ANEXO 3.

CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

Planeación estratégica
Procesos Gerenciales
Revisión Gerencial
Gestión de Investigación.
Procesos Misionales Gestión de Información.
Elaboración de Conceptos.

Gestión Humana.
Procesos de Apoyo Gestión Administrativa y Financiera.
Gestión de Recursos Físicos.

Procesos de Evaluación Evaluación Independiente.

 ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
Establecer los lineamientos necesarios para garantizar el cumplimiento del objeto misional, las intenciones hacia la calidad, la Seguridad, Salud en el
Trabajo y Ambiente, el control interno y la conformidad de los productos y servicios; apoyados en la determinación y administración de los procesos de
Objetivo comunicación para alcanzar el cumplimiento de la visión institucional, de manera eficaz, eficiente y efectiva bajo los parámetros del Modelo Integrado de
Gestión organizacional (MIGO).
Actividades relacionadas con la planificación estratégica, calidad, control interno y seguridad, salud en el trabajo y ambiente; así como la comunicación con
Alcance los grupos de interés del INVEMAR.
Áreas Dirección General, Subdirección de Coordinación Científica, Subdirección Administrativa, Oficina de Planeación, Oficina jurídica, Oficina de Comunicaciones
vinculadas y Representante de la dirección en el SSTA.

PARTES INTERESADAS PARTES INTERESADAS

PROVEEDORAS DEL ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS QUE SON CLIENTES DEL
PROCESO PROCESO

Actividades transversales a  Análisis del contexto interno y externo.

todas las áreas del Proceso
 Documentos internos.
 Procesos estratégicos
 Riesgos asociados a procesos.
 Procesos misionales
 Necesidades de creación o
 Procesos de apoyo
cambios de documentos.
 Procesos de
 Información para divulgar.
evaluación
 Necesidades de acciones
 Analizar el contexto interno y
externo.
 Gestionar la actualización de
la documentación.
 Identificar y valorar los
riesgos.
 Realizar seguimiento y
medición del proceso.
 Tomar acciones para la
mejora.
 Gestionar el control y la actualización de la
documentación.  Procesos estratégicos
 Cambios, riesgos y oportunidades gestionados  Procesos misionales
 Realizar seguimiento y medición del proceso.  Procesos de apoyo
 Tomar acciones para la mejora.  Procesos de evaluación
 Documentación interna
 Cumplimiento de requisitos  Evaluación Independiente
 Tratamiento de acciones

 Sector ambiente  Normas externas.

 Planes y programas del sector.
 Departamento Nacional  Transferencias de recursos.
de Planeación  Políticas e instrumentos de
gestión
 Departamento  Políticas y lineamientos
Administrativo de la generales
función Pública (DAFP)
 Asamblea General  Evaluación del cumplimiento de
 Junta Directiva las políticas y planes generales
 Jueces de la republica  Necesidades de procesos
judiciales
Actividades vinculadas a la
Dirección General, Subdirección
de Coordinación Científica y
Subdirección Administrativa:
 Establecer directivas,
directrices, planes y
programas.
 Asignación de roles,
responsabilidades y
autoridades
 Ajustar la planeación.
 Establecer documentos para
la gestión institucional.
 Gestión institucional que atiende los requerimientos.  Clientes
 Seguimiento a la satisfacción de los grupos de interés  Sector Ambiente
 DAFP
 Lineamientos de operación (alta dirección)
 Mandato.  Procesos estratégicos
 Documentos de orientación a la gestión institucional  Procesos misionales
 Directrices, objetivos, metas, planes, programas,  Procesos de apoyo
lineamientos y parámetros en Seguridad, Salud en el  Procesos de evaluación
Trabajo y Ambiente (SSTA).
 Directriz, Objetivos y planeación de la Calidad
 Directriz y mapa de riesgos.
 Directriz en Responsabilidad Social.
 Documentos y registros controlados
 Planeación institucional ajustada

Copia no controlada
 ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
PARTES INTERESADAS
PROVEEDORAS DEL ENTRADAS
PROCESO
 Comunidad  Requerimientos generales y
solicitudes de información en
temas marinos y costeros
 ICONTEC  Estándares normativos
 Consejo Colombiano de  Informes de auditoría externa.
seguridad - CCS.
 Informes de auditoría Interna
 Evaluación  Informes de seguimiento.
Independiente
 Revisión gerencial.  Resultados de los sistemas de
gestión
 Sector Ambiente  Normas externas.
 Jueces de la republica  Necesidades de procesos
judiciales
 Matriz de requisitos legales
 Jefe STA
SSTA
Procesos estratégicos
Procesos misionales
 Información para divulgar.
Procesos de apoyo
Procesos de evaluación
 Consejo Colombiano de
seguridad - CCS.  Estándares normativos
 Rama legislativa y  Legislación en SSTA
Entidades de gobierno
 Solicitudes de apoyo en los
elementos (indicadores,
 Procesos estratégicos documentación, acciones de
 Procesos misionales mejora, satisfacción, riesgos,
 Procesos de apoyo entre otros) del Modelo
 Procesos de Integrado de Gestión
evaluación Organizacional MIGO
 Resultados de indicadores,
planes, acciones, satisfacción
ACTIVIDADES
Actividades Oficina Jurídica
 Verificar viabilidad y alcance
jurídico de normativa externa
 Asignar representación en
procesos judiciales.
Actividades Oficina de
Comunicaciones
 Identificar y atender las
necesidades de comunicación
de los grupos de interés.
Actividades SSTA
 Orientar las labores de SSTA
Actividades Oficina de
Planeación
 Recopilar y analizar planes,
regulaciones y programas de
competencia del sector
ambiente.
 Orientar el diseño, monitoreo,
análisis, mejora y seguimiento
de los elementos del MIGO.
Copia no controlada
PARTES INTERESADAS
SALIDAS QUE SON CLIENTES DEL
PROCESO
 Acciones preventivas, correctivas y de mejora
 Reporte de seguimiento al desempeño de los Sistemas  Revisión Gerencial
de Gestión y toma de decisiones a partir de los
resultados.
 Información de entrada para la elaboración de conceptos  Abogado externo (sí aplica)
Jurídicos
 Normograma – (Listado documentos externos – Kawak)  Procesos estratégicos
 Conceptos Jurídicos.  Procesos misionales
 Matriz de requisitos legales SSTA revisada  Procesos de apoyo
 Procesos de evaluación
 Gestión institucional comunicada y divulgada.
 Caracterización de los grupos de interés  Sector Ambiente
 Seguimiento a la atención de requerimientos generales y  Comunidad
solicitudes de información en temas marinos y costeros
 Gestión institucional comunicada y divulgada.
 Procesos estratégicos
 Directrices, objetivos, metas, planes, programas,
 Procesos misionales
lineamientos y parámetros en Seguridad, Salud en el
 Procesos de apoyo
Trabajo y Ambiente (SSTA).
 Procesos de evaluación
 Integración de la planeación Institucional.  Procesos estratégicos
 Acompañamiento en el diseño, monitoreo, análisis y  Procesos misionales
mejora de los elementos del MIGO.  Procesos de apoyo
 Seguimiento a la satisfacción de los grupos de interés.  Procesos de evaluación
 ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

PARTES INTERESADAS PARTES INTERESADAS

PROVEEDORAS DEL ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS QUE SON CLIENTES DEL
PROCESO PROCESO
 Necesidades de creación o
cambios de documentos.

Requisitos normativos
NTC ISO 9001
Numerales específicos
4. Contexto de la organización: 4.3 Determinación del alcance del sistema de gestión de la calidad
5. Liderazgo: 5.1 liderazgo y compromiso; 5.2 política; 5.3 roles, responsabilidades y autoridades en la organización
6 Planificación: 6.2 objetivos de la calidad y planificación para lograrlos.
7. Apoyo: - 7.1 recursos - 7.1.1 Generalidades, 7.4 Comunicación
8. Operación: 8.7 Control de salidas no conformes
9 Evaluación del desempeño: 9.1.2 Satisfacción del cliente, 9.2 Auditoría Interna - 9.2.2

Numerales generales
4. Contexto de la organización: 4.1 Comprensión de la organización y de su contexto; 4.2 Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas; 4.4 sistema de gestión
de la calidad y sus procesos.
6 Planificación: 6.1 Acciones para abordar riesgos y oportunidades; 6.3 planificación de los cambios.
7. Apoyo: 7.1 Recursos - 7.1.6 Conocimientos de la organización; 7.3 Toma de conciencia; 7.5 Información documentada
9 Evaluación del desempeño: 9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación –9.1.1 Generalidades; 9.1.3 Análisis y evaluación
10 Mejora

ISO 17025 Modelo Integrado de Planeación y gestión (MIPG)

7. Requisitos del proceso: 7.10 Trabajo no conforme
8. Requisitos del Sistema de Gestión: 8.1.3 Opción B
Seguridad, Salud en el trabajo y Ambiente (SSTA)
1.1. Políticas de Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente
1.2. Elementos Visibles del Compromiso Gerencial
1.3. Objetivos y Metas
1.4. Recursos
2.1. Documentación
2.2. Requisitos Legales y de otra índole
Dimensiones relacionadas:
2da Dimensión: Direccionamiento estratégico y planeación
3ra Dimensión: Gestión con valores para resultados
5ta Dimensión: Información y Comunicación
6ta Dimensión: Gestión del conocimiento y la innovación
7ma Dimensión: Control Interno

Copia no controlada
 ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

DOCUMENTOS OBLIGATORIOS Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA

 Listado de documentos obligatorios (normograma - requisitos legales): disponible en el Módulo documentos externos (KAWAK), se actualiza mediante
correo electrónico dirigido a la Oficina Jurídica, donde se evalúa la aplicabilidad de la solicitud y de ser necesario se realizan los ajustes requeridos.

 Listado de documentos de referencia (FT-PLA-3): documento interno de las Áreas en el cual se listan las guías, manuales, orientaciones, estudios, libros
o metodologías que no tienen un carácter obligatorio pero son referentes importantes para el Área, el listado puede ser solicitado al responsable del Área o
diligenciado a partir de los documentos que facilitan el logro de objetivos, la realización de actividades o el establecimiento de parámetros.

RESPONSABLES IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS, NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE

Director General, Subdirector de Coordinación Científica, Subdirector LAS PARTES INTERESADAS
Administrativo, Coordinador de Planeación y Representante de la dirección en el
SSTA, Jefe Oficina jurídica y Profesional de Apoyo DGI - Oficina de Se puede realizar a través de:
Comunicaciones.  Características de las salidas del proceso.
 Análisis del contexto (cuestiones o factores internos y externos).
PARTICIPAN  CR-COM-1Caracterización de partes interesadas del INVEMAR
Coordinadores de Programa, Coordinación, Grupo y Oficina, Jefes de línea y de  Gestión de cambios, riesgos y oportunidades
Área y oficina, Profesional de Sistemas de Gestión y Profesional de Planeación.  Satisfacción de usuarios.
 Acuerdos contractuales y convenios.
Nota: Cada responsable y participante del Proceso debe tener claridad sobre  Legislación y documentos de referencia aplicables.
cuáles son y cómo se atienden los requisitos, necesidades y expectativas de las
 Documentación del proceso
partes interesadas a las que responde.
 Orientaciones institucionales

GESTIÓN DE CAMBIOS, RIESGOS Y OPORTUNIDADES

RECURSOS PROCESOS DE SOPORTE
Se puede realizar a través de: Tecnológicos, financieros, personal, infraestructura,  Gestión Administrativa y
 El mapa de riesgos, papelería. Financiera.
 Acciones correctivas, preventivas o de mejora (antes, durante y después  Gestión Humana.
de la implementación). INFORMACIÓN DOCUMENTADA,  Evaluación Independiente.
 Formulación y seguimiento de Planes de acción Módulo de Gestión Documental (Kawak)  Gestión de Recursos Físicos
 Documentación interna
SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN
Nota 1: La gestión de cambios se realiza de manera planificada, Documentación del proceso, seguimiento de plan de
considerando: a) El propósito de los cambios y sus consecuencias acción, módulo de Indicadores (Kawak)
potenciales, b) La integridad de los sistemas de gestión, c) La
disponibilidad de recursos y d) La asignación o reasignación de
responsabilidades y autoridades.

Nota 2: la aplicación de las diferentes herramientas, para gestión de

cambios, riesgos y oportunidades, depende de la magnitud y alcance del
cambio, riesgo u oportunidad que se deba gestionar.

