SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Versión: 02

Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral
GUÍA DE APRENDIZAJE Código: GFPI-F-019

GUÍA DE APRENDIZAJE Nº 6

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

Programa de Formación: Código: 228106

ANALISIS Y DESARROLLO DE Versión: 102
SISTEMAS DE INFORMACION
Nombre del Proyecto:
Sistema de Información para
la Gestión de Novedades de Código: 1049783
los Monumentos de la ciudad
de Ibagué-- PROMETEO
Fase del proyecto: PLANEACION

Actividad (es) de Ambiente de MATERIALES DE FORMACIÓN

Aprendizaje: formación DEVOLUTIVO CONSUMIBLE
-Conceptualización de: ESCENARIO (Herramienta (unidades
Procesos, Mapa de (Aula, - equipo) empleadas
Procesos. Laboratorio, durante el
-Clasificación de taller, unidad programa)
Actividad (es) del Proyecto:
procesos: productiva) y
Estratégicos, claves y elementos y
Realizar el levantamiento de
de soporte. condiciones de
información e ingeniería de
-Caracterización de seguridad
requerimientos.
Procesos. industrial, salud
-Desarrollo de ocupacional y
actividades medio ambiente
propuestas.
-Socialización

Resultados de Aprendizaje: Competencia:

Elaborar mapas de procesos Especificar los requisitos
que permitan identificar las necesarios para
desarrollar el sistema
áreas involucradas en un de información de
sistema de información, acuerdo con las
utilizando herramientas necesidades del cliente
informáticas y las Tic’s, para
generar informes según las
necesidades de la empresa

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Resultados de Aprendizaje: Competencia:

Resultados de Aprendizaje: Competencia:

Duración de la guía ( en 30
horas):

2. INTRODUCCIÓN

Los mapas de procesos determinan una herramienta importante para identificar cada uno de los procesos
involucrados en una organización. Al igual que la documentación de cada proceso, permitiendo identificar
puntos críticos y establecer planes de mejoramiento en pro del desarrollo sostenible de una organización.
En la siguiente guía de aprendizaje, el aprendiz identificará y apropiará conceptos esenciales de la temática
impartida e identificará los diferentes tipos de proceso para la elaboración y documentación correcta de un
mapa de proceso organizacional.

¡BIENVENIDOS!

3. ESTRUCTURACION DIDACTICA DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 Actividades de Reflexión inicial.

Estimado aprendiz, revise el siguiente enlace en YouTube:

http://www.youtube.com/watch?v=mFBdnghFsz0

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Y responda las siguientes preguntas:

1. ¿Por qué es tan importante para una organización tener documentado los procesos?
2. ¿Qué ventajas trae para una organización tener los procesos documentados?
3. ¿Qué desventajas puede traer para una organización no tener los procesos documentados?

Socialice las respuestas con los compañeros y el instructor.

3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje.)

Los procesos son el punto de partida a la hora de elaborar un mapa de proceso. Teniendo en cuenta lo
anterior lo invito a desarrollar los siguientes ítems, que nos permitirán medir el nivel de conocimiento que
se tiene frente a lo expuesto.

 Defina que es un proceso

 Indique los elementos que componen un proceso
 Ilustre un ejemplo donde se indique un proceso con sus respectivos elementos.
 Plasme el ejemplo en un papel periódico.

Socialice las respuestas con los compañeros y el instructor.

Importante: La presentación de esta actividad es individual

3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).

MAPA DE PROCESOS
Un proceso es un conjunto de actividades y recursos interrelacionados que transforman elementos de
entrada en elementos de salida aportando valor añadido para el cliente o usuario. Los recursos pueden
incluir: personal, finanzas, instalaciones, equipos técnicos, métodos, etc.
El propósito que ha de tener todo proceso es ofrecer al cliente / usuario un servicio correcto que cubra sus
necesidades, que satisfaga sus expectativas, con el mayor grado de rendimiento en coste, servicio y
calidad.
Un procedimiento es la forma específica de llevar a término un proceso o una parte del mismo.
Los resultados deseados en los procesos dependen de los recursos, la habilidad y motivación del personal
involucrado en el mismo, mientras los procedimientos son sólo una serie de instrucciones elaboradas para

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que las siga una persona o conjunto de personas.

Un mapa de procesos es un diagrama de valor; un inventario gráfico de los procesos de una
Organización.

