no tiene poder ni facultad para transmitir órdenes a la línea; solo

ejerce autoridad o mando sobre los subordinados de su propia línea, por esto, en la

relación línea staff se dan los siguientes casos:

Concepto

Es asesorar o auxiliar sobre una o algunas actividades dentro y fuera de la organización.

¿Quiénes lo forman?

El staff está formado por personas o departamentos que no ordenan directamente sobre

quienes forman la línea.

¿Cuál es la función del Staff?

La función del staff es asesorar y apoyar, así mismo realizan funciones especializadas que

se sustraen a los departamentos de línea. Apoyan a los miembros de la línea sobre

aspectos de su especialidad y sin responsabilidad directa sobre los programas de la línea.

Las principales funciones del staff son: Servicios, consultoría y asesoría.

Las principales características que debe tener un líder en la organización:

La mayoría de los conjuntos de responsabilidades de un líder destacan su compromiso de

lograr las metas organizacionales y de suministrar atención a las necesidades de sus

empleados. Es verdad que los diferentes apuntes acerca del liderazgo pueden modificar,

pero existen algunas responsabilidades básicas que continuamente proponen los deberes

más importantes que debe realizar un líder – supervisor, un líder debe tener la capacidad

de comunicarse. Cuando digo comunicase me refiero que es en dos sentidos.

1. Un líder debe expresar conocidamente sus ideas junto con sus instrucciones, y así

lograr que su gente las escuche y las pueda entender. Así mismo debe saber "escuchar" y

considerar lo que el grupo al que dirige le formula.

2. Se requiere que un líder sea innovador y creativo, que tenga la capacidad de idear

nuevas soluciones, retar la forma en que se hacen las cosas para lograr nuevos objetivos

y formular entes distintos, esto es importante y necesario ante un mundo muy competido
que avanza rápidamente con tecnología cambiante.

3. Se puede considerar a una persona líder, cuando un grupo lo elige, acepta, reconoce y

establece con él un compromiso para alcanzar una misión y objetivos comunes, es lo

mismo que cuando votamos para elegir alcaldes o presidentes los elegimos con nuestros

votos para que ellos dirijan al pueblo.

4. un líder es optimista, motiva y valora a sus colaboradores, demuestra sus principios y

valores como honradez, valentía, lealtad, perseverancia, paciencia, humildad, resistencia,

respeto, disciplina, modestia y responsabilidad.

5. el liderazgo es un conjunto de competencias y habilidades que una persona tiene para

motivar a un grupo de personas para que así este trabaje con dedicación y entusiasmo en

el logro de la visión, misión y objetivos de un ideal o proyecto común.

6. un líder debe tener antecedentes y trayectoria positivos, capacidad de interrelacionarse,

de innovar y cambiar, generar alianzas, consentimientos, compromisos y lograr lo que se

propone.

7. es de un líder tomar decisiones rápidas para resolver problemas, afrontando las

consecuencias y los riesgos de eventuales fracasos, saber cómo manejar su persona y

cuidar el manejo corporal.

8. Establecer y mantener buenas relaciones humanas, evaluar objetivamente sus propias

fortalezas y debilidades.

9. tener facilidad de palabra y expresión, manejar los diferentes escenarios que se puedan

presentar.

10. un líder debe ser agradable, amable, flexible, animador y simpático y estable

emocionalmente.

Estas fueron algunas obligaciones y características que destacan a un líder.

Los puntos más importantes a considerar cuando se hace la contratación de personal en

el área de informática

La contratación se llevará a cabo dependiendo las necesidades de cada departamento o

área organizacional de la empresa donde se proyecta llenar las vacantes de la empresa,

pero su perspectiva es contratar personal con conocimientos informáticos ya que la

empresa se basa en la tecnología informática. Por lo cual el área informática tendrá

mucha excelencia en la contratación de personas que solicitan el puesto.

El Contrato de trabajo es el documento que se elabora entre patrón y trabajador y que

contiene las bases más importantes de la prestación del servicio, tales como jornada,

salario, descansos legales y las otras normas que van a regir el vínculo entre uno y otro

contratante.

Estos son algunos de los puntos más importantes a considerar cuando se hace la
contratación de personal en el área de informática:

 Formalizar con apego a la ley la futura relación de trabajo para garantizar los

 intereses, derechos, tanto del trabajador como la empresa.

 Cuando ya se aceptaron las partes es necesario integrar su expediente de trabajo.

 La contratación se llevará a cabo entre la organización y el trabajador.

 La duración del contrato será por tiempo indeterminado o determinado.

 El contrato deberá ser firmado el director general, el responsable directo y el

 trabajador.

 El empleado estará 3 meses a prueba antes de que se firme un contrato

 El tiempo del contrato no será máximo a 5 años.

 El empleado tiene 20 días de vacación por año y 15 días de incapacidad por año.

 Generará afiliación al ISSS.

 Conclusiones

En toda organización se reflejará beneficioso, tanto para el trabajador como para la

empresa, planificar y mantener acciones destinadas al desarrollo de habilidades y

destrezas del individuo, con el propósito de incrementar la eficiencia demostrada en el

desempeño de su puesto de trabajo y por su cumplimiento de las metas y objetivos de la

organización. Toda organización debe de llevar a cabo el proceso de detección, utilizando

para ello una herramienta de detección de necesidades de entrenamiento, que se adapte

a las características de la organización, esto permitirá conocer el entrenamiento que

requiere cada empleado, de una manera objetiva y adaptada a la realidad de su

desempeño y progreso dentro de la organización.

Las organizaciones para competir exitosamente en este mundo, se hace necesario que

ellas vean al entrenamiento de su fuerza laboral de una manera distinta, en donde el

individuo asuma una mayor responsabilidad por su propio desarrollo, convirtiéndose en

actor de su proceso de aprendizaje y de la definición de sus propias necesidades en

función de los requerimientos de su cargo dentro de las organizaciones.