Copia no controlada
 ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

REVISIÓN GERENCIAL

Revisar y hacer seguimiento al desempeño de los procesos y a los planes del INVEMAR, para asegurarse de su eficacia y cuando sea
Objetivo aplicable la eficiencia y la efectividad.
Alcance Actividades relacionadas con el seguimiento y revisión de la gestión institucional.
Áreas Dirección General (DGI), Subdirección de Coordinación Científica (SCI), Subdirección Administrativa (SRA), Coordinador de Planeación,
Vinculadas Representante de la Dirección en el SSTA, Oficina Jurídica y Oficina Auditora Interna.

PARTES INTERESADAS PARTES INTERESADAS

PROVEEDORAS DEL
PROCESO
 Planeación estratégica
 Procesos estratégicos
 Procesos misionales
 Procesos de apoyo
 Procesos de evaluación
 Evaluación Independiente
ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS QUE SON CLIENTES DEL
PROCESO
 Manual de calidad Actividades DGI, SCI y SRA:  Planes revisados y ajustados.
 Planeación Institucional  Tomar decisiones a partir de la  Planificación de auditorías,  Procesos estratégicos
 Directriz y Objetivos de la Calidad revisión y análisis de información. seguimientos y revisiones  Procesos misionales
 Programa de inspecciones a áreas de trabajo Actividades Oficina de Planeación  Informes de seguimiento.  Procesos de apoyo
anual.  Realizar seguimientos a planes e  Directriz y objetivos de calidad  Procesos de evaluación
 Mandato. revisados
indicadores.
 Parámetros de Seguridad, salud en Trabajo y  Preparar información de entrada
Ambiente pertinente para la revisión por la
 Revisiones previas del SGC por parte de la dirección.
Dirección
Actividades Oficina de Auditoría  Planes de mejora, preventivos y
Interna correctivos.  Evaluación Independiente
 Documentación y registro de los procesos  Preparar información de entrada  Necesidades de cambio que  Planeación Estratégica
 Resultados de desempeño de los procesos y pertinente para la revisión por la puedan afectar el Sistema  Procesos misionales
conformidad del producto dirección. Integrado de Gestión  Procesos de apoyo
 Cambios que podrían afectar al SGC  Elaborar informes periódicos dirigidos  Necesidades de recursos
 Retroalimentación del cliente
a la alta dirección.  Medidas para prevenir riesgos
 Necesidades de ajustes de planeación Actividades Oficina Jurídica
Institucional.  Representación de los intereses
judiciales del INVEMAR o supervisión
en caso de asignación al abogado
 Resultados de evaluación y seguimiento externo.  Resultados de las decisiones
 Estado de las acciones correctivas y preventivas Actividades STA judiciales.
 Recomendaciones para la mejora  Realizar inspecciones en áreas de  Asignación de recursos.  Planeación Estratégica
 Cambios actuales o potenciales que pueden trabajo.  Resultados de inspecciones
gerenciales.
afectar el cumplimiento de objetivos  Preparar información de entrada para
 Los resultados de la evaluación de la gestión del la revisión por la dirección SG-SSTA.
riesgo.
 Necesidades de acciones. Actividades transversales
 Realizar seguimiento, medición,
análisis y mejora del proceso.

Copia no controlada
 ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

Requisitos normativos
NTC ISO 9001
Numerales específicos
5. Liderazgo: 5.1 liderazgo y compromiso; 5.2 política; 5.3 roles, responsabilidades y autoridades en la organización
6 Planificación: 6.2 objetivos de la calidad y planificación para lograrlos.
9 Evaluación del desempeño: 9.3 Revisión por la dirección
10 Mejora 10.3 Mejora continua

Numerales generales
4. Contexto de la organización: 4.1 Comprensión de la organización y de su contexto; 4.2 Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas; 4.3 Determinación del alcance del
sistema de gestión de la calidad; 4.4 sistema de gestión de la calidad y sus procesos.
6 Planificación: 6.1 Acciones para abordar riesgos y oportunidades; 6.3 planificación de los cambios.
7. Apoyo: 7.1 Recursos 7.1.1 Generalidades; - 7.1.4 Ambiente para la operación de procesos; 7.1.6 Conocimientos de la organización; 7.3 Toma de conciencia; 7.4 Comunicación; 7.5 Información
documentada
9 Evaluación del desempeño: 9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación –9.1.1 Generalidades; 9.1.2 Satisfacción del cliente; 9.1.3 Análisis y evaluación y 9.2 Auditoría Interna - 9.2.2
10 Mejora 10.1 Generalidades y 10.2 No conformidad y Acción correctiva

ISO 17025 Modelo Integrado de Planeación y gestión (MIPG)

8. Requisitos del Sistema de Gestión: 8.1.3 Opción B
Dimensiones relacionadas:
3ra Dimensión: Gestión con valores para resultados
Seguridad, Salud en el trabajo y Ambiente (SSTA) 4ta Dimensión: Evaluación de resultados
5ta Dimensión: Información y comunicación
1.1. Políticas de Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente
1.2. Elementos Visibles del Compromiso Gerencial 6ta Dimensión: Gestión del conocimiento y la innovación
1.3. Objetivos y Metas 7ma Dimensión: Control Interno.
1.4. Recursos

DOCUMENTOS OBLIGATORIOS Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA

 Listado de documentos obligatorios (normograma - requisitos legales): disponible en el Módulo documentos externos (KAWAK), se actualiza mediante
correo electrónico dirigido a la Oficina Jurídica, donde se evalúa la aplicabilidad de la solicitud y de ser necesario se realizan los ajustes requeridos.

 Listado de documentos de referencia (FT-PLA-3): documento interno de las Áreas en el cual se listan las guías, manuales, orientaciones, estudios, libros
o metodologías que no tienen un carácter obligatorio pero son referentes importantes para el Área, el listado puede ser solicitado al responsable del Área o
diligenciado a partir de los documentos que facilitan el logro de objetivos, la realización de actividades o el establecimiento de parámetros.

Copia no controlada

RESPONSABLES
Director General, Subdirector de Coordinación
Científica, Subdirector Administrativo, Coordinador
de Planeación, Representante de la Dirección en el
SSTA, Jefe Oficina Jurídica y Auditora Interna.
PARTICIPAN
Responsables de procesos.
Nota: Cada responsable y participante del Proceso
debe tener claridad sobre cuáles son y cómo se
atienden los requisitos, necesidades y expectativas
de las partes interesadas a las que responde.
RECURSOS
Tecnológicos, financieros, personal, infraestructura, papelería.
INFORMACIÓN DOCUMENTADA,
Módulo de Gestión Documental (Kawak)
PARÁMETROS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN
Documentación del proceso y módulo de Indicadores (Kawak)
ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
GESTIÓN DE CAMBIOS, RIESGOS Y OPORTUNIDADES IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS,
NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS
Se puede realizar a través de: PARTES INTERESADAS
 El mapa de riesgos institucional y por procesos,
 Acciones correctivas, preventivas o de mejora (antes, durante y después Se puede realizar a través de:
de la implementación).  Las características de las salidas del
 Formulación y seguimiento de Planes de acción proceso.
 Cuadro de riesgos y controles  Análisis del contexto (factores o
 Documentación del proceso (procedimientos, guías, instructivos) cuestiones internas y externas).
 CR-COM-1Caracterización de partes
Nota 1: La gestión de cambios se realiza de manera planificada, considerando: a) interesadas del INVEMAR
El propósito de los cambios y sus consecuencias potenciales, b) La integridad de  Gestión de cambios, riesgos y
los sistemas de gestión, c) La disponibilidad de recursos y d) La asignación o oportunidades
reasignación de responsabilidades y autoridades.  Satisfacción de usuarios.
 Acuerdos contractuales y convenios.
Nota 2: la aplicación de las diferentes herramientas, para gestión de cambios,  Legislación y documentos de referencia
riesgos y oportunidades, depende de la magnitud y alcance del cambio, riesgo u aplicables.
oportunidad que se deba gestionar.  Documentación del proceso
 Orientaciones institucionales
PROCESOS DE SOPORTE:
 Gestión Administrativa y Financiera.
 Gestión Humana.
 Evaluación Independiente.
Copia no controlada
 ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

GESTIÓN DE LA INVESTIGACIÓN

Realizar investigación básica y aplicada y proveer apoyo científico, técnico y de consultoría sobre los recursos naturales renovables y del medio ambiente en
OBJETIVO el área marino costera que se ajuste a los intereses del país y en todos los términos, a la legalidad nacional e internacional y fundamentalmente al deber
institucional y a los requisitos del cliente.

Actividades misionales del Instituto realizadas en:

• Coordinación de Servicios Científicos. CSC
• Coordinación de Investigación e información para Gestión Marina y Costera. GEZ
ALCANCE • Programa de Biodiversidad y Ecosistemas Marinos BEM.
• Programa de Calidad Ambiental Marina. CAM
 Programa de Geociencias Marinas y Costeras GEO.
• Programa de Valoración y Aprovechamiento de los Recursos Marinos y Costeros. VAR

PARTES INTERESADAS PARTES INTERESADAS QUE

PROVEEDORAS DEL ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS SON CLIENTES DEL
PROCESO PROCESO
 Términos de referencia, condiciones de
contratación.  Formulación de propuestas o perfiles de
 Solicitudes de propuestas técnico  Propuestas técnicas y económicas.
proyectos.
económicas para estudios ambientales  Acuerdo.
Fuentes financiadoras  Formulación de proyectos
marinos y costeros.  Planes (Acción y operativo)
 Seguimiento a propuestas presentadas.
 Resultados de satisfacción.  Presupuesto
 Legalización de acuerdos.
 Propuestas técnicas y económicas  Requisitos del proyecto.
 Planeación del proyecto.
aceptadas.  Proyectos ejecutados.
 Ejecución de proyectos.
 Certificados de contrapartida.  Material Biológico.
 Seguimiento y evaluación del proyecto.
 Acuerdo (convenios y contratos).  Informes.
Gestión Administrativa y  Elaboración de informes.
Financiera  Pólizas.  Datos e Información resultante de
 Elaboración de productos para proyectos.
Fuentes financiadoras
 Centro de costo divulgación.
 Evaluación del proyecto.
 Cotizaciones  Divulgación de resultados.
Proveedores  Bases de datos.
 Insumos, productos y servicios  Verificar disponibilidad para prestar el
 Publicaciones.
servicio (Solicitudes externas).
 Informes de auditoría  Talleres.
Evaluación independiente  Identificar necesidades de activos e
 Requerimientos de acciones insumos.  Información para web.
 Solicitudes  Respuesta a requerimientos
Autoridades ambientales externas no asociadas a  Ejecutar y controlar el servicio (Análisis,
Entidades judiciales proyectos. Monitoreo, muestreo, mantenimiento de  Salidas no conformes controladas
organismos, etc),  Cambios, riesgos y oportunidades
 Políticas y lineamientos gestionados
Junta Directiva
 Evaluación del cumplimiento de políticas y  Entrega de informes y resultados.
Asamblea
planes generales  Evaluar y analizar satisfacción de

Copia no controlada
 ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

PARTES INTERESADAS PARTES INTERESADAS QUE

PROVEEDORAS DEL ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS SON CLIENTES DEL
PROCESO PROCESO
 Demanda de cursos, charlas, conferencias y clientes y el cumplimiento de requisitos  Solicitud de compra o contratación.
Investigadores internos y partes interesadas. Gestión Administrativa y
programas de formación en temas marinos y  Solicitudes de pólizas.
externos
costeros  Realizar las actividades posteriores a la  Informes de supervisión
Financiera
entrega que sean aplicables
 Lineamientos para el desarrollo del Proyecto  Realizar seguimiento y medición del  Material Biológico.
Departamento Nacional
de Planeación
BPIN proceso.  Informes.
 Transferencias de recursos  Gestionar los cambios, riesgos y  Datos e Información resultante de
 Requerimientos de información para el oportunidades proyectos. Gestión de información
aprovechamiento de recursos marinos y  Control de las salidas no conformes  Publicaciones.
Sector productivo  Tomar acciones correctivas,  Información para web.
costeros
 Información del sector preventivas y de mejora.  Mantenimiento de organismos.
 Requerimientos de información Junta Directiva
DANE  Datos oficiales  Resultados de la gestión Asamblea
 Formación y asesoría en manejo de datos DGI
Sector ambiente  Normas externas
(entidades SINA o  Planes y programas del Sector
 Publicaciones.
relacionadas con el tema  Necesidades de investigación Comunidad
 Respuesta a requerimientos
ambiental y/o marino  Requerimientos de información
costero)  Información en temas marino costeros
Presidencia de la República
 Material bibliográfico. Cámara de Representantes
 Series documentales consultadas y Ministerio de Relaciones
prestadas exteriores
 Información del Sistema de Biodiversidad Ministerio de Agricultura
marina de Colombia SIBM. Comunidad de influencia
 Salida gráfica (figura o mapa) Entidades territoriales
 Respuesta a requerimientos de
Gestión de información  Capa (vectores) Entes de control
información
 Informe técnico DIMAR
 Diseño de software. Armada Nacional
 Mejoras del diseño DANE
 Aplicativo actualizado Entidades judiciales.
 Base de datos /sistemas de información Entidades SINA o relacionadas
online. con el tema ambiental y/o marino
costero)
 Información para el aprovechamiento
Sector productivo
de recursos marinos y costeros
 Planeación Institucional.  Cumplimiento de requisitos (legales,
 Propuestas técnicas y económicas clientes y partes interesadas,
aceptadas. normativos e Institucionales)
Planeación Estratégica
 Parámetros de S&M.  Cambios, riesgos y oportunidades Planeación Estratégica
 Necesidades de acciones. gestionados Evaluación independiente.
 Evaluación de proyectos  Salidas no conformes controladas
 Seguimiento y medición del proceso
 Acciones C/P/M.