El mapa de procesos proporciona una perspectiva global-local, obligando a “posicionar” cada proceso
respecto a la cadena de valor. Al mismo tiempo, relaciona el propósito de la organización con los procesos
que lo gestionan, utilizándose también como herramienta de consenso y aprendizaje.
Procesos claves o Misionales
Son aquellos directamente ligados a los servicios que se prestan, y por tanto, orientados al cliente/usuario
y a requisitos. Como consecuencia, su resultado es percibido directamente por el cliente/usuario (se
centran en aportarle valor).
En estos procesos, generalmente, intervienen varias áreas funcionales en su ejecución y son los que
pueden conllevar los mayores recursos.
En resumen, los procesos claves constituyen la secuencia de valor añadido del servicio desde la
comprensión de las necesidades y expectativas del cliente / usuario hasta la prestación del servicio, siendo
su objetivo final la satisfacción del cliente /usuario.

Procesos estratégicos
Los procesos estratégicos son aquellos establecidos por la Alta Dirección y definen cómo opera el negocio
y cómo se crea valor para el cliente / usuario y para la organización.
Soportan la toma de decisiones sobre planificación, estrategias y mejoras en la organización. Proporcionan
directrices, límites de actuación al resto de los procesos.
Ejemplos: Comunicación interna, comunicación con el cliente, marketing, diseño, revisión del sistema,
planificación estratégica, diseño de planes de estudios.

Procesos de apoyo o de Soporte

Los procesos de apoyo son los que sirven de soporte a los procesos claves. Sin ellos no serían posibles los
procesos claves ni los estratégicos. Estos procesos son, en muchos casos, determinantes para que puedan
conseguirse los objetivos de los procesos dirigidos a cubrir las necesidades y expectativas de los clientes /
usuarios.
Ejemplos: Formación, compras, auditorías internas, informática.

Tome una empresa de ejemplo e identifique los procesos estratégicos, claves y de apoyo.
Socialícelos en plenaria. (Desarrollo y Presentación en Equipo)

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ANÁLISIS DE LOS PROCESOS CLAVES

Esta es la etapa inicial y más delicada de la gestión de los procesos. En la misma se pretende desmenuzar
los procesos identificados, confeccionando una ficha para cada uno de ellos en los que se incluirán, como
elementos básicos, las entradas, salidas e indicadores de procesos o control y de resultados.
El análisis parte del mapa de procesos anteriormente elaborado. Para cada uno de los procesos
identificados se parte del momento de prestación del servicio al cliente / usuario. Desde este momento y
recogiendo el proceso hacia atrás se irán identificando los pasos, tareas, entradas y salidas, responsables,
etc., que se han ido realizado hasta el instante en el que se realizó la solicitud del servicio.
Es importante que este trabajo se realice con detalle y dedicando el tiempo que sea necesario. Este trabajo
es complejo y se recomienda que se realice en varias etapas. En una primera se deben identificar los
subprocesos en los que se puede dividir el proceso clave analizado, para posteriormente pasar al estudio
detallado de cada uno de éstos.
El análisis de cada proceso culmina con la elaboración del Diagrama de flujo, la ficha del proceso, la
identificación de los indicadores de control y resultados y, finalmente, con la organización de la
documentación correspondiente.

Clasifique en Procesos Claves, Estratégicos, de Apoyo los siguientes procesos:

 Compra de Insumos
 Informes estadísticos de clientes AAA
 POA
 Atención Especializada de Clientes
 Leasing Outsourcing de Equipos de Computo
 Admisiones y Matriculas
 Gestión de la Formación Profesional Integral
 Direccionamiento Estratégico y Alianzas
 Gestión Documental
 Gestión Jurídica

Elabore en cartulina los enunciados: Estratégicos, Misionales, Apoyo

Elabore en Cartulina cada uno de los procesos anteriormente nombrados.
Socialice con los compañeros e instructor

DIAGRAMA DE FLUJO
El diagrama de flujo es una de las herramientas más extendidas para el análisis de los procesos. La visión
gráfica de un proceso facilita la comprensión integral del mismo y la detección de puntos de mejora. El
diagrama de flujo es la representación gráfica del proceso. Hay una gran bibliografía y normas para la
elaboración de los diagramas de flujo. No obstante, es recomendable utilizar unos conceptos muy simples
y que sean fácilmente asimilables por todos los componentes de la Unidad o Servicio. Una vez elaborado el
diagrama de flujo, se puede utilizar para detectar oportunidades de mejora o simples reajustes y, sobre el

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mismo, realizar una optimización del proceso. El diagrama de flujo se emplea, en estos casos, para
visualizar la secuencia de los cambios a ejecutar.
El diagrama de flujo se debe elaborar al mismo tiempo que se realiza la descripción del proceso, con ello se
facilita el trabajo de la comisión y la comprensión del proceso. Se debe comenzar por establecer los puntos
de partida y final del proceso. Posteriormente se identifican y clasifican las diferentes actividades que
forman el proceso a realizar, la interrelación existente entre todas ellas, las áreas de decisión, etc. Todo
este entramado se representa mediante la simbología predefinida según el tipo de diagrama.
Los diagramas de flujo utilizan una serie de símbolos predefinidos para representar el flujo de operaciones
con sus relaciones y dependencias. El formato del diagrama de flujo no es fijo, existiendo diversos tipos
que emplean simbología diferente.