Copia no controlada
 ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

PARTES INTERESADAS PARTES INTERESADAS QUE

PROVEEDORAS DEL ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS SON CLIENTES DEL
PROCESO PROCESO
Presidencia de la
República
Cámara de
Representantes
 Cumplimiento de normas, planes y
Ministerio de Relaciones Sector ambiente (entidades SINA
programas del Sector
Exteriores  Requerimientos de información o relacionadas con el tema
Comunidad de influencia  Respuesta a requerimientos de ambiental y/o marino costero)
información
Entidades territoriales
Entidades Judiciales
Entes de control
Elaboración de conceptos

Requisitos normativos
NTCGP 1000 NTC ISO 9001 Seguridad, Modelo Estándar de Control Interno: MECI
Salud en el
trabajo y ISO 17025 Módulo de Control de
Módulo de Control de Eje Transversal
Generales Específicos Generales Específicos Ambiente Planeación y gestión
Evaluación y Información y
seguimiento Comunicación
(SSTA)
4.1, 4.2.1, 6.4, 7.1, 7.2.1, 7.2.2, LabCAM:
4.1, 4.2, 4.4, 1.3, 2.1, 2.2, 3.1, 1.1.1, 1.2, 1.2.2, 1.2.4,
4.2.3, 4.2.4, 7.2.3, 7.3, 7.5.1, 4 (4.1-4.15), 5 2.1.1, 2.3
6.1, 6.3, 7.1.6, 3.2.3, 3.2.6, 3.2.8,
5.3, 5.4.1, 6.1, 7.5.2, 7.5.3, 7.5.4, 7.1.4, 8.1, 8.2, 8.3, (5.1-5.10), 1.2.5, 1.3
7.3, 7.5, 8.7, 3
8.2.2, 8.2.3, 7.5.5, 8.2.1, 8.2.4, 8.5, 8.6, 8.7, 9.1.2 4.3, 4.6 Exclusión
9.1,1, 9.1.3,
8.4, 8.5 8.3 (5.6.2.1)
9.2.2, 10

Copia no controlada
 ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

RESPONSABLES IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS, GESTIÓN DE CAMBIOS, RIESGOS Y REQUISITOS LEGALES Y

Subdirector de Coordinación Científica,
Coordinadores de programa BEM, CAM, GEO y
VAR, Coordinador CSC, Coordinador GEZ.
PARTICIPAN
Jefes de línea, Jefes de laboratorio, Curador
MHNMC, Investigadores, Representante de la
Dirección SGC 17025 LABCAM, Coordinador
Académico y Auxiliares de investigación.
Nota: Cada responsable y participante del
Proceso debe tener claridad sobre cuáles son y
cómo se atienden los requisitos, necesidades y
expectativas de las partes interesadas a las que
responde.
NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS
PARTES INTERESADAS
Se puede realizar a través de:
 Características de los productos,
servicios del proceso.
 Análisis del contexto (cuestiones internas
y externas).
 Gestión de cambios, riesgos y
oportunidades
 Satisfacción de usuarios.
 Acuerdos contractuales y convenios.
 Legislación y documentos de referencia
aplicables.
 Documentación del proceso
 Orientaciones institucionales
OPORTUNIDADES DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Se puede realizar a través de: Ver Módulo documentos externos
 El mapa de riesgos institucional y KAWAK y registro FT-PLA-3
por procesos, Listado maestro de documentos
 Acciones correctivas, preventivas o externos
de mejora (antes, durante y
después de la implementación de).
 Formulación y seguimiento de
Planes de acción
DOCUMENTOS
 procedimientos internos
Y REGISTROS
Nota: la aplicación de las diferentes
Ver listado maestro de documentos
herramientas depende de la magnitud y
y registros Kawak
alcance del cambio, riesgo u
oportunidad que se deba gestionar.

PARAMETROS DE CONTROL /
RECURSOS PROCESOS DE SOPORTE SEGUIMIENTO Y MEDICION
Tecnológicos, financieros, personal,  Gestión Administrativa y Ver documentación y módulo de
infraestructura, papelería. Financiera. indicadores KAWAK.
 Gestión Humana.
 Gestión de Recursos Físicos.
 Evaluación Independiente.


Copia no controlada
 ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

GESTIÓN DE INFORMACIÓN

Salvaguardar, administrar y generar información soporte y resultante de la gestión Institucional; desarrollar soluciones basadas en las tecnologías de la
OBJETIVO información; tramitar y gestionar información con terceros; así como establecer y administrar los procesos de comunicación externa y de retroalimentación
de las partes interesadas con el fin de lograr el cumplimiento de la misión y la visión institucional.

Las actividades relacionadas con:

 La comunicación institucional a nivel externo y la divulgación a las partes interesadas de la Gestión Institucional.
 Recepción, evaluación, edición y publicación de manuscritos sometidos al Boletín de Investigaciones.
 La administración del Centro de Documentación: tiene tres roles importantes en este sistema: 1. Ofrecer información secundaria y documental de
ALCANCE soporte a las investigaciones; 2. Salvaguardar toda la información resultante de los procesos de investigación; 3. Difundir y garantizar el acceso a
toda la información.
 Sistemas de Información Geográfica (SIG), Percepción remota, gestión bases de datos y administración del SIAM.
 El ingreso, clasificación, catalogación, estudio, conservación y préstamo de las colecciones del Museo de Historia Natural Marina de Colombia.
ÁREAS Jefatura Comunicaciones Científicas (CMC), Comité Editorial (CE), Centro de Documentación (CDO), Laboratorio de Sistemas de Información (LABSIS),
VINCULADAS Museo de Historia Natural Marina de Colombia (MHNMC), Coordinación de Comunicaciones (COM) y Oficina Jurídica (JUR).

Partes interesadas Partes interesadas que

proveedoras del proceso
Planeación estratégica
Gestión Administrativa y Financiera
Evaluación independiente
Revisión Gerencial
Entidades SINA
Entradas Actividades Salidas
son clientes del proceso
 Planeación Institucional  Planificación de servicios Procesos estratégicos, misionales,
Actividades transversales CMC, apoyo y de evaluación.
CDO, CE, LABSIS, MHNMC
 Acuerdo contractuales
 Activos e insumos. 1. Formular el plan de acción
2. Recibir requerimientos y  Acciones correctivas, preventivas y de
realizar seguimiento a la mejora
 Informes de auditoría ejecución de actividades.  Cambios, riesgos y oportunidades Evaluación Independiente
 Requerimiento de acciones para la 3. Gestionar las salidas no gestionados Revisión Gerencial
mejora conformes  Cumplimiento de requisitos
4. Realizar seguimiento y  Salidas no conformes controladas
medición del proceso.  Cumplimiento de requisitos de las partes
 Indicadores, parámetros de 5. Gestionar los cambios, interesadas
seguimiento y medición, otros riesgos y oportunidades.
parámetros 6. Tomar acciones correctivas,
 Informes, estadísticas e indicadores. preventivas y de mejora.  Solicitud de compras o contratación. Gestión Administrativa y Financiera.
 Informes de supervisión
 Información, normatividad,
lineamientos y orientaciones.

Gestión de investigación  Información resultante de las Actividades específicas CMC:  Información resultante de las actividades Entidades SINA
Elaboración de conceptos actividades misionales misionales Entes de control
1. Identificar los públicos o clientes  Gestión institucional comunicada y divulgada Comunidad

Copia no controlada
 ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
 Información para divulgar
 Necesidades de publicación
Autores.
 Manuscritos
Evaluadores.  Manuscritos evaluados o editados.
Editores
 Base de datos de entidades con las
que se realizará canje.
 Base de datos de instituciones de
Investigadores trabajo colaborativo
Entidades educativas; científicas y
Universidades  Material bibliográfico
Redes de colaboración bibliotecaria  Bibliografías especializadas
Entidades con las que se realiza canje  Contribuciones Científicas
Clientes  Percepción del cliente.
Fuentes financiadoras  Solicitudes de información, acceso a
Entidades SINA datos y servicios.
MADS  Base de datos de clientes.
Banco de imágenes del IGAC  Imágenes
Comercializadores de imágenes
satelitales
 Software
Empresas de tecnología
 Solicitudes y servicios.
Gestión de investigación
objetivos a nivel externo.
2. Diseñar e implementar las
estrategias, canales y/o
herramientas de divulgación.
3. Edición, enlace editorial y
depósito legal de publicaciones.
Actividades específicas CE:
1. Recibir y procesar manuscritos.
2. Emitir, distribuir y publicar el
boletín de investigaciones.
Actividades específicas CDO:
1. Gestión de colecciones
(describir, clasificar, rotular
material, automatizar del
bibliográfico.)
2. Adquisición de material
(Donación Compra e intercambio
de información)
3. Establecer convenios de trabajo
colaborativo para el fomento de
buenas prácticas e intercambio
de información con instituciones
nacionales e internacionales.
4. Capacitar a los usuarios en el
uso de las herramientas para la
recuperación de información.
5. Difundir la información
6. Evaluar y analizar satisfacción de
usuarios.
Actividades específicas
LABSIS:
1. Generación y administración de
los procesos de percepción
remota.
2. Generación y administración de
información geográfica
institucional.
3. Desarrollo y mantenimiento de
software.
4. Custodiar los Objetos Digitales de
Interés Misional
5. Realizar mantenimiento a las
aplicaciones
Copia no controlada
 Depósito Legal de las publicaciones
 Distribución de las publicaciones según el
procedimiento.
 Publicaciones actualizadas y disponibles en la
página web
 Conceptos, decisiones y aceptaciones
Autores
referentes al manuscrito. Evaluadores.
 Boletín de investigaciones Publicado.
Editores
 Depósito legal del boletín e información
Publindex
actualizada en bases de datos.
Scielo
 Consulta online del Boletín.
 Información de redes internacionales.
Entidades SINA
 Material bibliográfico
Entidades educativas y científicas
 Información de redes internacionales.
Bibliotecas (Central, Departamental,
 Contribuciones en bases de datos
institucionales. Congreso, UNAL)
 Publicaciones. Entidades con las que se realiza canje
Universidades.
Redes Internacionales (IAMSLIC,
ASFA; OCEANDOCS)
Investigadores.
 Evaluación de la satisfacción de usuarios Comunidad
Revisión Gerencial
Clientes
 Salida gráfica (figura o mapa).
Gestión de investigación
 Capa (vectores). Fuentes financiadoras
 Informe técnico.
Elaboración de conceptos
 Base de datos /sistemas de información online.
Entidades SINA
Entidades educativas y científicas
Entes judiciales
 Diseño de software. Clientes
 Mejoras del diseño. Gestión de investigación
 Aplicativo actualizado. Fuentes financiadoras
 Backup físico

Elaboración de conceptos
Gestión de recursos físicos.
Gestión de investigación
Elaboración de conceptos
Autoridades ambientales
Comunidad
Planeación Estratégica
Comunidad
Planeación Estratégica
ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
 Bases de datos. 6. Custodia de información  Migración entre versiones del sistema
 Solicitudes de desarrollo. resultante de las actividades
misionales Comunidad
7. Mantenimiento de aplicaciones  Evaluación de la satisfacción de usuarios Revisión Gerencial
8. Evaluar y analizar satisfacción de  Reporte atención a las solicitudes de
 Suministro de servicios tecnológicos usuarios. información
Grupo de Sistemas y Telemática
Actividades específicas  Colecciones Clientes
MHNMC:  Información taxonómica de la biota marina Gestión de investigación
disponible para consulta. Fuentes financiadoras
1. Investigar, clasificar, catalogar y  Educación sobre la biota marina. Elaboración de conceptos
 Préstamo de equipos
 Material Biológico. conservar material biológico. Entidades SINA
2. Sistematizar la información del
 Información de campo. material biológico en el Sistema
Entidades educativas y científicas
de información de Biodiversidad
Marina (SiBM).
3. Tramitar las consultas, préstamos,
 Información sobre materiales, egresos, canjes y depósitos de
decomisos, normativa aplicable, entre material biológico.
4. Vigilar la movilidad del material
otros.
biológico del Museo en el territorio
Nacional, así como su exportación
e importación.
5. Realizar actividades educativas.
6. Prestar asesorías.
7. Prestar equipos.
Actividades específicas
 Solicitudes. Coordinación de Comunicación
1. Gestionar la atención de las  Reporte consolidado de respuestas a Comunidad
Preguntas, Quejas, sugerencias
 Preguntas, quejas, sugerencias y y Felicitaciones (PQSF) recibidas
PQSF Revisión Gerencial
felicitaciones y derechos de petición. a través del sitio web y el chat
institucional.
Actividades específicas Oficina
 Solicitudes.
Jurídica
 Reporte consolidado de respuestas a
Comunidad
 Preguntas, quejas, sugerencias y 1. Gestionar la atención de los derechos de petición.
Revisión Gerencial
felicitaciones y derechos de petición. Derechos de petición
Copia no controlada
 ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

Requisitos normativos
NTC ISO 9001: 2015 Políticas de gestión y desempeño aplicables
Numerales generales
4. Contexto de la organización: 4.1 Comprensión de la organización y de su contexto, 4.2
Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas, 4.4 sistema de gestión 1. Integridad.
de la calidad y sus procesos. 2. Transparencia, acceso a la información pública y lucha contra la
5. Liderazgo: 5.2.2 Comunicación de la política de calidad ítem b)
6 Planificación: 6.1 Acciones para abordar riesgos y oportunidades; 6.2 Objetivos de calidad y corrupción.
planificación para lograrlos; 6.3 planificación de cambios. 3. Fortalecimiento organizacional y simplificación de procesos.
7. Apoyo: 7.1.6 conocimientos de la organización; 7.3 Toma de conciencia y 7.5 Información 4. Servicio al ciudadano.
documentada. 5. Participación ciudadana en la gestión pública
8. Operación: 8.4 Control de los procesos, productos y servicios suministrados externamente.
9 Evaluación del desempeño: 9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación –9.1.1 6. Racionalización de tramites
Generalidades; 9.1.3 Análisis y evaluación; 9.2 Auditoría Interna - 9.2.2. 7. Gestión Documental
10 Mejora 8. Gobierno digital
9. Seguridad digital
Numerales específicos 10. Gestión del conocimiento y la innovación
7. Apoyo 7.1.4 Ambiente para la operación de procesos; 7.4 Comunicación 11. Control interno
8. Operación 8.1 Planificación y control operacional, 8.2 requisitos para los productos y servicios; 12. Seguimiento y evaluación del desempeño Institucional.
8.3 Diseño y desarrollo de productos y servicios, 8.5 producción y provisión del servicios, 8.6
Liberación de los productos y servicios; 8.7 control de salidas no conformes; 9.1.2 satisfacción del
cliente

Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente (SSTA) - Guía RUC NTC PE 1000

4.3 Confidencialidad de la información recolectada
4.7 Gestión de los riesgos
1.3 Objetivos y Metas 4.8 Proceso estadístico
2.1 Documentación 4.9 Monitoreo y seguimiento
2.2. Requisitos Legales y de otra índole 5. Detección y análisis de requerimientos
3.1 Identificación de peligros, aspectos ambientales, valoración y determinación de control de 6.6 Diseño del procesamiento de la información
riesgo e impactos. (gestión del riesgo) 6.8 Diseño de los sistemas de producción y de los flujos de trabajo
3.2.3. Programas de Gestión de Riesgos Prioritarios 6.9 Diseño de la difusión
3.2.6. Seguridad en el Trabajo 6.10 Pruebas al diseño
3.2.8. Gestión Ambiental 7. Ejecución
4.3. Acciones Correctivas y Preventivas 9. Difusión
10. Evaluación del desempeño
11. Mejora
ISO 17025
No aplica

Copia no controlada
 ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

DOCUMENTOS OBLIGATORIOS Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA

 Listado de documentos obligatorios (normograma - requisitos legales): disponible en el Módulo documentos externos (KAWAK), se actualiza mediante correo electrónico
dirigido a la Oficina Jurídica, donde se evalúa la aplicabilidad de la solicitud y de ser necesario se realizan los ajustes requeridos.
 Listado de documentos de referencia ( Registro FT-PLA-3 Listado maestro de documentos externos): documento interno de las Áreas en el cual se listan las guías,
manuales, orientaciones, estudios, libros o metodologías que no tienen un carácter obligatorio pero son referentes importantes para el Área, el listado puede ser solicitado al
responsable del Área o diligenciado a partir de los documentos que facilitan el logro de objetivos, la realización de actividades o el establecimiento de parámetros.

RESPONSABLES GESTIÓN DE CAMBIOS, RIESGOS Y OPORTUNIDADES IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS,

Curador MHNMC, Jefe de Comunicaciones Científicas, NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS
Jefe LabSIS, Jefe de Centro de Documentación, Se puede realizar a través de: PARTES INTERESADAS
Profesional de Apoyo DGI – Coordinación de  El mapa de riesgos institucional y por procesos,
Se puede realizar a través de:
Comunicaciones y Jefe Oficina Jurídica.  Acciones correctivas, preventivas o de mejora (antes, durante y
después de la implementación).  Las características de las salidas del
proceso.
PARTICIPAN  Formulación y seguimiento de Planes de acción
 Análisis del contexto (factores o
 Cuadro de riesgos y controles
Investigadores Programa BEM, Auxiliar de investigación cuestiones internas y externas).
 Documentación del proceso (procedimientos, guías, instructivos)
del MHNMC, Profesionales e Investigadores LabSIS,  CR-COM-1 Caracterización de partes
Director del Boletín, Comité editorial, Editor, Asistente Nota 1: La gestión de cambios se realiza de manera planificada, interesadas del INVEMAR.
del Comité Editorial Comité científico (Evaluadores), considerando: a) El propósito de los cambios y sus consecuencias  Gestión de cambios, riesgos y
Investigadores, Auxiliares (CDO) y Profesional de apoyo potenciales, b) La integridad de los sistemas de gestión, c) La oportunidades.
(Cispatá), Auxiliar (Pacífico). disponibilidad de recursos y d) La asignación o reasignación de  Satisfacción de usuarios.
responsabilidades y autoridades.  Acuerdos contractuales y convenios.
 Legislación y documentos de referencia
Nota: Cada responsable y participante del Proceso Nota 2: la aplicación de las diferentes herramientas, para gestión de aplicables.
debe tener claridad sobre cuáles son y cómo se cambios, riesgos y oportunidades, depende de la magnitud y alcance del  Documentación del proceso.
atienden los requisitos, necesidades y expectativas de cambio, riesgo u oportunidad que se deba gestionar.  Orientaciones institucionales.
las partes interesadas a las que responde.

PROCESOS DE APOYO:
 Gestión de Investigación.
 Elaboración de conceptos.
 Gestión Administrativa y Financiera.
 Gestión Humana.
 Gestión de Recursos Físicos.
RECURSOS
Tecnológicos, financieros, personal, infraestructura, papelería.
INFORMACIÓN DOCUMENTADA,
Módulo de Gestión Documental (Kawak).
PARÁMETROS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN
Documentación del proceso y módulo de Indicadores (Kawak).

Copia no controlada
 ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

ELABORACIÓN DE CONCEPTOS

OBJETIVO Brindar soporte científico para la toma de decisiones a las entidades solicitantes.

ALCANCE Actividades misionales del Instituto realizadas en los programas BEM, CAM, GEO y VAR y las coordinaciones CSC y GEZ.

PARTES INTERESADAS
PROVEEDORAS DEL
PROCESO
Planeación Estratégica
Entidades SINA
Entidades judiciales y de
control
Empresas privadas
Otras entidades del Gobierno
Nacional
Entidades Internacionales con
las cuales Colombia ha
establecido convenios
Gestión de investigación.
Gestión de Información.
Revisión Gerencial
Evaluación independiente
ENTRADAS
 Planeación Institucional.
 Parámetros de S&M.
 Requerimiento de concepto técnico, términos
de solicitud.
 Información primaria y secundaria.
 Solicitud de aclaraciones de conceptos.
 Informe de resultados
 Informes proyectos.
 Base de datos (Información y servicio
relacionado con la gestión de las bases de
datos) y Sistemas de información On Line.
 Informes, estadísticas e indicadores.
 Informes de auditoría
 Necesidades de acciones.
PARTES INTERESADAS QUE SON
ACTIVIDADES SALIDAS
CLIENTES DEL PROCESO
Entidades SINA
Entidades judiciales y de control
• Concepto.
Empresas privadas
• Aclaraciones de
Otras entidades del Gobierno Nacional
Revisar solicitud, delegar responsables conceptos
Entidades Internacionales con las
e identificar recursos.
Recolección de información secundaria. cuales Colombia ha establecido
Planificar y realizar salida de campo o convenios
muestreo (Cuando se requiera).
Solicitar análisis de muestras.
Elaborar, revisar y aprobar concepto.
• Solicitudes de análisis de
Enviar concepto
muestras.
Realizar las aclaraciones requeridas. Gestión de investigación
• Grupo de trabajo y
Realizar seguimiento y medición del
proceso.
recursos.
Gestionar los cambios, riesgos y
oportunidades
Evaluar de la satisfacción de usuarios y
el cumplimiento de requisitos de las
partes interesadas • Solicitud de compra o
Controlar las salidas no conformes contratación. Gestión Administrativa y Financiera
Tomar acciones correctivas, preventivas
y de mejora.
• Acciones C/P/M. Evaluación Independiente

Copia no controlada
 ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

Requisitos normativos
NTCGP 1000 NTC ISO 9001 Seguridad, Modelo Estándar de Control Interno: MECI
Salud en el
trabajo y ISO 17025 Módulo de Control de
Módulo de Control de Eje Transversal
Generales Específicos Generales Específicos Ambiente Planeación y gestión
Evaluación y Información y
seguimiento Comunicación
(SSTA)
4.1, 4.2.1, 6.4, 7.1, 7.2.1, 7.2.2, 4.4, 7.1.4, 8.1, 8.2, 8.5, 8.6, No aplica No Aplica 1.1.1, 1.2, 1.2.2, 1.2.4, 2.1.1, 2.3 3
4.2.3, 4.2.4, 7.2.3, 7.5.1, 7.5.3, 7.1.6, 7.5, 8.7, 9.1.2 1.2.5, 1.3
5.3, 5.4.1, 6.1, 7.5.4, 7.5.5, 8.2.1, 9.1,1, 9.1.3,
8.2.2, 8.2.3, 8.2.4, 8.3 9.2.2, 10
8.4, 8.5

RESPONSABLES IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS, GESTIÓN DE CAMBIOS, RIESGOS Y REQUISITOS LEGALES Y

Director General y Subdirector de Coordinación NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS OPORTUNIDADES DOCUMENTOS DE REFERENCIA
científica. PARTES INTERESADAS
Se puede realizar a través de: Ver Módulo documentos externos
PARTICIPAN Se puede realizar a través de:  El mapa de riesgos institucional y KAWAK y registro FT-PLA-3
 Características de los productos, por procesos, Listado maestro de documentos
Coordinadores de Programa, Coordinador de servicios e información del proceso.  Acciones correctivas, preventivas o externos
Servicios Científicos, Coordinador de  Análisis del contexto (cuestiones o de mejora (antes, durante y
Investigación e Información para Gestión Marina factores internos y externos). después de la implementación de).
y Costera, Jefes de línea e Investigadores.  Gestión de cambios, riesgos y  Formulación y seguimiento de
oportunidades Planes de acción
DOCUMENTOS
 Satisfacción de usuarios.  procedimientos internos
Nota: Cada responsable y participante del Y REGISTROS
 Acuerdos contractuales y convenios.
Proceso debe tener claridad sobre cuáles son y
 Legislación y documentos de referencia Nota: la aplicación de las diferentes
Ver listado maestro de documentos
cómo se atienden los requisitos, necesidades y herramientas depende de la magnitud y
aplicables. y registros Kawak
expectativas de las partes interesadas a las que
 Documentación del proceso alcance del cambio, riesgo u
responde.
 Orientaciones institucionales oportunidad que se deba gestionar.