Un aspecto importante antes de realizar el diagrama de flujo es establecer qué grado de profundidad se
pretende en la descripción de actividades, procurando mantener siempre un mismo nivel de detalle.

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FICHAS DE PROCESOS
Una ficha de procesos es un registro donde se definen los elementos claves de un proceso. Es la forma más
simple de documentar procesos.

Es necesario diligenciar todos los campos previstos en la ficha.

Identifique los procesos misionales o claves del proyecto formativo “Prometeo” y:

Lístelos
Documente a través de la ficha de proceso, cada proceso identificado.
Elabore el diagrama de flujo para cada proceso identificado
Socialice con los compañeros y el instructor técnico.

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3.4 Actividades de transferencia del conocimiento.

Técnica: Taller

Fecha Inicio: Martes 10 de Noviembre de 2015

Fecha Finalización: Miércoles 11 de Noviembre de 2015

Presentación de la guía de aprendizaje por el instructor

Lectura y desarrollo de la actividad de reflexión inicial y conocimientos previos para el aprendizaje.

Socialización de las actividades de reflexión inicial y Conocimientos previos para el aprendizaje.

Fecha Inicio: Jueves 12 de Noviembre de 2015

Fecha Finalización: Martes 17 de Noviembre de 2015

 Socialización del mapa de procesos de la empresa seleccionada.

 Clasificación de procesos en Estratégicos, Misionales, y de Soporte.
 Identificación, documentación y diagramación de procesos Proyecto Formativo.

3.5 Actividades de evaluación.

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evaluación

Evidencias de Conocimiento :

Respuesta a preguntas sobre: Aplica técnicas de análisis de Cuestionario

procesos, para definir
Procesos requerimientos de información en
un sistema de la empresa,
Mapa de Procesos siguiendo la metodología
establecida.
Clasificación de procesos: Elabora el mapa de procesos de
Estratégicos, Misionales, la empresa, determinando los
puntos críticos a mejorar,
Soporte.
siguiendo normas y
procedimientos técnicos.
Documentación y diagramación
de procesos.

Lista de chequeo

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Evidencias de Desempeño:

 Observación directa del

instructor para verificar
desarrollo actividades
Evidencias de Producto:

Evidencias cargadas al LMS:

Desarrollo actividades de
reflexión inicial y
Reconocimiento de saberes
previos.

Socialización mapa de
procesos

Clasificación de Procesos

Identificación, documentación,
diagramación de procesos
proyecto Prometeo.

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4. RECURSOS PARA EL APRENDIZAJE

Materiales de formación devolutivos: Materiales de formación AMBIENTES DE

Talento Humano (Instructores)
(Equipos/Herramientas) (consumibles) APRENDIZAJE TIPIFICADOS

ACTIVIDADES DEL DURACIÓN

ESCENARIO (Aula,
PROYECTO (Horas) Laboratorio, taller, unidad
productiva) y elementos y
Descripción Cantidad Descripción Cantidad Especialidad Cantidad
condiciones de seguridad
industrial, salud ocupacional
y medio ambiente
Realizar el
levantamient
o de Equipos computo
Papel (resma)
información e 30
portátil,
20 marcadores de
2 Profesional ingeniero de
1
Aula de sistemas con conectividad a
herramientas 3 sistemas. internet.
ingeniería de ofimáticas
colores variados
requerimient
os

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5. GLOSARIO DE TERMINOS

Proceso

Mapa de Proceso

Proceso Estratégico

Proceso Misional

Proceso Soporte

Ficha de Caracterización.

6. REFERENTES BIBLIOGRÁFICOS

 Título:
Configuración y usos de un mapa de procesos

 Autor: Pardo Álvarez José Manuel

 Temas: Social Sciences
 Lugar y editorial: AENOR – Aso
 ciación Española de Normalización y Certificación
 Fecha de publicación: 2013

 Título:
Gestión por procesos

 Autor: José Antonio Pérez Fernández de Velasco

 Lugar y editorial: Bogotá : Alfaomega Grupo Editor, Esic Editorial
 Fecha de publicación: 2012

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7. CONTROL DEL DOCUMENTO (ELABORADA POR)

Ingeniera Sandra Milena Cruz Molano

Elaborado: 2 de Junio de 2014

Modificado: 10 de Noviembre de 2015

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