RECURSOS PROCESOS DE SOPORTE PARAMETROS DE CONTROL /

Tecnológicos, financieros,
infraestructura, papelería.
Sistemas de información.
SEGUIMIENTO Y MEDICION
personal,  Gestión Administrativa y
Financiera. Ver documentación y módulo de
indicadores KAWAK.
 Gestión Humana.
 Gestión de Recursos Físicos.

Copia no controlada
 ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

GESTIÓN HUMANA

Realizar la selección, contratación y evaluación del recurso humano, así como coordinar las actividades relacionadas con el bienestar, el desarrollo de
Objetivo las competencias y la Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente (SSTA); y promover actividades de responsabilidad social hacia los grupos de interés.

Actividades relacionadas con selección, vinculación, nómina, evaluación, bienestar, formación y SSTA de trabajadores y estudiantes; y la
Alcance responsabilidad social hacia los grupos de interés del INVEMAR.

Áreas
Talento Humano (TAL) y Coordinación Académica (CAI)
vinculadas
PARTES PARTES
INTERESADAS INTERESADAS QUE
ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS
PROVEEDORAS DEL SON CLIENTES DEL
PROCESO PROCESO
 Cumplimiento de requisitos
 Cambios, oportunidades y
riesgos gestionados.
 Implementación de acciones
para la mejora.  Evaluación
 Seguimiento, medición, análisis independiente
y mejora del proceso.  Planeación
Actividades transversales a todas  Análisis del contexto interno y Estratégica
las áreas del Proceso externo.  Revisión
 Trámite de solicitudes internas.  retroalimentación de las partes Gerencial
 Planeación Institucional.  Realizar seguimiento y medición interesadas,
del proceso.  Grado en que se han logrado
Planeación  Parámetros de Seguridad, salud en el
Estratégica. trabajo y ambiente.  Gestión de cambios, riesgos y objetivos institucionales y
oportunidades. conformidad de los productos y
 Requerimientos de información
 Tomar acciones correctivas, servicios.
preventivas y de mejora
 Gestionar el control y la actualización  Procesos
de la documentación.  Respuesta a requerimientos. estratégicos,
 Documentación actualizada misionales, de
apoyo y de
evaluación
 Atención de peticiones, quejas,
felicitaciones o sugerencias.  Comunidad
 Cumplimiento de requisitos

Copia no controlada
 ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

PARTES PARTES
INTERESADAS INTERESADAS QUE
ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS
PROVEEDORAS DEL SON CLIENTES DEL
PROCESO PROCESO
 Solicitud de contratación (perfil,  Términos de condiciones para
funciones, salario) contratación laboral publicados.
Procesos  Acta de selección Actividades Talento Humano  Información de selección.
Gerenciales  Novedades de nómina  Personal contratado y afiliado
Procesos  Evaluación del desempeño y  Revisar solicitud, delegar al Sistema de seguridad social.
Misionales. competencias de jefe inmediato al responsables e identificar  Consolidado de resultados del
Procesos de apoyo. trabajador recursos. desempeño institucional de
Procesos de  Información sobre programas de  Definición y actualización de trabajadores.  Procesos
evaluación. educación y formación Competencias.  Personal remunerado y con estratégicos,
 Resultados de evaluación del desempeño  Evaluar las Competencias del cobertura en seguridad social.  Procesos
y competencias personal.  Pago de prestaciones sociales. misionales,
 Reporte de accidentes e incidentes de  Vincular el personal  Personal capacitado y formado.  Procesos de
trabajo (Convocatoria, selección,  Actividades de medicina apoyo y
 Elementos de protección personal. contratación e inducción). preventiva y del trabajo,  Procesos de
 Evaluar el desempeño del seguridad e higiene industrial evaluación
personal. desarrolladas.
 Memorando de autorización de  Establecer y aplicar plan de  Eficacia de las capacitaciones
vinculación de la SCI o SRA según capacitaciones. evaluada.
Planeación  Elaborar nómina, aportes,
estratégica
corresponda  Promoción de la seguridad y
 Memorando de autorización de prestaciones sociales. salud.
contratación de DGI  Realizar actividades de bienestar.  Actividades de bienestar
 Gestionar el Sistema de Gestión  Cumplimiento de requisitos
Gestión
administrativa y  AFC para contratación de Seguridad, Salud en el Trabajo RUC.
financiera.  AFC y FCE y Ambiente.
 Medición e intervención del riesgo
psicosocial.  Términos y resultados de las
 Ejecutar actividades de  Candidatos a
Gestión de  Requerimientos de personal para la convocatorias de contratación
responsabilidad social ocupar el cargo.
Investigación realización de los proyectos. laboral
 Atención de inquietudes

Evaluación  Informes de auditoría

 Beneficiarios del
independiente.  Necesidades de acciones.  Aportes en materia de
plan de
responsabilidad social.
responsabilidad
social
Entidades de  Hoja de vida de candidatos
educación formal y
Copia no controlada
 ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

PARTES PARTES
INTERESADAS INTERESADAS QUE
ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS
PROVEEDORAS DEL SON CLIENTES DEL
PROCESO PROCESO
no formal.

 Hoja de vida
Trabajadores  Incapacidades
 Requerimientos de información

Comunidad.  Requerimientos de información

 Resultados de pruebas psicotécnicas

 Resultados de exámenes de ingreso
Proveedores  Resultados de exámenes médicos y
mediciones relacionadas con higiene
industrial.
 Servicios de selección, bienestar y
capacitación.
Actividades Coordinación  Términos de condiciones para
 Solicitud de vinculación del estudiante, Académica vinculación de estudiantes.  Estudiantes
Procesos actividades a desarrollar y perfil del  Actas de recibo de hojas de Pasantes/
Gerenciales estudiante.  Vincular estudiantes pasantes y vida. Practicantes
Procesos  Evaluación del desempeño del estudiante tesistas (Convocatoria, selección,  Actas de selección de  Estudiantes
Misionales. y del supervisor. vinculación, inducción, candidatos. Tesistas
Procesos de apoyo.  Formatos de ausentismo. desvinculación).  Estudiante vinculado e  Universidades
Procesos de  Solicitud de apoyo para eventos  Establecer lineamientos para la informado (institucional,
evaluación. institucionales en los cuales se dé a planificación, control y seguimiento reglamentario).
conocer resultados de proyectos de del desempeño del estudiante y sus  Plan de actividades del  Procesos
investigación, tesis, OTGA, entre otros. actividades. estudiante. estratégicos,
 Controlar egreso del estudiante.  Resultados de evaluación de  Procesos
 Gestionar el ingreso y desarrollo de desempeño del estudiante y misionales,
actividades de estudiantes e supervisor.  Procesos de
investigadores visitantes.  Convenios de cooperación apoyo y
 Autorización de vinculación de la SCI o  Brindar apoyo a las actividades de académica de estudiantes  Procesos de
Gestión SRA, según corresponda. capacitación y eventos de la tesistas. Acuerdo de evaluación
administrativa y  AFC y FCE para vinculación. iniciativa Ocean Teacher Global voluntades para práctica
financiera  Minuta de convenio de cooperación Academy (OTGA). profesional y pasantía de
Copia no controlada
 ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

PARTES PARTES
INTERESADAS INTERESADAS QUE
ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS
PROVEEDORAS DEL SON CLIENTES DEL
PROCESO PROCESO
académica y científica.  Programar y liderarla la ejecución investigación
visitas académicas.  Soporte de afiliación a la ARL
 Hojas de vida de candidatos  Reportar el ingreso de extranjeros  Actas de finalización y
Estudiantes e  Requerimientos de información ante Migración Colombia por liquidación de convenio
Instituciones  Solicitud de visitas académicas participación en eventos académico de tesistas
educativas,  Solicitud de estudiantes visitantes institucionales, vinculación de  Paz y salvo.
entidades del SINA,  Solicitud de suscripción de convenios practicantes, tesistas.  Certificados de vinculación de
de investigación y interinstitucionales, de cooperación  Promover, coordinar el desarrollo estudiantes
comunidad. académica y científica, de prácticas, entre de convenios de cooperación  Plantilla de control de
otros. académica y científica con estudiantes.Soporte de
 Copia del pasaporte Universidades e Instituciones sometimiento de artículos
científicas nacionales e científicos, tesis y/o charlas
Planeación internacionales, y hacer académicas.
estratégica  Reglamento interno para los estudiantes seguimiento, planificar y ejecutar  Estadística anual de visitas
vinculados al INVEMAR las actividades que demanden tales académicas.
 Procedimiento para la vinculación de convenios.  Estadística de vinculaciones en
estudiantes, ingreso de visitantes y visitas  Programar los eventos académicos las fechas programadas y
académicas para divulgación interna y externa, cumplimiento de las solicitudes
preferiblemente en los resultados de vinculación.
científicos de proyectos y  Atención de solicitudes y
actividades institucionales. consultas.
 Convenios de cooperación
académica y científica
firmados.
 Eventos académicos
divulgados y/u organizados.
 Formato de reporte de
extranjeros a Migración
Colombia.

Copia no controlada
 ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

Requisitos normativos
NTC ISO 9001: 2015 Políticas de gestión y desempeño aplicables
Numerales específicos 13. Integridad
14. Transparencia, acceso a la información pública y
7. Apoyo: 7.1.2 Personas, 7.1.4 Ambiente para la operación de procesos, 7.1.6 conocimientos de la organización, 7.2
competencia lucha contra la corrupción
15. Fortalecimiento organizacional y simplificación de
Numerales generales procesos
16. Servicio al ciudadano
4. Contexto de la organización: 4.1 Comprensión de la organización y de su contexto; 4.2 Comprensión de las
17. Racionalización de trámites
necesidades y expectativas de las partes interesadas; 4.4 sistema de gestión de la calidad y sus procesos.
5. Liderazgo: 5.2.2 Comunicación de la política de la calidad ítem b) 18. Gestión documental
6 Planificación: 6.1 Acciones para abordar riesgos y oportunidades; 6.3 planificación de los cambios. 19. Gestión del conocimiento y la innovación
7. Apoyo: 7.1 Recursos - 7.1.6 Conocimientos de la organización; 7.3 Toma de conciencia; 7.5 Información documentada 20. Control interno
9 Evaluación del desempeño: 9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación –9.1.1 Generalidades; 9.1.2 Satisfacción
del cliente, 9.1.3 Análisis y evaluación y 9.2.1 Auditoría Interna- 9.2.2 ítem (e) y (f)
21. Seguimiento y evaluación del desempeño
10 Mejora Institucional.
Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente (SSTA) - Guía RUC NTC PE 1000
1. Liderazgo y compromiso gerencial
2. Desarrollo y ejecución del SG-SSTA
3. Administración del riesgo SSTA 4.5 Personal del Proceso Estadístico
4. Evaluación y monitoreo
5. Impacto de la accidentalidad en la evaluación del RUC
ISO 17025
No aplica

DOCUMENTOS OBLIGATORIOS Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA

 Listado de documentos obligatorios (normograma - requisitos legales): disponible en el Módulo documentos externos (KAWAK), se actualiza mediante
correo electrónico dirigido a la Oficina Jurídica, donde se evalúa la aplicabilidad de la solicitud y de ser necesario se realizan los ajustes requeridos.

 Listado de documentos de referencia (FT-PLA-3): documento interno de las Áreas en el cual se listan las guías, manuales, orientaciones, estudios, libros
o metodologías que no tienen un carácter obligatorio pero son referentes importantes para el Área, el listado puede ser solicitado al responsable del Área o
diligenciado a partir de los documentos que facilitan el logro de objetivos, la realización de actividades o el establecimiento de parámetros.

Copia no controlada
 ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

RESPONSABLES IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS, NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE

LAS PARTES INTERESADAS
Coordinador Talento Humano, Coordinador Académico.
Se puede realizar a través de:
PARTICIPAN
 Características de las salidas del proceso.
Jefe de Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente, Jefe de Desarrollo Organizacional, Jefe de  Análisis del contexto (cuestiones o factores internos y externos).
Vinculaciones y Auxiliares (TAL).  CR-COM-1Caracterización de partes interesadas del INVEMAR
 Gestión de cambios, riesgos y oportunidades
Nota: Cada responsable y participante del Proceso debe tener claridad sobre cuáles son y cómo se  Satisfacción de usuarios.
atienden los requisitos, necesidades y expectativas de las partes interesadas a las que responde.  Acuerdos contractuales y convenios.
 Legislación y documentos de referencia aplicables.
 Documentación del proceso
 Orientaciones institucionales

GESTIÓN DE CAMBIOS, RIESGOS Y OPORTUNIDADES

RECURSOS
Se puede realizar a través de: Tecnológicos (KACTUS), Laserfishe, financieros, personal,
 El mapa de riesgos, infraestructura, papelería.
 Acciones correctivas, preventivas o de mejora (antes, durante y después de la implementación).
 Formulación y seguimiento de Planes de acción INFORMACIÓN DOCUMENTADA,
 Documentación interna Módulo de Gestión Documental (Kawak)

Nota 1: La gestión de cambios se realiza de manera planificada, considerando: a) El propósito de SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN
los cambios y sus consecuencias potenciales, b) La integridad de los sistemas de gestión, c) La Documentación del proceso, seguimiento de plan de acción, módulo
disponibilidad de recursos y d) La asignación o reasignación de responsabilidades y autoridades. de Indicadores (Kawak)

Nota 2: la aplicación de las diferentes herramientas, para gestión de cambios, riesgos y

oportunidades, depende de la magnitud y alcance del cambio, riesgo u oportunidad que se deba
gestionar.

PROCESOS DE SOPORTE
 Gestión Administrativa y
Financiera.
 Gestión de Recursos Físicos

Copia no controlada

Administrar y ejecutar los recursos económicos, la adquisición de bienes y servicios, la gestión de convenios, la evaluación y
reevaluación de proveedores, el cubrimiento de los riesgos, el control de los activos y la correspondencia necesarios para la realización
Objetivo de las actividades institucionales; así como salvaguardar la documentación resultante de la gestión institucional.
Actividades relacionadas con:
Alcance
Áreas Grupo Gestión Contractual (GCO), Grupo Financiero (FIN) y Archivo y Correspondencia (AYC)
PARTES INTERESADAS
PROVEEDORAS DEL
PROCESO
Procesos Gerenciales
Procesos de Evaluación.
Procesos Misionales
Procesos de Apoyo
Procesos de Evaluación.
Procesos Gerenciales
Proveedores y contratistas de
bienes y servicios.
Intermediario de Seguros
Aseguradoras
Entes de control.
Entidades SINA
Entidades Judiciales
Fuentes financiadoras
Clientes o terceros
contratantes
Contratos de seguros
Reclamaciones por siniestros
Agencia Nacional de
ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
 El pago a terceros, elaboración de informes financieros y declaraciones, inversiones y manejo de activos.
 La adquisición de bienes y servicios, gestión de convenios, el cubrimiento de los riesgos institucionales con pólizas de seguros y
la atención a las reclamaciones por siniestros.
 La administración de la correspondencia entrante y saliente y el archivo institucional.
PARTES INTERESADAS
ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS QUE SON CLIENTES DEL
PROCESO
Procesos Misionales
Procesos Gerenciales
Actividades transversales a los grupos GCO, FIN
Procesos de apoyo
y AYC. Plan de acción (Etapa de
Procesos de evaluación.
formulación y ejecución)
 Informes de auditoría Gestión de investigación.
1. Formular el plan de acción anual Medición y análisis de
 Requerimientos de acciones correctivas, Entes de control.
2. Realizar seguimiento y medición del proceso. indicadores
preventivas y de mejora Entidades SINA
3. Gestionar los cambios, riesgos y oportunidades. Acciones correctivas,
 Lineamientos para la gestión institucional 4. Controlar las salidas no conformes preventivas y de mejora,
Entidades judiciales
Fuentes financiadoras o
5. Tomar acciones correctivas, preventivas y de implementadas.
clientes
mejora
Evaluación Independiente
Revisor Fiscal
 Plan Anual de Adquisiciones Grupo Gestión Contractual GCO  Listado Maestro de Procesos Misionales
 Solicitud de compras proveedores Procesos de Apoyo
 Listado Maestro de proveedores 1. Gestionar el registro de proveedores de bienes
 Cotizaciones y/o ofertas. Procesos de Evaluación.
y servicios.
 Cotizaciones  Orden de compra. Procesos Gerenciales
2. Solicitar y analizar cotizaciones.
 Solicitudes de acuerdos contractuales.  Resultados de selección por Proveedores y contratistas de
3. Instrumentar selección por convocatoria
 Términos de condiciones de convocatorias (cuando sea solicitada). convocatoria publicados en bienes y servicios.
 Análisis de Cotizaciones. 4. Elaborar OC y/o minuta contractual y enviarla al página web.
 Oficio de envío de propuestas firmado por proveedor o contratista.  Acuerdos contractuales Intermediario de Seguros
DGI. 5. Registro de actividad contractual en la (Contratos y Convenios) Aseguradoras
 Acuerdos contractuales perfeccionados y plataforma SECOP (recursos públicos) perfeccionados y Entes de Control.
numerados. 6. Seguimiento al perfeccionamiento y legalización numerados. Entidades SINA
 Convenios institucionales y académicos. de los acuerdos contractuales.  Actividad contractual Entidades Judiciales
 Certificados de contrapartida. 7. Apoyar al supervisor en el seguimiento a la registrada en plataforma Fuentes financiadoras
 Garantías contractuales (cuando apliquen). ejecución y liquidación de los acuerdos SECOP. Clientes o terceros
 Necesidades de cubrimiento de riesgos y/u contractuales.  Bienes y servicios recibidos contratantes
obligaciones o solicitudes de adquisición 8. Revisar o elaborar minutas de convenios a satisfacción. Agencia Nacional de
de pólizas. interinstitucionales y académicos y de contratos  Re-valuación al desempeño Contratación Colombia
Copia no controlada

PARTES INTERESADAS
PROVEEDORAS DEL
PROCESO
Contratación Colombia
Compra Eficiente
Procesos Misionales
Procesos de Apoyo
Procesos de Evaluación.
Procesos Gerenciales
Proveedores y/o contratistas
de bienes y servicios.
Entes de control.
Entidades SINA
Entidades judiciales
Fuentes financiadoras o  Lineamientos de operación, establecidos
Clientes
Junta Directiva
Asamblea General
Revisor Fiscal
Procesos Misionales
Procesos de Apoyo
Procesos de Evaluación.
Procesos Gerenciales
Archivo General de la Nación
Proveedores y/o contratistas
de bienes y servicios.
Entes de control.
Entidades SINA
Entidades judiciales
Fuentes Financiadoras o
Clientes
ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
PARTES INTERESADAS
ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS QUE SON CLIENTES DEL
PROCESO
 Solicitudes de Inclusión de bienes y/o en los que Invemar sea contratista. de proveedores de bienes y Compra Eficiente
trabajadores en pólizas vigentes. 9. Apoyar al supervisor en el seguimiento a la servicios.
 Pólizas de Seguros. ejecución y liquidación de los convenios  Programa de Seguros.
 Siniestros interinstitucionales y académicos.  Riesgos cubiertos por
 Acuerdos contractuales (INVEMAR 10. Recibir bien y elaborar entrada de compra. pólizas de seguros.
prestador de servicio) 11. Adquirir o modificar pólizas de seguros.  Indemnización por
 Contratos provenientes de terceros o 12. Adelantar las gestiones de reclamación por reconocimiento de siniestro.
clientes siniestros ante las Aseguradoras
13. Gestionar la evaluación y/o reevaluación de
proveedores y/o contratistas.
Grupo Financiero FIN  Centros de costos creados.
 Pago de bienes y servicios
1. Recibir bien y elaborar entrada de compra.  Pago de viáticos, anticipos,
2. Ingresar en Sistema de información contable los reembolsos, nómina, Procesos Misionales
activos fijos adquiridos. parafiscales, aportes. Procesos de apoyo
 Bienes (Activos o insumos) 3. Almacenar y entregar insumos.  Viáticos y anticipos Procesos de evaluación.
 Requerimientos de anticipos, viáticos, 4. Asignar a trabajador inventario. legalizados. Proveedores y/o contratistas
tiquetes, reembolsos, nómina, 5. Verificar disponibilidad presupuestal y expedir  Activos registrados en de bienes y servicios.
prestaciones sociales, aportes al sistema AFC. inventario. Aseguradoras
6. Expedir FCE, elaborar la causación contable, Gestión de investigación.
de seguridad social y parafiscales.  Activo cargado a inventario
 Facturas de bienes y servicios elaborar de comprobante de egreso y personal Entes de control.
7. realizar pago. Entidades SINA
 Certificados de asistencia  Bajas de activos.
8. Realizar CD de anticipo y viáticos. Entidades judiciales
 Activos en inventario  Cuentas de cobro/facturas.
9. Realizar seguimientos, valoraciones y trámite Fuentes financiadoras o
 Proyectos ejecutados de bajas de activos.  Cuenta de cobro clientes
10. Generar cuentas de cobro/facturas. descargada. Revisión Gerencial
por la Dirección General 11. Realizar seguimiento de cartera, recibir y  Informe financiero. Evaluación Independiente
 Requerimientos de almacén registrar el pago.  Certificados de Clientes
 Información de origen externa. 12. Elaborar certificados de contrapartida e contrapartida. Junta Directiva
informes financieros de ejecución presupuestal.  Inversiones. Asamblea General
13. Realizar inversiones y los respectivos  Maximización de resultados Revisor Fiscal
seguimientos y movimientos a que haya lugar. y minimización de riesgos de
14. Elaborar estados financieros. inversiones.
 Insumos de almacén.
 Orientaciones para la Procesos Misionales
 Lineamientos para la Gestión de Archivo y Grupo de Archivo y Correspondencia AYC Procesos de Apoyo
gestión de Archivos
Correspondencia Procesos de Evaluación.
 Correspondencia entregada
 Series documentales 1. Orientar la gestión de Archivo. Procesos Gerenciales
a destinatarios.
 Solicitudes de préstamos y consultas. 2. Recepcionar, escanear y enviar Proveedores y/o contratistas
 Correspondencia enviada
 Incluir Solicitud de envió de correspondencia de origen interno y externo, de bienes y servicios.
 Inventario de archivo
correspondencia 3. Administrar y distribuir de la correspondencia Entes de control.
 Tablas de retención
 Solicitudes de cambio a las TRD recibida Entidades SINA
documental.
 Instrumentos archivísticos. 4. Radicar y distribuir facturas. Entidades Judiciales
 Series documentales
 Normatividad 5. Recepcionar, digitalizar y tramitar en el sistema
consultadas y prestadas.
Fuentes financiadoras o
de información certificados de asistencia. clientes
6. Generar estadísticas de la facturación y gastos  Series documentales Empresas prestadoras del
Copia no controlada
 ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

PARTES INTERESADAS PARTES INTERESADAS

PROVEEDORAS DEL ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS QUE SON CLIENTES DEL
PROCESO PROCESO
Empresas prestadoras del de la correspondencia. procesadas de acuerdo con servicio de mensajería
servicio de mensajería 7. Recibir series documentales, clasificarlas, disposición final de
inventariarlas, digitalizarlas y archivarlas, documentos.
8. Elaborar y actualizar Tablas de Retención
Documental.
9. Elaborar informes de seguimiento y
actualización a las TRD
10. Actualizar el cuadro de clasificación
documental.
11. Tramitar préstamos y consultas de series
documentales.

Requisitos normativos
NTC ISO 9001
Numerales generales
4. Contexto de la organización: 4.1 Comprensión de la organización y de su contexto, 4.2 Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas, 4.4 sistema de gestión
de la calidad y sus procesos.
5. Liderazgo: 5.2.2 Comunicación de la política de calidad ítem b)
6 Planificación: 6.1 Acciones para abordar riesgos y oportunidades; 6.2 Objetivos de la calidad y planificación para lograrlos; 6.3 planificación de cambios.
7. Apoyo: 7.1.4 Ambiente para la operación de procesos; 7.1.6 conocimientos de la organización; 7.3 Toma de conciencia y 7.5 Información documentada.
8. Operación 8.7 control de salidas no conformes.
9 Evaluación del desempeño: 9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación –9.1.1 Generalidades; 9.1.2 Satisfacción del cliente: 9.1.3 Análisis y evaluación; 9.2 Auditoría Interna - 9.2.2.
10 Mejora

Numerales específicos
7. Apoyo 7.1.1Generalidades
8. Operación 8.4 Control de los procesos, productos y servicios contratados externamente.

ISO 17025 Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente (SSTA)

1.4. Recursos
4.6 Compra de servicios y suministros 3.2.1. Administración de contratistas y proveedores

Copia no controlada
 ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

DOCUMENTOS OBLIGATORIOS Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA

 Listado de documentos obligatorios (normograma - requisitos legales): disponible en el Módulo documentos externos (KAWAK), se actualiza mediante correo electrónico
dirigido a la Oficina Jurídica, donde se evalúa la aplicabilidad de la solicitud y de ser necesario se realizan los ajustes requeridos.
 Listado de documentos de referencia ( Registro FT-PLA-3 Listado maestro de documentos externos): documento interno de las Áreas en el cual se listan las guías,
manuales, orientaciones, estudios, libros o metodologías que no tienen un carácter obligatorio pero son referentes importantes para el Área, el listado puede ser solicitado al
responsable del Área o diligenciado a partir de los documentos que facilitan el logro de objetivos, la realización de actividades o el establecimiento de parámetros.

RESPONSABLES IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS, GESTIÓN DE CAMBIOS, RIESGOS Y OPORTUNIDADES

Coordinador Financiero, Coordinador Gestión NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS
Contractual, Jefe de Compras y Jefe de Archivo PARTES INTERESADAS Se puede realizar a través de:
y Correspondencia.  El mapa de riesgos institucional y por procesos,
Se puede realizar a través de:  Acciones correctivas, preventivas o de mejora (antes, durante y después
PARTICIPAN  Características de las salidas del de la implementación).
proceso.  Formulación y seguimiento de Planes de acción
Director General, Subdirector Administrativo,  Análisis del contexto (factores o  Documentación del proceso (procedimientos, guías, instructivos, entre
Subdirector de Coordinación Científica, cuestiones internas y externas). otros)
Coordinador de Planeación, Supervisor de  Gestión de cambios, riesgos y  Tabla de riesgos y controles
contratos/convenios, Administradores de oportunidades
proyectos, Profesionales de apoyo (Cispatá y  Satisfacción de usuarios. Nota: la aplicación de las diferentes herramientas depende de la magnitud y
pacífico), Jefe CTA, Jefe TSR, Profesionales de
 Acuerdos contractuales y convenios. alcance del cambio, riesgo u oportunidad que se deba gestionar.
apoyo (FIN), Profesionales de Apoyo (GCO)
 Legislación y documentos de referencia
Profesional de Acuerdos Contractuales,
aplicables.
Profesional de AYC, Auxiliar(es) (COM),
 Documentación del proceso
Auxiliar(es) (FIN), Auxiliar(es) TSR, Auxiliar(es)
(GCO)  Orientaciones institucionales

RECURSOS
Nota: Cada responsable y participante del
Tecnológicos, financieros, personal, infraestructura, papelería,
Proceso debe tener claridad sobre cuáles son y Sistema UNOE, Laserfishe.
cómo se atienden los requisitos, necesidades y
expectativas de las partes interesadas a las que INFORMACIÓN DOCUMENTADA,
responde. INTERACCIÓN CON LOS PROCESOS DE: Módulo de Gestión Documental (Kawak)

 Gestión de Recursos Físicos. PARÁMETROS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN

 Gestión de investigación. Documentación del proceso y módulo de Indicadores (Kawak)

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 ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS

Mantener y/o brindar soporte en lo relacionado con la infraestructura (comunicaciones, transportes, edificios, hardware, software, etc.), redes
OBJETIVO informáticas, sistemas de información, equipos científicos y el ambiente de trabajo necesario para el desarrollo de actividades Institucionales.

Actividades relacionadas con:

 El mantenimiento de embarcaciones, automotores, edificaciones, hardware (equipos científicos) y software y los requerimientos de servicios
ALCANCE relacionados, así como la administración del centro de buceo.
 La actualización tecnológica, diseño y desarrollo, soporte de sistemas y la realización de recuperación y respaldo.
 Mantenimiento de equipos científicos en los Laboratorios

ÁREAS
Grupo de Servicios Generales (GSG), Grupo de Sistemas y Telemática (SYT) y Laboratorios (LABCAM, MHNMC, LABIMA, LABBIM, LABSIS y CSC)
VINCULADAS

PARTES INTERESADAS PARTES INTERESADAS

PROVEEDORAS DEL ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS QUE SON CLIENTES DEL
PROCESO PROCESO
 Planificación de servicios y Procesos estratégicos,
Planeación estratégica  Planeación Institucional Actividades transversales GSG y mantenimiento. misionales, apoyo y de
SYT  Reprogramación de evaluación.
actividades.
 Acuerdo contractual de 7. Formular el plan de acción anual
Gestión Administrativa y mantenimiento/suministros/servici 8. Recepcionar requerimientos de
Financiera os/obra. servicio, mantenimiento y  Acciones correctivas,
 Activos e insumos. soporte. preventivas y de mejora Evaluación
9. Realizar seguimiento a la  Cambios, riesgos y Independiente
ejecución de actividades. oportunidades gestionados Revisión Gerencial
 Informes de auditoría 10. Gestionar las salidas no  Cumplimiento de requisitos
Evaluación  Requerimiento de acciones para conformes
independiente la mejora 11. Realizar seguimiento y medición
del proceso.
 Indicadores, parámetros de 12. Gestión de cambios, riesgos y  Solicitud de compras o Gestión Administrativa
Revisión Gerencial seguimiento y medición, otros oportunidades contratación. y Financiera.
parámetros 13. Tomar acciones correctivas,
preventivas y de mejora
 Servicios de apoyo
Proveedores y Universidad Nacional
 Bienes y servicios logístico
contratistas

Copia no controlada
 ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

PARTES INTERESADAS PARTES INTERESADAS

PROVEEDORAS DEL ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS QUE SON CLIENTES DEL
PROCESO PROCESO
 Apoyo logístico: Procesos estratégicos,
Actividades específicas GSG
automotores y Procesos Misionales
embarcaciones. Procesos de apoyo y
1. Realizar programación de
 Mantenimiento de Proceso de
recursos y programación de
Procesos Estratégicos, edificaciones, redes evaluación.
mantenimiento.
Procesos Misionales eléctricas.
 Requerimientos de servicios 2. Ejecutar servicio (Salidas a
Procesos de Apoyo  Mantenimiento de aires
campo, cruceros de
Procesos de Evaluación. acondicionados.
investigación)
3. Coordinar labores de
mantenimiento de infraestructura
y parque automotor.  Servicio Centro de buceo Gestión de
investigación

 Planificación de servicios y Actividades específicas SYT

mantenimiento.
Mercado tecnológico  Trabajos de soporte, 1. Realizar backup institucional.
mantenimiento y apoyo logístico 2. Realizar investigación de nuevas
sin ejecutar. tecnologías.
 Información acerca de 3. Mantenimiento lógico de
vulnerabilidades y actualizaciones sistemas de información  Soporte y mantenimiento de
Procesos estratégicos,
de software. 4. Realizar actualizaciones, hardware y software.
Procesos Misionales
 Especificaciones de servidores. renovaciones de hardware y  Mantenimiento de
Procesos de apoyo y
 Especificaciones de aplicaciones. software. fotocopiadoras.
Proceso de
5. Realizar desarrollo para el  Mantenimiento de redes evaluación.
soporte de la gestión Institucional telefónicas
 Requerimientos de servicios, y validarlo.
Procesos Estratégicos, soporte o desarrollo. 6. Consolidar, asegurar, mejorar
Procesos Misionales  Datos. rendimiento, adecuar y actualizar
Procesos de Apoyo tecnología de base de datos
 Especificaciones de servidores.
Procesos de Evaluación. 7. Realizar los mantenimientos y
 Especificaciones de aplicaciones.
ajustes al diseño.

Copia no controlada
 ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

PARTES INTERESADAS PARTES INTERESADAS

PROVEEDORAS DEL ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS QUE SON CLIENTES DEL
PROCESO PROCESO

Actividades específicas
laboratorios

1. Programar el mantenimiento
preventivo de los equipos
científicos.
2. Ejecutar el mantenimiento  Equipos operando
correctivo y preventivo de los adecuadamente.
equipos según aplique (personal  Informes o reportes de Gestión de
Proveedores de equipos  Manuales de operación de externo o interno) mantenimiento. Investigación
científicos equipos 3. Verificar el funcionamiento de los  Informes de calibración. Elaboración de
equipos científicos.  Informes de calificación Conceptos
4. Gestionar la calibración de los (aplica LABCAM).
equipos.
5. Gestionar la calificación de los
equipos científicos. (aplica para
el LABCAM)

Copia no controlada
 ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

Requisitos normativos
NTC ISO 9001: 2015 Políticas de gestión y desempeño aplicables
Numerales generales

4. Contexto de la organización: 4.1 Comprensión de la organización y

de su contexto, 4.2 Comprensión de las necesidades y expectativas de las 22. Integridad.
partes interesadas, 4.4 sistema de gestión de la calidad y sus procesos. 23. Transparencia, acceso a la información pública y lucha contra
5. Liderazgo: 5.2.2 Comunicación de la política de calidad ítem b). la corrupción.
6 Planificación: 6.1 Acciones para abordar riesgos y oportunidades; 6.3 24. Fortalecimiento organizacional y simplificación de procesos.
planificación de cambios. 25. Servicio al ciudadano.
7. Apoyo: 7.1.6 conocimientos de la organización; 7.3 Toma de 26. Participación ciudadana en la gestión pública
conciencia y 7.5 Información documentada. 27. Racionalización de trámites.
8. Operación 8.7 control de salidas no conformes (8.7.1 y 8.7.2) 28. Gestión documental.
9 Evaluación del desempeño: 9.1 Seguimiento, medición, análisis y 29. Gobierno digital.
evaluación –9.1.1 Generalidades; 9.1.2 Satisfacción del cliente; 9.1.3 30. Seguridad digital.
Análisis y evaluación; 9.2 Auditoría Interna - 9.2.2. 31. Gestión del conocimiento y la innovación
10 Mejora 32. Control interno.
Numerales específicos NTC ISO 9001 33. Seguimiento y evaluación del desempeño Institucional.

7. Apoyo 7.1.3 Infraestructura 7.1.4 Ambiente para la operación de

procesos y 7.1.5 Recursos de seguimiento y medición.
Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente (SSTA) - Guía RUC
1.1. Políticas de Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente 3.2.3. Programas de Gestión de Riesgos Prioritarios
1.3. Objetivos y Metas 3.2.5. Ambientes de Trabajo
2.2. Requisitos Legales y de otra índole 3.2.6. Seguridad en el Trabajo
2.3 Funciones y responsabilidades 3.2.7. Planes de Emergencia
3.1 Identificación de peligros, aspectos ambientales, valoración y 3.2.8. Gestión Ambiental
determinación de control de riesgo e impactos. (gestión del riesgo) 4.3. Acciones Correctivas y Preventivas
3.2.2. Visitantes, comunidad y autoridad 4.6. Medición y Revisión de los Progresos
ISO 17025: 2005 NTC PE 1000
5.5 Equipos (aplica LABCAM) 4.3 Confidencialidad de la información recolectada

Copia no controlada
 ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

DOCUMENTOS OBLIGATORIOS Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA

 Listado de documentos obligatorios (normograma - requisitos legales): disponible en el Módulo documentos externos (KAWAK), se actualiza mediante correo
electrónico dirigido a la Oficina Jurídica, donde se evalúa la aplicabilidad de la solicitud y de ser necesario se realizan los ajustes requeridos.
 Listado de documentos de referencia (FT-PLA-3): documento interno de las Áreas en el cual se listan las guías, manuales, orientaciones, estudios, libros o
metodologías que no tienen un carácter obligatorio pero son referentes importantes para el Área, el listado puede ser solicitado al responsable del Área o
diligenciado a partir de los documentos que facilitan el logro de objetivos, la realización de actividades o el establecimiento de parámetros.

RESPONSABLES IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS, NECESIDADES GESTIÓN DE CAMBIOS, RIESGOS Y OPORTUNIDADES

Coordinador Servicios Generales, Coordinador
CSC, Jefes de Laboratorio, Coordinador de
Sistemas y Telemática y Curador MHNMC.
PARTICIPAN
Jefe de Mantenimiento, Jefe de Transporte, Jefe
de Telemática y Hardware, Jefe de proyectos de
software, Personal operativo del GSG y del Grupo
de Sistemas y Telemática, Profesionales de apoyo
(Cispatá).
Nota: Cada responsable y participante del Proceso
debe tener claridad sobre cuáles son y cómo se
atienden los requisitos, necesidades y expectativas
de las partes interesadas a las que responde.
Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES
INTERESADAS
Se puede realizar a través de:
 Las características de las salidas del proceso.
 Análisis del contexto (factores o cuestiones
internas y externas).
 CR-COM-1Caracterización de partes interesadas
del INVEMAR.
 Gestión de cambios, riesgos y oportunidades
 Satisfacción de usuarios.
 Acuerdos contractuales y convenios.
 Legislación y documentos de referencia
aplicables.
 Documentación del proceso.
 Orientaciones institucionales.
Se puede realizar a través de:
 El mapa de riesgos institucional y por procesos,
 Acciones correctivas, preventivas o de mejora (antes,
durante y después de la implementación).
 Documentación del proceso (procedimientos, guías,
instructivos, entre otros)
 Tabla de riesgos y controles
Nota 1: La gestión de cambios se realiza de manera planificada,
considerando: a) El propósito de los cambios y sus consecuencias
potenciales, b) La integridad de los sistemas de gestión, c) La
disponibilidad de recursos y d) La asignación o reasignación de
responsabilidades y autoridades.
Nota 2: la aplicación de las diferentes herramientas, para gestión de
cambios, riesgos y oportunidades, depende de la magnitud y
alcance del cambio, riesgo u oportunidad que se deba gestionar.

RECURSOS
PROCESOS DE SOPORTE: Tecnológicos (intranet,), financieros, personal, infraestructura, papelería, lanchas, automotores.

 Gestión Administrativa y Financiera. INFORMACIÓN DOCUMENTADA,

 Gestión Humana
 Gestión de Investigación
 Gestión de Información
Módulo de Gestión Documental (Kawak)
PARÁMETROS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN
Documentación del proceso y módulo de Indicadores (Kawak)
Copia no controlada
 ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

EVALUACIÓN INDEPENDIENTE

Objetivo Mejorar y proteger el valor del Instituto proporcionando aseguramiento objetivo, asesoría y conocimiento basado en riesgos.

Actividades relacionadas con el mantenimiento, mejora y auditoria interna de Sistemas de Gestión, liderazgo estratégico, enfoque hacia
Alcance la prevención, evaluación dela gestión del riesgo, relación con entes externos de control y evaluación y seguimiento.
Área vinculada Oficina de Auditoría Interna

PARTES
PARTES INTERESADAS
INTERESADAS
ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS QUE SON CLIENTES DEL
PROVEEDORAS DEL
PROCESO
PROCESO
 Información de la planeación y
Procesos estratégicos.
gestión Proceso Revisión Gerencial
Procesos Misionales.  Realizar seguimiento y medición a procesos,
 Organización y operación del  Informes estratégicos Comité de Coordinación de
Procesos de apoyo. planes, proyectos, indicadores y riesgos
Comité de Coordinación de Control Control Interno
Interno
 Diagnósticos de fortalezas y debilidades
que inciden en el desarrollo de objetivos
 Información de la planeación y institucionales Procesos estratégicos.
Procesos estratégicos.
gestión  Conceptos técnicos y aportes sobre Procesos Misionales.
Procesos Misionales.  Realizar asesoría y formular recomendaciones
Procesos de apoyo.  Organización y operación de propuestas de mejora Procesos de apoyo.
con alcance preventivo
Comités Institucionales  Evaluación de riesgos y controles
 Promoción de herramientas de Comités Institucionales
autoevaluación
 Servicios de Consultoría
 Contexto interno y externo
Entes de control  Mapa de riesgos por procesos y de
 Recomendaciones sobre identificación y
Entes de certificación, corrupción
control de riesgos Procesos estratégicos.
acreditación y evaluación  Información de la planeación y
 Ejercicios para facilitar la Procesos Misionales.
Procesos estratégicos. gestión  Realizar evaluación del riesgo
implementación de Gestión del Riesgo Procesos de apoyo.
Procesos Misionales.  Resultados de Auditorías internas
Procesos de apoyo.  Seguimiento y evaluación de riesgos y
y externas
controles
 Sistema de Preguntas,
sugerencias, quejas y felicitaciones
Contraloría General de la  Plan General de Auditoria Contraloría General de la
Republica Contraloría General de la Republica
 Respuesta a requerimientos de
Procesos estratégicos. República  Servir de enlace con entes de control para Procesos estratégicos.
información y observaciones
Procesos Misionales.  Normativa externa facilitar el flujo de información Procesos Misionales.
 Resultados de las evaluaciones
Procesos de apoyo.  Información de la planeación y Procesos de apoyo.
gestión
Procesos estratégicos.  Universo de riesgos  Planear y realizar evaluación y seguimiento  Plan de Auditoria Procesos estratégicos.

Copia no controlada
 ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

PARTES
PARTES INTERESADAS
INTERESADAS
ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS QUE SON CLIENTES DEL
PROVEEDORAS DEL
PROCESO
PROCESO
Procesos Misionales.  Normativa externa  Informes de Auditoria Procesos Misionales.
Procesos de apoyo.  Manuales técnicos asociados a  Solicitudes de acciones Procesos de apoyo.
Entidades de Gobierno normativa externa  Evaluación de la función de Auditoria Entidades de Gobierno
destinatarias de informes  Informes de auditoría interna y  Informes de Ley destinatarias de informes de
de Ley externa  Seguimiento a planes de mejoramiento Ley
 Instrumentos de Auditoria
 Planes, programas y proyectos
Institucionales
 Políticas de operación
 Requisitos normas técnicas
 Manuales, directrices y objetivos  Implementación de acciones
ICONTEC
ICONTEC  Información de la planeación y correctivas, preventivas y de mejora
 Medición de Indicadores de Gestión Consejo Colombiano de
Consejo Colombiano de gestión
Seguridad
Seguridad  Solicitudes de acciones  Realizar mantenimiento y mejora de los  Monitoreo y revisión de riesgos y
IDEAM
IDEAM  Resultados de la Revisión por la Sistemas Integrados de Gestión al interior del oportunidades
DAFP
DAFP Dirección proceso  Control de información documentada
Proceso Evaluación
Proceso Evaluación  Contexto interno y externo del  Autoevaluación del control y gestión Independiente
Independiente proceso.  Control de salidas no conformes Proceso Revisión Gerencial
 Cambios en el Sistema de Gestión

Copia no controlada
 ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

Requisitos normativos
NTC ISO 9001

Numerales generales
4. Contexto de la organización: 4.1 Comprensión de la organización y de su contexto, 4.2 Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas, 4.4 sistema de gestión
de la calidad y sus procesos.
5. Liderazgo: 5.2.2 Comunicación de la política de calidad ítem b)
6 Planificación: 6.1 Acciones para abordar riesgos y oportunidades; 6.3 planificación de cambios.
7. Apoyo: 7.1.6 conocimientos de la organización y 7.3 Toma de conciencia y 7.5 Información documentada.
8. Operación 8.7 control de salidas no conformes.
9 Evaluación del desempeño: 9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación –9.1.1 Generalidades; 9.1.3 Análisis y evaluación.
10 Mejora

Numerales específicos
9 Evaluación del desempeño: 9.2 Auditoría Interna

ISO 17025 Seguridad, Salud en el trabajo y Ambiente (SSTA)

Específicos
8. Requisitos del Sistema de Gestión: 8.1.3 Opción B.
4.2 Auditorías Internas al Sistema de Gestión - SSTA
Generales
Modelo Integrado de Planeación y gestión (MIPG) 1.1. Políticas de Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente
2.1. Documentación
Dimensiones relacionadas: 2.2. Requisitos Legales y de otra índole
3ra Dimensión: Gestión con valores para resultados 2.3 Funciones y Responsabilidades
4ta Dimensión: Evaluación de Resultados 3.1 Identificación de peligros, aspectos ambientales, valoración y determinación de control de riesgo e
5ta Dimensión: Información y comunicación impactos. (gestión del riesgo)
6ta Dimensión: Gestión del conocimiento y la innovación 4.3 Acciones correctivas y preventivas
7ma Dimensión: Control Interno 4.6 Medición y revisión de progresos

DOCUMENTOS OBLIGATORIOS Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA

 Listado de documentos obligatorios (normograma - requisitos legales): disponible en el Módulo documentos externos (KAWAK), se actualiza mediante correo electrónico
dirigido a la Oficina Jurídica, donde se evalúa la aplicabilidad de la solicitud y de ser necesario se realizan los ajustes requeridos.
 Listado de documentos de referencia ( Registro FT-PLA-3 Listado maestro de documentos externos): documento interno de las Áreas en el cual se listan las guías,
manuales, orientaciones, estudios, libros o metodologías que no tienen un carácter obligatorio pero son referentes importantes para el Área, el listado puede ser solicitado al
responsable del Área o diligenciado a partir de los documentos que facilitan el logro de objetivos, la realización de actividades o el establecimiento de parámetros.

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 ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
RESPONSABLES
Auditor Interno.
PARTICIPAN
Auditores Internos Sistemas de Gestión,
Profesional de Apoyo ADI, Responsables de
procesos.
Nota: Cada responsable y participante del
Proceso debe tener claridad sobre cuáles
son y cómo se atienden los requisitos,
necesidades y expectativas de las partes
interesadas a las que responde.
PROCESOS DE SOPORTE:
• Gestión Administrativa y Financiera.
• Gestión Humana.
• Gestión de Recursos Físicos.
GESTIÓN DE CAMBIOS, RIESGOS Y OPORTUNIDADES IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS,
NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS
Se puede realizar a través de: PARTES INTERESADAS
 El mapa de riesgos institucional y por procesos,
Se puede realizar a través de:
 Acciones correctivas, preventivas o de mejora (antes, durante y
 Las características de las salidas del
después de la implementación).
proceso.
 Formulación y seguimiento de Planes de acción
 Análisis del contexto (factores o
 Cuadro de riesgos y controles
cuestiones internas y externas).
 Documentación del proceso (procedimientos, guías, instructivos)
 CR-COM-1Caracterización de partes
Nota 1: La gestión de cambios se realiza de manera planificada, interesadas del INVEMAR
considerando: a) El propósito de los cambios y sus consecuencias  Gestión de cambios, riesgos y
potenciales, b) La integridad de los sistemas de gestión, c) La oportunidades
 Satisfacción de usuarios.
disponibilidad de recursos y d) La asignación o reasignación de
responsabilidades y autoridades.  Acuerdos contractuales y convenios.
 Legislación y documentos de referencia
Nota 2: la aplicación de las diferentes herramientas, para gestión de aplicables.
cambios, riesgos y oportunidades, depende de la magnitud y alcance del  Documentación del proceso
 Orientaciones institucionales
cambio, riesgo u oportunidad que se deba gestionar.
RECURSOS
Tecnológicos, financieros, personal, infraestructura, papelería y sistemas de información.
INFORMACIÓN DOCUMENTADA,
Módulo de Gestión Documental (Kawak)
PARÁMETROS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN
Documentación del proceso y módulo de Indicadores (Kawak) y FURAG II
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 ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

Notas al documento:

 El día 14 de febrero de 2019 se actualizó la caracterización del proceso Planeación Estratégica

 El día 14 de junio de 2017 se actualizó la caracterización del proceso Elaboración de Conceptos

 El día 14 de febrero de 2019 se actualizó la caracterización del proceso Revisión Gerencial

 El día 28 de mayo de 2019 se actualizó la caracterización del proceso Gestión Humana

 El día 14 de febrero de 2019 se actualizó la caracterización del proceso Evaluación Independiente

 El día 31 de julio de 2019 se actualizó la caracterización del proceso Gestión de Información

 El día 30 de julio de 2019 se actualizó la caracterización del proceso Gestión de Recursos Físicos

 El día 4 de octubre de 2017 se actualizó la caracterización del proceso Gestión de Investigación

 El día 11 de septiembre de 2018 se actualizó la caracterización del proceso Gestión Administrativa y Financiera

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